Kwaliteitsmanagement software, (g)een speeltje van de kwaliteitsmanager!

LeanForms webformulieren

Kwaliteitsmanagement software , voegt dat echt waarde toe in uw organisatie?

Ziet u door de bomen het bos niet meer of bent u bang voor de volgende IT fiasco dan moet u verder lezen.

Met meer dan 30 jaar ervaring in kwaliteitsmanagement hebben wij het aardig in beeld wat werkt en wat niet.

Maar ook kwaliteitsmanagement is veranderd dus laten we hopen dat uw software systeem is meegegroeid.

 

Digitaal kwaliteitssysteem, ICT of kwaliteit?Kwaliteitsmanagement software

Als je over  kwaliteitsmanagement software leest gaat het bijna altijd over de kracht van ICT.

Ten eerste ons zou het moet gaan over kwaliteit.

Ten tweede hoe je dat slim  met elkaar organiseert.

De definitie van kwaliteit is door onze collega’s van LeanQuality als eens goed verwoord in deze blog.

Want kwaliteit is waar iedereen blij van wordt.

Je collega’s, ook je manager, je stakeholders zoals de overheid en ja misschien ook de kwaliteitsmanager.

Je kunt dus beter spreken over een  bedrijfsmanagement systeem.

 

Het begin van kwaliteitsmanagement software

In de jaren 80/90 werd de industrie overspoeld met de ISO9001 norm.

Om activiteiten en werkzaamheden binnen organisaties te standaardiseren werden werkinstructies en procedures op schrift gesteld.

Van de werknemer werd verwacht deze te kennen en er precies naar te handelen.

Om misverstanden te voorkomen met ‘illegale’ uitvoeringen werd gebruikt gemaakt van stempeltjes met “gecontroleerd document”

Ook werd zelfs gekleurd papier ingezet.

 

Opkomst van digitaal kwaliteitssysteem

In de jaren 90 kwam de IT industrie in opkomst.

Waardoor de kwaliteitswereld werd overrompeld met de eerste kwaliteitsmanagement software.

Echter dit waren meer documentbeheersystemen.

Met flitsende portals als intranet of digitale kwaliteitshandboeken werd de papierstroom langzaam terug gedrongen.

Maar ook onnodige functies en complexiteit geïntroduceerd.

De kwaliteitsmanager en secretariaten moesten voor sommige pakketten zelfs op training.

 

Evolutie van ISO9001

In de nieuwe versie van ISO9001:2015    zijn een aantal verbeteringen doorgevoerd.

Voor documentbeheer vallen een aantal verplichtingen weg.

kwaliteitsmanagement software

En het kwaliteitshandboek is niet langer verplicht.

Echter veel belangrijker is  de verschuiving van documentbeheer naar procesgericht samenwerken.

Het inzicht hebben in je bedrijfsprocessen, de onderlinge samenhang en het proces is hierbij de belangrijkste eis.

Documentbeheer wordt hierbij een hulpmiddel in plaats van een doel en het kwaliteitssysteem meer een bedrijfssysteem.

Hieruit volgt ook dat gedocumenteerde informatie, het bewijs en resultaat van processen een veel belangrijkere rol hebben.

Een modern kwaliteitsmanagement software systeem dient dus deze aspecten eenvoudig te kunnen borgen.

Samengevat kwaliteitsmanagement software

  • Gebruik de procesgerichte aanpak als basis bij de inrichting van je kwaliteitssysteem.
    • Een van de praktische mogelijkheden is het gebruik van het watervalmodel met SQeME.
  • Bepaal duidelijk de behoefte van je kwaliteitssysteem, wat wil je bereiken en wie zijn je klanten?
    • Zorg dat je flexibiliteit hebt om iedereen op maat te bedienen. 
  • Zorg voor schaalbaarheid van je systeem, begin eenvoudig en bouw later uit.
    • Ook geldt hierbij eerst modelleren dan pas eventueel automatiseren met digitale web formulieren.
  • Denk aan onderhoud en beheer van je systeem, hier zitten vaak verborgen kosten of onnodige complexiteit
  • Systemen die een schil bouwen om Microsoft Office producten (Word/Visio/Excel ) of Share Point werken vaak met ingewikkelde onderhuidse protocollen of hyperlinks. De invloed op Microsoft bij veranderingen is klein, dus afhankelijkheid groot.
  • Ga nooit op de blauwe ogen af van de verkoper bij de flitsende demo. Verras de verkoper met een live verzoek om bedrijfsprocessen of web formulieren te bouwen.
  • En bezoek eens deze onafhankelijke site voor beoordeling van een digitaal kwaliteitssysteem door gebruiker

 Jouw vraag nog niet beantwoord?

Je mag ons altijd bellen voor vrijblijvend advies o16177 8442  of gebruik ons contactformulier

 

Geschreven door antonleanquality@gmail.com