Op naar een LEAN administratie

LeanForms LEAN formulieren en LEAN administratieDe LEAN methode kun je ook prima op de afdeling administratie of in administratieve processen toepassen. Toch hoor ik dan vaak ‘We zijn toch geen fabriek?’ of ‘LEAN is leuk voor productieafdelingen waar lekker gesjouwd wordt met materialen. Daar kun je meer troep maken door bv. de vele materialen.’ Nou, dan heb ik goed nieuws! Want ook op de afdeling administratie of in de administratieve processen kun je je voordeel doen met LEAN. Ik heb een recente ervaring met LEAN op het gebied van administratie die ik graag met jullie deel.

LEAN en administratie

Een productiebedrijf in Nederland met 20 medewerkers is onderdeel van een grotere multinational. Alle lokale units moeten uiterlijk op de vijfde van de maand de maandrapportage bij het hoofdkantoor aanleveren. De afdelingen Verkoop, Logistiek en Productie dienen dit rapport echter wel van input te voorzien. Deze informatie wordt met diverse lijstjes in Excel en Word verzameld en aangeleverd. Op het eind van de maand is de afdeling Administratie 4 volledige dagen (!) bezig om het rapport voor het hoofdkantoor gereed te maken. De administratie bleek dus nog niet zo LEAN.

Op naar een LEAN administratie

Alle betrokkenen kwamen bij elkaar om te kijken hoe dit hele proces nu verliep. Al snel kwamen we tot een aantal conclusies:

– Er waren maar liefst 6 (!) Excel bestanden in gebruik met grotendeels dezelfde informatie.
– Gegevens werden gekopieerd of handmatig overgenomen, met fouten tot gevolg.
– Diverse codes die in zowel in de productie als op kantoor werden gebruikt voor dezelfde bestemming bleken verschillend.
– Invoerfouten. Deze werden in het ongunstigste geval pas 4 weken later gecontroleerd. Dit vereist dan wel een ijzersterk geheugen van de betrokkenen.

In ‘de flow’ voor LEAN

Iedereen keek elkaar verbaast aan. En ineens kreeg men begrip voor elkaars vragen bij onduidelijkheden.
Het groepje kwam direct in ‘de flow’ om dit voor eens en altijd op te lossen.
Vastgelegd werd:

– welke informatie echt noodzakelijk was voor de maandrapportage;
– wanneer deze informatie voor wie beschikbaar moest zijn;
– in welke vorm deze informatie beschikbaar moet zijn.

Het was een leuke 5S-oefening. Veel invoervelden in de Excel bestanden werden niet gebruikt of waren op meerdere plaatsen aanwezig. Ook de twee verschillende lijsten met codes werd vervangen door één gezamenlijke lijst. Het nieuwe Excel bestand was bijna geboren…

De echte LEAN oplossing

Nu is Excel uitermate geschikt om berekeningen en rapportages te maken. Het team zag echter ook in dat het met drie afdelingen in één bestand werken geen LEAN oplossing was. De verspilling ‘wachten op elkaar’ kwam in beeld. Daarnaast kon informatie eenvoudig worden overschreven. Uiteindelijk besloot men de registratie onder te brengen in een slim webformulier. Zo werden de gewenste overzichten vanuit de database netjes in Excel bestanden gerapporteerd. Het formulier werd na het invullen automatisch rechtstreeks voor goedkeuring naar de afdeling Administratie gestuurd. Mogelijke foutjes werden direct gecorrigeerd. De afdelingen werkten hierdoor beter samen. Iedereen had immers belang bij correcte data.

LEAN in administratie

Het resultaat was verbazingwekkend. De maandrapportage waar ze vroeger 4 volledige werkdagen voor reserveerden, was nu in 2 uur gereed. Ook in administratieve processen kun je dus prima de LEAN principes toepassen. Nog niet overtuigd van LEAN in administratie? Pas dan de ‘Paperclip methode’ eens toe. Neem een document dat door diverse afdelingen wordt gebruikt. Wedden dat je al heel snel zaken ziet die je kunt verbeteren? Al is het alleen maar het nietje dat je moet verwijderen waarmee je collega de stukken eerder samenvoegde. Misschien was een paperclip toch handiger…

LEAN in administratieve processen

Heeft u ervaringen met LEAN in administratie? Deel ze dan op mijn blog! Meer weten over LEAN in administratieve processen? Neem gerust contact met mij op voor een vrijblijvend advies via 0161 – 778442 of info@leanquality.nl.

 

 

Een bijdrage van antonleanquality@gmail.com