Registreren in ISO9001:2015 zonder verspillingen

ISO9001:2015 slim registreren met Lean Forms

Lean registreren en ISO9001:2015 kan dat?

In de nieuwe ISO9001:2015 norm worden aantal verplichte registratie minder maar ook helderder gekoppeld aan het procesgericht organiseren. Een organisatie leiden of bedrijfsprocessen sturen doe je niet met losse lijstjes van acties en resultaten. Wij zijn het daar helemaal mee eens. De mens maakt namelijk altijd het verschil. Een goede lean registratie is er een waar je echt het werk mee uitvoert. Turfsmurven en vinkvee opgelet!  We gaan dus lean registreren binnen ISO9001:2015

ISO9001:2015 registreren, focus op 7  lean verspillingen

Bedrijfsprocessen zijn meer dan ooit in beweging en daarom is het goed om te kijken of je wel op de slimste manier registreert. Zijn de registraties gemakkelijk te vinden, betrouwbaar en worden ze wel echt gebruikt? Natuurlijk wordt dit ook zo in ISO9001:2015 bedoeld, moeilijker is het niet. Laten we daarom eens door de LEAN bril veelvoorkomende verspillingen bij registeren nader bekijken.

Wachten op informatie

Je collega moet informatie aanleveren zodat jij je taak kunt uitvoeren. Ze moet namelijk eerst de telefonische serviceaanvraag in een gezamenlijk bestand kloppen. Daarna belt ze je op of wordt een mail gestuurd om te melden dat je aan de slag kunt. Wel graag even een seintje als je gereed bent want dan kan ze ook weer bij de Excel file. En tussendoor verwachten ze ook dat je de andere werkzaamheden bijhoudt!

Fouten in registraties, accepteren of voorkomen?

ISO9001:2015 ISO9001:2008 registraties zonder fouten leanFouten in registraties zijn irritant maar soms ook onacceptabel, zeker als hier de bedrijfsvoering op wordt gestuurd of als er zaken spelen als aansprakelijkheid. Toch zie je vaak onder tijdsdruk of door gebrek aan parate kennis foute of onvoldoende informatie wordt vastgelegd. Een simpele manier om fouten te voorkomen is het gebruik van poka-yoke, een methode waarin het altijd goed gaat omdat het niet anders kan.

Controleren voegt geen waarde toe

Controleren van informatie op fouten, hoe inefficiënt kun je bezig zijn? Zou je in deze tijd niet veel beter kunnen gebruiken aan werkzaamheden waarmee je iets verdient? Automatische rekenvelden, rolmenu’s en in-line controles door een systeem zorgen voor ervoor dat je op de gegevens kunt vertrouwen.

Her verwerken of te wel copy-paste management

De informatie wordt aangeleverd maar net niet in de gewenste vorm. Dus vlug aan de slag in een hulpfile om deze te bewerken en geschikt te maken voor jouw activiteit. Je kunt natuurlijk ook eens gaan overleggen of het niet in 1 keer goed kan. Deze ervaring komt je mogelijk bekend voor!

Over processing, te veel vastleggen

Wat denk je zelf als je een super lange registratielijst in moet. Zou al deze informatie echt worden gebruikt? Laatst was ik in een ziekenhuis aan het meekijken. Nog niet 25 % van de vragen werd gebruikt! Ik kreeg er bijna een onveilig gevoel van.

Voorraad van registraties, er zijn nog 10 wachtenden voor u

Als 1 regisISO9001:2015 ISO9001:2008 One piece flow tratie door meerdere personen of afdelingen worden verwerkt is het wel handig om te weten hoe de registraties daar worden verwerkt. Gaat dit in vaste aantallen of op vaste tijdstippen. Hierdoor hopen registraties mogelijk zelfs op en worden andere afdelingen en medewerkers onbewust opgezadeld met een piekbelasting. De ideale situatie binnen lean management is one piece flow, dus gelijk afwerken bij binnenkomst. Als dit niet praktisch mogelijk is, zorg dan dat door afspraken dat werkdruk in het gehele proces gelijkmatig is verdeeld.

Transport, work flow zoals het niet bedoeld is

Hoe vaak loop jij niet even naar je collega of voor een toelichting bij een onduidelijke registratie. Stuur jij het klachtenformulier nog altijd via de interne post naar de volgende afdeling. En voor de zekerheid nog een mail? Naast een digitale opslag is er natuurlijk ook nog een order met papieren kopieën in je kast.

Lean registreren, hoe dan wel?

Als bovenstaand je bekend voorkomt dan is het tijd voor actie. Neem eens uurtje de tijd om samen met team een registratieproces simpel in kaart te brengen en de benodigde informatie goed te specificeren (wat, wanneer, hoe, benodigde tijd). Je zult dan zelf als team de knelpunten gaan zien. Probeer vervolgens de verborgen kosten te kwantificeren en ga op zoek naar een oplossing die het proces verbetert, geen onnodige kosten maakt en het arbeidsgemak verhoogt. Als je per registratieformulier 10 werkuur per jaar kunt besparen dan kun je deze met LeanForms digitaliseren inclusief alle rapportage. Waar wacht je nog op? Wist je overigens dat de 8e verspilling bij lean is het niet gebruiken is kennis en talent van medewerkers.

Nuttige links en artikelen.