Slimmer organiseren, voor een gezonde bedrijfsvoering

 

Slimmer organiseren is geen keuze, het is een noodzaak voor iedere organisatie.

Als u tenminste het maximale rendement uit uw organisatie wilt halen.

Continue veranderingen in bedrijfsvoering om klanten efficiënter te kunnen bedienen vereisen ook een goed inzicht in de interne informatie.

Wat is de status van een klacht, een actie uit een werkoverleg, een verlofaanvraag of een reparatieverzoek. (voor andere voorbeelden zie praktijkvoorbeelden van onze slimme klanten of lees onze blogs) S;immer samenwerken

Is deze informatie gemakkelijk te vinden en betrouwbaar? Een Excel ERP systeem lijkt goedkoop en slim maar is dat ook zo?

Slimmer organiseren begint met kritisch kijken naar je bedrijfsprocessen.

Zijn onderstaande symptomen herkenbaar dan heb je nog mogelijkheden om nog slimmer te organiseren.

Verbeterde kwaliteit en lagere interne kosten liggen binnen handbereik.

 

Wachten op informatie

Je collega moet informatie aanleveren zodat jij je taak kunt uitvoeren. Ze moet namelijk eerst de telefonische serviceaanvraag in een gezamenlijk bestand kloppen. Daarna belt ze je op of wordt een mail gestuurd om te melden dat je aan de slag kunt. Wel graag even een seintje als je gereed bent want dan kan ze ook weer bij de Excel file. En tussendoor verwachten ze ook dat je de andere werkzaamheden bijhoudt!

Slimmer organiseren zonder fouten

Fouten in een bedrijfsproces zijn irritant maar soms ook onacceptabel, zeker als hier de bedrijfsvoering op wordt gestuurd of als er zaken spelen als aansprakelijkheid. Toch zie je vaak onder tijdsdruk of door gebrek aan parate kennis foute of onvoldoende informatie wordt vastgelegd. Een simpele manier om fouten te voorkomen is het gebruik van poka-yoke, een methode waarin het altijd goed gaat omdat het niet anders kan.

 

Slimmer organiseren zonder controleren

Controleren van informatie op fouten, hoe inefficiënt kun je bezig zijn? Zou je in deze tijd niet veel beter kunnen gebruiken aan werkzaamheden
waarmee je iets verdient? Automatische rekenvelden, rolmenu’s en in-line controles door een systeem zorgen voor ervoor dat je op de gegevens kunt vertrouwen.

Herverwerking van informatie

De informatie wordt aangeleverd maar net niet in de gewenste vorm. Dus vlug aan de slag in een hulpfile om deze te bewerken en geschikt te maken voor jouw activiteit. Je kunt natuurlijk ook eens gaan overleggen of het niet in 1 keer goed kan. Wat denk je van deze praktijkcase?

 

Over processing, te veel vastleggen

Wat denk je zelf als je een super lange lijst in moet vullen. Zou al deze informatie echt worden gebruikt? Laatst was ik in een ziekenhuis aan het meekijken. Nog niet 25 % van de vragen werd gebruikt! Ik kreeg er bijna een onveilig gevoel van.

 

Het “slimmer organiseren“ gesprek.

Als bovenstaand bekend voorkomt dan is het tijd voor actie.

Neem eens uurtje de tijd om samen met team een registratieproces simpel in kaart te brengen en de benodigde informatie goed te specificeren (wat, wanneer, hoe, benodigde tijd).

Je zult dan zelf als team de knelpunten gaan zien.Slimmer samenwerken

Probeer vervolgens de verborgen kosten te kwantificeren en ga op zoek naar een oplossing die het proces verbetert, geen onnodige kosten maakt en het arbeidsgemak verhoogt.

Wil je hulp bij dit proces, contacteer dan de praktische specialisten van Lean Quality

 

Slimmer organiseren, wist je dat…

  •  LeanForms geschikt is voor alle bedrijfsprocessen.
  • Schaalbaar vanaf 5 gebruikers tot multinational.
  • Terugverdientijd per gebruiker wordt behaald bij 1 uur tijdwinst per jaar.
  • Je niet afhankelijk bent van dure ICT consultants.