Formulieren digitaliseren, dat werkt !

Formulieren digitaliseren…

Formulieren digitaliseren, waarom zou je dat willen ?

Weer nieuwe software, we doen het toch al jaren in Excel.

En dat gaat toch goed!

  • Nou ja, als iedereen alles goed invult
  • En geen persoonlijke hulpbestanden maakt.
  • Maar ook het op de juiste plaats wegschrijft
  • Of collega’s direct informeert over aanpassingen.

Jawel, deze punten vaak wel een probleem.

Wat leidt tot veel zoekwerk, extra tijd en frustratie.

Digitaliseren om problemen op te lossen

Digitaliseren van formulieren is dus alleen nuttig als het problemen oplost.

En dan liefst ook nog alle problemen.

Dat betekent dat je wel op een slimme manier digitale formulieren moet maken.

Er zijn namelijk talloze app en tools in de aanbieding.

We hebben de valkuilen en aandachtspunten al eerder in een white paper op een rij gezet.

Maar we doen meer om jullie een goede eigen keuze te laten maken.

Want je moet je zelf overtuigen.

 

Digitaliseren formulieren, bezint voor u begint!

Als je formulieren wilt digitaliseren is een goede voorbereiding heel belangrijk.

Maar als je eenmaal het principe snapt zul je zien dat je heel veel bedrijfsactiviteiten gemakkelijker en efficiënter kan uitvoeren.

Wij hebben nu al een hele reeks voorbeelden die je mogelijk kunnen inspireren.

Waar je waarschijnlijk nog niet aan hebt gedacht.

Naast digitale service formulieren, inspectierapporten kun je bijvoorbeeld ook een opleidingsregister slim digitaliseren.

En dat allemaal met

  • 1 generieke formulieren generator.
  • Voor 1 prijs.
  • En zonder ICT-kennis.

 

Digitaliseren kun je leren

Wil jij ook leren hoe je dit zou kunnen toepassen in je organisatie?

Schrijf je dan in voor 1 van de “try before you fly” bijeenkomsten in Breda of Groningen.

En neem je probleem mee zodat we samen eens kunnen sparren over een mogelijke oplossing.

Wil je liever een vrijblijvend gesprek op uw locatie?

Wij leveren niet de software maar juist de toegevoegde waarde en komen dus graag langs.

U kunt ons mailen

Maar een  beller is natuurlijk sneller.

Digitale web formulieren met poka yoke saus

Digitale web formulieren met poka yoke saus

Online formulieren (Digitale web formulieren) en poka yoke wat heeft dat met elkaar te maken?

Poka yoke is Japans voor “fouten voorkomen”

En is een techniek die we in Lean management tegenkomen.

Poka yoke gaat over maatregelen die voorkomen dat er fouten worden gemaakt.

Je herkent dat vast wel als je veel met formulieren werkt .Digitale web formulieren

En die handmatig worden ingeklopt!

Onduidelijke handschriften, schrijffouten, wazige termen.

Vervelend als je die op je bord krijgt om verder te verwerken.

Het kost extra tijd om de juiste informatie te achterhalen .

Maar als je niet goed oplet wordt de foute data zelfs gebruikt in de vervolgstappen of rapporten.

Met digitale web formulieren kun je bedrijfsprocessen foutloos maken.

Digitale formulieren met poka yoke saus dus!

En echt lean,

Dus zelf uit te voeren en zonder kennis van IT taal.

Verplichte invoervelden

Bij gebruik van papieren formulieren worden door gebruikers wel eens (on)bewust vragen niet ingevuld.

De ontvanger zal in dit geval extra tijd kwijt zijn om die informatie als nog te achterhalen.

Indien dit niet lukt, zal hij mogelijk het formulier niet in behandeling kunnen nemen omdat de informatie ontbreekt.

Een eenvoudige poka yoka functionaliteit binnen de digitale  web formulieren is het verplicht stellen van een vraag.

Dit betekent dat een gebruiker zijn formulier niet kan doorsturen voordat hij de verplicht gestelde vragen heeft beantwoord.

Naast een inhoudelijk antwoord kan dit natuurlijk ook worden toegepast op het toevoegen van een bijlage.

Voorwaarden bij invoerveld

Bij digitale web formulieren zie je dit vaker.

Denk bijvoorbeeld aan een invulveld voor postcodes.

Deze bestaat altijd uit 6 tekens, niet meer maar ook niet minder.

De notitie van een datum kan op vele manieren.

Digitale formulieren kunnen echter eenvoudig worden uitgerust met kalendervelden waarbij de datum eenvoudig wordt gekozen door te klikken op jouw keuze.

Bij het verzamelen van getallen binnen een organisatie kun je het aantal decimalen verplicht in laten stellen maar ook bijvoorbeeld de minimale en maximale waarden.

Op deze manier voorkom je een hoop fouten en neemt de kwaliteit van je data enorm toe.

Digitale formulieren met poka-yoka velden zorgen dus echt dat je bedrijfsproces beter verloopt.

Inzet van rolmenu’s

Ook dit is een hele eenvoudige manier om digitale formulieren gebruiksvriendelijker te ontwerpen.

Maar ook de kwaliteit van informatie te verhogen.

Met rolmenu’s in je digitale formulier zorg je dat de informatie wordt gestandaardiseerd.

Hierdoor is het later veel gemakkelijker om je data te analyseren.

Maak het rol menu niet te uitgebreid, een goede richtlijn voor het aantal items is 8.

Bij hele lange rol menu raken gebruikers het overzicht kwijt.

Je kunt dan beter met voorwaardelijke rolmenu’s werken.

Dit zijn rolmenu’s waarvan de inhoud afhankelijk is van een antwoord op een eerdere vraag

Gebruikers worden dan als het ware door het formulier geleid.

Klinkt ingewikkeld maar erg simpel te realiseren binnen LeanForms.

Naast deze voorwaardelijke kwalitatieve rolmenu’s kun je deze ook inrichten met getallen.

Hierdoor gaat  het formulier als het ware zelf gaat rekenen.

Dit wordt bijvoorbeeld gebruikt bij formulieren met een risicoberekening.