Formulieren app, risico of kans voor uw organisatie?

Het gebruik van apps in de samenleving is een bekend fenomeen.
Medewerkers binnen organisaties maken echter ook regelmatig ook gebruik van “gratis” Apps.
Soms zelfs zonder medeweten van het management en/ of de ICT-afdeling.
Echter betekent dit ook dat organisaties en ondernemingen de technologie van apps zonder risico kunnen gebruiken?
Want er zijn grote verschillen tussen privé en zakelijk gebruik van een app.
Het is daarom goed om als organisatie hierover na te denken en een transparant beleid te voeren.
Aan de hand van een formulieren app lichten we daarom een drietal aspecten toe; behoefte aan een app, de keuze in technologie en natuurlijk privacy en beveiliging.

 

Waarom een formulieren app?

De behoefte aan een formulieren app binnen een organisatie vloeit vaak voor het gemakkelijk kunnen verzamelen van gegevens binnen bedrijfsprocessen.

Logistieke en financiële processen zijn vaak geborgd in een ERP-systeem die nauwelijks of geen ondersteuning geven aan de daadwerkelijke werkprocessen binnen een organisatie.
Medewerkers zoeken dus een oplossing met Excel-overzichten maar ook steeds meer in beschikbare “gratis” Apps.
Los van het feit dat bedrijfsinformatie gaat zwerven op verschillende digitale opslagmedia is deze dus niet verbonden met de beschikbare ICT-systemen en onderliggende data.
Data die verzameld worden met deze apps kunnen dus een eigen leven leiden.
Bovendien zijn de meeste digitale formulieren apps beperkt in functionaliteit en rapportagemogelijkheden.
Een simpel invulformulier voor een enquête of inspectie met een verzameloverzicht van ingevulde formulieren wil meestal nog wel lukken.
Maar wat als je informatie voor je wilt laten werken in een bedrijfsproces en autorisaties wilt toepassen?
Dan kom je niet meer weg met een eenvoudige App maar moet je op zoek naar een intelligenter alternatief.

Technologie voor een formulieren app

De technologie voor apps bestaat al zo’n 10 jaar en we kunnen voorstellen dat je door de bomen het bos niet meer ziet.
De meest simpele apps worden aangeboden als Native app.
Dit zijn platformafhankelijke applicaties voor met name gebruik op de smartphones.
Je vindt een hele verzameling in de stores van Apple of Google.
Naast een beperkte functionaliteit, zeker als formulieren app, is deze speciaal ontwikkeld en moet de App bij elke aanpassing/update opnieuw door het goedkeuringsprotocol van de desbetreffende store.

De nieuwste ontwikkeling echter is PWA wat staat voor progressieve web app.
Heel simpel gezegd is dit een normale webapplicatie die zich ook als App kan gedragen.
Je hebt dus ook gewoon een app icoontje op je smartphone of tablet.
Een PWA is een soort kameleon en past de functionaliteit en weergave automatisch aan op de gebruikte hardware.
Het is dus zowel op desktop als mobile device te gebruiken, maar ook wegvallen of ontbreken van een internetverbinding is geen probleem.
Een ander groot voordeel is dat de doorontwikkeling en versiebeheer van PWA altijd hand in hand gaat met de web versie die op de desktop op kantoren wordt gebruikt.
Het digitale formulier wat op het kantoor wordt aangepast, met het unieke uitgekiende revisiebeheer functionaliteit binnen LeanForms, is zo altijd direct beschikbaar bij iedere gebruiker van het digitale formulieren systeem.
En natuurlijk met dezelfde privacy en beveiligingsmaatregelen als op kantoor.

Privacy en beveiliging

Het spreekt voor zich dat met data van organisaties en ondernemingen voorzichtig moet worden omgegaan.
Daarom is het voor iedere organisatie belangrijk om te weten welke systemen (en apps) worden gebruikt om de informatie te kanaliseren en goed te beheren.
Als je niet weet waar de data worden opgeslagen kun je hier ook niet op vertrouwen!
En dit betekent eigenlijk dat het merendeel van de gratis beschikbare apps taboe is voor commercieel gebruik, tenzij je het risico bewust wilt nemen!
In onze White paper kunt u kennisnemen van een aantal betaalde alternatieven.

Daarentegen zijn er ook technieken beschikbaar die data via apps verzamelen en deze vervolgens op een veilige interne locatie opslaan.
Denk hierbij aan koppelingen met web-services of een PWA-formulier systeem met een beveiligde server.
Door het slim inrichten van de web-services en/ of gebruik te maken van autorisatiestappen in het digitale formulieren systeem kan bovendien een extra validatie stap op de data worden uitgevoerd.
Eventueel kun je data nog aanpassen, afhankelijk van de wensen van de organisatie.
Naast veiligheid kun je dan mogelijk ook nog een kwaliteitsslag maken.
Want als alle data netjes en eenduidig wordt verzameld krijg je prima inzicht in je bedrijfsprocessen.
En dat was toch de bedoeling!

En nieuwsgierig geworden?

Met onze generieke formulieren tool, natuurlijk met PWA Technologie, bieden wij een aantrekkelijke oplossing voor registratie van informatie uit bedrijfsprocessen.
De digitale formulieren met workflow zijn zonder tussenkomst van ICT-experts te configureren in 5 eenvoudige stappen.
Hebt u een papieren registratieformulier wat u graag wilt digitaliseren, maak dan gebruik van onze vrijblijvende aanbieding.
Liever een demo online of op uw locatie, mail direct info@leanforms.com.