Prestatie indicatoren

Prestatie indicatoren, meten is weten

Het geheim van effectieve  prestatie indicatoren?

Prestatie indicatoren zijn niet meer weg te denken in organisaties die sturen op kwaliteit.

En kwaliteit kan op vele manieren tot uiting komen in ondernemingen en organisaties.

Een goed product, een veilige uitvoering van werkzaamheden of een goed crediteurenmanagement.

Daarom zijn prestatie indicatoren op diverse niveaus in de organisatie in verschillende vormen aanwezig.

Iedereen weet inmiddels dat prestatie indicatoren SMART moeten zijn gedefinieerd.

Maar toch zijn veel prestatie indicatoren in organisaties niet meer als noodzakelijk kwaad.

Het moet van ISO of soms zelf van de zorgverzekering.

En iets wat moet …. werkt bijna nooit.

Daarom gaan we op zoek naar de bedoeling.

En naar een slimme invulling.

 

Prestatie indicatoren

 

Prestatie indicatoren en PDCA

Prestatie indicatoren meten (deel) prestaties binnen een organisatie.

Zo’n meting geeft inzicht in hoe effectief of efficiënt een bedrijfsproces verloopt.

Maar een meting is niets waard als er niets met de het resultaat wordt gedaan.

Het is in feite de derde (check) en vierde (act) stap van de bekende verbetercirkel van Deming.

Toch zien we dat veel organisatie juist die fases van de PDCA-kring niet benutten.

Maar als je die fases goed beheerst, kun je snel inspelen op onvoorziene omstandigheden en sluipende veranderingen.

En dus ook de bedrijfsvoering continue verbeteren!

Zijn goede prestatie indicatoren dan zo moeilijk te realiseren?

 

Eenvoud werkt

Er zijn heel wat valkuilen met het kiezen en gebruik van prestatie indicatoren.

Allereerst moeten prestatie indicatoren eenvoudig zijn te begrijpen.

Vermijd daarom vakjargon zoals EBDITA, winst hoef je namelijk niemand uit te leggen.

Als winst een belangrijke KPI is voor de organisatie kun je deze ook meer concreet maken voor bedrijfsprocessen of afdelingen.

Verkoopvolumes en marges zijn voorbeelden voor een verkoopafdeling.

Een productieafdeling stuurt voor winstdoelstellingen bijvoorbeeld op minimalisatie uitval van producten.

En de financiële administratie zorgt dat facturen op tijd deur uit gaan en worden betaald.

Het beste resultaat wordt behaald als de prestatie indicatoren door de werknemers uit de bedrijfsprocessen zelf worden benoemd.

Zij weten namelijk als geen ander hoe hun specifieke bedrijfsproces in de praktijk werkt.

En wat dus de belangrijkste meetpunten zijn.

 

En nu in praktijk brengen!

Als de prestatie indicatoren bekend zijn moeten deze op een slimme manier beschikbaar worden gesteld.

Het liefst zonder handmatige handelingen in real time overzichten.

Hiermee voorkom je vertraging in opvolging maar ook dat de organisatie afhankelijk is van een functionaris.

Sommige data zullen rechtstreeks uit een ERP of machinebesturingssysteem kunnen worden overgenomen.

Toch zijn er ook heel veel bedrijfsprocessen die in Excel actielijsten of op een gezamenlijke netwerk folder worden uitgevoerd.

Het actueel bijwerken maar ook het gelijktijdig kunnen bewerken door meerdere personen zijn echter mogelijke risico’s die de kwaliteit van de data negatief kan beïnvloeden.

Daarnaast worden deze activiteiten meer als registratieverplichting zien dan als een noodzakelijk onderdeel uit het des betreffende bedrijfsproces!

 

Onze oplossing

Vandaar dat wij in 2006 al op zoek zijn gegaan naar een werkwijze om allerlei ondersteunende bedrijfsprocessen te automatiseren met digitale formulieren met een workflow.

Hierdoor wordt het data verzamelen een resultaat uit de bedrijfsvoering.

De kwaliteit van de data is door ingebouwde controles en gestandaardiseerde keuzelijsten vrijwel foutloos en direct beschikbaar voor rapportages.

De prestaties indicatoren zijn hierdoor altijd actueel en zijn te presenteren in een gecontroleerd Excel Dashboard.

In samenwerking met onze klanten hebben we inmiddels ook een grafieken module beschikbaar voor publicatie op PC schermen en videoschermen de prestaties.

En natuurlijk zonder ingewikkelde codes, maar dat ben u van ons gewend.

 

Get in Control LeanForms

 

Meer weten

Download onze whitepaper.

Kom naar onze Try en Fly kennis sessies

Nodig ons uit voor een demo , op locatie of on-line.

Gratis een voorbeeld digitaal formulier laten maken.