Google Forms SharePoint LeanForms

Digitale webformulieren met poka yoke saus

Digitale webformulieren met poka yoke saus

Online formulieren (Digitale formulieren) en poka yoke wat heeft dat met elkaar te maken? Poka yoke is Japans voor “fouten voorkomen” en is een techniek die we in Lean management tegenkomen. Poka yoke gaat over maatregelen die voorkomen dat er fouten worden gemaakt. Je herkent dat vast wel als je veel met formulieren werkt die handmatig worden ingeklopt. Onduidelijke handschriften, schrijffouten, wazige termen. Vervelend als je die op je bord krijgt om verder te verwerken. Het kost extra tijd om de juiste informatie te achterhalen maar als je niet goed oplet wordt de foute data zelfs gebruikt in de vervolgstappen of rapporten. Met digitale on line formulieren van LeanForms kun je bedrijfsprocessen foutloos maken. Digitale webformulieren met poka yoke saus dus! En echt lean, dus zelf uit te voeren en zonder kennis van IT taal.

Verplichte invoervelden

Bij gebruik van papieren formulieren worden door gebruikers wel eens (on)bewust vragen niet ingevuld. De ontvanger zal in dit geval extra tijd kwijt zijn om die informatie als nog te achterhalen. Indien dit niet lukt, zal hij mogelijk het formulier niet in behandeling kunnen nemen omdat de informatie ontbreekt. Een eenvoudige poka yoka functionaliteit binnen de digitale formulieren is het verplicht stellen van een vraag. Dit betekent dat een gebruiker zijn formulier niet kan doorsturen voordat hij de verplicht gestelde vragen heeft beantwoord. Naast een inhoudelijk antwoord kan dit natuurlijk ook worden toegepast op het toevoegen van een bijlage.

Voorwaarden bij invoerveld

Bij online formulieren zie je dit vaker. Denk bijvoorbeeld aan een invulveld voor postcodes. Deze bestaat altijd uit 6 tekens, niet meer maar ook niet minder. De notitie van een datum kan op vele manieren. Digitale formulieren kunnen echter eenvoudig worden uitgerust met kalendervelden waarbij de datum eenvoudig wordt gekozen door te klikken op jouw keuze. Bij het verzamelen van getallen binnen een organisatie kun je het aantal decimalen verplicht in laten stellen maar ook bijvoorbeeld de minimale en maximale waarden. Op deze manier voorkom je een hoop fouten en neemt de kwaliteit van je data enorm toe. Online formulieren met poka-yoka velden zorgen dus echt dat je bedrijfsproces beter verloopt.

Inzet van rolmenu’s

Ook dit is een hele eenvoudige manier om digitale formulieren gebruiksvriendelijker te ontwerpen maar tevens de kwaliteit van informatie te verhogen. Met rolmenu’s in je digitale formulier zorg je dat de informatie wordt gestandaardiseerd. Hierdoor is het later veel gemakkelijker om je data te analyseren. Maak het rol menu niet te uitgebreid, een goede richtlijn voor het aantal items is 8. Bij hele lange rol menu raken gebruikers het overzicht kwijt. Je kunt dan beter met voorwaardelijke rolmenu’s werken. Dit zijn rolmenu’s waarvan de inhoud afhankelijk is van een antwoord op een eerdere vraag Gebruikers worden dan als het ware door het formulier geleid. Klinkt ingewikkeld maar erg simpel te realiseren binnen LeanForms. Naast deze voorwaardelijke kwalitatieve rolmenu’s kun je deze ook inrichten met getallen waardoor het formulier als het ware zelf gaat rekenen. Dit wordt bijvoorbeeld gebruikt bij formulieren met een risicoberekening.

datamanagement met leanforms

Big data, de (on)zin voor MKB Nederland

Big data, kans of belemmering?

Big data is hot. Door het combineren van de tsunami aan informatie zouden voor ondernemingen vernieuwende concepten en strategieën in beeld komen die een ongekende voorsprong oplevert ten opzichte van de concurrentie. Moet of kan daar het MKB Nederland wat mee?

Belang van goede informatie

De mens heeft een hekel aan onaangename verrassingen. Vaak zeggen we dan dat dit volledig onverwacht is. Maar onverwacht bestaat eigenlijk niet. Uit onderzoek blijkt vaak dat we de belangrijke signalen of trends hebben gemist. Ze zaten eenvoudig niet op ons radar en dus worden wij verrast. Positief door snelle innovaties en mogelijkheden, negatief door bijvoorbeeld incidenten, crisissen etc.big data leanforms

Big data is mensenwerk

Big data is een direct gevolg van de netwerk economie waarin we ons nu (gaan) bevinden. Door koppelen en inzet van diverse (sociale media) komt informatie beschikbaar waarvan we vroeger het bestaan nog niet wisten. De analyse en interpretatie van big data blijft echter mensenwerk. Het voorbereidende werk zal ongetwijfeld met technische hulpmiddelen worden uitgevoerd maar de finale conclusie is afhankelijk van de menselijke expertise en …. onderbuik gevoel. De introductie van Windows Vista is een mooi voorbeeld wat er gebeurd als het gevoel niet wordt meegenomen. In de zorg vindt momenteel een discussie plaats over het terugdringen van kosten door gebruik van big data. Hopelijk wordt hierbij de informatie van de patiënt niet vergeten!

Big data voor MKB

Wij geloven dat het principe van big data ook van belang is voor MKB Nederland, maar dan wel in aangepaste vorm en in de eigen organisatie. Veel organisaties verzuipen nu al met het intern organiseren van “big data”. Denk hierbij aan het gebruik van ERP systemen welke door de IT wereld als oplossing wordt gepresenteerd om organisaties aan te sturen. Zijn ze gebruiksvriendelijk voor de medewerkers, geven ze pro actief op tijd de juiste informatie aan de medewerker? Want ook hier maakt de medewerker het verschil om met die informatie iets te doen!

MKB Big Data aanvalsplan

Begin eerst maar eens met het laaghangende fruit. Meten is weten maar dan wel van de juiste dingen, op tijd, op de juiste plaats en real-time. Dan kun je medewerkers helpen om processen te sturen en de juiste beslissingen te nemen. Eerst de “kleine” data goed doen, daar zit een enorm verbeterpotentieel voor MKB Nederland. Weg met die vertragingen in informatie, fouten in aangeleverde data, zoeken naar de juiste informatie. Wij hebben al veel organisaties geholpen om heel veel geld te besparen en zo de winst te verhogen door bedrijfsprocessen en hun kritische data goed in beeld te krijgen en vervolgens te bewaken en op te sturen.

 

Meer leestips

 

 

formulieren leanformors

De digitale werkplek, organiseren met 5S

Digitale 5S werkplekinspectie

1 van de methoden binnen LEAN is de 5S Werkplekinspecties, beter bekend als 5S. Deze wordt vaak toegepast om een opgeruimde en overzichtelijke fysieke werkplek in te richten en te handhaven. Alles heeft een plaats en alles staat ook op die plaats is het leidende principe. Maar hoe zit het met je digitale werkplekorganisatie? Tijd voor de Digitale 5S werkplekinspectie!

 De voorraad digitale informatie- hamsteren!

In veel organisaties is er geen (eenduidig beleid) en/of controle op de gigantische hoeveelheden GB met bedrijfsinformatie die wordt opgeslagen. Denk maar gewoon aan het netwerk met de mapjesstructuur die je misschien ook wel op je eigen pc en mailprogramma hebt aangemaakt. Tien tegen 1 heeft je collega dezelfde informatie ook opgeslagen….. Je weet namelijk maar nooit.  En als je die informatie nodig hebt kun je die dan snel vinden? En weet je zeker of je het meest actuele exemplaar hebt? Is best een bedrijfsrisico toch?

Digitale werkplekorganisatie is minder met meer

Wij gaan nog verder, het gaat namelijk niet alleen om de aantallen documenten en registraties die worden verzameld maar ook om onnodige omvang.  Een formulier invullen met 100 vragen inspireert weinig medewerkers om te starten En al helemaal als deze vragen niet relevant zijn. Al die meuk is niet leuk en verspilt bovendien nog eens kostbare werktijd. Tijd voor een andere aanpak.

Scheiden, schikken, Schoonmaken en Standaardiseren

De 5S methode is voor een goede digitale werkplekorganisatie ook een heel handig gereedschap waarbij je natuurlijk niet alles tegelijk hoeft aan te pakken.  Soms is het beter om geheel op 0 te starten en de oude gegevens in een digitaal archief te plaatsen. Je zult verwonderd zijn hoe weinig je terugpakt naar oude gegevens.
Maak van tevoren wel een goed plan over de nieuwe opzet, betrek medewerkers en kijk bijvoorbeeld of je kunt aanhaken bij bestaande structuren. Bijvoorbeeld de bedrijfsprocessen die je hebt benoemd in je kwaliteitssysteem.

Digitale werkplekorganisatie- Standhouden en verbeteren

Een echte verbeterstap in je informatie huishouding maak je pas als je het LEAN-principe pull toepast.  Dus informatie die gebruikt, aangepast en opgeslagen wordt op het moment dat de actie daadwerkelijk wordt uitgevoerd. En dan natuurlijk ook geheel automatisch. De informatie gaat dan als een flow door de organisatie en eventuele bijbehorende acties worden allemaal op 1 plaats gearchiveerd. Het “automatiseren” van dit soort systemen vereist geen ICT-kennis en is vanwege de schaalbaarheid ook voor kleine organisaties kosten

5S werkplek inspecties leanforms

effectief. Vaak zijn de jaarlijkse kosten  met 1 bedrijfsproces  binnen 1 of 2 maanden terugverdiend!  En bij LeanForms kun je met dezelfde licentie onbeperkt bedrijfsprocessen automatiseren, tel uit je winst.

Werkplekorganisatie links

De kracht van informatie flow in bedrijfsproces, rapportagetijd 50 dagen/jaar naar 0 !

Meer weten over 5S werkplekorganisatie ?

Een goede 5S training volgen?

Google Forms SharePoint LeanForms

Slimmer organiseren

Slimmer organiseren, voor een gezonde bedrijfsvoering

Slimmer organiseren is geen keuze, het is een noodzaak voor iedere organisatie. Als u tenminste het maximale rendement uit uw organisatie wilt halen. Continue veranderingen in bedrijfsvoering om klanten efficiënter te kunnen bedienen vereisen ook een goed inzicht in de interne informatie. Wat is de status van een klacht, een actie uit een werkoverleg, een verlofaanvraag of een reparatieverzoek. (voor andere voorbeelden zie praktijkvoorbeelden van onze slimme klanten of lees onze blogs) Is deze informatie gemakkelijk te vinden en betrouwbaar? Een Excel ERP systeem lijkt goedkoop en slim maar is dat ook zo? Slimmer organiseren begint met kritisch kijken naar je bedrijfsprocessen. Zijn onderstaande symptomen herkenbaar dan heb je nog mogelijkheden om nog slimmer te organiseren.

Verbeterde kwaliteit en lagere interne kosten liggen binnen handbereik.

Wachten op informatie

Je collega moet informatie aanleveren zodat jij je taak kunt uitvoeren. Ze moet namelijk eerst de telefonische serviceaanvraag in een gezamenlijk bestand kloppen. Daarna belt ze je op of wordt een mail gestuurd om te melden dat je aan de slag kunt. Wel graag even een seintje als je gereed bent want dan kan ze ook weer bij de Excel file. En tussendoor verwachten ze ook dat je de andere werkzaamheden bijhoudt!

Slimmer organiseren zonder fouten

Fouten in een bedrijfsproces zijn irritant maar soms ook onacceptabel, zeker als hier de bedrijfsvoering op wordt gestuurd of als er zaken spelen als aansprakelijkheid. Toch zie je vaak onder tijdsdruk of door gebrek aan parate kennis foute of onvoldoende informatie wordt vastgelegd. Een simpele manier om fouten te voorkomen is het gebruik van poka-yoke, een methode waarin het altijd goed gaat omdat het niet anders kan.

Slimmer organiseren zonder controleren

Controleren van informatie op fouten, hoe inefficiënt kun je bezig zijn? Zou je in deze tijd niet veel beter kunnen gebruiken aan werkzaamheden
waarmee je iets verdient? Automatische rekenvelden, rolmenu’s en in-line controles door een systeem zorgen voor ervoor dat je op de gegevens kunt vertrouwen.

Herverwerking van informatie

De informatie wordt aangeleverd maar net niet in de gewenste vorm. Dus vlug aan de slag in een hulpfile om deze te bewerken en geschikt te maken voor jouw activiteit. Je kunt natuurlijk ook eens gaan overleggen of het niet in 1 keer goed kan. Wat denk je van deze praktijkcase?

Overprocessing, te veel vastleggen

Wat denk je zelf als je een super lange lijst in moet vullen. Zou al deze informatie echt worden gebruikt? Laatst was ik in een ziekenhuis aan het meekijken. Nog niet 25 % van de vragen werd gebruikt! Ik kreeg er bijna een onveilig gevoel van.

Het “slimmer organiseren“ gesprek.

Als bovenstaand bekend voorkomt dan is het tijd voor actie. Neem eens uurtje de tijd om samen met team een registratieproces simpel in kaart te brengen en de benodigde informatie goed te specificeren (wat, wanneer, hoe, benodigde tijd). Je zult dan zelf als team de knelpunten gaan zien. Probeer vervolgens de verborgen kosten te kwantificeren en ga op zoek naar een oplossing die het proces verbetert, geen onnodige kosten maakt en het arbeidsgemak verhoogt. Wil je hulp bij dit proces, contacteer dan de praktische specialisten van Lean Quality

Slimmer organiseren, wist je dat…

  •  LeanForms geschikt is voor alle bedrijfsprocessen.
  • Schaalbaar vanaf 5 gebruikers tot multinational.
  • Terugverdientijd per gebruiker wordt behaald bij 1 uur tijdwinst per jaar.
  • Je niet afhankelijk bent van dure ICT consultants.

 


 

Google Forms SharePoint LeanForms

SharePoint, een toverdoos of zwart gat?

SharePoint, toverdoos of zwart gat?

SharePoint, de alleskunner van Windows. Vaak als goedkoper alternatief gepromoot door ondersteunde IT afdelingen of externe consultant bedrijven. De oplossing voor documentbeheer, vastleggen van belangrijke bedrijfsregistraties, uitwisselingsplatforum voor discussies, intranet en website. SharePoint kan dus alles, maar dat gaat niet vanzelf! Maar alles is te koop.

SharePoint en de geheime kosten

Je hoeft geen expert te zijn om complexiteit en functionaliteit van SharePoint te kunnen beoordelen. Google even op “SharePoint consultants Nederland” en je hebt 185.000 resultaten. Blijkbaar verdienen heel veel organisaties geld met het ondersteunen van SharePoint applicaties. SharePoint parts zijn al dan niet commerciële uitbreidingen op functionaliteit van SharePoint, google geeft bijna 3 miljoen hits, hoezo alleskunner. Het is dus zaak om van te voren goed je gebruiker en beheerderseisen te bepalen. Voorkom dat goedkoop duurkoop wordt.

SharePoint als bedrijfsmanagement systeem?

Een eenvoudige centrale plaats voor je werkinstructies, procedures of aantekeningen. SharePoint kan dan een prima keuze zijn. Maar verwacht dan niet meer als een keurig ingedeelde netwerkstructuur met wat handige zoekfuncties. Wil je echter meer zoals inzicht op functieniveau, relaties met normen en wetgeving of onderlinge relaties tussen informatiedragers en/of bedrijfsprocessen dan komen de consultants en SharePoint parts om de hoek kijken. Kassa! Wil je toch een bedrijfsmanagement systeem in SharePoint en ook het liefst in de Cloud? Is de informatie vertrouwelijk let dan op extra beveiligingseisen en de locatie van de server. In het buitenland kunnen namelijk hele andere regels van toepassing zijn op vertrouwelijkheid van gegevens.

Alternatieven, kiezen op functionaliteit, flexibiliteit en kosten

Voor wie verder wilt kijken zijn er genoeg alternatieven zoals “Open Source” of andere commerciële software pakketten. Voorbeelden voor open source zijn o.a. Maar ook voor “open source” geldt dat het verdienmodel gebaseerd is op het verkopen van aanvullende consultant diensten. Bovendien moet men er van bewust zijn dat de code weliswaar vrij is maar niet gegarandeerd voor gebreken. Zou jij hier kritische informatie willen delen?

LeanForms en Commant zijn voorbeelden van commerciële software pakketten die daadwerkelijk een laagdrempelig en simpel bouwconcept nastreven die door gebruiker zelf kan worden geconfigureerd in maximaal 3 klikken! Hierdoor wordt geïnvesteerd in een kosteneffectieve duurzame oplossing waarbij systemen echt waarde toevoegen en de kosten aantoonbaar terugverdienen. Bovendien worden deze commerciële pakketten onderhouden en doorontwikkeld op basis van nieuwe inzichten en klantenfeedback.

Lean Business Process Management  wat is de bedoeling ?

Commercieel alternatief, onze keus C’ommantPlus

Uit ICT nieuw, 4 dure én overbodige zakelijke pakketten

Sharepoint: lof en kritiek

 

ISO9001;2015;leanforms; registraties

Lean registreren & ISO 9001:2015

Lean registreren én voldoen aan de ISO 9001:2015 kan dat?

In de nieuwe ISO 9001:2015 norm worden aantal verplichte registratie minder maar ook helderder gekoppeld aan het procesgericht organiseren. Een organisatie leiden of bedrijfsprocessen sturen doe je niet met losse lijstjes van acties en resultaten. Wij zijn het daar helemaal mee eens. De mens maakt namelijk altijd het verschil. Een goede lean registratie is er een waar je echt het werk mee uitvoert. Turfsmurven en vinkvee opgelet!  We gaan dus lean registreren binnen ISO 9001:2015

ISO 9001:2015 registreren, focus op 7  lean verspillingen

Bedrijfsprocessen zijn meer dan ooit in beweging en daarom is het goed om te kijken of je wel op de slimste manier registreert. Zijn de registraties gemakkelijk te vinden, betrouwbaar en worden ze wel echt gebruikt? Natuurlijk wordt dit ook zo in ISO9001:2015 bedoeld, moeilijker is het niet. Laten we daarom eens door de LEAN bril veelvoorkomende verspillingen bij registeren nader bekijken.

1. Wachten op informatie

Je collega moet informatie aanleveren zodat jij je taak kunt uitvoeren. Ze moet namelijk eerst de telefonische serviceaanvraag in een gezamenlijk bestand kloppen. Daarna belt ze je op of wordt een mail gestuurd om te melden dat je aan de slag kunt. Wel graag even een seintje als je gereed bent want dan kan ze ook weer bij de Excel file. En tussendoor verwachten ze ook dat je de andere werkzaamheden bijhoudt!

2. Fouten in registraties, accepteren of voorkomen?

Fouten in registraties zijn irritant maar soms ook onacceptabel, zeker als hier de bedrijfsvoering op wordt gestuurd of als er zake

ISO9001;2015;leanforms; registraties

n spelen als aansprakelijkheid. Toch zie je vaak onder tijdsdruk of door gebrek aan parate kennis foute of onvoldoende informatie wordt vastgelegd. Een simpele manier om fouten te voorkomen is het gebruik van poka-yoke, een methode waarin het altijd goed gaat omdat het niet anders kan.

3. Controleren voegt geen waarde toe

Controleren van informatie op fouten, hoe inefficiënt kun je bezig zijn? Zou je in deze tijd niet veel beter kunnen gebruiken aan werkzaamheden waarmee je iets verdient? Automatische rekenvelden, rolmenu’s en in-line controles door een systeem zorgen voor ervoor dat je op de gegevens kunt vertrouwen.

4. Herverwerken of te wel copy-paste management

De informatie wordt aangeleverd maar net niet in de gewenste vorm. Dus vlug aan de slag in een hulpfile om deze te bewerken en geschikt te maken voor jouw activiteit. Je kunt natuurlijk ook eens gaan overleggen of het niet in 1 keer goed kan. Deze ervaring komt je mogelijk bekend voor!

5. Over processing, te veel vastleggen

Wat denk je zelf als je een super lange registratielijst in moet. Zou al deze informatie echt worden gebruikt? Laatst was ik in een ziekenhuis aan het meekijken. Nog niet 25 % van de vragen werd gebruikt! Ik kreeg er bijna een onveilig gevoel van.

6. Voorraad van registraties, er zijn nog 10 wachtenden voor u

Als 1 registratie door meerdere personen of afdelingen worden verwerkt is het wel handig om te weten hoe de registraties daar worden verwerkt. Gaat dit in vaste aantallen of op vaste tijdstippen. Hierdoor hopen registraties mogelijk zelfs op en worden andere afdelingen en medewerkers onbewust opgezadeld met een piekbelasting. De ideale situatie binnen lean management is one piece flow, dus gelijk afwerken bij binnenkomst. Als dit niet praktisch mogelijk is, zorg dan dat door afspraken dat werkdruk in het gehele proces gelijkmatig is verdeeld.

7. Transport, work flow zoals het niet bedoeld is

Hoe vaak loop jij niet even naar je collega of voor een toelichting bij een onduidelijke registratie. Stuur jij het klachtenformulier nog altijd via de interne post naar de volgende afdeling. En voor de zekerheid nog een mail? Naast een digitale opslag is er natuurlijk ook nog een order met papieren kopieën in je kast.

Lean registreren, hoe dan wel?

Als bovenstaand je bekend voorkomt dan is het tijd voor actie. Neem eens uurtje de tijd om samen met team een registratieproces simpel in kaart te brengen en de benodigde informatie goed te specificeren (wat, wanneer, hoe, benodigde tijd). Je zult dan zelf als team de knelpunten gaan zien. Probeer vervolgens de verborgen kosten te kwantificeren en ga op zoek naar een oplossing die het proces verbetert, geen onnodige kosten maakt en het arbeidsgemak verhoogt. Als je per registratieformulier 10 werkuur per jaar kunt besparen dan kun je deze met LeanForms digitaliseren inclusief alle rapportage. Waar wacht je nog op? Wist je overigens dat de 8e verspilling bij lean het niet gebruiken van kennis en talent van medewerkers is?

Nuttige links en artikelen

Google Forms SharePoint LeanForms

Prospectieve risicoanalyse, slimme uitvoering een zorg minder!

Prospectieve risicoanalyse met de toegevoegde waarde!

Met een prospectieve risicoanalyse (PRI) kijkt men vooruit en analyseert men procesmatig de mogelijke risico’s die van invloed kunnen zijn op patiënt veiligheid maar ook voor de medewerkers. Het is niet een eenmalige oefening maar de kracht van een goede PRI zit juist in een integratie met de dagelijkse activiteiten. Ze moeten dus worden gebruikt bij evaluatie van incidenten maar bijvoorbeeld ook bij het opleidingstraject, het audit programma. En de afdeling inkoop als nieuwe of alternatieve apparatuur wordt gezocht. Kortom een breed scala aan gebruikers dus dat vereist een goede toegankelijkheid van de informatie. Een verborgen rapportje op een netwerk, speciale software voor registratie is dan weinig effectief. Daarom maken onze klanten risicoanalyses in LeanForms, alle informatie is digitaal op 1 locatie beschikbaar naast andere relevante registraties zoals incidenten, audits, dagstarts en… vult u zelf maar aan. Maar er zijn nog meer goede redenen.

Prospectieve risicoanalyse, de varianten

Prospectieve risicoanalyses zijn de industrie al veel langer in gebruik. Denk bijvoorbeeld aan de automobiel en de chemische industrie. Bij onvoldoende eliminatie of borging van het risico kan dit leiden tot enorme schade, zowel financieel, materieel maar ook reputatie! Het is dan ook niet vreemd dat de meest  gebruikte varianten in de zorg (HFMEA, SAFER  en Bow-Tie) hiervan zijn afgeleid. Simpelweg komen alle varianten neer op het in kaart brengen van mogelijke risico’s in de bedrijfsvoering, het toekennen van de ernst (kans *effect) en het reduceren van het risico tot een aanvaardbaar niveau. De middelen die je inzet om het risico te verminderen zijn sterk afhankelijk van het potentiele risiconiveau. Soms kan een werkinstructie of training afdoende zijn maar bij extreme risico’s kan het zijn dat je de werkzaamheden helemaal verbied of fail-safe uitvoert. Maar inventariseren is 1, er echt wat mee doen is nog veel belangrijker.

Een levend prospectieve risicoanalyse

Er wat mee doen of er ECHT wat mee doen, dat maakt het verschil. Veel goede prospectieve risicoanalyses verdwijnen na uitvoeren in het archief. Of worden alleen gebruikt voor compliance checks met de wetgeving. Een gemiste kans daar deze veel informatie bevat die je kunt gebruiken om de kwaliteit van je organisatie naar een hoger niveau te brengen. Een auditprogramma op basis van een prospectieve risicoanalyse (PRI) geeft goede inzichten van parate kennis van medewerkers. Bij organisatie wijzigingen is de PRI een geweldig bruikbaar document voor de managers. En opleiden van nieuwe medewerkers doe je aan de hand van de PRI. Zo is veiligheid geen apart ‘motje” meer maar maakt het onbewust onderdeel uit van uw organisatie. De enige voorwaarde is dat de prospectieve risicoanalyse op een prominente plaats beschikbaar is en in een gemakkelijke vorm wordt aangeboden. Snel zoeken met een filter op processen of kernwoorden bijvoorbeeld.

Opties prospectieve risicoanalyses binnen LeanForms

  • Vrije keuze van risicomatrix.
  • Flexibele routing op basis van risicopunten.
  • Tijdbewaking op uitstaande acties.
  • Opties aanvullingen/wijzigingen bij voortschrijdend inzicht
  • Mogelijkheid tot automatische revisie na termijn (zelf instelbaar).
  • Uitgebreide rapportage mogelijkheden.
  • Historie rapportage van gewijzigde kansen en effecten.
  • Zoekfuncties.

Hulp nodig bij PRI, een zorg minder?

Wij adviseren en begeleiden uw organisatie met het opzetten van uw PRI methodiek en faciliteren desgewenst met de uitvoering. Voor een vrijblijvend advies of bezoek kunt u altijd contact opnemen.

Andere leestips

Risicomanagement in ISO9001

Veilige zorg, ieders zorg

Google Forms SharePoint LeanForms

Lean Office, het geheim van eenvoud

Lean Office

Lean Office gaat niet over het opruimen van je bureau. Het gaat om slimmer samenwerken in je kantooromgeving. Nu werken daar ook mensen. En die maken het verschil. Daarom hebben wij een Lean Office dag georganiseerd voor onze medewerkers, partners en medewerkers van een tweetal klanten. Want als organisatie groeien wij. En hebben wij dus ook groeipijn. Vandaar dat wij ook regelmatig intern naar onze organisatie kijken.

 

Lean Office bij Cubics

Voor de Lean Office workshop waren we te gast bij Cubics, een uniek bedrijf in Tilburg. Want 2012 was het jaar van start van de verandering bij Cubics. Met het moto “Prettig werken, altijd en overal” is de organisatie bezig met semco transformatie. Dus geen management, invullen van je eigen job in een inspirerende werkomgeving. En medewerkers zitten hier gewoon in de showroom! Het plezier straalt eraf. Het bruggetje naar onze Lean office workshop was snel gemaakt!

Lean Office workshop, waarom?

Net als bij iedere organisatie komen wij altijd tijd te kort. En dan schieten er weleens dingen bij in. Je hebt een actie toegezegd maar er komt weer een onverwacht issue op je bord. Die urgent is maar misschien later belangrijk blijkt. En die actie blijft maar open staan. Met als resultaat een ontevreden collega of misschien wel een klant. Vandaar dat we de hulp van Ad van de Hulst hebben aanvaard. Om in de toekomst efficiënter samen te werken.

Het geheim

Bij Lean Office zit het geheim in de persoonlijke organisatie van je werkzaamheden. En dit zijn natuurlijk een aantal tools en tricks. Maar vooral het gedrag en de inspanning om jezelf aan de afspraken te houden. Just do It en je maakt een sprong vooruit in persoonlijke effectiviteit. Eigenlijk wat we met LeanForms altijd voor ogen hebben gehad.

Lean Office en LeanForms, 1+1 =3

Met onze webformulieren heb je een uitstekende tool voor ondersteuning van je Lean Office. Alle informatie eenduidig op 1 plaats aanwezig. En door het ingebouwde workflowmanagement wordt je automatisch geïnformeerd wanneer je iets moet doen. Het formulier is volledig naar smaak in te richten, zonder onnodige ballast. Bovendien zonder enige hulp van een IT-expert. Zo ga je op kantoor en in je organisatie wel heel efficiënt werken. Meer weten over de kracht van slimme webformulieren?

Download dan hier het uitgebreide kennisdocument of neem contact met ons op.

Nuttige links

Meer weten over Cubics en Semco?

Ook last van gebrek aan persoonlijke effectiviteit, bekijk de tips van Ad

Actie management binnen de organisatie, gebruik ons trello dashboard.

Meer weten over Semco stijl bij Cubics

 

 

Google Forms SharePoint LeanForms

Kwaliteitsmanagement software, (g)een speeltje van de kwaliteitsmanager

Kwaliteitsmanagement software , voegt dat echt waarde toe in uw organisatie? Ziet u door de bomen het bos niet meer of bent u bang voor de volgende IT fiasco dan moet u verder lezen. Met meer dan 30 jaar ervaring in kwaliteitsmanagement hebben wij het aardig in beeld wat werkt en wat niet. Maar ook kwaliteitsmanagement is veranderd dus laten we hopen dat uw software systeem is meegegroeid.

Digitaal kwaliteitssysteem, ICT of kwaliteit?

Als je over  kwaliteitsmanagement software leest gaat het bijna altijd over de kracht van ICT. Ten eerste ons zou het moet gaan over kwaliteit. Ten tweede hoe je dat slim  met elkaar organiseert. De definitie van kwaliteit is door onze collega’s van LeanQuality als eens goed verwoord in deze blog. Want kwaliteit is waar iedereen blij van wordt. Je collega’s, ook je manager, je stakeholders zoals de overheid en ja misschien ook de kwaliteitsmanager. Je kunt dus beter spreken over een  bedrijfsmanagementsysteem.

Het begin van kwaliteitsmanagement software

In de jaren 80/90 werd de industrie overspoeld met de ISO 9001 norm. Om activiteiten en werkzaamheden binnen organisaties te standaardiseren werden werkinstructies en procedures op schrift gesteld. Van de werknemer werd verwacht deze te kennen en er precies naar te handelen. Om misverstanden te voorkomen met ‘illegale’ uitvoeringen werd gebruikt gemaakt van stempeltjes met “gecontroleerd document” Ook werd zelfs gekleurd papier ingezet.

Opkomst van digitaal kwaliteitssysteem

In de jaren 90 kwam de IT industrie in opkomst. Waardoor de kwaliteitswereld werd overrompeld met de eerste kwaliteitsmanagement software. Echter dit waren meer documentbeheersystemen. Met flitsende portals als intranet of digitale kwaliteitshandboeken werd de papierstroom langzaam terug gedrongen. Maar ook onnodige functies en complexiteit geïntroduceerd. De kwaliteitsmanager en secretariaten moesten voor sommige pakketten zelfs op training.

Evolutie van ISO9001

In de nieuwe versie van ISO9001:2015    zijn een aantal verbeteringen doorgevoerd. Voor documentbeheer vallen een aantal verplichtingen weg. En het kwaliteitshandboek is niet langer verplicht. Echter veel belangrijker is  de verschuiving van documentbeheer naar procesgericht samenwerken. Het inzicht hebben in je bedrijfsprocessen, de onderlinge samenhang en het proces is hierbij de belangrijkste eis. Documentbeheer wordt hierbij een hulpmiddel in plaats van een doel en het kwaliteitssysteem meer een bedrijfssysteem. Hieruit volgt ook dat gedocumenteerde informatie, het bewijs en resultaat van processen een veel belangrijkere rol hebben. Een modern kwaliteitsmanagement software systeem dient dus deze aspecten eenvoudig te kunnen borgen.  

Samengevat kwaliteitsmanagement software

  • Gebruik de procesgerichte aanpak als basis bij de inrichting van je kwaliteitssysteem.
    • Een van de praktische mogelijkheden is het gebruik van het watervalmodel met SQeME.
  • Bepaal duidelijk de behoefte van je kwaliteitssysteem, wat wil je bereiken en wie zijn je klanten?
    • Zorg dat je flexibiliteit hebt om iedereen op maat te bedienen.
  • Zorg voor schaalbaarheid van je systeem, begin eenvoudig en bouw later uit.
    • Ook geldt hierbij eerst modelleren dan pas eventueel automatiseren met digitale web formulieren.
  • Denk aan onderhoud en beheer van je systeem, hier zitten vaak verborgen kosten of onnodige complexiteit
  • Systemen die een schil bouwen om Microsoft Office producten (Word/Visio/Excel ) of Share Point werken vaak met ingewikkelde onderhuidse protocollen of hyperlinks. De invloed op Microsoft bij veranderingen is klein, dus afhankelijkheid groot.
  • Ga nooit op de blauwe ogen af van de verkoper bij de flitsende demo. Verras de verkoper met een live verzoek om bedrijfsprocessen of web formulieren te bouwen.
  • En bezoek eens deze onafhankelijke site voor beoordeling van een digitaal kwaliteitssysteem door gebruiker

 

Jouw vraag nog niet beantwoord?

Je mag ons altijd bellen voor vrijblijvend advies.

Google Forms SharePoint LeanForms

Kwaliteitsmanagement met de gouden cirkel

Kwaliteitsmanagement vanuit het hart.

Kwaliteitsmanagement binnen bedrijven wordt vaak gezien als taak van de kwaliteitsmanager of kwaliteitsafdeling.

Een erfenis uit het verleden. aangezien kwaliteitsmanagementsystemen met name werden gebruikt voor borgen van werkinstructies.

Of om het ISO certificaat zeker te stellen. Kwaliteit  en kwaliteitsmanagement als container begrip.

Een gemiste kans EN een enorme bron van verspilling. Organisaties gaan er niet beter van presteren  en meer winst maken!

Maak daarom kwaliteitsmanagement echt bedrijfsmanagement .

Maar ook begin bij het begin.

 

Dit is onze definitie van kwaliteit.

 

 

Kwaliteit, is datgene waar iedereen blij van wordt !

Kwaliteitsmanagement met de Gouden Cirkel

Simon Sinek heeft met een TEDX talk zijn “ontdekking” toegelicht over de werkwijze  van succesvolle organisaties.

Deze ondernemingen werken primair vanuit hun hart en overtuiging maar hebben niet altijd beschikking over grote budgetten en veel werknemers.

Maar door passie, vakmanschap en doorzettingsvermogen leggen ze haast automatisch verbinding met potentiele klanten.

De keuze wordt primair bepaald door menselijke aspecten  zoals vertrouwen, herkenning en een goed “gevoel”  bij de leverancier.

De kwaliteit van het geleverde product voldoet natuurlijk aan de gestelde eisen en misschien nog wel meer. Verrassing!

Zou deze aanpak  daarom ook niet bij kwaliteitsmanagement kunnen werken?

Kwaliteitsmanagement is tenslotte gewoon bedrijfsmanagement!

Daarom delen wij nu het geheim van onze gouden cirkel.

 

 

 Waarom, onze overtuiging voor excellente organisaties

Wij geloven dat continu succes van een organisatie alleen kan worden bereikt door optimale samenwerking tussen zelfsturende medewerkers.

 

 Hoe doen we dat bij LeanForms?

Het kwaliteitsmanagement systeem wordt opgezet op basis van de pijlers

  • Vertrouwen
    • Hieruit volgt dat verantwoordelijkheden zo dicht mogelijk bij de uitvoerenden partijen wegleggen.
    • Zij zijn de experts en weten wat er in de praktijk noodzakelijk is.
  • Procesgericht samenwerken
    • Anders gezegd,medewerkers bespreken en bepalen zelf de noodzakelijke bedrijfsprocessen met de gewenste output.
    • Er wordt niets over de schutting gegooid maar gewerkt aan een gezamenlijk doel.
    • Problemen zijn uitdagingen en worden gezien als kansen voor verbetering.
  • Goede informatie
    •  Vervolgen worden afspraken en resultaten  vastgelegd op een  gemakkelijk toegankelijke plaats.
    • Door middel van dit overzcht worden de bedrijfsactiviteiten dagelijks aangestuurd.
  • LEAN principes
    •  Met een LEAN cultuur doen we alleen de juiste dingen om de tent te laten swingen.
    • Samen bannen we verspillingen uit, voeren verbeteringen door en coachen we elkaar om samen nog beter te presteren.

Wat kunnen we voor jouw organisatie betekenen?

  • Wij delen onze kennis en ervaring op gebied van kwaliteitsmanagement en LEAN tijdens trainingen.
  • Maar wij zij ook actief met kennis uitwisselen op onze gratis  relatiedagen en op social media.
  • Ten slotte hebben wij een zeer breed kennis netwerk.

 

Wil jij ook een gouden cirkel van kwaliteitsmanagement?

Lees de blogs op www.leanquality.nl en www.leanforms.com

Download de whitepapers op http://www.commant.nl/commant/downloads/

Bezoek een gratis  “try before fly sessie“.

Liever een bezoek aan huis?

We komen graag op de koffie, neem gerust contact met ons op.