Automatiseren van bedrijfsprocessen met digitale formulieren met workflow.

slimmer werken

Slimmer samenwerken met LeanForms, what’s in the name?

Tot 30 % tijdwinst en meer kwaliteit zonder LEAN-kennis binnen uw organisatie!

 

Slimmer samenwerken, maar hoe?

Alleen hoe realiseer je dat in je organisatie?

Zonder grote projecten zodat je winkel openblijft.

Maar ook zonder grote investeringen.

En met het heft in eigen hand,

Besluiten en veranderingen zelf snel in kunnen voeren zonder afhankelijk te zijn van derden.

Gewoon slimmer samenwerken.

Dat klinkt goed he!

 

Dat vonden wij ook in 2006.

In heel veel interne bedrijfsprocessen liep het niet soepel.

Informatie wordt niet goed verwerkt, op tijd doorgegeven aan de collega en op meerdere plaatsen in de organisatie opgeslagen.

Dit veroorzaakte veel fouten en irritatie bij de medewerkers, maar soms ook bij onze klanten of leveranciers.

De internationale IT-afdeling vond het geneuzel, we hadden immers een uitstekend ERP-pakket en SharePoint!

Slimmer samenwerken

Wij wisten echter beter, veel afdelingen hadden hun toevlucht hadden gezocht tot Excel-ERP.

 

Van probleem naar kans

Vanuit dit probleem ontwikkelde wij een laagdrempelige oplossing.

Noem het continu verbeteren.

Maar voor ons was het bittere noodzaak om de belangrijke informatiestromen onder controle te hebben.

Gelukkig konden we met hulp een pragmatisch ICT-netwerk contact ons eerste concept systeem bouwen.

Tegenwoordig noemde ze dat een “startup”😊

De “startup” maakte het mogelijk om bedrijfsprocessen te automatiseren zonder ICT-kennis.

Een kleine revolutie die naar meer smaakte.

Zeker toen ook andere organisaties belangstelling toonden.

 

Voor de slimmerikken onder ons

Maar wat heeft LEAN nu met LEANFORMS te maken

Heel veel en helemaal niks.

Je kunt met LeanForms veel meer dan een 5S of een audit programma ondersteunen.

Bijna alle ondersteunende bedrijfsprocessen kunnen met LeanForms worden geautomatiseerd.

slimmer samenwerken

LEAN is wat ons betreft een synoniem voor slim, efficiënt, toegankelijk.

Alleen dat bekt zo moeilijk!

 

Ook slimmer samenwerken in jouw organisatie?

Wil je net als andere organisatie meer controle over je bedrijfsprocessen, sneller kunnen sturen en meer tijd voor de echte werkzaamheden?

Neem dan snel contact op voor een vrijblijvende kennismaking.

workflow

Go with the (work)flow

Workflowmanagement, wat is dat eigenlijk?

Workflowmanagement is de beheersing van de beweging van informatie, vaak met geautomatiseerde middelen.

Workflow management beoogt te regelen dat de juiste informatie, volgens de regels van het bedrijf van de ene afdeling naar de andere afdeling komt.

Go with the flow

Zogenaamde workflow software waarin de bedrijfsprocessen zijn vastgelegd regelen het verloop van een order, klacht of andere taak binnen een bedrijf door deze in deeltaken op te splitsen die in de juiste volgorde door de desbetreffende afdelingen worden behandeld en geaccordeerd.

A flow job, Time flies when you’re having fun

Workflow vervangt dus een heleboel soorten communicaties tussen medewerkers.

De telefoon of een mailtje opstellen is overbodig, de informatie wordt automatisch in een afgesproken format gedeeld.

Bovendien is de status en het traject van een taak zijn eenvoudig op te vragen.workflow

Persoonlijke hulplijstjes zijn overbodig. Klinkt goed toch, je hoeft je nergens meer druk over te maken want je informatie en acties zijn altijd te vinden op 1 plaats.

 Workflow vliegt uit de bocht

Toch hapert de workflow vaak bij veel organisaties.

Bedrijfsprocessen blijken namelijk steeds vaker te veranderen in de tijd en daar zit je dan met je voorgeprogrammeerde workflow.

Natuurlijk komt de ICT man op afspraak langs en past de workflow voor een prijzige factuur aan.

Maar echt slim en effectief is dat niet!

 Lean en workflow software

Toen wij in 2006 ook uit de bocht vlogen met onze softwareleverancier zijn we zelf een project begonnen.

Niet dat we verstand hadden van ingewikkelde codes maar we wisten wel wat we als gebruikers wilde zien.

En we vonden een software ontwikkelaar die vanuit deze gedachte mee wilde denken. Vaak zijn problemen of irritaties dus het begin van een mooie oplossing.

En volgens onze klanten luisteren we nog steeds.

 Go with the “plug and play” leanforms workflow

Anno 2017 hebben al veel organisaties LeanForms ontdekt.

En….zijn jullie de volgende?

Zijn er meer dan 4 medewerkers in je organisatie en gebruik je minstens zoveel Excel lijstjes voor de administratie en acties?

Dan hebben wij een betaalbare oplossing die veel kwaliteit en tijd op gaat leveren. Onze slimme formulieren !

Meer informatie?

Wij komen graag langs voor een interactieve demo.

Of bezoek onze gratis “ Try before you Fly” workshop die we regelmatig organiseren.

Ervaren is de beste overtuiging.

Nog meer lezen of voorbeelden over workflow?

 

 

 

datamanagement met leanforms

Gratis 30% meer medewerkers, laat data werken!

Datamanagement, de sleutel voor succes

Elke dag produceren organisaties enorm veel gegevens.

Deze data geven informatie over de bedrijfsvoering en de resultaten van de bedrijfsprocessen.

Ze worden op verschillende tijdstippen ingevoerd, aangepast en (opnieuw) gebruikt door verschillende medewerkers in een organisatie.

Op basis van de beschikbare data worden vervolgens (management)beslissingen genomen.

Het behoeft geen betoog dat de beschikbare informatie niet alleen snel en goed toegankelijk moet zijn, maar  ook betrouwbaar.

 

Datamanagement is meer dan archiveren

Veel organisaties worstelen met het houden van overzicht over al die informatiestromen.

Er zijn papieren lijsten, Excel-sheets en softwareapplicaties, maar vaak geen plannen of middelen om de informatiestromen in goede banen te leiden.

Het gevolg is volle archiefkasten, een doolhof van mapjes op het bedrijfsnetwerk en zelfs persoonlijke dossiers in outlook of op de eigen computer.

Kansen dus voor een efficiëntere bedrijfsvoering en meer winst!

 

Datamanagement met digitale formulierendatamanagement met leanforms

Een simpele oplossing voor dit probleem is een digitaal formulierensysteem met workflow.

Hiermee wordt het eenvoudig om bedrijfsprocessen te digitaliseren en te automatiseren met workflow techniek.

Informatie wordt op eenduidige wijze behandeld, zo nodig aangevuld en opgeslagen op 1 centrale plaats.

De data is direct beschikbaar voor actuele rapportages.

Een goed gekozen digitaal formulierensysteem vereist geen specifieke ICT-kennis, verhoogt de efficiency en heeft een zeer korte terugverdientijd.

 

 

  • Een productiebedrijf verving 6 Excel file in een bedrijfsproces door 1 slim formulier. Het verkorte de jaarlijkse rapportage tijd met 50 dagen. De investering was slechts 10 dagen.
  • Een service verlenend bedrijf automatiseerde de servicemeldingen waardoor betrokken afdelingen direct weren geïnformeerd en de doorlooptijd van de melding, inclusief verwerking in financiële administratie met 80 % reduceerde.

 

werkplekinspecties leanforms

 

  • Een bouwbedrijf automatiseerde de VCA-inspectieronden waarbij ingesloten foto’s meer effect hadden dan mooie volzinnen. De acties waren al bekend bij de uitvoerder voordat de projectleider terug was in de bouwkeet.

 

 

Meer lezen over voordelen en aandachtspunten bij selectie digitale formulieren tool, download de White paper

Hebt u liever een demo, neem dan contact met ons op.

Google Forms SharePoint LeanForms

Op naar een LEAN administratie

LEAN administratie

De LEAN methode kun je ook prima op de afdeling administratie of in administratieve processen toepassen. LEAN administratie?  ‘We zijn toch geen fabriek?’  Nou dan heb ik goed nieuws! Want ook op de afdeling administratie of in de administratieve processen kun je je voordeel doen met LEAN. Ik heb een recente ervaring met LEAN op het gebied van administratie die ik graag met jullie deel.

LEAN en administratie

Een productiebedrijf in Nederland met 20 medewerkers is onderdeel van een grotere multinational. Alle lokale units moeten uiterlijk op de vijfde van de maand de maandrapportage bij het hoofdkantoor aanleveren. De afdelingen Verkoop, Logistiek en Productie dienen dit rapport echter wel van input te voorzien. Deze informatie wordt met diverse lijstjes in Excel en Word verzameld en aangeleverd. Op het eind van de maand is de afdeling Administratie 4 volledige dagen (!) bezig om het rapport voor het hoofdkantoor gereed te maken. De administratie bleek dus nog niet zo LEAN.

Op naar een LEAN administratie

Alle betrokkenen kwamen bij elkaar om te kijken hoe dit hele proces nu verliep. Al snel kwamen we tot een aantal conclusies:

– Er waren maar liefst 6 (!) Excel bestanden in gebruik met grotendeels dezelfde informatie.
– Gegevens werden gekopieerd of handmatig overgenomen, met fouten tot gevolg.
– Diverse codes die in zowel in de productie als op kantoor werden gebruikt voor dezelfde bestemming bleken verschillend.
– Invoerfouten. Deze werden in het ongunstigste geval pas 4 weken later gecontroleerd. Dit vereist dan wel een ijzersterk geheugen van de betrokkenen.

In ‘de flow’ voor LEAN

Iedereen keek elkaar verbaast aan. En ineens kreeg men begrip voor elkaars vragen bij onduidelijkheden.
Het groepje kwam direct in ‘de flow’ om dit voor eens en altijd op te lossen.
Vastgelegd werd:

– welke informatie echt noodzakelijk was voor de maandrapportage;
– wanneer deze informatie voor wie beschikbaar moest zijn;
– in welke vorm deze informatie beschikbaar moet zijn.

Het was een leuke 5S-oefening. Veel invoervelden in de Excel bestanden werden niet gebruikt of waren op meerdere plaatsen aanwezig. Ook de twee verschillende lijsten met codes werd vervangen door één gezamenlijke lijst. Het nieuwe Excel bestand was bijna geboren…

leanforms work flow systeem

De echte LEAN oplossing

Nu is Excel uitermate geschikt om berekeningen en rapportages te maken. Het team zag echter ook in dat het met drie afdelingen in één bestand werken geen LEAN oplossing was. De verspilling ‘wachten op elkaar’ kwam in beeld. Daarnaast kon informatie eenvoudig worden overschreven. Uiteindelijk besloot men de registratie onder te brengen in een slim webformulier. Zo werden de gewenste overzichten vanuit de database netjes in Excel bestanden gerapporteerd. Het formulier werd na het invullen automatisch rechtstreeks voor goedkeuring naar de afdeling Administratie gestuurd. Mogelijke foutjes werden direct gecorrigeerd. De afdelingen werkten hierdoor beter samen. Iedereen had immers belang bij correcte data.

LEAN in administratie

Het resultaat was verbazingwekkend. De maandrapportage waar ze vroeger 4 volledige werkdagen voor reserveerden, was nu in 2 uur gereed. Ook in administratieve processen kun je dus prima de LEAN principes toepassen. Nog niet overtuigd van LEAN in administratie? Pas dan de ‘Paperclip methode’ eens toe. Neem een document dat door diverse afdelingen wordt gebruikt. Wedden dat je al heel snel zaken ziet die je kunt verbeteren? Al is het alleen maar het nietje dat je moet verwijderen waarmee je collega de stukken eerder samenvoegde. Misschien was een paperclip toch handiger…

LEAN in administratieve processen

Heeft u ervaringen met LEAN in administratie? Deel ze dan op mijn blog! Meer weten over LEAN in administratieve processen? Neem gerust contact op voor een vrijblijvend advies.

 

 

Google Forms SharePoint LeanForms

Google Forms, slimmer organiseren

Google Forms, slimmer organiseren

Google Forms kent bijna iedereen. Wil je een snelle enquête uitvoeren of een simpel digitaal formulier bouwen dan weet iedere student dit je te vertellen. Google Forms is zo handig in gebruik, het spreekt voor zich als je digitale formulieren wilt ontwerpen. Maar Google Forms is ook beperkt in functionaliteit en heeft risico’s voor bedrijfsmatige toepassing. Zeker als je bedenkt hoe er met persoonlijke gegevens en de nieuwe AVG  dient te worden omgegaan. Dan wil je toch om zijn minst weten waar en hoe Mister Google zijn data bewaart.

LeanForms is Google Forms Plus

In 2006 bedachten wij ook al dat een laagdrempelige software tool om slimme digitale formulieren te bouwen veel organisaties zou kunnen helpen bij het uitvoeren van diverse bedrijfsprocessen. De principes die Google Forms gebruikt zijn dezelfde die LeanForms hanteert. Maar LeanForms gaat verder met intelligentie. Zo kan het formulier eenvoudig worden ingericht met een workflow of kunnen er intelligente afhankelijkheden worden ingesteld. Door volledige integratie met Excel zijn rapportages eenvoudig te visualiseren in actuele dashboards.

Google Forms, voor niks gaat de zon op

Het verdienmodel bij “gratis” applicaties is data. Dit hebben we recentelijk nog gezien met Facebook!  Maar laten we duidelijk zijn, software moet wel iets opleveren als je ervoor moet betalen. LeanForms heeft zijn naam ontleent aan Lean principes, het terugdringen van verspillingen in organisaties. Dus dingen dubbel doen, op informatie wachten of fouten maken. En dat kost heel veel tijd dus geld. Daarom kunnen wij wel heel gemakkelijk aantonen dat LeanForms zorgt voor besparingen in uw organisatie. Soms als alternatief voor de vele Excel files in uw organisaties. Maar ook door uitfasering van software tools die voor 1 specifiek bedrijfsproces zijn aangekocht of door slimme koppelingen met ERP-systemen waardoor minder dure ERP-licenties noodzakelijk zijn. Door volledige schaalbaarheid van LeanForms zijn wij te vinden van ZPP tot MKB.

 

Aandachtspunten en alternatieven Google Forms

Google gerust op Forms om meer te weten te komen over de mogelijkheden bij inzet van digitale formulieren in uw organisatie.  Maar vergeet ook niet onze White paper te lezen. Wij zijn ervan overtuigd dat dit nieuwe inzichten geeft in het verbeteren van informatievoorziening binnen uw organisatie. Wilt u nog meer weten, neem dan direct contact met ons op

Google Forms SharePoint LeanForms

Digitale webformulieren met poka yoke saus

Digitale webformulieren met poka yoke saus

Online formulieren (Digitale formulieren) en poka yoke wat heeft dat met elkaar te maken? Poka yoke is Japans voor “fouten voorkomen” en is een techniek die we in Lean management tegenkomen. Poka yoke gaat over maatregelen die voorkomen dat er fouten worden gemaakt. Je herkent dat vast wel als je veel met formulieren werkt die handmatig worden ingeklopt. Onduidelijke handschriften, schrijffouten, wazige termen. Vervelend als je die op je bord krijgt om verder te verwerken. Het kost extra tijd om de juiste informatie te achterhalen maar als je niet goed oplet wordt de foute data zelfs gebruikt in de vervolgstappen of rapporten. Met digitale on line formulieren van LeanForms kun je bedrijfsprocessen foutloos maken. Digitale webformulieren met poka yoke saus dus! En echt lean, dus zelf uit te voeren en zonder kennis van IT taal.

Verplichte invoervelden

Bij gebruik van papieren formulieren worden door gebruikers wel eens (on)bewust vragen niet ingevuld. De ontvanger zal in dit geval extra tijd kwijt zijn om die informatie als nog te achterhalen. Indien dit niet lukt, zal hij mogelijk het formulier niet in behandeling kunnen nemen omdat de informatie ontbreekt. Een eenvoudige poka yoka functionaliteit binnen de digitale formulieren is het verplicht stellen van een vraag. Dit betekent dat een gebruiker zijn formulier niet kan doorsturen voordat hij de verplicht gestelde vragen heeft beantwoord. Naast een inhoudelijk antwoord kan dit natuurlijk ook worden toegepast op het toevoegen van een bijlage.

Voorwaarden bij invoerveld

Bij online formulieren zie je dit vaker. Denk bijvoorbeeld aan een invulveld voor postcodes. Deze bestaat altijd uit 6 tekens, niet meer maar ook niet minder. De notitie van een datum kan op vele manieren. Digitale formulieren kunnen echter eenvoudig worden uitgerust met kalendervelden waarbij de datum eenvoudig wordt gekozen door te klikken op jouw keuze. Bij het verzamelen van getallen binnen een organisatie kun je het aantal decimalen verplicht in laten stellen maar ook bijvoorbeeld de minimale en maximale waarden. Op deze manier voorkom je een hoop fouten en neemt de kwaliteit van je data enorm toe. Online formulieren met poka-yoka velden zorgen dus echt dat je bedrijfsproces beter verloopt.

Inzet van rolmenu’s

Ook dit is een hele eenvoudige manier om digitale formulieren gebruiksvriendelijker te ontwerpen maar tevens de kwaliteit van informatie te verhogen. Met rolmenu’s in je digitale formulier zorg je dat de informatie wordt gestandaardiseerd. Hierdoor is het later veel gemakkelijker om je data te analyseren. Maak het rol menu niet te uitgebreid, een goede richtlijn voor het aantal items is 8. Bij hele lange rol menu raken gebruikers het overzicht kwijt. Je kunt dan beter met voorwaardelijke rolmenu’s werken. Dit zijn rolmenu’s waarvan de inhoud afhankelijk is van een antwoord op een eerdere vraag Gebruikers worden dan als het ware door het formulier geleid. Klinkt ingewikkeld maar erg simpel te realiseren binnen LeanForms. Naast deze voorwaardelijke kwalitatieve rolmenu’s kun je deze ook inrichten met getallen waardoor het formulier als het ware zelf gaat rekenen. Dit wordt bijvoorbeeld gebruikt bij formulieren met een risicoberekening.

datamanagement met leanforms

Big data, de (on)zin voor MKB Nederland

Big data, kans of belemmering?

Big data is hot. Door het combineren van de tsunami aan informatie zouden voor ondernemingen vernieuwende concepten en strategieën in beeld komen die een ongekende voorsprong oplevert ten opzichte van de concurrentie. Moet of kan daar het MKB Nederland wat mee?

Belang van goede informatie

De mens heeft een hekel aan onaangename verrassingen. Vaak zeggen we dan dat dit volledig onverwacht is. Maar onverwacht bestaat eigenlijk niet. Uit onderzoek blijkt vaak dat we de belangrijke signalen of trends hebben gemist. Ze zaten eenvoudig niet op ons radar en dus worden wij verrast. Positief door snelle innovaties en mogelijkheden, negatief door bijvoorbeeld incidenten, crisissen etc.big data leanforms

Big data is mensenwerk

Big data is een direct gevolg van de netwerk economie waarin we ons nu (gaan) bevinden. Door koppelen en inzet van diverse (sociale media) komt informatie beschikbaar waarvan we vroeger het bestaan nog niet wisten. De analyse en interpretatie van big data blijft echter mensenwerk. Het voorbereidende werk zal ongetwijfeld met technische hulpmiddelen worden uitgevoerd maar de finale conclusie is afhankelijk van de menselijke expertise en …. onderbuik gevoel. De introductie van Windows Vista is een mooi voorbeeld wat er gebeurd als het gevoel niet wordt meegenomen. In de zorg vindt momenteel een discussie plaats over het terugdringen van kosten door gebruik van big data. Hopelijk wordt hierbij de informatie van de patiënt niet vergeten!

Big data voor MKB

Wij geloven dat het principe van big data ook van belang is voor MKB Nederland, maar dan wel in aangepaste vorm en in de eigen organisatie. Veel organisaties verzuipen nu al met het intern organiseren van “big data”. Denk hierbij aan het gebruik van ERP systemen welke door de IT wereld als oplossing wordt gepresenteerd om organisaties aan te sturen. Zijn ze gebruiksvriendelijk voor de medewerkers, geven ze pro actief op tijd de juiste informatie aan de medewerker? Want ook hier maakt de medewerker het verschil om met die informatie iets te doen!

MKB Big Data aanvalsplan

Begin eerst maar eens met het laaghangende fruit. Meten is weten maar dan wel van de juiste dingen, op tijd, op de juiste plaats en real-time. Dan kun je medewerkers helpen om processen te sturen en de juiste beslissingen te nemen. Eerst de “kleine” data goed doen, daar zit een enorm verbeterpotentieel voor MKB Nederland. Weg met die vertragingen in informatie, fouten in aangeleverde data, zoeken naar de juiste informatie. Wij hebben al veel organisaties geholpen om heel veel geld te besparen en zo de winst te verhogen door bedrijfsprocessen en hun kritische data goed in beeld te krijgen en vervolgens te bewaken en op te sturen.

 

Meer leestips

 

 

Google Forms SharePoint LeanForms

SharePoint, een toverdoos of zwart gat?

SharePoint, toverdoos of zwart gat?

SharePoint, de alleskunner van Windows. Vaak als goedkoper alternatief gepromoot door ondersteunde IT afdelingen of externe consultant bedrijven. De oplossing voor documentbeheer, vastleggen van belangrijke bedrijfsregistraties, uitwisselingsplatforum voor discussies, intranet en website. SharePoint kan dus alles, maar dat gaat niet vanzelf! Maar alles is te koop.

SharePoint en de geheime kosten

Je hoeft geen expert te zijn om complexiteit en functionaliteit van SharePoint te kunnen beoordelen. Google even op “SharePoint consultants Nederland” en je hebt 185.000 resultaten. Blijkbaar verdienen heel veel organisaties geld met het ondersteunen van SharePoint applicaties. SharePoint parts zijn al dan niet commerciële uitbreidingen op functionaliteit van SharePoint, google geeft bijna 3 miljoen hits, hoezo alleskunner. Het is dus zaak om van te voren goed je gebruiker en beheerderseisen te bepalen. Voorkom dat goedkoop duurkoop wordt.

SharePoint als bedrijfsmanagement systeem?

Een eenvoudige centrale plaats voor je werkinstructies, procedures of aantekeningen. SharePoint kan dan een prima keuze zijn. Maar verwacht dan niet meer als een keurig ingedeelde netwerkstructuur met wat handige zoekfuncties. Wil je echter meer zoals inzicht op functieniveau, relaties met normen en wetgeving of onderlinge relaties tussen informatiedragers en/of bedrijfsprocessen dan komen de consultants en SharePoint parts om de hoek kijken. Kassa! Wil je toch een bedrijfsmanagement systeem in SharePoint en ook het liefst in de Cloud? Is de informatie vertrouwelijk let dan op extra beveiligingseisen en de locatie van de server. In het buitenland kunnen namelijk hele andere regels van toepassing zijn op vertrouwelijkheid van gegevens.

Alternatieven, kiezen op functionaliteit, flexibiliteit en kosten

Voor wie verder wilt kijken zijn er genoeg alternatieven zoals “Open Source” of andere commerciële software pakketten. Voorbeelden voor open source zijn o.a. Maar ook voor “open source” geldt dat het verdienmodel gebaseerd is op het verkopen van aanvullende consultant diensten. Bovendien moet men er van bewust zijn dat de code weliswaar vrij is maar niet gegarandeerd voor gebreken. Zou jij hier kritische informatie willen delen?

LeanForms en Commant zijn voorbeelden van commerciële software pakketten die daadwerkelijk een laagdrempelig en simpel bouwconcept nastreven die door gebruiker zelf kan worden geconfigureerd in maximaal 3 klikken! Hierdoor wordt geïnvesteerd in een kosteneffectieve duurzame oplossing waarbij systemen echt waarde toevoegen en de kosten aantoonbaar terugverdienen. Bovendien worden deze commerciële pakketten onderhouden en doorontwikkeld op basis van nieuwe inzichten en klantenfeedback.

Lean Business Process Management  wat is de bedoeling ?

Commercieel alternatief, onze keus C’ommantPlus

Uit ICT nieuw, 4 dure én overbodige zakelijke pakketten

Sharepoint: lof en kritiek

 

Google Forms SharePoint LeanForms

Formulieren, een administratieve last of ondersteunend hulpmiddel?

Formulieren vaker een last dan een lust

Formulieren bij onze klanten zijn een lust.

Bij u een last?

Jammer!

Want goede online-formulieren en een slimme formulierenstroom binnen uw organisatie!

Dat is direct een dikke winst.

Geen papieren formulieren natuurlijk, maar digitale online-formulieren.

Ook wel webformulieren genoemd. Maar wel met intelligente functies zoals workflowmanagement.

Het succes van de LeanForms  web-formulieren generator is de eenvoud.

Dus digitale webformulieren maken zonder IT codes en geen dure IT specialisten.

Samen bouwen met de eindgebruikers binnen het bedrijfsproces.

Zo maak je een vliegende start met een herkenbaar online-formulier.

Bovendien is de work flow van formulieren leanformorshet formulier naar eigen smaak in te richten.

En natuurlijk met informerende en interactieve e-mail berichten.

 

 Klachten, Servicemeldingen, Verlofaanvraag, Werkvergunning, Projectmanagement, Incidenten, Inspectie, Audit, Management of Change, Verbetervoorstellen, Aanvraag diensten, Wachtverslag, Overleggen, Blokkade, FMEA, Dagstart, Specificatie management,  Leveranciersbeoordeling, 5S werkplekinspectie, Taak risico analyse etc.

 

 Waar worden webformulieren voor gebruikt?

Onze online-formulieren worden (bijna) overal ingezet. In kleine maar ook grote organisaties. Daarom vind je onze klanten overal, van productie tot zorginstellingen. Maar ook administratie kantoren en services organisaties. Overal waar je informatie vast wil leggen kom je de online-formulieren van LeanForms tegen. Want als je eenmaal de voordelen ervaart worden vanzelf de andere bedrijfsprocessen onderdeel van het verbeterproces.

Online formulieren in productiebedrijven

Zo zijn er veel MKB productie bedrijven die LeanForms web-formulieren inzetten voor praktisch kwaliteitsmanagement. Denk hierbij aan:

  • Audit en inspectie
  • Incidenten registratieformulieren leanforms
  • Klachten van klanten en leverancier

Maar ze gebruiken ook formulieren in ondersteunende processen zoals:

  • Blokkade melding
  • Werkvergunningen
  • Kwaliteitsinspecties
  • Wachtrapporten

Formulieren in de zorg

Ook in de zorg heeft men veel last van de administratie. Natuurlijk is het belangrijk om kritische zaken vast te leggen. Maar doe het dan wel slim. Bij het ETZ gebruikt men web-formulieren voor allerlei soorten verschillende meldingen zoals afwijkingen, verbetervoorstellen, onderhoudsmeldingen en een 5S inspectieformulier.

Door optimaal gebruik te maken van de functionaliteiten binnen LeanForms is men er in geslaagd om 1 overkoepelend online-formulier te maken.
Hieruit volgt dan ook automatisch een actueel overzicht van aandachtspunten en acties.

Benieuwd wat LeanForms voor uw organisatie kan betekenen? Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken. Onze kennis en ervaring delen we graag, het levert al snel meer op dan u denkt!

 

Google Forms SharePoint LeanForms

Excel in MKB – laat je niet verrassen!

Excel  in MKB 

Bijna iedere startende ondernemer begint in Excel om zijn administratie vast te leggen. Best handig en goedkoop. Zeker als je met 1 hooguit 2 medewerkers werkzaam bent. En je bedrijfsprocessen overzichtelijk blijven. Maar stel je hebt succes en je onderneming groeit. Is Excel dan nog wel de juiste keuze? Of moet je dan anders gaan werken?

Excel het rekenwonder voor MKB en multinationals?

Excel is geweldig. Maar dan wel als men het gebruikt voor het doel, rekenen dus. Het wordt dus gebruikt voor berekeningen maar ook heel vaak voor bewerkingen die vaak worden herhaald. Vaak behoor je dan al tot een meer ervaren gebruiker. Of heb je zelfs gebruik gemaakt van een dienstverlener die van Excel zijn beroep heeft gemaakt. Binnen grote multinationals wordt vaak gevlucht naar Excel vanwege beperkte functionaliteit van beschikbare ERP. Maatwerk is te duur. Maar is ook aan de bedrijfsrisico’s gedacht?

Risico’s bij gebruik van Excel in MKB

Zeg niet dat het bij jouw MKB-bedrijf niet kan gebeuren. Zelfs grote ondernemingen hebben kapitale missers gemaakt met Excel management.

Denk hierbij aan

  • Invoer en tikfouten
  • Geen inzicht in gekoppelde cellen
  • Verborgen (hulp) cellen en werkbladen
  • Gebruik van meerdere Excel files met verschillende informatie binnen 1 bedrijfsproces
  • Overschrijven van informatie
  • Geen volledige informatie

Het is overduidelijk dat men de Excel file goed moet afschermen om verkeerde berekeningen en conclusies te voorkomen. Bovendien maken we niet optimaal gebruik van de verzamelde gegevens. En tijd is geld toch?

Informatie uit Excel moet werken

Met de opkomst van laagdrempelige workflow software heeft iedere ondernemer een schaalbare bonuspakker tot zijn beschikking. Zonder ICT-kennis wordt informatie door de organisatie geleid naar de verantwoordelijke medewerkers die deze kunnen aanpassen of aanvullen. Op deze wijze wordt de kwaliteit van de ingevoerde data foutenvrij en op 1 plaats bewaard. De applicatie beheert ook de Excel template die op ieder gewenst moment kan worden gevuld en gerapporteerd. Ook de handelingen binnen Excel zijn dan dus gestandaardiseerd en goed!

LeanForms en Excel, 1+ 1 =3!

Wil jij de voordelen van Excel als reken en rapportage tool volledig benutten zonder fouten te maken maar ook informatie sneller verzamelen en gebruiken binnen het werkproces? Maar ook minder tijd verspillen aan administratie en rapportages opstellen. Wij hebben een betaalbare oplossing voor organisaties van ZPP tot MKB. Bezoek een “try before you Fly’ bijeenkomst of contacteer ons voor een vrijblijvende demo.