Formulieren digitaliseren, Altijd de juiste informatie op de juiste plaats. Hierdoor geen verspillingen en tot 30 % tijdwinst

In bijna alle organisaties spelen formulieren een belangrijke rol. Bijvoorbeeld om handelingen, processen of leveringen te starten, controleren of goedkeuren. Steeds meer organisaties zetten in op digitalisering. Toch wordt er ook nog veel gebruik gemaakt van papieren formulieren. Bijvoorbeeld op de productievloer van fabrieken, zorgverleners aan het bed of vrachtwagenchauffeurs die een lading afleveren.

Digitaliseren van formulieren heeft veel voordelen. Altijd de juiste informatie op de juiste plaats. Hierdoor geen verspillingen en tot 30 % tijdwinst. Minder fouten door ingebouwde slimmigheden.

Een formulier digitaliseren is bovendien helemaal niet moeilijk.Met LeanForms kan iedereen zonder ICT kennis formulieren digitaliseren,

En bij een digitaal formulier hoort natuurlijk ook een actueel rapportage overzicht. Ook dat is bij LeanForms in een handomdraai geregeld.

Formulieren App leanforms

MoreApps of minder Apps voor digitale formulieren.

MoreApps voor digitale formulieren?

More Apps zoals Google Forms, Trello of Asana gebruiken in je organisatie?

Voor het ondersteunen van bedrijfsprocessen?

De meeste managers worden hier niet blij van.

Nog meer apps om informatie te verzamelen.

Wie houdt het overzicht op al die data.

En zijn al die apps wel veilig?

 

No MoreApps, terug naar de eenvoud!

Dit is iets wat je van slimme organisaties verwacht.

Bijna ieder bedrijfsproces automatiseren met 1 applicatie.

Inzetbaar op kantoor, de fabriek of aan de balie.

En alle informatie op 1 plaats bij elkaar.

De digitale informatiestroom eenvoudig op orde.

Eenvoud is dus ook streven naar een generieke oplossing.

 

More doen met Apps

Natuurlijk wil je ook dat de informatie direct beschikbaar is op je desktop.

Je wilt overal kunnen werken met je digitale tool.

Maar je wilt niet alleen informatie verzamelen.More Apps by LeanForms

Hij moet door de organisatie stromen.

Naar de juiste medewerker voor verdere afhandeling.

En als manager wil je actuele rapportages om overzicht te houden.

 

Dus More Apps of minder?

Ons advies is om de keuze dus niet  overhaast te maken.

Denk goed na wat je wilt.

Mogelijk is er al iets in huis is waar je gebruik van kunt maken.

En kijk ook goed naar de kosten, niets is voor niets!

In onze White paper staan een groot aantal opties en aandachtspunten.

Wil jij het zelf ervaren hoe gemakkelijk je digitale formulieren met workflow en rapportages kunt bouwen bezoek dan een gratis Try before Fly.

Of nodig ons uit voor de koffie.

We komen graag vrijblijvend langs.

Ons mailadres info@leanforms.com

We nemen binnen 1 werkdag contact met u op.

Google Forms SharePoint LeanForms

Excel in MKB – laat je niet verrassen!

Excel  in MKB 

Bijna iedere startende ondernemer begint in Excel om zijn administratie vast te leggen.

Best handig en goedkoop.

Zeker als je met 1 hooguit 2 medewerkers werkzaam bent.

En je bedrijfsprocessen overzichtelijk blijven. Maar stel je hebt succes en je onderneming groeit.

Is Excel dan nog wel de juiste keuze? Of moet je dan anders gaan werken?

Excel het rekenwonder voor MKB en multinationals?

Excel is geweldig.

Maar dan wel als men het gebruikt voor het doel, rekenen dus.

Het wordt dus gebruikt voor berekeningen maar ook heel vaak voor bewerkingen die vaak worden herhaald.

Vaak behoor je dan al tot een meer ervaren gebruiker.

Of heb je zelfs gebruik gemaakt van een dienstverlener die van Excel zijn beroep heeft gemaakt.

Binnen grote multinationals wordt vaak gevlucht naar Excel vanwege beperkte functionaliteit van beschikbare ERP.

Maatwerk is te duur.

Maar is ook aan de bedrijfsrisico’s gedacht?

 

Risico’s bij gebruik van Excel in MKB

Zeg niet dat het bij jouw MKB-bedrijf niet kan gebeuren.

Zelfs grote ondernemingen hebben kapitale missers gemaakt met Excel management.

Denk hierbij aan

  • Invoer en tikfouten
  • Geen inzicht in gekoppelde cellen
  • Verborgen (hulp) cellen en werkbladen
  • Gebruik van meerdere Excel files met verschillende informatie binnen 1 bedrijfsproces
  • Overschrijven van informatie
  • Geen volledige informatie

Smart input is Smart Output.

Maar ook andersom!

Het is overduidelijk dat men de Excel file goed moet afschermen om verkeerde berekeningen en conclusies te voorkomen.

Bovendien maken we niet optimaal gebruik van de verzamelde gegevens. En tijd is geld toch?

Informatie uit Excel moet werken

Met de opkomst van laagdrempelige workflow software heeft iedere ondernemer een schaalbare bonuspakker tot zijn beschikking.

Zonder ICT-kennis wordt informatie door de organisatie geleid naar de verantwoordelijke medewerkers die deze kunnen aanpassen of aanvullen.

Op deze wijze wordt de kwaliteit van de ingevoerde data foutenvrij en op 1 plaats bewaard.

De applicatie beheert ook de Excel template die op ieder gewenst moment kan worden gevuld en gerapporteerd.

Ook de handelingen binnen Excel zijn dan dus gestandaardiseerd en goed!

LeanForms en Excel, 1+ 1 =3!

Wil jij de voordelen van Excel als reken en rapportage tool volledig benutten zonder fouten te maken maar ook informatie sneller verzamelen en gebruiken binnen het werkproces?

Maar ook minder tijd verspillen aan administratie en rapportages opstellen.

Wij hebben een betaalbare oplossing voor organisaties van ZPP tot MKB.

Bezoek een “try before you Fly’ bijeenkomst of contacteer ons voor een vrijblijvende demo.

 

 

demo digitale formulieren

Digitale web formulieren met poka yoke saus

Digitale web formulieren met poka yoke saus

Online formulieren (Digitale web formulieren) en poka yoke wat heeft dat met elkaar te maken?

Poka yoke is Japans voor “fouten voorkomen”

En is een techniek die we in Lean management tegenkomen.

Poka yoke gaat over maatregelen die voorkomen dat er fouten worden gemaakt.

Je herkent dat vast wel als je veel met formulieren werkt .Digitale web formulieren

En die handmatig worden ingeklopt!

Onduidelijke handschriften, schrijffouten, wazige termen.

Vervelend als je die op je bord krijgt om verder te verwerken.

Het kost extra tijd om de juiste informatie te achterhalen .

Maar als je niet goed oplet wordt de foute data zelfs gebruikt in de vervolgstappen of rapporten.

Met digitale web formulieren kun je bedrijfsprocessen foutloos maken.

Digitale formulieren met poka yoke saus dus!

En echt lean,

Dus zelf uit te voeren en zonder kennis van IT taal.

Verplichte invoervelden

Bij gebruik van papieren formulieren worden door gebruikers wel eens (on)bewust vragen niet ingevuld.

De ontvanger zal in dit geval extra tijd kwijt zijn om die informatie als nog te achterhalen.

Indien dit niet lukt, zal hij mogelijk het formulier niet in behandeling kunnen nemen omdat de informatie ontbreekt.

Een eenvoudige poka yoka functionaliteit binnen de digitale  web formulieren is het verplicht stellen van een vraag.

Dit betekent dat een gebruiker zijn formulier niet kan doorsturen voordat hij de verplicht gestelde vragen heeft beantwoord.

Naast een inhoudelijk antwoord kan dit natuurlijk ook worden toegepast op het toevoegen van een bijlage.

Voorwaarden bij invoerveld

Bij digitale web formulieren zie je dit vaker.

Denk bijvoorbeeld aan een invulveld voor postcodes.

Deze bestaat altijd uit 6 tekens, niet meer maar ook niet minder.

De notitie van een datum kan op vele manieren.

Digitale formulieren kunnen echter eenvoudig worden uitgerust met kalendervelden waarbij de datum eenvoudig wordt gekozen door te klikken op jouw keuze.

Bij het verzamelen van getallen binnen een organisatie kun je het aantal decimalen verplicht in laten stellen maar ook bijvoorbeeld de minimale en maximale waarden.

Op deze manier voorkom je een hoop fouten en neemt de kwaliteit van je data enorm toe.

Digitale formulieren met poka-yoka velden zorgen dus echt dat je bedrijfsproces beter verloopt.

Inzet van rolmenu’s

risicoanalyse

Ook dit is een hele eenvoudige manier om digitale formulieren gebruiksvriendelijker te ontwerpen.

Maar ook de kwaliteit van informatie te verhogen.

Met rolmenu’s in je digitale formulier zorg je dat de informatie wordt gestandaardiseerd.

Hierdoor is het later veel gemakkelijker om je data te analyseren.

Maak het rol menu niet te uitgebreid, een goede richtlijn voor het aantal items is 8.

Bij hele lange rol menu raken gebruikers het overzicht kwijt.

Je kunt dan beter met voorwaardelijke rolmenu’s werken.

Dit zijn rolmenu’s waarvan de inhoud afhankelijk is van een antwoord op een eerdere vraag

Gebruikers worden dan als het ware door het formulier geleid.

Klinkt ingewikkeld maar erg simpel te realiseren binnen LeanForms.

Naast deze voorwaardelijke kwalitatieve rolmenu’s kun je deze ook inrichten met getallen.

Hierdoor gaat  het formulier als het ware zelf gaat rekenen.

Dit wordt bijvoorbeeld gebruikt bij formulieren met een risicoberekening.

slimmer werken

Slimmer samenwerken met LeanForms, what’s in the name?

Tot 30 % tijdwinst en meer kwaliteit zonder LEAN-kennis binnen uw organisatie!

 

Slimmer samenwerken, maar hoe?

Alleen hoe realiseer je dat in je organisatie?

Zonder grote projecten zodat je winkel openblijft.

Maar ook zonder grote investeringen.

En met het heft in eigen hand,

Besluiten en veranderingen zelf snel in kunnen voeren zonder afhankelijk te zijn van derden.

Gewoon slimmer samenwerken.

Dat klinkt goed he!

 

Dat vonden wij ook in 2006.

In heel veel interne bedrijfsprocessen liep het niet soepel.

Informatie wordt niet goed verwerkt, op tijd doorgegeven aan de collega en op meerdere plaatsen in de organisatie opgeslagen.

Dit veroorzaakte veel fouten en irritatie bij de medewerkers, maar soms ook bij onze klanten of leveranciers.

De internationale IT-afdeling vond het geneuzel, we hadden immers een uitstekend ERP-pakket en SharePoint!

Slimmer samenwerken

Wij wisten echter beter, veel afdelingen hadden hun toevlucht hadden gezocht tot Excel-ERP.

 

Van probleem naar kans

Vanuit dit probleem ontwikkelde wij een laagdrempelige oplossing.

Noem het continu verbeteren.

Maar voor ons was het bittere noodzaak om de belangrijke informatiestromen onder controle te hebben.

Gelukkig konden we met hulp een pragmatisch ICT-netwerk contact ons eerste concept systeem bouwen.

Tegenwoordig noemde ze dat een “startup”😊

De “startup” maakte het mogelijk om bedrijfsprocessen te automatiseren zonder ICT-kennis.

Een kleine revolutie die naar meer smaakte.

Zeker toen ook andere organisaties belangstelling toonden.

 

Voor de slimmerikken onder ons

Maar wat heeft LEAN nu met LEANFORMS te maken

Heel veel en helemaal niks.

Je kunt met LeanForms veel meer dan een 5S of een audit programma ondersteunen.

Bijna alle ondersteunende bedrijfsprocessen kunnen met LeanForms worden geautomatiseerd.

slimmer samenwerken

LEAN is wat ons betreft een synoniem voor slim, efficiënt, toegankelijk.

Alleen dat bekt zo moeilijk!

 

Ook slimmer samenwerken in jouw organisatie?

Wil je net als andere organisatie meer controle over je bedrijfsprocessen, sneller kunnen sturen en meer tijd voor de echte werkzaamheden?

Neem dan snel contact op voor een vrijblijvende kennismaking.

KAM

KAM-manager met extra handjes gevraagd!

datamanagement met leanforms

Gratis 30% meer medewerkers, laat data werken!

Datamanagement, de sleutel voor succes

Elke dag produceren organisaties enorm veel gegevens.

Deze data geven informatie over de bedrijfsvoering en de resultaten van de bedrijfsprocessen.

Ze worden op verschillende tijdstippen ingevoerd, aangepast en (opnieuw) gebruikt door verschillende medewerkers in een organisatie.

Op basis van de beschikbare data worden vervolgens (management)beslissingen genomen.

Het behoeft geen betoog dat de beschikbare informatie niet alleen snel en goed toegankelijk moet zijn, maar  ook betrouwbaar.

 

Datamanagement is meer dan archiveren

Veel organisaties worstelen met het houden van overzicht over al die informatiestromen.

Er zijn papieren lijsten, Excel-sheets en softwareapplicaties, maar vaak geen plannen of middelen om de informatiestromen in goede banen te leiden.

Het gevolg is volle archiefkasten, een doolhof van mapjes op het bedrijfsnetwerk en zelfs persoonlijke dossiers in outlook of op de eigen computer.

Kansen dus voor een efficiëntere bedrijfsvoering en meer winst!

 

Datamanagement met digitale formulierendatamanagement met leanforms

Een simpele oplossing voor dit probleem is een digitaal formulierensysteem met workflow.

Hiermee wordt het eenvoudig om bedrijfsprocessen te digitaliseren en te automatiseren met workflow techniek.

Informatie wordt op eenduidige wijze behandeld, zo nodig aangevuld en opgeslagen op 1 centrale plaats.

De data is direct beschikbaar voor actuele rapportages.

Een goed gekozen digitaal formulierensysteem vereist geen specifieke ICT-kennis, verhoogt de efficiency en heeft een zeer korte terugverdientijd.

 

 

  • Een productiebedrijf verving 6 Excel file in een bedrijfsproces door 1 slim formulier. Het verkorte de jaarlijkse rapportage tijd met 50 dagen. De investering was slechts 10 dagen.
  • Een service verlenend bedrijf automatiseerde de servicemeldingen waardoor betrokken afdelingen direct weren geïnformeerd en de doorlooptijd van de melding, inclusief verwerking in financiële administratie met 80 % reduceerde.

 

werkplekinspecties leanforms

 

  • Een bouwbedrijf automatiseerde de VCA-inspectieronden waarbij ingesloten foto’s meer effect hadden dan mooie volzinnen. De acties waren al bekend bij de uitvoerder voordat de projectleider terug was in de bouwkeet.

 

 

Meer lezen over voordelen en aandachtspunten bij selectie digitale formulieren tool, download de White paper

Hebt u liever een demo, neem dan contact met ons op.

Google Forms SharePoint LeanForms

Op naar een LEAN administratie

LEAN administratie

De LEAN methode kun je ook prima op de afdeling administratie of in administratieve processen toepassen. LEAN administratie?  ‘We zijn toch geen fabriek?’  Nou dan heb ik goed nieuws! Want ook op de afdeling administratie of in de administratieve processen kun je je voordeel doen met LEAN. Ik heb een recente ervaring met LEAN op het gebied van administratie die ik graag met jullie deel.

LEAN en administratie

Een productiebedrijf in Nederland met 20 medewerkers is onderdeel van een grotere multinational. Alle lokale units moeten uiterlijk op de vijfde van de maand de maandrapportage bij het hoofdkantoor aanleveren. De afdelingen Verkoop, Logistiek en Productie dienen dit rapport echter wel van input te voorzien. Deze informatie wordt met diverse lijstjes in Excel en Word verzameld en aangeleverd. Op het eind van de maand is de afdeling Administratie 4 volledige dagen (!) bezig om het rapport voor het hoofdkantoor gereed te maken. De administratie bleek dus nog niet zo LEAN.

Op naar een LEAN administratie

Alle betrokkenen kwamen bij elkaar om te kijken hoe dit hele proces nu verliep. Al snel kwamen we tot een aantal conclusies:

– Er waren maar liefst 6 (!) Excel bestanden in gebruik met grotendeels dezelfde informatie.
– Gegevens werden gekopieerd of handmatig overgenomen, met fouten tot gevolg.
– Diverse codes die in zowel in de productie als op kantoor werden gebruikt voor dezelfde bestemming bleken verschillend.
– Invoerfouten. Deze werden in het ongunstigste geval pas 4 weken later gecontroleerd. Dit vereist dan wel een ijzersterk geheugen van de betrokkenen.

In ‘de flow’ voor LEAN

Iedereen keek elkaar verbaast aan. En ineens kreeg men begrip voor elkaars vragen bij onduidelijkheden.
Het groepje kwam direct in ‘de flow’ om dit voor eens en altijd op te lossen.
Vastgelegd werd:

– welke informatie echt noodzakelijk was voor de maandrapportage;
– wanneer deze informatie voor wie beschikbaar moest zijn;
– in welke vorm deze informatie beschikbaar moet zijn.

Het was een leuke 5S-oefening. Veel invoervelden in de Excel bestanden werden niet gebruikt of waren op meerdere plaatsen aanwezig. Ook de twee verschillende lijsten met codes werd vervangen door één gezamenlijke lijst. Het nieuwe Excel bestand was bijna geboren…

leanforms work flow systeem

De echte LEAN oplossing

Nu is Excel uitermate geschikt om berekeningen en rapportages te maken. Het team zag echter ook in dat het met drie afdelingen in één bestand werken geen LEAN oplossing was. De verspilling ‘wachten op elkaar’ kwam in beeld. Daarnaast kon informatie eenvoudig worden overschreven. Uiteindelijk besloot men de registratie onder te brengen in een slim webformulier. Zo werden de gewenste overzichten vanuit de database netjes in Excel bestanden gerapporteerd. Het formulier werd na het invullen automatisch rechtstreeks voor goedkeuring naar de afdeling Administratie gestuurd. Mogelijke foutjes werden direct gecorrigeerd. De afdelingen werkten hierdoor beter samen. Iedereen had immers belang bij correcte data.

LEAN in administratie

Het resultaat was verbazingwekkend. De maandrapportage waar ze vroeger 4 volledige werkdagen voor reserveerden, was nu in 2 uur gereed. Ook in administratieve processen kun je dus prima de LEAN principes toepassen. Nog niet overtuigd van LEAN in administratie? Pas dan de ‘Paperclip methode’ eens toe. Neem een document dat door diverse afdelingen wordt gebruikt. Wedden dat je al heel snel zaken ziet die je kunt verbeteren? Al is het alleen maar het nietje dat je moet verwijderen waarmee je collega de stukken eerder samenvoegde. Misschien was een paperclip toch handiger…

LEAN in administratieve processen

Heeft u ervaringen met LEAN in administratie? Deel ze dan op mijn blog! Meer weten over LEAN in administratieve processen? Neem gerust contact op voor een vrijblijvend advies.

 

 

demo digitale formulieren

De digitale werkplek, organiseren met 5S

Digitale 5S werkplekinspectie

1 van de methoden binnen LEAN is de 5S Werkplekinspecties, beter bekend als 5S. Deze wordt vaak toegepast om een opgeruimde en overzichtelijke fysieke werkplek in te richten en te handhaven. Alles heeft een plaats en alles staat ook op die plaats is het leidende principe. Maar hoe zit het met je digitale werkplekorganisatie? Tijd voor de Digitale 5S werkplekinspectie!

 De voorraad digitale informatie- hamsteren!

In veel organisaties is er geen (eenduidig beleid) en/of controle op de gigantische hoeveelheden GB met bedrijfsinformatie die wordt opgeslagen. Denk maar gewoon aan het netwerk met de mapjesstructuur die je misschien ook wel op je eigen pc en mailprogramma hebt aangemaakt. Tien tegen 1 heeft je collega dezelfde informatie ook opgeslagen….. Je weet namelijk maar nooit.  En als je die informatie nodig hebt kun je die dan snel vinden? En weet je zeker of je het meest actuele exemplaar hebt? Is best een bedrijfsrisico toch?

Digitale werkplekorganisatie is minder met meer

Wij gaan nog verder, het gaat namelijk niet alleen om de aantallen documenten en registraties die worden verzameld maar ook om onnodige omvang.  Een formulier invullen met 100 vragen inspireert weinig medewerkers om te starten En al helemaal als deze vragen niet relevant zijn. Al die meuk is niet leuk en verspilt bovendien nog eens kostbare werktijd. Tijd voor een andere aanpak.

Scheiden, schikken, Schoonmaken en Standaardiseren

De 5S methode is voor een goede digitale werkplekorganisatie ook een heel handig gereedschap waarbij je natuurlijk niet alles tegelijk hoeft aan te pakken.  Soms is het beter om geheel op 0 te starten en de oude gegevens in een digitaal archief te plaatsen. Je zult verwonderd zijn hoe weinig je terugpakt naar oude gegevens.
Maak van tevoren wel een goed plan over de nieuwe opzet, betrek medewerkers en kijk bijvoorbeeld of je kunt aanhaken bij bestaande structuren. Bijvoorbeeld de bedrijfsprocessen die je hebt benoemd in je kwaliteitssysteem.

Digitale werkplekorganisatie- Standhouden en verbeteren

Een echte verbeterstap in je informatie huishouding maak je pas als je het LEAN-principe pull toepast.  Dus informatie die gebruikt, aangepast en opgeslagen wordt op het moment dat de actie daadwerkelijk wordt uitgevoerd. En dan natuurlijk ook geheel automatisch. De informatie gaat dan als een flow door de organisatie en eventuele bijbehorende acties worden allemaal op 1 plaats gearchiveerd. Het “automatiseren” van dit soort systemen vereist geen ICT-kennis en is vanwege de schaalbaarheid ook voor kleine organisaties kosten

5S werkplek inspecties leanforms

effectief. Vaak zijn de jaarlijkse kosten  met 1 bedrijfsproces  binnen 1 of 2 maanden terugverdiend!  En bij LeanForms kun je met dezelfde licentie onbeperkt bedrijfsprocessen automatiseren, tel uit je winst.

Werkplekorganisatie links

De kracht van informatie flow in bedrijfsproces, rapportagetijd 50 dagen/jaar naar 0 !

Meer weten over 5S werkplekorganisatie ?

Een goede 5S training volgen?

Google Forms SharePoint LeanForms

Slimmer organiseren

Slimmer organiseren, voor een gezonde bedrijfsvoering

Slimmer organiseren is geen keuze, het is een noodzaak voor iedere organisatie. Als u tenminste het maximale rendement uit uw organisatie wilt halen. Continue veranderingen in bedrijfsvoering om klanten efficiënter te kunnen bedienen vereisen ook een goed inzicht in de interne informatie. Wat is de status van een klacht, een actie uit een werkoverleg, een verlofaanvraag of een reparatieverzoek. (voor andere voorbeelden zie praktijkvoorbeelden van onze slimme klanten of lees onze blogs) Is deze informatie gemakkelijk te vinden en betrouwbaar? Een Excel ERP systeem lijkt goedkoop en slim maar is dat ook zo? Slimmer organiseren begint met kritisch kijken naar je bedrijfsprocessen. Zijn onderstaande symptomen herkenbaar dan heb je nog mogelijkheden om nog slimmer te organiseren.

Verbeterde kwaliteit en lagere interne kosten liggen binnen handbereik.

Wachten op informatie

Je collega moet informatie aanleveren zodat jij je taak kunt uitvoeren. Ze moet namelijk eerst de telefonische serviceaanvraag in een gezamenlijk bestand kloppen. Daarna belt ze je op of wordt een mail gestuurd om te melden dat je aan de slag kunt. Wel graag even een seintje als je gereed bent want dan kan ze ook weer bij de Excel file. En tussendoor verwachten ze ook dat je de andere werkzaamheden bijhoudt!

Slimmer organiseren zonder fouten

Fouten in een bedrijfsproces zijn irritant maar soms ook onacceptabel, zeker als hier de bedrijfsvoering op wordt gestuurd of als er zaken spelen als aansprakelijkheid. Toch zie je vaak onder tijdsdruk of door gebrek aan parate kennis foute of onvoldoende informatie wordt vastgelegd. Een simpele manier om fouten te voorkomen is het gebruik van poka-yoke, een methode waarin het altijd goed gaat omdat het niet anders kan.

Slimmer organiseren zonder controleren

Controleren van informatie op fouten, hoe inefficiënt kun je bezig zijn? Zou je in deze tijd niet veel beter kunnen gebruiken aan werkzaamheden
waarmee je iets verdient? Automatische rekenvelden, rolmenu’s en in-line controles door een systeem zorgen voor ervoor dat je op de gegevens kunt vertrouwen.

Herverwerking van informatie

De informatie wordt aangeleverd maar net niet in de gewenste vorm. Dus vlug aan de slag in een hulpfile om deze te bewerken en geschikt te maken voor jouw activiteit. Je kunt natuurlijk ook eens gaan overleggen of het niet in 1 keer goed kan. Wat denk je van deze praktijkcase?

Overprocessing, te veel vastleggen

Wat denk je zelf als je een super lange lijst in moet vullen. Zou al deze informatie echt worden gebruikt? Laatst was ik in een ziekenhuis aan het meekijken. Nog niet 25 % van de vragen werd gebruikt! Ik kreeg er bijna een onveilig gevoel van.

Het “slimmer organiseren“ gesprek.

Als bovenstaand bekend voorkomt dan is het tijd voor actie. Neem eens uurtje de tijd om samen met team een registratieproces simpel in kaart te brengen en de benodigde informatie goed te specificeren (wat, wanneer, hoe, benodigde tijd). Je zult dan zelf als team de knelpunten gaan zien. Probeer vervolgens de verborgen kosten te kwantificeren en ga op zoek naar een oplossing die het proces verbetert, geen onnodige kosten maakt en het arbeidsgemak verhoogt. Wil je hulp bij dit proces, contacteer dan de praktische specialisten van Lean Quality

Slimmer organiseren, wist je dat…

  •  LeanForms geschikt is voor alle bedrijfsprocessen.
  • Schaalbaar vanaf 5 gebruikers tot multinational.
  • Terugverdientijd per gebruiker wordt behaald bij 1 uur tijdwinst per jaar.
  • Je niet afhankelijk bent van dure ICT consultants.

 


 

ISO9001;2015;leanforms; registraties

Lean registreren & ISO 9001:2015

Lean registreren én voldoen aan de ISO 9001:2015 kan dat?

In de nieuwe ISO 9001:2015 norm worden aantal verplichte registratie minder maar ook helderder gekoppeld aan het procesgericht organiseren. Een organisatie leiden of bedrijfsprocessen sturen doe je niet met losse lijstjes van acties en resultaten. Wij zijn het daar helemaal mee eens. De mens maakt namelijk altijd het verschil. Een goede lean registratie is er een waar je echt het werk mee uitvoert. Turfsmurven en vinkvee opgelet!  We gaan dus lean registreren binnen ISO 9001:2015

ISO 9001:2015 registreren, focus op 7  lean verspillingen

Bedrijfsprocessen zijn meer dan ooit in beweging en daarom is het goed om te kijken of je wel op de slimste manier registreert. Zijn de registraties gemakkelijk te vinden, betrouwbaar en worden ze wel echt gebruikt? Natuurlijk wordt dit ook zo in ISO9001:2015 bedoeld, moeilijker is het niet. Laten we daarom eens door de LEAN bril veelvoorkomende verspillingen bij registeren nader bekijken.

1. Wachten op informatie

Je collega moet informatie aanleveren zodat jij je taak kunt uitvoeren. Ze moet namelijk eerst de telefonische serviceaanvraag in een gezamenlijk bestand kloppen. Daarna belt ze je op of wordt een mail gestuurd om te melden dat je aan de slag kunt. Wel graag even een seintje als je gereed bent want dan kan ze ook weer bij de Excel file. En tussendoor verwachten ze ook dat je de andere werkzaamheden bijhoudt!

2. Fouten in registraties, accepteren of voorkomen?

Fouten in registraties zijn irritant maar soms ook onacceptabel, zeker als hier de bedrijfsvoering op wordt gestuurd of als er zake

ISO9001;2015;leanforms; registraties

n spelen als aansprakelijkheid. Toch zie je vaak onder tijdsdruk of door gebrek aan parate kennis foute of onvoldoende informatie wordt vastgelegd. Een simpele manier om fouten te voorkomen is het gebruik van poka-yoke, een methode waarin het altijd goed gaat omdat het niet anders kan.

3. Controleren voegt geen waarde toe

Controleren van informatie op fouten, hoe inefficiënt kun je bezig zijn? Zou je in deze tijd niet veel beter kunnen gebruiken aan werkzaamheden waarmee je iets verdient? Automatische rekenvelden, rolmenu’s en in-line controles door een systeem zorgen voor ervoor dat je op de gegevens kunt vertrouwen.

4. Herverwerken of te wel copy-paste management

De informatie wordt aangeleverd maar net niet in de gewenste vorm. Dus vlug aan de slag in een hulpfile om deze te bewerken en geschikt te maken voor jouw activiteit. Je kunt natuurlijk ook eens gaan overleggen of het niet in 1 keer goed kan. Deze ervaring komt je mogelijk bekend voor!

5. Over processing, te veel vastleggen

Wat denk je zelf als je een super lange registratielijst in moet. Zou al deze informatie echt worden gebruikt? Laatst was ik in een ziekenhuis aan het meekijken. Nog niet 25 % van de vragen werd gebruikt! Ik kreeg er bijna een onveilig gevoel van.

6. Voorraad van registraties, er zijn nog 10 wachtenden voor u

Als 1 registratie door meerdere personen of afdelingen worden verwerkt is het wel handig om te weten hoe de registraties daar worden verwerkt. Gaat dit in vaste aantallen of op vaste tijdstippen. Hierdoor hopen registraties mogelijk zelfs op en worden andere afdelingen en medewerkers onbewust opgezadeld met een piekbelasting. De ideale situatie binnen lean management is one piece flow, dus gelijk afwerken bij binnenkomst. Als dit niet praktisch mogelijk is, zorg dan dat door afspraken dat werkdruk in het gehele proces gelijkmatig is verdeeld.

7. Transport, work flow zoals het niet bedoeld is

Hoe vaak loop jij niet even naar je collega of voor een toelichting bij een onduidelijke registratie. Stuur jij het klachtenformulier nog altijd via de interne post naar de volgende afdeling. En voor de zekerheid nog een mail? Naast een digitale opslag is er natuurlijk ook nog een order met papieren kopieën in je kast.

Lean registreren, hoe dan wel?

Als bovenstaand je bekend voorkomt dan is het tijd voor actie. Neem eens uurtje de tijd om samen met team een registratieproces simpel in kaart te brengen en de benodigde informatie goed te specificeren (wat, wanneer, hoe, benodigde tijd). Je zult dan zelf als team de knelpunten gaan zien. Probeer vervolgens de verborgen kosten te kwantificeren en ga op zoek naar een oplossing die het proces verbetert, geen onnodige kosten maakt en het arbeidsgemak verhoogt. Als je per registratieformulier 10 werkuur per jaar kunt besparen dan kun je deze met LeanForms digitaliseren inclusief alle rapportage. Waar wacht je nog op? Wist je overigens dat de 8e verspilling bij lean het niet gebruiken van kennis en talent van medewerkers is?

Nuttige links en artikelen