Lean Management in de administratie om informatie snel door te organisatie te laten stromen. Altijd de juiste informatie op de juiste plaats. Hierdoor geen verspillingen en tot 30 % tijdwinst

slimmer werken

Slimmer samenwerken met LeanForms, what’s in the name?

Tot 30 % tijdwinst en meer kwaliteit zonder LEAN-kennis binnen uw organisatie!

 

Slimmer samenwerken, maar hoe?

Alleen hoe realiseer je dat in je organisatie?

Zonder grote projecten zodat je winkel openblijft.

Maar ook zonder grote investeringen.

En met het heft in eigen hand,

Besluiten en veranderingen zelf snel in kunnen voeren zonder afhankelijk te zijn van derden.

Gewoon slimmer samenwerken.

Dat klinkt goed he!

 

Dat vonden wij ook in 2006.

In heel veel interne bedrijfsprocessen liep het niet soepel.

Informatie wordt niet goed verwerkt, op tijd doorgegeven aan de collega en op meerdere plaatsen in de organisatie opgeslagen.

Dit veroorzaakte veel fouten en irritatie bij de medewerkers, maar soms ook bij onze klanten of leveranciers.

De internationale IT-afdeling vond het geneuzel, we hadden immers een uitstekend ERP-pakket en SharePoint!

Slimmer samenwerken

Wij wisten echter beter, veel afdelingen hadden hun toevlucht hadden gezocht tot Excel-ERP.

 

Van probleem naar kans

Vanuit dit probleem ontwikkelde wij een laagdrempelige oplossing.

Noem het continu verbeteren.

Maar voor ons was het bittere noodzaak om de belangrijke informatiestromen onder controle te hebben.

Gelukkig konden we met hulp een pragmatisch ICT-netwerk contact ons eerste concept systeem bouwen.

Tegenwoordig noemde ze dat een “startup”😊

De “startup” maakte het mogelijk om bedrijfsprocessen te automatiseren zonder ICT-kennis.

Een kleine revolutie die naar meer smaakte.

Zeker toen ook andere organisaties belangstelling toonden.

 

Voor de slimmerikken onder ons

Maar wat heeft LEAN nu met LEANFORMS te maken

Heel veel en helemaal niks.

Je kunt met LeanForms veel meer dan een 5S of een audit programma ondersteunen.

Bijna alle ondersteunende bedrijfsprocessen kunnen met LeanForms worden geautomatiseerd.

slimmer samenwerken

LEAN is wat ons betreft een synoniem voor slim, efficiënt, toegankelijk.

Alleen dat bekt zo moeilijk!

 

Ook slimmer samenwerken in jouw organisatie?

Wil je net als andere organisatie meer controle over je bedrijfsprocessen, sneller kunnen sturen en meer tijd voor de echte werkzaamheden?

Neem dan snel contact op voor een vrijblijvende kennismaking.

KAM

KAM-manager met extra handjes gevraagd!

datamanagement met leanforms

Gratis 30% meer medewerkers, laat data werken!

Datamanagement, de sleutel voor succes

Elke dag produceren organisaties enorm veel gegevens.

Deze data geven informatie over de bedrijfsvoering en de resultaten van de bedrijfsprocessen.

Ze worden op verschillende tijdstippen ingevoerd, aangepast en (opnieuw) gebruikt door verschillende medewerkers in een organisatie.

Op basis van de beschikbare data worden vervolgens (management)beslissingen genomen.

Het behoeft geen betoog dat de beschikbare informatie niet alleen snel en goed toegankelijk moet zijn, maar  ook betrouwbaar.

 

Datamanagement is meer dan archiveren

Veel organisaties worstelen met het houden van overzicht over al die informatiestromen.

Er zijn papieren lijsten, Excel-sheets en softwareapplicaties, maar vaak geen plannen of middelen om de informatiestromen in goede banen te leiden.

Het gevolg is volle archiefkasten, een doolhof van mapjes op het bedrijfsnetwerk en zelfs persoonlijke dossiers in outlook of op de eigen computer.

Kansen dus voor een efficiëntere bedrijfsvoering en meer winst!

 

Datamanagement met digitale formulierendatamanagement met leanforms

Een simpele oplossing voor dit probleem is een digitaal formulierensysteem met workflow.

Hiermee wordt het eenvoudig om bedrijfsprocessen te digitaliseren en te automatiseren met workflow techniek.

Informatie wordt op eenduidige wijze behandeld, zo nodig aangevuld en opgeslagen op 1 centrale plaats.

De data is direct beschikbaar voor actuele rapportages.

Een goed gekozen digitaal formulierensysteem vereist geen specifieke ICT-kennis, verhoogt de efficiency en heeft een zeer korte terugverdientijd.

 

 

  • Een productiebedrijf verving 6 Excel file in een bedrijfsproces door 1 slim formulier. Het verkorte de jaarlijkse rapportage tijd met 50 dagen. De investering was slechts 10 dagen.
  • Een service verlenend bedrijf automatiseerde de servicemeldingen waardoor betrokken afdelingen direct weren geïnformeerd en de doorlooptijd van de melding, inclusief verwerking in financiële administratie met 80 % reduceerde.

 

werkplekinspecties leanforms

 

  • Een bouwbedrijf automatiseerde de VCA-inspectieronden waarbij ingesloten foto’s meer effect hadden dan mooie volzinnen. De acties waren al bekend bij de uitvoerder voordat de projectleider terug was in de bouwkeet.

 

 

Meer lezen over voordelen en aandachtspunten bij selectie digitale formulieren tool, download de White paper

Hebt u liever een demo, neem dan contact met ons op.

Google Forms SharePoint LeanForms

Op naar een LEAN administratie

LEAN administratie

De LEAN methode kun je ook prima op de afdeling administratie of in administratieve processen toepassen. LEAN administratie?  ‘We zijn toch geen fabriek?’  Nou dan heb ik goed nieuws! Want ook op de afdeling administratie of in de administratieve processen kun je je voordeel doen met LEAN. Ik heb een recente ervaring met LEAN op het gebied van administratie die ik graag met jullie deel.

LEAN en administratie

Een productiebedrijf in Nederland met 20 medewerkers is onderdeel van een grotere multinational. Alle lokale units moeten uiterlijk op de vijfde van de maand de maandrapportage bij het hoofdkantoor aanleveren. De afdelingen Verkoop, Logistiek en Productie dienen dit rapport echter wel van input te voorzien. Deze informatie wordt met diverse lijstjes in Excel en Word verzameld en aangeleverd. Op het eind van de maand is de afdeling Administratie 4 volledige dagen (!) bezig om het rapport voor het hoofdkantoor gereed te maken. De administratie bleek dus nog niet zo LEAN.

Op naar een LEAN administratie

Alle betrokkenen kwamen bij elkaar om te kijken hoe dit hele proces nu verliep. Al snel kwamen we tot een aantal conclusies:

– Er waren maar liefst 6 (!) Excel bestanden in gebruik met grotendeels dezelfde informatie.
– Gegevens werden gekopieerd of handmatig overgenomen, met fouten tot gevolg.
– Diverse codes die in zowel in de productie als op kantoor werden gebruikt voor dezelfde bestemming bleken verschillend.
– Invoerfouten. Deze werden in het ongunstigste geval pas 4 weken later gecontroleerd. Dit vereist dan wel een ijzersterk geheugen van de betrokkenen.

In ‘de flow’ voor LEAN

Iedereen keek elkaar verbaast aan. En ineens kreeg men begrip voor elkaars vragen bij onduidelijkheden.
Het groepje kwam direct in ‘de flow’ om dit voor eens en altijd op te lossen.
Vastgelegd werd:

– welke informatie echt noodzakelijk was voor de maandrapportage;
– wanneer deze informatie voor wie beschikbaar moest zijn;
– in welke vorm deze informatie beschikbaar moet zijn.

Het was een leuke 5S-oefening. Veel invoervelden in de Excel bestanden werden niet gebruikt of waren op meerdere plaatsen aanwezig. Ook de twee verschillende lijsten met codes werd vervangen door één gezamenlijke lijst. Het nieuwe Excel bestand was bijna geboren…

leanforms work flow systeem

De echte LEAN oplossing

Nu is Excel uitermate geschikt om berekeningen en rapportages te maken. Het team zag echter ook in dat het met drie afdelingen in één bestand werken geen LEAN oplossing was. De verspilling ‘wachten op elkaar’ kwam in beeld. Daarnaast kon informatie eenvoudig worden overschreven. Uiteindelijk besloot men de registratie onder te brengen in een slim webformulier. Zo werden de gewenste overzichten vanuit de database netjes in Excel bestanden gerapporteerd. Het formulier werd na het invullen automatisch rechtstreeks voor goedkeuring naar de afdeling Administratie gestuurd. Mogelijke foutjes werden direct gecorrigeerd. De afdelingen werkten hierdoor beter samen. Iedereen had immers belang bij correcte data.

LEAN in administratie

Het resultaat was verbazingwekkend. De maandrapportage waar ze vroeger 4 volledige werkdagen voor reserveerden, was nu in 2 uur gereed. Ook in administratieve processen kun je dus prima de LEAN principes toepassen. Nog niet overtuigd van LEAN in administratie? Pas dan de ‘Paperclip methode’ eens toe. Neem een document dat door diverse afdelingen wordt gebruikt. Wedden dat je al heel snel zaken ziet die je kunt verbeteren? Al is het alleen maar het nietje dat je moet verwijderen waarmee je collega de stukken eerder samenvoegde. Misschien was een paperclip toch handiger…

LEAN in administratieve processen

Heeft u ervaringen met LEAN in administratie? Deel ze dan op mijn blog! Meer weten over LEAN in administratieve processen? Neem gerust contact op voor een vrijblijvend advies.

 

 

Google Forms SharePoint LeanForms

Digitale webformulieren met poka yoke saus

Digitale webformulieren met poka yoke saus

Online formulieren (Digitale formulieren) en poka yoke wat heeft dat met elkaar te maken? Poka yoke is Japans voor “fouten voorkomen” en is een techniek die we in Lean management tegenkomen. Poka yoke gaat over maatregelen die voorkomen dat er fouten worden gemaakt. Je herkent dat vast wel als je veel met formulieren werkt die handmatig worden ingeklopt. Onduidelijke handschriften, schrijffouten, wazige termen. Vervelend als je die op je bord krijgt om verder te verwerken. Het kost extra tijd om de juiste informatie te achterhalen maar als je niet goed oplet wordt de foute data zelfs gebruikt in de vervolgstappen of rapporten. Met digitale on line formulieren van LeanForms kun je bedrijfsprocessen foutloos maken. Digitale webformulieren met poka yoke saus dus! En echt lean, dus zelf uit te voeren en zonder kennis van IT taal.

Verplichte invoervelden

Bij gebruik van papieren formulieren worden door gebruikers wel eens (on)bewust vragen niet ingevuld. De ontvanger zal in dit geval extra tijd kwijt zijn om die informatie als nog te achterhalen. Indien dit niet lukt, zal hij mogelijk het formulier niet in behandeling kunnen nemen omdat de informatie ontbreekt. Een eenvoudige poka yoka functionaliteit binnen de digitale formulieren is het verplicht stellen van een vraag. Dit betekent dat een gebruiker zijn formulier niet kan doorsturen voordat hij de verplicht gestelde vragen heeft beantwoord. Naast een inhoudelijk antwoord kan dit natuurlijk ook worden toegepast op het toevoegen van een bijlage.

Voorwaarden bij invoerveld

Bij online formulieren zie je dit vaker. Denk bijvoorbeeld aan een invulveld voor postcodes. Deze bestaat altijd uit 6 tekens, niet meer maar ook niet minder. De notitie van een datum kan op vele manieren. Digitale formulieren kunnen echter eenvoudig worden uitgerust met kalendervelden waarbij de datum eenvoudig wordt gekozen door te klikken op jouw keuze. Bij het verzamelen van getallen binnen een organisatie kun je het aantal decimalen verplicht in laten stellen maar ook bijvoorbeeld de minimale en maximale waarden. Op deze manier voorkom je een hoop fouten en neemt de kwaliteit van je data enorm toe. Online formulieren met poka-yoka velden zorgen dus echt dat je bedrijfsproces beter verloopt.

Inzet van rolmenu’s

Ook dit is een hele eenvoudige manier om digitale formulieren gebruiksvriendelijker te ontwerpen maar tevens de kwaliteit van informatie te verhogen. Met rolmenu’s in je digitale formulier zorg je dat de informatie wordt gestandaardiseerd. Hierdoor is het later veel gemakkelijker om je data te analyseren. Maak het rol menu niet te uitgebreid, een goede richtlijn voor het aantal items is 8. Bij hele lange rol menu raken gebruikers het overzicht kwijt. Je kunt dan beter met voorwaardelijke rolmenu’s werken. Dit zijn rolmenu’s waarvan de inhoud afhankelijk is van een antwoord op een eerdere vraag Gebruikers worden dan als het ware door het formulier geleid. Klinkt ingewikkeld maar erg simpel te realiseren binnen LeanForms. Naast deze voorwaardelijke kwalitatieve rolmenu’s kun je deze ook inrichten met getallen waardoor het formulier als het ware zelf gaat rekenen. Dit wordt bijvoorbeeld gebruikt bij formulieren met een risicoberekening.

formulieren leanformors

De digitale werkplek, organiseren met 5S

Digitale 5S werkplekinspectie

1 van de methoden binnen LEAN is de 5S Werkplekinspecties, beter bekend als 5S. Deze wordt vaak toegepast om een opgeruimde en overzichtelijke fysieke werkplek in te richten en te handhaven. Alles heeft een plaats en alles staat ook op die plaats is het leidende principe. Maar hoe zit het met je digitale werkplekorganisatie? Tijd voor de Digitale 5S werkplekinspectie!

 De voorraad digitale informatie- hamsteren!

In veel organisaties is er geen (eenduidig beleid) en/of controle op de gigantische hoeveelheden GB met bedrijfsinformatie die wordt opgeslagen. Denk maar gewoon aan het netwerk met de mapjesstructuur die je misschien ook wel op je eigen pc en mailprogramma hebt aangemaakt. Tien tegen 1 heeft je collega dezelfde informatie ook opgeslagen….. Je weet namelijk maar nooit.  En als je die informatie nodig hebt kun je die dan snel vinden? En weet je zeker of je het meest actuele exemplaar hebt? Is best een bedrijfsrisico toch?

Digitale werkplekorganisatie is minder met meer

Wij gaan nog verder, het gaat namelijk niet alleen om de aantallen documenten en registraties die worden verzameld maar ook om onnodige omvang.  Een formulier invullen met 100 vragen inspireert weinig medewerkers om te starten En al helemaal als deze vragen niet relevant zijn. Al die meuk is niet leuk en verspilt bovendien nog eens kostbare werktijd. Tijd voor een andere aanpak.

Scheiden, schikken, Schoonmaken en Standaardiseren

De 5S methode is voor een goede digitale werkplekorganisatie ook een heel handig gereedschap waarbij je natuurlijk niet alles tegelijk hoeft aan te pakken.  Soms is het beter om geheel op 0 te starten en de oude gegevens in een digitaal archief te plaatsen. Je zult verwonderd zijn hoe weinig je terugpakt naar oude gegevens.
Maak van tevoren wel een goed plan over de nieuwe opzet, betrek medewerkers en kijk bijvoorbeeld of je kunt aanhaken bij bestaande structuren. Bijvoorbeeld de bedrijfsprocessen die je hebt benoemd in je kwaliteitssysteem.

Digitale werkplekorganisatie- Standhouden en verbeteren

Een echte verbeterstap in je informatie huishouding maak je pas als je het LEAN-principe pull toepast.  Dus informatie die gebruikt, aangepast en opgeslagen wordt op het moment dat de actie daadwerkelijk wordt uitgevoerd. En dan natuurlijk ook geheel automatisch. De informatie gaat dan als een flow door de organisatie en eventuele bijbehorende acties worden allemaal op 1 plaats gearchiveerd. Het “automatiseren” van dit soort systemen vereist geen ICT-kennis en is vanwege de schaalbaarheid ook voor kleine organisaties kosten

5S werkplek inspecties leanforms

effectief. Vaak zijn de jaarlijkse kosten  met 1 bedrijfsproces  binnen 1 of 2 maanden terugverdiend!  En bij LeanForms kun je met dezelfde licentie onbeperkt bedrijfsprocessen automatiseren, tel uit je winst.

Werkplekorganisatie links

De kracht van informatie flow in bedrijfsproces, rapportagetijd 50 dagen/jaar naar 0 !

Meer weten over 5S werkplekorganisatie ?

Een goede 5S training volgen?

Google Forms SharePoint LeanForms

Slimmer organiseren

Slimmer organiseren, voor een gezonde bedrijfsvoering

Slimmer organiseren is geen keuze, het is een noodzaak voor iedere organisatie. Als u tenminste het maximale rendement uit uw organisatie wilt halen. Continue veranderingen in bedrijfsvoering om klanten efficiënter te kunnen bedienen vereisen ook een goed inzicht in de interne informatie. Wat is de status van een klacht, een actie uit een werkoverleg, een verlofaanvraag of een reparatieverzoek. (voor andere voorbeelden zie praktijkvoorbeelden van onze slimme klanten of lees onze blogs) Is deze informatie gemakkelijk te vinden en betrouwbaar? Een Excel ERP systeem lijkt goedkoop en slim maar is dat ook zo? Slimmer organiseren begint met kritisch kijken naar je bedrijfsprocessen. Zijn onderstaande symptomen herkenbaar dan heb je nog mogelijkheden om nog slimmer te organiseren.

Verbeterde kwaliteit en lagere interne kosten liggen binnen handbereik.

Wachten op informatie

Je collega moet informatie aanleveren zodat jij je taak kunt uitvoeren. Ze moet namelijk eerst de telefonische serviceaanvraag in een gezamenlijk bestand kloppen. Daarna belt ze je op of wordt een mail gestuurd om te melden dat je aan de slag kunt. Wel graag even een seintje als je gereed bent want dan kan ze ook weer bij de Excel file. En tussendoor verwachten ze ook dat je de andere werkzaamheden bijhoudt!

Slimmer organiseren zonder fouten

Fouten in een bedrijfsproces zijn irritant maar soms ook onacceptabel, zeker als hier de bedrijfsvoering op wordt gestuurd of als er zaken spelen als aansprakelijkheid. Toch zie je vaak onder tijdsdruk of door gebrek aan parate kennis foute of onvoldoende informatie wordt vastgelegd. Een simpele manier om fouten te voorkomen is het gebruik van poka-yoke, een methode waarin het altijd goed gaat omdat het niet anders kan.

Slimmer organiseren zonder controleren

Controleren van informatie op fouten, hoe inefficiënt kun je bezig zijn? Zou je in deze tijd niet veel beter kunnen gebruiken aan werkzaamheden
waarmee je iets verdient? Automatische rekenvelden, rolmenu’s en in-line controles door een systeem zorgen voor ervoor dat je op de gegevens kunt vertrouwen.

Herverwerking van informatie

De informatie wordt aangeleverd maar net niet in de gewenste vorm. Dus vlug aan de slag in een hulpfile om deze te bewerken en geschikt te maken voor jouw activiteit. Je kunt natuurlijk ook eens gaan overleggen of het niet in 1 keer goed kan. Wat denk je van deze praktijkcase?

Overprocessing, te veel vastleggen

Wat denk je zelf als je een super lange lijst in moet vullen. Zou al deze informatie echt worden gebruikt? Laatst was ik in een ziekenhuis aan het meekijken. Nog niet 25 % van de vragen werd gebruikt! Ik kreeg er bijna een onveilig gevoel van.

Het “slimmer organiseren“ gesprek.

Als bovenstaand bekend voorkomt dan is het tijd voor actie. Neem eens uurtje de tijd om samen met team een registratieproces simpel in kaart te brengen en de benodigde informatie goed te specificeren (wat, wanneer, hoe, benodigde tijd). Je zult dan zelf als team de knelpunten gaan zien. Probeer vervolgens de verborgen kosten te kwantificeren en ga op zoek naar een oplossing die het proces verbetert, geen onnodige kosten maakt en het arbeidsgemak verhoogt. Wil je hulp bij dit proces, contacteer dan de praktische specialisten van Lean Quality

Slimmer organiseren, wist je dat…

  •  LeanForms geschikt is voor alle bedrijfsprocessen.
  • Schaalbaar vanaf 5 gebruikers tot multinational.
  • Terugverdientijd per gebruiker wordt behaald bij 1 uur tijdwinst per jaar.
  • Je niet afhankelijk bent van dure ICT consultants.

 


 

ISO9001;2015;leanforms; registraties

Lean registreren & ISO 9001:2015

Lean registreren én voldoen aan de ISO 9001:2015 kan dat?

In de nieuwe ISO 9001:2015 norm worden aantal verplichte registratie minder maar ook helderder gekoppeld aan het procesgericht organiseren. Een organisatie leiden of bedrijfsprocessen sturen doe je niet met losse lijstjes van acties en resultaten. Wij zijn het daar helemaal mee eens. De mens maakt namelijk altijd het verschil. Een goede lean registratie is er een waar je echt het werk mee uitvoert. Turfsmurven en vinkvee opgelet!  We gaan dus lean registreren binnen ISO 9001:2015

ISO 9001:2015 registreren, focus op 7  lean verspillingen

Bedrijfsprocessen zijn meer dan ooit in beweging en daarom is het goed om te kijken of je wel op de slimste manier registreert. Zijn de registraties gemakkelijk te vinden, betrouwbaar en worden ze wel echt gebruikt? Natuurlijk wordt dit ook zo in ISO9001:2015 bedoeld, moeilijker is het niet. Laten we daarom eens door de LEAN bril veelvoorkomende verspillingen bij registeren nader bekijken.

1. Wachten op informatie

Je collega moet informatie aanleveren zodat jij je taak kunt uitvoeren. Ze moet namelijk eerst de telefonische serviceaanvraag in een gezamenlijk bestand kloppen. Daarna belt ze je op of wordt een mail gestuurd om te melden dat je aan de slag kunt. Wel graag even een seintje als je gereed bent want dan kan ze ook weer bij de Excel file. En tussendoor verwachten ze ook dat je de andere werkzaamheden bijhoudt!

2. Fouten in registraties, accepteren of voorkomen?

Fouten in registraties zijn irritant maar soms ook onacceptabel, zeker als hier de bedrijfsvoering op wordt gestuurd of als er zake

ISO9001;2015;leanforms; registraties

n spelen als aansprakelijkheid. Toch zie je vaak onder tijdsdruk of door gebrek aan parate kennis foute of onvoldoende informatie wordt vastgelegd. Een simpele manier om fouten te voorkomen is het gebruik van poka-yoke, een methode waarin het altijd goed gaat omdat het niet anders kan.

3. Controleren voegt geen waarde toe

Controleren van informatie op fouten, hoe inefficiënt kun je bezig zijn? Zou je in deze tijd niet veel beter kunnen gebruiken aan werkzaamheden waarmee je iets verdient? Automatische rekenvelden, rolmenu’s en in-line controles door een systeem zorgen voor ervoor dat je op de gegevens kunt vertrouwen.

4. Herverwerken of te wel copy-paste management

De informatie wordt aangeleverd maar net niet in de gewenste vorm. Dus vlug aan de slag in een hulpfile om deze te bewerken en geschikt te maken voor jouw activiteit. Je kunt natuurlijk ook eens gaan overleggen of het niet in 1 keer goed kan. Deze ervaring komt je mogelijk bekend voor!

5. Over processing, te veel vastleggen

Wat denk je zelf als je een super lange registratielijst in moet. Zou al deze informatie echt worden gebruikt? Laatst was ik in een ziekenhuis aan het meekijken. Nog niet 25 % van de vragen werd gebruikt! Ik kreeg er bijna een onveilig gevoel van.

6. Voorraad van registraties, er zijn nog 10 wachtenden voor u

Als 1 registratie door meerdere personen of afdelingen worden verwerkt is het wel handig om te weten hoe de registraties daar worden verwerkt. Gaat dit in vaste aantallen of op vaste tijdstippen. Hierdoor hopen registraties mogelijk zelfs op en worden andere afdelingen en medewerkers onbewust opgezadeld met een piekbelasting. De ideale situatie binnen lean management is one piece flow, dus gelijk afwerken bij binnenkomst. Als dit niet praktisch mogelijk is, zorg dan dat door afspraken dat werkdruk in het gehele proces gelijkmatig is verdeeld.

7. Transport, work flow zoals het niet bedoeld is

Hoe vaak loop jij niet even naar je collega of voor een toelichting bij een onduidelijke registratie. Stuur jij het klachtenformulier nog altijd via de interne post naar de volgende afdeling. En voor de zekerheid nog een mail? Naast een digitale opslag is er natuurlijk ook nog een order met papieren kopieën in je kast.

Lean registreren, hoe dan wel?

Als bovenstaand je bekend voorkomt dan is het tijd voor actie. Neem eens uurtje de tijd om samen met team een registratieproces simpel in kaart te brengen en de benodigde informatie goed te specificeren (wat, wanneer, hoe, benodigde tijd). Je zult dan zelf als team de knelpunten gaan zien. Probeer vervolgens de verborgen kosten te kwantificeren en ga op zoek naar een oplossing die het proces verbetert, geen onnodige kosten maakt en het arbeidsgemak verhoogt. Als je per registratieformulier 10 werkuur per jaar kunt besparen dan kun je deze met LeanForms digitaliseren inclusief alle rapportage. Waar wacht je nog op? Wist je overigens dat de 8e verspilling bij lean het niet gebruiken van kennis en talent van medewerkers is?

Nuttige links en artikelen

Google Forms SharePoint LeanForms

Prospectieve risicoanalyse, slimme uitvoering een zorg minder!

Prospectieve risicoanalyse met de toegevoegde waarde!

Met een prospectieve risicoanalyse (PRI) kijkt men vooruit en analyseert men procesmatig de mogelijke risico’s die van invloed kunnen zijn op patiënt veiligheid maar ook voor de medewerkers. Het is niet een eenmalige oefening maar de kracht van een goede PRI zit juist in een integratie met de dagelijkse activiteiten. Ze moeten dus worden gebruikt bij evaluatie van incidenten maar bijvoorbeeld ook bij het opleidingstraject, het audit programma. En de afdeling inkoop als nieuwe of alternatieve apparatuur wordt gezocht. Kortom een breed scala aan gebruikers dus dat vereist een goede toegankelijkheid van de informatie. Een verborgen rapportje op een netwerk, speciale software voor registratie is dan weinig effectief. Daarom maken onze klanten risicoanalyses in LeanForms, alle informatie is digitaal op 1 locatie beschikbaar naast andere relevante registraties zoals incidenten, audits, dagstarts en… vult u zelf maar aan. Maar er zijn nog meer goede redenen.

Prospectieve risicoanalyse, de varianten

Prospectieve risicoanalyses zijn de industrie al veel langer in gebruik. Denk bijvoorbeeld aan de automobiel en de chemische industrie. Bij onvoldoende eliminatie of borging van het risico kan dit leiden tot enorme schade, zowel financieel, materieel maar ook reputatie! Het is dan ook niet vreemd dat de meest  gebruikte varianten in de zorg (HFMEA, SAFER  en Bow-Tie) hiervan zijn afgeleid. Simpelweg komen alle varianten neer op het in kaart brengen van mogelijke risico’s in de bedrijfsvoering, het toekennen van de ernst (kans *effect) en het reduceren van het risico tot een aanvaardbaar niveau. De middelen die je inzet om het risico te verminderen zijn sterk afhankelijk van het potentiele risiconiveau. Soms kan een werkinstructie of training afdoende zijn maar bij extreme risico’s kan het zijn dat je de werkzaamheden helemaal verbied of fail-safe uitvoert. Maar inventariseren is 1, er echt wat mee doen is nog veel belangrijker.

Een levend prospectieve risicoanalyse

Er wat mee doen of er ECHT wat mee doen, dat maakt het verschil. Veel goede prospectieve risicoanalyses verdwijnen na uitvoeren in het archief. Of worden alleen gebruikt voor compliance checks met de wetgeving. Een gemiste kans daar deze veel informatie bevat die je kunt gebruiken om de kwaliteit van je organisatie naar een hoger niveau te brengen. Een auditprogramma op basis van een prospectieve risicoanalyse (PRI) geeft goede inzichten van parate kennis van medewerkers. Bij organisatie wijzigingen is de PRI een geweldig bruikbaar document voor de managers. En opleiden van nieuwe medewerkers doe je aan de hand van de PRI. Zo is veiligheid geen apart ‘motje” meer maar maakt het onbewust onderdeel uit van uw organisatie. De enige voorwaarde is dat de prospectieve risicoanalyse op een prominente plaats beschikbaar is en in een gemakkelijke vorm wordt aangeboden. Snel zoeken met een filter op processen of kernwoorden bijvoorbeeld.

Opties prospectieve risicoanalyses binnen LeanForms

  • Vrije keuze van risicomatrix.
  • Flexibele routing op basis van risicopunten.
  • Tijdbewaking op uitstaande acties.
  • Opties aanvullingen/wijzigingen bij voortschrijdend inzicht
  • Mogelijkheid tot automatische revisie na termijn (zelf instelbaar).
  • Uitgebreide rapportage mogelijkheden.
  • Historie rapportage van gewijzigde kansen en effecten.
  • Zoekfuncties.

Hulp nodig bij PRI, een zorg minder?

Wij adviseren en begeleiden uw organisatie met het opzetten van uw PRI methodiek en faciliteren desgewenst met de uitvoering. Voor een vrijblijvend advies of bezoek kunt u altijd contact opnemen.

Andere leestips

Risicomanagement in ISO9001

Veilige zorg, ieders zorg

Google Forms SharePoint LeanForms

Lean Office, het geheim van eenvoud

Lean Office

Lean Office gaat niet over het opruimen van je bureau. Het gaat om slimmer samenwerken in je kantooromgeving. Nu werken daar ook mensen. En die maken het verschil. Daarom hebben wij een Lean Office dag georganiseerd voor onze medewerkers, partners en medewerkers van een tweetal klanten. Want als organisatie groeien wij. En hebben wij dus ook groeipijn. Vandaar dat wij ook regelmatig intern naar onze organisatie kijken.

 

Lean Office bij Cubics

Voor de Lean Office workshop waren we te gast bij Cubics, een uniek bedrijf in Tilburg. Want 2012 was het jaar van start van de verandering bij Cubics. Met het moto “Prettig werken, altijd en overal” is de organisatie bezig met semco transformatie. Dus geen management, invullen van je eigen job in een inspirerende werkomgeving. En medewerkers zitten hier gewoon in de showroom! Het plezier straalt eraf. Het bruggetje naar onze Lean office workshop was snel gemaakt!

Lean Office workshop, waarom?

Net als bij iedere organisatie komen wij altijd tijd te kort. En dan schieten er weleens dingen bij in. Je hebt een actie toegezegd maar er komt weer een onverwacht issue op je bord. Die urgent is maar misschien later belangrijk blijkt. En die actie blijft maar open staan. Met als resultaat een ontevreden collega of misschien wel een klant. Vandaar dat we de hulp van Ad van de Hulst hebben aanvaard. Om in de toekomst efficiënter samen te werken.

Het geheim

Bij Lean Office zit het geheim in de persoonlijke organisatie van je werkzaamheden. En dit zijn natuurlijk een aantal tools en tricks. Maar vooral het gedrag en de inspanning om jezelf aan de afspraken te houden. Just do It en je maakt een sprong vooruit in persoonlijke effectiviteit. Eigenlijk wat we met LeanForms altijd voor ogen hebben gehad.

Lean Office en LeanForms, 1+1 =3

Met onze webformulieren heb je een uitstekende tool voor ondersteuning van je Lean Office. Alle informatie eenduidig op 1 plaats aanwezig. En door het ingebouwde workflowmanagement wordt je automatisch geïnformeerd wanneer je iets moet doen. Het formulier is volledig naar smaak in te richten, zonder onnodige ballast. Bovendien zonder enige hulp van een IT-expert. Zo ga je op kantoor en in je organisatie wel heel efficiënt werken. Meer weten over de kracht van slimme webformulieren?

Download dan hier het uitgebreide kennisdocument of neem contact met ons op.

Nuttige links

Meer weten over Cubics en Semco?

Ook last van gebrek aan persoonlijke effectiviteit, bekijk de tips van Ad

Actie management binnen de organisatie, gebruik ons trello dashboard.

Meer weten over Semco stijl bij Cubics