Met digitale formulieren kun je bedrijfsprocessen foutloos maken door correcte handelingen te forceren. Dat is echt Poka Yoke en niet mogelijk met papieren formulieren.
Wat is Poka Yoke
Poka Yoke is een Japanse term en draait om het voorkomen van fouten. Het is een techniek die we in Lean management tegenkomen. Met Poka Yoke wordt het bijna onmogelijk om fouten te maken.
Met deze techniek houd je daarnaast de kwaliteit onder controle, je ontzorgt medewerkers tegen repetitieve handelingen en kunt direct actie ondernemen wanneer zich een probleem voordoet.
Wat hebben digitale formulieren en Poka Yoke met elkaar te maken?
Je herkent het vast wel als je veel met papieren formulieren werkt: Onduidelijke handschriften, schrijffouten, wazige termen. Vervelend als je die op je bord krijgt om verder te verwerken. Het kost extra tijd om de juiste informatie te achterhalen.
En als je niet goed oplet, wordt de foute data zelfs gebruikt in de vervolgstappen of rapporten. Met digitale webformulieren kun je bedrijfsprocessen foutloos maken.
Digitale formulieren met Poka Yoke saus dus!
En echt lean, dus zelf uit te voeren en zonder kennis van IT-taal.
Poka Yoke funcionaliteiten in LeanForms
Verplichte invoervelden
Bij gebruik van papieren formulieren worden door gebruikers wel eens (on)bewust vragen niet ingevuld.
De ontvanger zal in dit geval extra tijd kwijt zijn om die informatie alsnog te achterhalen. Als dit niet lukt, zal hij mogelijk het formulier niet in behandeling kunnen nemen omdat de informatie ontbreekt.
Een eenvoudige Poka Yoka functionaliteit binnen de digitale formulieren van LeanForms, is het verplicht stellen van een vraag.
Dit betekent dat een gebruiker zijn formulier niet kan doorsturen voordat hij de verplicht gestelde vragen heeft beantwoord.
Naast een inhoudelijk antwoord kan dit natuurlijk ook worden toegepast op het toevoegen van een bijlage.
Voorwaarden bij invoerveld
Een voorbeeld van een invoerveld is en invuldveld voor postcodes. Deze bestaat altijd uit 6 tekens, niet meer maar ook niet minder.
De notitie van een datum kan op vele manieren. Digitale formulieren kunnen echter eenvoudig worden uitgerust met kalendervelden waarbij de datum eenvoudig wordt gekozen door te klikken op jouw keuze.
Bij het verzamelen van getallen binnen een organisatie kun je het aantal decimalen verplicht in laten stellen maar ook bijvoorbeeld de minimale en maximale waarden. Op deze manier voorkom je een hoop fouten en neemt de kwaliteit van je data enorm toe.
Digitale formulieren met ‘Poka Yoke ‘velden zorgen dus echt dat je bedrijfsproces beter verloopt.
Inzet van rolmenu’s
Ook dit is een hele eenvoudige manier om digitale formulieren gebruiksvriendelijker te ontwerpen, maar ook de kwaliteit van informatie te verhogen.
Met rolmenu’s in je digitale formulier zorg je dat de informatie wordt gestandaardiseerd. Hierdoor is het later veel gemakkelijker om je data te analyseren.
Maak het rol menu niet te uitgebreid, een goede richtlijn voor het aantal items is 8. Bij hele lange rol menu raken gebruikers het overzicht kwijt. Je kunt dan beter met voorwaardelijke rolmenu’s werken. Dit zijn rolmenu’s waarvan de inhoud afhankelijk is van een antwoord op een eerdere vraag. Gebruikers worden dan als het ware door het formulier geleid.
Dat klinkt misschien ingewikkeld, maar is erg simpel te realiseren binnen LeanForms.
