Google Forms SharePoint LeanForms

Digitale webformulieren met poka yoke saus

Digitale webformulieren met poka yoke saus

Online formulieren (Digitale formulieren) en poka yoke wat heeft dat met elkaar te maken? Poka yoke is Japans voor “fouten voorkomen” en is een techniek die we in Lean management tegenkomen. Poka yoke gaat over maatregelen die voorkomen dat er fouten worden gemaakt. Je herkent dat vast wel als je veel met formulieren werkt die handmatig worden ingeklopt. Onduidelijke handschriften, schrijffouten, wazige termen. Vervelend als je die op je bord krijgt om verder te verwerken. Het kost extra tijd om de juiste informatie te achterhalen maar als je niet goed oplet wordt de foute data zelfs gebruikt in de vervolgstappen of rapporten. Met digitale on line formulieren van LeanForms kun je bedrijfsprocessen foutloos maken. Digitale webformulieren met poka yoke saus dus! En echt lean, dus zelf uit te voeren en zonder kennis van IT taal.

Verplichte invoervelden

Bij gebruik van papieren formulieren worden door gebruikers wel eens (on)bewust vragen niet ingevuld. De ontvanger zal in dit geval extra tijd kwijt zijn om die informatie als nog te achterhalen. Indien dit niet lukt, zal hij mogelijk het formulier niet in behandeling kunnen nemen omdat de informatie ontbreekt. Een eenvoudige poka yoka functionaliteit binnen de digitale formulieren is het verplicht stellen van een vraag. Dit betekent dat een gebruiker zijn formulier niet kan doorsturen voordat hij de verplicht gestelde vragen heeft beantwoord. Naast een inhoudelijk antwoord kan dit natuurlijk ook worden toegepast op het toevoegen van een bijlage.

Voorwaarden bij invoerveld

Bij online formulieren zie je dit vaker. Denk bijvoorbeeld aan een invulveld voor postcodes. Deze bestaat altijd uit 6 tekens, niet meer maar ook niet minder. De notitie van een datum kan op vele manieren. Digitale formulieren kunnen echter eenvoudig worden uitgerust met kalendervelden waarbij de datum eenvoudig wordt gekozen door te klikken op jouw keuze. Bij het verzamelen van getallen binnen een organisatie kun je het aantal decimalen verplicht in laten stellen maar ook bijvoorbeeld de minimale en maximale waarden. Op deze manier voorkom je een hoop fouten en neemt de kwaliteit van je data enorm toe. Online formulieren met poka-yoka velden zorgen dus echt dat je bedrijfsproces beter verloopt.

Inzet van rolmenu’s

Ook dit is een hele eenvoudige manier om digitale formulieren gebruiksvriendelijker te ontwerpen maar tevens de kwaliteit van informatie te verhogen. Met rolmenu’s in je digitale formulier zorg je dat de informatie wordt gestandaardiseerd. Hierdoor is het later veel gemakkelijker om je data te analyseren. Maak het rol menu niet te uitgebreid, een goede richtlijn voor het aantal items is 8. Bij hele lange rol menu raken gebruikers het overzicht kwijt. Je kunt dan beter met voorwaardelijke rolmenu’s werken. Dit zijn rolmenu’s waarvan de inhoud afhankelijk is van een antwoord op een eerdere vraag Gebruikers worden dan als het ware door het formulier geleid. Klinkt ingewikkeld maar erg simpel te realiseren binnen LeanForms. Naast deze voorwaardelijke kwalitatieve rolmenu’s kun je deze ook inrichten met getallen waardoor het formulier als het ware zelf gaat rekenen. Dit wordt bijvoorbeeld gebruikt bij formulieren met een risicoberekening.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.