Berichten

slimmer werken

Slimmer samenwerken met LeanForms, what’s in the name?

Tot 30 % tijdwinst en meer kwaliteit zonder LEAN-kennis binnen uw organisatie!

 

Slimmer samenwerken, maar hoe?

Alleen hoe realiseer je dat in je organisatie?

Zonder grote projecten zodat je winkel openblijft.

Maar ook zonder grote investeringen.

En met het heft in eigen hand,

Besluiten en veranderingen zelf snel in kunnen voeren zonder afhankelijk te zijn van derden.

Gewoon slimmer samenwerken.

Dat klinkt goed he!

 

Dat vonden wij ook in 2006.

In heel veel interne bedrijfsprocessen liep het niet soepel.

Informatie wordt niet goed verwerkt, op tijd doorgegeven aan de collega en op meerdere plaatsen in de organisatie opgeslagen.

Dit veroorzaakte veel fouten en irritatie bij de medewerkers, maar soms ook bij onze klanten of leveranciers.

De internationale IT-afdeling vond het geneuzel, we hadden immers een uitstekend ERP-pakket en SharePoint!

Slimmer samenwerken

Wij wisten echter beter, veel afdelingen hadden hun toevlucht hadden gezocht tot Excel-ERP.

 

Van probleem naar kans

Vanuit dit probleem ontwikkelde wij een laagdrempelige oplossing.

Noem het continu verbeteren.

Maar voor ons was het bittere noodzaak om de belangrijke informatiestromen onder controle te hebben.

Gelukkig konden we met hulp een pragmatisch ICT-netwerk contact ons eerste concept systeem bouwen.

Tegenwoordig noemde ze dat een “startup”😊

De “startup” maakte het mogelijk om bedrijfsprocessen te automatiseren zonder ICT-kennis.

Een kleine revolutie die naar meer smaakte.

Zeker toen ook andere organisaties belangstelling toonden.

 

Voor de slimmerikken onder ons

Maar wat heeft LEAN nu met LEANFORMS te maken

Heel veel en helemaal niks.

Je kunt met LeanForms veel meer dan een 5S of een audit programma ondersteunen.

Bijna alle ondersteunende bedrijfsprocessen kunnen met LeanForms worden geautomatiseerd.

slimmer samenwerken

LEAN is wat ons betreft een synoniem voor slim, efficiënt, toegankelijk.

Alleen dat bekt zo moeilijk!

 

Ook slimmer samenwerken in jouw organisatie?

Wil je net als andere organisatie meer controle over je bedrijfsprocessen, sneller kunnen sturen en meer tijd voor de echte werkzaamheden?

Neem dan snel contact op voor een vrijblijvende kennismaking.

datamanagement met leanforms

Gratis 30% meer medewerkers, laat data werken!

Datamanagement, de sleutel voor succes

Elke dag produceren organisaties enorm veel gegevens.

Deze data geven informatie over de bedrijfsvoering en de resultaten van de bedrijfsprocessen.

Ze worden op verschillende tijdstippen ingevoerd, aangepast en (opnieuw) gebruikt door verschillende medewerkers in een organisatie.

Op basis van de beschikbare data worden vervolgens (management)beslissingen genomen.

Het behoeft geen betoog dat de beschikbare informatie niet alleen snel en goed toegankelijk moet zijn, maar  ook betrouwbaar.

 

Datamanagement is meer dan archiveren

Veel organisaties worstelen met het houden van overzicht over al die informatiestromen.

Er zijn papieren lijsten, Excel-sheets en softwareapplicaties, maar vaak geen plannen of middelen om de informatiestromen in goede banen te leiden.

Het gevolg is volle archiefkasten, een doolhof van mapjes op het bedrijfsnetwerk en zelfs persoonlijke dossiers in outlook of op de eigen computer.

Kansen dus voor een efficiëntere bedrijfsvoering en meer winst!

 

Datamanagement met digitale formulierendatamanagement met leanforms

Een simpele oplossing voor dit probleem is een digitaal formulierensysteem met workflow.

Hiermee wordt het eenvoudig om bedrijfsprocessen te digitaliseren en te automatiseren met workflow techniek.

Informatie wordt op eenduidige wijze behandeld, zo nodig aangevuld en opgeslagen op 1 centrale plaats.

De data is direct beschikbaar voor actuele rapportages.

Een goed gekozen digitaal formulierensysteem vereist geen specifieke ICT-kennis, verhoogt de efficiency en heeft een zeer korte terugverdientijd.

 

 

  • Een productiebedrijf verving 6 Excel file in een bedrijfsproces door 1 slim formulier. Het verkorte de jaarlijkse rapportage tijd met 50 dagen. De investering was slechts 10 dagen.
  • Een service verlenend bedrijf automatiseerde de servicemeldingen waardoor betrokken afdelingen direct weren geïnformeerd en de doorlooptijd van de melding, inclusief verwerking in financiële administratie met 80 % reduceerde.

 

werkplekinspecties leanforms

 

  • Een bouwbedrijf automatiseerde de VCA-inspectieronden waarbij ingesloten foto’s meer effect hadden dan mooie volzinnen. De acties waren al bekend bij de uitvoerder voordat de projectleider terug was in de bouwkeet.

 

 

Meer lezen over voordelen en aandachtspunten bij selectie digitale formulieren tool, download de White paper

Hebt u liever een demo, neem dan contact met ons op.

Google Forms SharePoint LeanForms

Google Forms, slimmer organiseren

Google Forms, slimmer organiseren

Google Forms kent bijna iedereen. Wil je een snelle enquête uitvoeren of een simpel digitaal formulier bouwen dan weet iedere student dit je te vertellen. Google Forms is zo handig in gebruik, het spreekt voor zich als je digitale formulieren wilt ontwerpen. Maar Google Forms is ook beperkt in functionaliteit en heeft risico’s voor bedrijfsmatige toepassing. Zeker als je bedenkt hoe er met persoonlijke gegevens en de nieuwe AVG  dient te worden omgegaan. Dan wil je toch om zijn minst weten waar en hoe Mister Google zijn data bewaart.

LeanForms is Google Forms Plus

In 2006 bedachten wij ook al dat een laagdrempelige software tool om slimme digitale formulieren te bouwen veel organisaties zou kunnen helpen bij het uitvoeren van diverse bedrijfsprocessen. De principes die Google Forms gebruikt zijn dezelfde die LeanForms hanteert. Maar LeanForms gaat verder met intelligentie. Zo kan het formulier eenvoudig worden ingericht met een workflow of kunnen er intelligente afhankelijkheden worden ingesteld. Door volledige integratie met Excel zijn rapportages eenvoudig te visualiseren in actuele dashboards.

Google Forms, voor niks gaat de zon op

Het verdienmodel bij “gratis” applicaties is data. Dit hebben we recentelijk nog gezien met Facebook!  Maar laten we duidelijk zijn, software moet wel iets opleveren als je ervoor moet betalen. LeanForms heeft zijn naam ontleent aan Lean principes, het terugdringen van verspillingen in organisaties. Dus dingen dubbel doen, op informatie wachten of fouten maken. En dat kost heel veel tijd dus geld. Daarom kunnen wij wel heel gemakkelijk aantonen dat LeanForms zorgt voor besparingen in uw organisatie. Soms als alternatief voor de vele Excel files in uw organisaties. Maar ook door uitfasering van software tools die voor 1 specifiek bedrijfsproces zijn aangekocht of door slimme koppelingen met ERP-systemen waardoor minder dure ERP-licenties noodzakelijk zijn. Door volledige schaalbaarheid van LeanForms zijn wij te vinden van ZPP tot MKB.

 

Aandachtspunten en alternatieven Google Forms

Google gerust op Forms om meer te weten te komen over de mogelijkheden bij inzet van digitale formulieren in uw organisatie.  Maar vergeet ook niet onze White paper te lezen. Wij zijn ervan overtuigd dat dit nieuwe inzichten geeft in het verbeteren van informatievoorziening binnen uw organisatie. Wilt u nog meer weten, neem dan direct contact met ons op

Google Forms SharePoint LeanForms

Excel in MKB – laat je niet verrassen!

Excel  in MKB 

Bijna iedere startende ondernemer begint in Excel om zijn administratie vast te leggen. Best handig en goedkoop. Zeker als je met 1 hooguit 2 medewerkers werkzaam bent. En je bedrijfsprocessen overzichtelijk blijven. Maar stel je hebt succes en je onderneming groeit. Is Excel dan nog wel de juiste keuze? Of moet je dan anders gaan werken?

Excel het rekenwonder voor MKB en multinationals?

Excel is geweldig. Maar dan wel als men het gebruikt voor het doel, rekenen dus. Het wordt dus gebruikt voor berekeningen maar ook heel vaak voor bewerkingen die vaak worden herhaald. Vaak behoor je dan al tot een meer ervaren gebruiker. Of heb je zelfs gebruik gemaakt van een dienstverlener die van Excel zijn beroep heeft gemaakt. Binnen grote multinationals wordt vaak gevlucht naar Excel vanwege beperkte functionaliteit van beschikbare ERP. Maatwerk is te duur. Maar is ook aan de bedrijfsrisico’s gedacht?

Risico’s bij gebruik van Excel in MKB

Zeg niet dat het bij jouw MKB-bedrijf niet kan gebeuren. Zelfs grote ondernemingen hebben kapitale missers gemaakt met Excel management.

Denk hierbij aan

  • Invoer en tikfouten
  • Geen inzicht in gekoppelde cellen
  • Verborgen (hulp) cellen en werkbladen
  • Gebruik van meerdere Excel files met verschillende informatie binnen 1 bedrijfsproces
  • Overschrijven van informatie
  • Geen volledige informatie

Het is overduidelijk dat men de Excel file goed moet afschermen om verkeerde berekeningen en conclusies te voorkomen. Bovendien maken we niet optimaal gebruik van de verzamelde gegevens. En tijd is geld toch?

Informatie uit Excel moet werken

Met de opkomst van laagdrempelige workflow software heeft iedere ondernemer een schaalbare bonuspakker tot zijn beschikking. Zonder ICT-kennis wordt informatie door de organisatie geleid naar de verantwoordelijke medewerkers die deze kunnen aanpassen of aanvullen. Op deze wijze wordt de kwaliteit van de ingevoerde data foutenvrij en op 1 plaats bewaard. De applicatie beheert ook de Excel template die op ieder gewenst moment kan worden gevuld en gerapporteerd. Ook de handelingen binnen Excel zijn dan dus gestandaardiseerd en goed!

LeanForms en Excel, 1+ 1 =3!

Wil jij de voordelen van Excel als reken en rapportage tool volledig benutten zonder fouten te maken maar ook informatie sneller verzamelen en gebruiken binnen het werkproces? Maar ook minder tijd verspillen aan administratie en rapportages opstellen. Wij hebben een betaalbare oplossing voor organisaties van ZPP tot MKB. Bezoek een “try before you Fly’ bijeenkomst of contacteer ons voor een vrijblijvende demo.

 

 

Google Forms SharePoint LeanForms

ERP kosten, een goed bewaard geheim

ERP kosten onbekend !

ERP kosten beheersen binnen een flexibele en dynamische omgeving valt niet mee. Bovendien worden ERP  kosten van een organisatie niet vaak besproken. Ze worden gezien als een noodzakelijk kwaad. Om de informatievoorziening binnen een organisatie te centraliseren.  Toch vormen ERP kosten vaak een aanzienlijke kostenpost voor een onderneming. In aanschaf, onderhoud maar ook bij continue doorontwikkeling.  Bent u het volgende slachtoffer van ERP software ?

ERP de hamer als nijptang

Ondanks de aanzienlijke ERP kosten zijn gebruikers van ERP systemen vaak niet tevreden. Vooral de werknemers die sporadisch het systeem moeten gebruiken voor wekelijkse of maandelijkse registraties. Of in grote organisaties. Daar worden vaak massieve bedrijfsprocessen vastgelegd in ERP zonder rekening te houden met de kleinere broeders of vestigingen die ook aanwezig zijn. Veranderingen in deze rigide processen worden vaak uitgebreide projecten. Als gevolg van overleg, afstemming en uiteindelijk de technische programmering. De ERP kosten vliegen de pan uit.

Software blijft een tool hoewel…

Wij mogen regelmatig meekijken in de ERP keuken bij onze klanten. En doen dit vanwege onze voorliefde voor lean management, zowel vanuit de kant van de ondernemer als van de werknemer. Een aantal opmerkelijke zaken,

  • Naast het ERP systeem worden diverse aanvullende software systemen gebruikt voor ondersteunende bedrijfsprocessen. Hierbij worden handmatig gegevens uit ERP overgenomen en soms zelfs het eindresultaat in ERP vastgelegd.
  • IT kosten per bedrijfsproces of werknemer zijn niet bekend.

Soms ontbreekt zelf het overzicht van de lijst van de gebruikte  software. Bovendien is er nauwelijks inzicht hoe vaak de dure software licenties worden gebruikt. De oplossingen voor de onderneming en dus ook voor de gebruikers worden vaak door IT bepaald.

ERP maar bijvoorbeeld ook SharePoint worden veelvuldig als alleskunner gepresenteerd. Echter zonder enige onderbouwing van de werkelijke kosten om met maatwerk de functionaliteit werkend te krijgen. Veel kleine maar voor de gebruikers zo wenselijke aanpassingen worden door de noodzaak van IT specialisten onnodig vertraagd, te duur of helemaal niet uitgevoerd.

Eerst modelleren dan automatiseren

Met een goede analyse van standaard ERP en software functionaliteiten kan een hoop geld worden bespaard. Bovendien kan beter invulling  worden gegeven aan de wensen van de onderneming en werknemer. De oplossingsrichting die wij  altijd aanbevelen is zo veel mogelijk van maatwerk weg te blijven. Gebruik de software om zijn kernfunctionaliteiten en ga voor de ontbrekende functionaliteiten op zoek naar een simpele oplossing.

ERP en LeanForms, 1+1= 3

Door ondersteunende bedrijfsprocessen z onder te brengen in web formulieren met work flow kan een enorme efficiënte verbeterslag worden gemaakt. Zeker als je de formulieren ook nog data laat uitwisselen met de ERP database.

De voordelen

  • Het aantal dure ERP licenties kan worden geminimaliseerd.
  • De benodigde behandelingstijd neemt sterk af door minder handmatige handelingen
  • De bron data in ERP is altijd actueel en fouten bij overnemen data in formulieren is door automatisering is niet mogelijk.
  • Aanpassingen in ondersteunende bedrijfsprocessen kunnen zonder tussenkomst van IT worden gerealiseerd.
  • Door minimalisatie van aantal software pakketten zijn gebruikers veel meer vertrouwd met applicatie en de onderliggende bedrijfsprocessen

 

Herkenbaar?

Is bovenstaande problematiek herkenbaar in uw organisatie? En wilt u graag weten hoe het anders kan ? Neem vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken. Onze kennis en ervaring delen we graag, het levert al snel meer op dan u denkt!

Nuttige links

Google Forms SharePoint LeanForms

Automatiseren kwaliteitsmanagementsystemen en meer winst

Geautomatiseerd kwaliteitssysteem

In bijna iedere organisatie moet alles sneller, efficiënter en nauwkeuriger. Slim automatiseren van bedrijfsprocessen helpt iedere medewerker in het goed uitvoeren van zijn taken. Maar als we kijken naar kwaliteitsmanagementsystemen zien we vaak nog arbeidsintensieve activiteiten om een actueel kwaliteitssysteem in de lucht te houden. Waarom is dat? En hoe kan een geautomatiseerd kwaliteitssysteem bijdragen aan een efficiënte bedrijfsvoering en meer winst voor een organisatie?

Het eilandje kwaliteitsmanagement binnen organisaties

In veel organisaties wordt kwaliteitsmanagement niet strategisch ingezet door de bedrijfsleiding. Het is, om diverse redenen, meer een verplichting. Daarom wordt weinig geïnvesteerd in goede gereedschappen. Kwaliteitsmanagers en kwaliteit professionals zijn vaak veroordeeld tot zelfgebouwde web portals, SharePoint portals of een toegewezen netwerkdrive om hun kwaliteitssysteem aan te bieden aan de organisatie. Met de beste bedoelingen maar vaak heel arbeidsintensief om alle hyperlinkjes, documenten en registraties actueel te houden. Bovendien het kwaliteit systeem is gedigitaliseerd maar hiermee nog steeds geen onderdeel van de dagelijkse activiteiten in de organisatie. In feite heeft alleen een digitalisatieslag plaatsgevonden.

Geautomatiseerd kwaliteitssysteem, waar zit de winst?

Automatiseren gaat veel verder dan digitaliseren. Het helpt de medewerker door bepaalde taken over te nemen. Zeker nu de nieuwe ISO 9001:2015 zich veel meer richt op bewijsvoering van resultaten van de activiteiten binnen de procesvoering zit hier een enorme kans om het kwaliteitssysteem echt te integreren in het dagelijkse werk. Zorg dat de medewerker gemakkelijk toegang heeft tot de juiste actuele informatie zodat hij zich kan richten op zijn werk  met snelle  en goede beslissingen.

Voorbeelden van automatiseren kwaliteitsmanagementsystemen in de praktijk

  • Mobiele registraties van inspectieronden op smartphones of I-pads. Acties worden al lopend in de organisaties uitgezet en de opvolging bewaakt
  • Automatisch tijdbewaking en herinneringen van acties bij audits en afwijkingen. Realtime actuele overzichten en KPI-rapporten
  • Koppelingen met andere applicaties zodat eenvoudig de juiste data wordt ingelezen en verwerkt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de inzet van web services waarbij je mogelijk ook nog dure ERP licenties voor gebruikers kunt reduceren
  • Meldingen over defecten of complimenten worden via een formulier op de website zelf ingevuld door de klant waarna ze via het interne kwaliteitsmanagement de organisatie worden ingeleid. Op basis van ingevulde informatie komt deze bij de juiste afdeling of medewerker terecht voor verder afhandeling.

Op deze manier wordt gaat kwaliteitsmanagement dus echt werken voor uw medewerkers en voor uw organisatie.

Meer weten?

Neem gerust contact op voor een inspirerend gesprek zodat we samen op zoek kunnen gaan naar directe winst. Aantoonbaar en zonder investeringen in dure software of langdurige consultancy.

 Hulp bij kwaliteitsmanagement nodig?

Tijdgebrek, een onafhankelijke derde partij of een sparringspartner die u verder brengt?
Neem contact op met onze collega specialisten van Lean Quality of andere partners.

 

 

Google Forms SharePoint LeanForms

Automatiseren administratieve bedrijfsprocessen MKB

In bijna iedere organisatie moet alles sneller, efficiënter en nauwkeuriger.
Het automatiseren van administratieve bedrijfsprocessen helpt iedere medewerker in het goed uitvoeren van zijn taken.
Maar hoe doe je dat?

Automatiseren van administratieve bedrijfsprocessen

We beginnen met de vraag “wat bedoelen we eigenlijk met automatiseren” Een heldere, bruikbare definitie: Automatisering is het vervangen van menselijke arbeid door softwareapplicaties.  Dit betekent dus dat automatiseren verder gaat dan digitaliseren. Het gebruik van Excel in plaats van papieren registratielijsten is in veel MKB-organisaties is een voorbeeld van digitalisering. De eerste stapjes van automatiseren binnen Excel is bijvoorbeeld het gebruik van macro’s of draaitabellen. Excel heeft echter wel beperkingen als er intensief organisatie breed in 1 bestand moet worden gewerkt. Complexe en uitgebreide Excel files hebben al menig organisaties onaangenaam verrast.

Automatiseren administratieve bedrijfsprocessen met workflow

Workflow management is de beheersing van de beweging van informatie binnen bedrijfsprocessen.
Zogenaamde workflow systemen, regelen het verloop van een order, klacht of andere taak binnen een bedrijf door deze in deeltaken op te splitsen die in de juiste volgorde door de desbetreffende afdelingen/medewerker worden behandeld en geaccordeerd. De status en het traject van een taak zijn altijd actueel en eenvoudig op te vragen.
Maar nog belangrijker, door automatiseren van bedrijfsprocessen met workflow wordt tot 30 % werktijd bespaard een veel minder fouten gemaakt.

Automatiseren administratieve bedrijfsprocessen met web services

Nog een stap verder is het automatisch uitwisselen van data tussen verschillende applicaties. Een productieafdeling importeert bijvoorbeeld automatisch de ordergegevens vanuit ERP in zijn digitale wachtverslag.
Vooral voor medewerkers die weinig kennis hebben van een ERP-systeem en er weinig in werken is dit zeker een praktische optie. Het maken van een web service is echter wel eenmalig specialistenwerk maar betaalt zich zeer snel terug.

Automatiseren administratieve bedrijfsprocessen binnen uw organisatie?

Ben u benieuwd en nieuwsgierig wat automatiseren van bedrijfsprocessen kan betekenen voor uw organisatie? Lees de verhalen van onze klanten maar overtuig vooral uzelf.
Hoe?
Bel voor een afspraak, we komen graag langs voor een vrijblijvende kennismaking
Of schrijf je  in voor een gratis  Try before you Fly sessie die we regelmatig op diverse plaatsen in Nederland houden.