Berichten

workflow

Go with the (work)flow

Workflowmanagement, wat is dat eigenlijk?

Workflowmanagement is de beheersing van de beweging van informatie, vaak met geautomatiseerde middelen.

Workflow management beoogt te regelen dat de juiste informatie, volgens de regels van het bedrijf van de ene afdeling naar de andere afdeling komt.

Go with the flow

Zogenaamde workflow software waarin de bedrijfsprocessen zijn vastgelegd regelen het verloop van een order, klacht of andere taak binnen een bedrijf door deze in deeltaken op te splitsen die in de juiste volgorde door de desbetreffende afdelingen worden behandeld en geaccordeerd.

A flow job, Time flies when you’re having fun

Workflow vervangt dus een heleboel soorten communicaties tussen medewerkers.

De telefoon of een mailtje opstellen is overbodig, de informatie wordt automatisch in een afgesproken format gedeeld.

Bovendien is de status en het traject van een taak zijn eenvoudig op te vragen.workflow

Persoonlijke hulplijstjes zijn overbodig. Klinkt goed toch, je hoeft je nergens meer druk over te maken want je informatie en acties zijn altijd te vinden op 1 plaats.

 Workflow vliegt uit de bocht

Toch hapert de workflow vaak bij veel organisaties.

Bedrijfsprocessen blijken namelijk steeds vaker te veranderen in de tijd en daar zit je dan met je voorgeprogrammeerde workflow.

Natuurlijk komt de ICT man op afspraak langs en past de workflow voor een prijzige factuur aan.

Maar echt slim en effectief is dat niet!

 Lean en workflow software

Toen wij in 2006 ook uit de bocht vlogen met onze softwareleverancier zijn we zelf een project begonnen.

Niet dat we verstand hadden van ingewikkelde codes maar we wisten wel wat we als gebruikers wilde zien.

En we vonden een software ontwikkelaar die vanuit deze gedachte mee wilde denken. Vaak zijn problemen of irritaties dus het begin van een mooie oplossing.

En volgens onze klanten luisteren we nog steeds.

 Go with the “plug and play” leanforms workflow

Anno 2017 hebben al veel organisaties LeanForms ontdekt.

En….zijn jullie de volgende?

Zijn er meer dan 4 medewerkers in je organisatie en gebruik je minstens zoveel Excel lijstjes voor de administratie en acties?

Dan hebben wij een betaalbare oplossing die veel kwaliteit en tijd op gaat leveren. Onze slimme formulieren !

Meer informatie?

Wij komen graag langs voor een interactieve demo.

Of bezoek onze gratis “ Try before you Fly” workshop die we regelmatig organiseren.

Ervaren is de beste overtuiging.

Nog meer lezen of voorbeelden over workflow?

 

 

 

Google Forms, slimmer organiseren

Google Forms, slimmer organiseren

Google Forms kent bijna iedereen. Wil je een snelle enquête uitvoeren of een simpel digitaal formulier bouwen dan weet iedere student dit je te vertellen. Google Forms is zo handig in gebruik, het spreekt voor zich als je digitale formulieren wilt ontwerpen. Maar Google Forms is ook beperkt in functionaliteit en heeft risico’s voor bedrijfsmatige toepassing. Zeker als je bedenkt hoe er met persoonlijke gegevens en de nieuwe AVG  dient te worden omgegaan. Dan wil je toch om zijn minst weten waar en hoe Mister Google zijn data bewaart.

LeanForms is Google Forms Plus

In 2006 bedachten wij ook al dat een laagdrempelige software tool om slimme digitale formulieren te bouwen veel organisaties zou kunnen helpen bij het uitvoeren van diverse bedrijfsprocessen. De principes die Google Forms gebruikt zijn dezelfde die LeanForms hanteert. Maar LeanForms gaat verder met intelligentie. Zo kan het formulier eenvoudig worden ingericht met een workflow of kunnen er intelligente afhankelijkheden worden ingesteld. Door volledige integratie met Excel zijn rapportages eenvoudig te visualiseren in actuele dashboards.

Google Forms, voor niks gaat de zon op

Het verdienmodel bij “gratis” applicaties is data. Dit hebben we recentelijk nog gezien met Facebook!  Maar laten we duidelijk zijn, software moet wel iets opleveren als je ervoor moet betalen. LeanForms heeft zijn naam ontleent aan Lean principes, het terugdringen van verspillingen in organisaties. Dus dingen dubbel doen, op informatie wachten of fouten maken. En dat kost heel veel tijd dus geld. Daarom kunnen wij wel heel gemakkelijk aantonen dat LeanForms zorgt voor besparingen in uw organisatie. Soms als alternatief voor de vele Excel files in uw organisaties. Maar ook door uitfasering van software tools die voor 1 specifiek bedrijfsproces zijn aangekocht of door slimme koppelingen met ERP-systemen waardoor minder dure ERP-licenties noodzakelijk zijn. Door volledige schaalbaarheid van LeanForms zijn wij te vinden van ZPP tot MKB.

 

Aandachtspunten en alternatieven Google Forms

Google gerust op Forms om meer te weten te komen over de mogelijkheden bij inzet van digitale formulieren in uw organisatie.  Maar vergeet ook niet onze White paper te lezen. Wij zijn ervan overtuigd dat dit nieuwe inzichten geeft in het verbeteren van informatievoorziening binnen uw organisatie. Wilt u nog meer weten, neem dan direct contact met ons op

Google Forms SharePoint LeanForms

Excel in MKB – laat je niet verrassen!

Excel  in MKB 

Bijna iedere startende ondernemer begint in Excel om zijn administratie vast te leggen. Best handig en goedkoop. Zeker als je met 1 hooguit 2 medewerkers werkzaam bent. En je bedrijfsprocessen overzichtelijk blijven. Maar stel je hebt succes en je onderneming groeit. Is Excel dan nog wel de juiste keuze? Of moet je dan anders gaan werken?

Excel het rekenwonder voor MKB en multinationals?

Excel is geweldig. Maar dan wel als men het gebruikt voor het doel, rekenen dus. Het wordt dus gebruikt voor berekeningen maar ook heel vaak voor bewerkingen die vaak worden herhaald. Vaak behoor je dan al tot een meer ervaren gebruiker. Of heb je zelfs gebruik gemaakt van een dienstverlener die van Excel zijn beroep heeft gemaakt. Binnen grote multinationals wordt vaak gevlucht naar Excel vanwege beperkte functionaliteit van beschikbare ERP. Maatwerk is te duur. Maar is ook aan de bedrijfsrisico’s gedacht?

Risico’s bij gebruik van Excel in MKB

Zeg niet dat het bij jouw MKB-bedrijf niet kan gebeuren. Zelfs grote ondernemingen hebben kapitale missers gemaakt met Excel management.

Denk hierbij aan

  • Invoer en tikfouten
  • Geen inzicht in gekoppelde cellen
  • Verborgen (hulp) cellen en werkbladen
  • Gebruik van meerdere Excel files met verschillende informatie binnen 1 bedrijfsproces
  • Overschrijven van informatie
  • Geen volledige informatie

Het is overduidelijk dat men de Excel file goed moet afschermen om verkeerde berekeningen en conclusies te voorkomen. Bovendien maken we niet optimaal gebruik van de verzamelde gegevens. En tijd is geld toch?

Informatie uit Excel moet werken

Met de opkomst van laagdrempelige workflow software heeft iedere ondernemer een schaalbare bonuspakker tot zijn beschikking. Zonder ICT-kennis wordt informatie door de organisatie geleid naar de verantwoordelijke medewerkers die deze kunnen aanpassen of aanvullen. Op deze wijze wordt de kwaliteit van de ingevoerde data foutenvrij en op 1 plaats bewaard. De applicatie beheert ook de Excel template die op ieder gewenst moment kan worden gevuld en gerapporteerd. Ook de handelingen binnen Excel zijn dan dus gestandaardiseerd en goed!

LeanForms en Excel, 1+ 1 =3!

Wil jij de voordelen van Excel als reken en rapportage tool volledig benutten zonder fouten te maken maar ook informatie sneller verzamelen en gebruiken binnen het werkproces? Maar ook minder tijd verspillen aan administratie en rapportages opstellen. Wij hebben een betaalbare oplossing voor organisaties van ZPP tot MKB. Bezoek een “try before you Fly’ bijeenkomst of contacteer ons voor een vrijblijvende demo.

 

 

Automatiseren administratieve bedrijfsprocessen MKB

In bijna iedere organisatie moet alles sneller, efficiënter en nauwkeuriger.
Het automatiseren van administratieve bedrijfsprocessen helpt iedere medewerker in het goed uitvoeren van zijn taken.
Maar hoe doe je dat?

Automatiseren van administratieve bedrijfsprocessen

We beginnen met de vraag “wat bedoelen we eigenlijk met automatiseren” Een heldere, bruikbare definitie: Automatisering is het vervangen van menselijke arbeid door softwareapplicaties.  Dit betekent dus dat automatiseren verder gaat dan digitaliseren. Het gebruik van Excel in plaats van papieren registratielijsten is in veel MKB-organisaties is een voorbeeld van digitalisering. De eerste stapjes van automatiseren binnen Excel is bijvoorbeeld het gebruik van macro’s of draaitabellen. Excel heeft echter wel beperkingen als er intensief organisatie breed in 1 bestand moet worden gewerkt. Complexe en uitgebreide Excel files hebben al menig organisaties onaangenaam verrast.

Automatiseren administratieve bedrijfsprocessen met workflow

Workflow management is de beheersing van de beweging van informatie binnen bedrijfsprocessen.
Zogenaamde workflow systemen, regelen het verloop van een order, klacht of andere taak binnen een bedrijf door deze in deeltaken op te splitsen die in de juiste volgorde door de desbetreffende afdelingen/medewerker worden behandeld en geaccordeerd. De status en het traject van een taak zijn altijd actueel en eenvoudig op te vragen.
Maar nog belangrijker, door automatiseren van bedrijfsprocessen met workflow wordt tot 30 % werktijd bespaard een veel minder fouten gemaakt.

Automatiseren administratieve bedrijfsprocessen met web services

Nog een stap verder is het automatisch uitwisselen van data tussen verschillende applicaties. Een productieafdeling importeert bijvoorbeeld automatisch de ordergegevens vanuit ERP in zijn digitale wachtverslag.
Vooral voor medewerkers die weinig kennis hebben van een ERP-systeem en er weinig in werken is dit zeker een praktische optie. Het maken van een web service is echter wel eenmalig specialistenwerk maar betaalt zich zeer snel terug.

Automatiseren administratieve bedrijfsprocessen binnen uw organisatie?

Ben u benieuwd en nieuwsgierig wat automatiseren van bedrijfsprocessen kan betekenen voor uw organisatie? Lees de verhalen van onze klanten maar overtuig vooral uzelf.
Hoe?
Bel voor een afspraak, we komen graag langs voor een vrijblijvende kennismaking
Of schrijf je  in voor een gratis  Try before you Fly sessie die we regelmatig op diverse plaatsen in Nederland houden.