Berichten

slimmer werken

Slimmer samenwerken met LeanForms, what’s in the name?

Tot 30 % tijdwinst en meer kwaliteit zonder LEAN-kennis binnen uw organisatie!

 

Slimmer samenwerken, maar hoe?

Alleen hoe realiseer je dat in je organisatie?

Zonder grote projecten zodat je winkel openblijft.

Maar ook zonder grote investeringen.

En met het heft in eigen hand,

Besluiten en veranderingen zelf snel in kunnen voeren zonder afhankelijk te zijn van derden.

Gewoon slimmer samenwerken.

Dat klinkt goed he!

 

Dat vonden wij ook in 2006.

In heel veel interne bedrijfsprocessen liep het niet soepel.

Informatie wordt niet goed verwerkt, op tijd doorgegeven aan de collega en op meerdere plaatsen in de organisatie opgeslagen.

Dit veroorzaakte veel fouten en irritatie bij de medewerkers, maar soms ook bij onze klanten of leveranciers.

De internationale IT-afdeling vond het geneuzel, we hadden immers een uitstekend ERP-pakket en SharePoint!

Slimmer samenwerken

Wij wisten echter beter, veel afdelingen hadden hun toevlucht hadden gezocht tot Excel-ERP.

 

Van probleem naar kans

Vanuit dit probleem ontwikkelde wij een laagdrempelige oplossing.

Noem het continu verbeteren.

Maar voor ons was het bittere noodzaak om de belangrijke informatiestromen onder controle te hebben.

Gelukkig konden we met hulp een pragmatisch ICT-netwerk contact ons eerste concept systeem bouwen.

Tegenwoordig noemde ze dat een “startup”😊

De “startup” maakte het mogelijk om bedrijfsprocessen te automatiseren zonder ICT-kennis.

Een kleine revolutie die naar meer smaakte.

Zeker toen ook andere organisaties belangstelling toonden.

 

Voor de slimmerikken onder ons

Maar wat heeft LEAN nu met LEANFORMS te maken

Heel veel en helemaal niks.

Je kunt met LeanForms veel meer dan een 5S of een audit programma ondersteunen.

Bijna alle ondersteunende bedrijfsprocessen kunnen met LeanForms worden geautomatiseerd.

slimmer samenwerken

LEAN is wat ons betreft een synoniem voor slim, efficiënt, toegankelijk.

Alleen dat bekt zo moeilijk!

 

Ook slimmer samenwerken in jouw organisatie?

Wil je net als andere organisatie meer controle over je bedrijfsprocessen, sneller kunnen sturen en meer tijd voor de echte werkzaamheden?

Neem dan snel contact op voor een vrijblijvende kennismaking.

workflow

Go with the (work)flow

Workflowmanagement, wat is dat eigenlijk?

Workflowmanagement is de beheersing van de beweging van informatie, vaak met geautomatiseerde middelen.

Workflow management beoogt te regelen dat de juiste informatie, volgens de regels van het bedrijf van de ene afdeling naar de andere afdeling komt.

Go with the flow

Zogenaamde workflow software waarin de bedrijfsprocessen zijn vastgelegd regelen het verloop van een order, klacht of andere taak binnen een bedrijf door deze in deeltaken op te splitsen die in de juiste volgorde door de desbetreffende afdelingen worden behandeld en geaccordeerd.

A flow job, Time flies when you’re having fun

Workflow vervangt dus een heleboel soorten communicaties tussen medewerkers.

De telefoon of een mailtje opstellen is overbodig, de informatie wordt automatisch in een afgesproken format gedeeld.

Bovendien is de status en het traject van een taak zijn eenvoudig op te vragen.workflow

Persoonlijke hulplijstjes zijn overbodig. Klinkt goed toch, je hoeft je nergens meer druk over te maken want je informatie en acties zijn altijd te vinden op 1 plaats.

 Workflow vliegt uit de bocht

Toch hapert de workflow vaak bij veel organisaties.

Bedrijfsprocessen blijken namelijk steeds vaker te veranderen in de tijd en daar zit je dan met je voorgeprogrammeerde workflow.

Natuurlijk komt de ICT man op afspraak langs en past de workflow voor een prijzige factuur aan.

Maar echt slim en effectief is dat niet!

 Lean en workflow software

Toen wij in 2006 ook uit de bocht vlogen met onze softwareleverancier zijn we zelf een project begonnen.

Niet dat we verstand hadden van ingewikkelde codes maar we wisten wel wat we als gebruikers wilde zien.

En we vonden een software ontwikkelaar die vanuit deze gedachte mee wilde denken. Vaak zijn problemen of irritaties dus het begin van een mooie oplossing.

En volgens onze klanten luisteren we nog steeds.

 Go with the “plug and play” leanforms workflow

Anno 2017 hebben al veel organisaties LeanForms ontdekt.

En….zijn jullie de volgende?

Zijn er meer dan 4 medewerkers in je organisatie en gebruik je minstens zoveel Excel lijstjes voor de administratie en acties?

Dan hebben wij een betaalbare oplossing die veel kwaliteit en tijd op gaat leveren. Onze slimme formulieren !

Meer informatie?

Wij komen graag langs voor een interactieve demo.

Of bezoek onze gratis “ Try before you Fly” workshop die we regelmatig organiseren.

Ervaren is de beste overtuiging.

Nog meer lezen of voorbeelden over workflow?

 

 

 

datamanagement met leanforms

Gratis 30% meer medewerkers, laat data werken!

Datamanagement, de sleutel voor succes

Elke dag produceren organisaties enorm veel gegevens.

Deze data geven informatie over de bedrijfsvoering en de resultaten van de bedrijfsprocessen.

Ze worden op verschillende tijdstippen ingevoerd, aangepast en (opnieuw) gebruikt door verschillende medewerkers in een organisatie.

Op basis van de beschikbare data worden vervolgens (management)beslissingen genomen.

Het behoeft geen betoog dat de beschikbare informatie niet alleen snel en goed toegankelijk moet zijn, maar  ook betrouwbaar.

 

Datamanagement is meer dan archiveren

Veel organisaties worstelen met het houden van overzicht over al die informatiestromen.

Er zijn papieren lijsten, Excel-sheets en softwareapplicaties, maar vaak geen plannen of middelen om de informatiestromen in goede banen te leiden.

Het gevolg is volle archiefkasten, een doolhof van mapjes op het bedrijfsnetwerk en zelfs persoonlijke dossiers in outlook of op de eigen computer.

Kansen dus voor een efficiëntere bedrijfsvoering en meer winst!

 

Datamanagement met digitale formulierendatamanagement met leanforms

Een simpele oplossing voor dit probleem is een digitaal formulierensysteem met workflow.

Hiermee wordt het eenvoudig om bedrijfsprocessen te digitaliseren en te automatiseren met workflow techniek.

Informatie wordt op eenduidige wijze behandeld, zo nodig aangevuld en opgeslagen op 1 centrale plaats.

De data is direct beschikbaar voor actuele rapportages.

Een goed gekozen digitaal formulierensysteem vereist geen specifieke ICT-kennis, verhoogt de efficiency en heeft een zeer korte terugverdientijd.

 

 

  • Een productiebedrijf verving 6 Excel file in een bedrijfsproces door 1 slim formulier. Het verkorte de jaarlijkse rapportage tijd met 50 dagen. De investering was slechts 10 dagen.
  • Een service verlenend bedrijf automatiseerde de servicemeldingen waardoor betrokken afdelingen direct weren geïnformeerd en de doorlooptijd van de melding, inclusief verwerking in financiële administratie met 80 % reduceerde.

 

werkplekinspecties leanforms

 

  • Een bouwbedrijf automatiseerde de VCA-inspectieronden waarbij ingesloten foto’s meer effect hadden dan mooie volzinnen. De acties waren al bekend bij de uitvoerder voordat de projectleider terug was in de bouwkeet.

 

 

Meer lezen over voordelen en aandachtspunten bij selectie digitale formulieren tool, download de White paper

Hebt u liever een demo, neem dan contact met ons op.

Google Forms SharePoint LeanForms

SharePoint, een toverdoos of zwart gat?

SharePoint, toverdoos of zwart gat?

SharePoint, de alleskunner van Windows. Vaak als goedkoper alternatief gepromoot door ondersteunde IT afdelingen of externe consultant bedrijven. De oplossing voor documentbeheer, vastleggen van belangrijke bedrijfsregistraties, uitwisselingsplatforum voor discussies, intranet en website. SharePoint kan dus alles, maar dat gaat niet vanzelf! Maar alles is te koop.

SharePoint en de geheime kosten

Je hoeft geen expert te zijn om complexiteit en functionaliteit van SharePoint te kunnen beoordelen. Google even op “SharePoint consultants Nederland” en je hebt 185.000 resultaten. Blijkbaar verdienen heel veel organisaties geld met het ondersteunen van SharePoint applicaties. SharePoint parts zijn al dan niet commerciële uitbreidingen op functionaliteit van SharePoint, google geeft bijna 3 miljoen hits, hoezo alleskunner. Het is dus zaak om van te voren goed je gebruiker en beheerderseisen te bepalen. Voorkom dat goedkoop duurkoop wordt.

SharePoint als bedrijfsmanagement systeem?

Een eenvoudige centrale plaats voor je werkinstructies, procedures of aantekeningen. SharePoint kan dan een prima keuze zijn. Maar verwacht dan niet meer als een keurig ingedeelde netwerkstructuur met wat handige zoekfuncties. Wil je echter meer zoals inzicht op functieniveau, relaties met normen en wetgeving of onderlinge relaties tussen informatiedragers en/of bedrijfsprocessen dan komen de consultants en SharePoint parts om de hoek kijken. Kassa! Wil je toch een bedrijfsmanagement systeem in SharePoint en ook het liefst in de Cloud? Is de informatie vertrouwelijk let dan op extra beveiligingseisen en de locatie van de server. In het buitenland kunnen namelijk hele andere regels van toepassing zijn op vertrouwelijkheid van gegevens.

Alternatieven, kiezen op functionaliteit, flexibiliteit en kosten

Voor wie verder wilt kijken zijn er genoeg alternatieven zoals “Open Source” of andere commerciële software pakketten. Voorbeelden voor open source zijn o.a. Maar ook voor “open source” geldt dat het verdienmodel gebaseerd is op het verkopen van aanvullende consultant diensten. Bovendien moet men er van bewust zijn dat de code weliswaar vrij is maar niet gegarandeerd voor gebreken. Zou jij hier kritische informatie willen delen?

LeanForms en Commant zijn voorbeelden van commerciële software pakketten die daadwerkelijk een laagdrempelig en simpel bouwconcept nastreven die door gebruiker zelf kan worden geconfigureerd in maximaal 3 klikken! Hierdoor wordt geïnvesteerd in een kosteneffectieve duurzame oplossing waarbij systemen echt waarde toevoegen en de kosten aantoonbaar terugverdienen. Bovendien worden deze commerciële pakketten onderhouden en doorontwikkeld op basis van nieuwe inzichten en klantenfeedback.

Lean Business Process Management  wat is de bedoeling ?

Commercieel alternatief, onze keus C’ommantPlus

Uit ICT nieuw, 4 dure én overbodige zakelijke pakketten

Sharepoint: lof en kritiek

 

Google Forms SharePoint LeanForms

Automatiseren administratieve bedrijfsprocessen MKB

In bijna iedere organisatie moet alles sneller, efficiënter en nauwkeuriger.
Het automatiseren van administratieve bedrijfsprocessen helpt iedere medewerker in het goed uitvoeren van zijn taken.
Maar hoe doe je dat?

Automatiseren van administratieve bedrijfsprocessen

We beginnen met de vraag “wat bedoelen we eigenlijk met automatiseren” Een heldere, bruikbare definitie: Automatisering is het vervangen van menselijke arbeid door softwareapplicaties.  Dit betekent dus dat automatiseren verder gaat dan digitaliseren. Het gebruik van Excel in plaats van papieren registratielijsten is in veel MKB-organisaties is een voorbeeld van digitalisering. De eerste stapjes van automatiseren binnen Excel is bijvoorbeeld het gebruik van macro’s of draaitabellen. Excel heeft echter wel beperkingen als er intensief organisatie breed in 1 bestand moet worden gewerkt. Complexe en uitgebreide Excel files hebben al menig organisaties onaangenaam verrast.

Automatiseren administratieve bedrijfsprocessen met workflow

Workflow management is de beheersing van de beweging van informatie binnen bedrijfsprocessen.
Zogenaamde workflow systemen, regelen het verloop van een order, klacht of andere taak binnen een bedrijf door deze in deeltaken op te splitsen die in de juiste volgorde door de desbetreffende afdelingen/medewerker worden behandeld en geaccordeerd. De status en het traject van een taak zijn altijd actueel en eenvoudig op te vragen.
Maar nog belangrijker, door automatiseren van bedrijfsprocessen met workflow wordt tot 30 % werktijd bespaard een veel minder fouten gemaakt.

Automatiseren administratieve bedrijfsprocessen met web services

Nog een stap verder is het automatisch uitwisselen van data tussen verschillende applicaties. Een productieafdeling importeert bijvoorbeeld automatisch de ordergegevens vanuit ERP in zijn digitale wachtverslag.
Vooral voor medewerkers die weinig kennis hebben van een ERP-systeem en er weinig in werken is dit zeker een praktische optie. Het maken van een web service is echter wel eenmalig specialistenwerk maar betaalt zich zeer snel terug.

Automatiseren administratieve bedrijfsprocessen binnen uw organisatie?

Ben u benieuwd en nieuwsgierig wat automatiseren van bedrijfsprocessen kan betekenen voor uw organisatie? Lees de verhalen van onze klanten maar overtuig vooral uzelf.
Hoe?
Bel voor een afspraak, we komen graag langs voor een vrijblijvende kennismaking
Of schrijf je  in voor een gratis  Try before you Fly sessie die we regelmatig op diverse plaatsen in Nederland houden.