Een archief is een verzamelplaats van informatie. Informatie op papier is moeilijk toegankelijk als men specifieke informatie wil vinden. Een archief digitaliseren verhoogt de vindbaarheid van informatie enorm. De basis van een digitaal archief wordt bereikt door de digitalisering van de onderliggende bedrijfsprocessen, waarin al een grote efficiëntieslag bereikt kan worden.
Archief digitaliseren, wat houdt het in?
Archieven digitaliseren kan op 2 verschillende manieren. Bekend is het inscannen van papieren documenten, het opslaan van Office-bestanden (Excel, Word), of PDF bestanden op een digitale locatie ergens op het netwerk. Het is erg belangrijk om hier goede afspraken over te maken betreft de structuur, omdat men anders als snel eindigt in een onoverzichtelijke verzameling van documenten.
Bij de tweede aanpak start men bij de bron en gaat men het bedrijfsproces digitaliseren met bijvoorbeeld een formulieren tool. De verzamelde informatie wordt automatisch opgeslagen als digitaal archief. Met deze aanpak is er ook direct een duidelijke structuur in het archief, wat uiteindelijk de gebruiker enorm helpt bij een zoektocht in het archief.
Waarom een archief digitaliseren?
Een archief digitaliseren is dus niet een doel op zich. Als je bedrijfsprocessen gaat digitaliseren is het digitale archief echter een welkome bijvangst. De voordelen van digitaliseren van bedrijfsprocessen zitten dus niet alleen in het effectiever afhandelen en bewaken van bedrijfsprocessen. De informatie die met de digitale formulieren wordt verzameld is ook automatisch overzichtelijk opgeslagen in een centrale database. Hierdoor is deze informatie gemakkelijk weer op te vragen via slimme overzichten en rapportages.
Het zoeken in een digitaal archief wordt daardoor enorm versneld en vereenvoudigd.
De voordelen
Een efficiënt digitaal archief moet gemakkelijk in gebruik zijn. Dit kan door het goed opzetten van de structuur, maar ook door de inzet van slimme filters op bepaalde zoekwoorden. Als je de bedrijfsprocessen optimaliseert met digitale formulieren wordt dit haast vanzelf geregeld.
De voordelen van digitaal archiveren gaan echter verder dan snelle toegang tot de informatie. Compliance, het aantonen dat er gewerkt is volgens overeengekomen afspraken en eisen, is ook een belangrijke reden om je archief op orde te hebben. Daarnaast gaan steeds meer organisaties informatie uit verschillende invalshoeken analyseren om hier lering uit te trekken. Met een digitaal archief op basis van digitale formulieren kun je deze data zonder tussenkomst beschikbaar maken voor bijvoorbeeld BI tools. Dan gaat data pas echt werken!
De eenvoudige tool om archieven te digitaliseren
Door bedrijfsprocessen eerst te digitaliseren met LeanForms sla je 2 vliegen in 1 klap. Bij afhandeling van het bedrijfsproces wordt de kwaliteit van de data bewaakt door het gebruik van slimme controles op de invoer, of door bijvoorbeeld het gebruik van standaard keuzelijsten. Door de autorisatie op gebruikersniveau wordt ook nog preventief door de medewerker toegezien op correctheid van de data, voordat deze verdwijnt in het digitale archief. De toegang tot de data is bovendien ook eenvoudig in te stellen met rechten.
En met eenvoudig bedoelen we bij LeanForms écht eenvoudig. Zonder tussenkomst van ICT-specialisten kun je met de no-code formulieren tool van LeanForms direct zelf aan de slag.
Stapsgewijze aanpak
Bij het opzetten van een digitaal archief via digitalisering van bedrijfsprocessen is het belangrijk om eerst een goede blauwdruk van het bedrijfsproces te beschrijven. Het is dan ook gelijk duidelijk welke informatie in je digitale archief belandt. Ga uit van de ‘80/20 aanpak’ , hierdoor wordt de hoeveelheid informatie beperkter maar ook overzichtelijker.
Ondanks dat onze voorgestelde aanpak bij vrijwel ieder bedrijfsproces zal werken is het aan te bevelen om eerst met met dat bedrijfsproces te beginnen waar de nood het hoogst is. De leermomenten die je hier opdoet kun je later gebruiken bij het digitaliseren van de andere bedrijfsprocessen. Ook stelt het de medewerker in staat mee te groeien in de nieuwe manier van werken. Bij een succesvolle implementatie van het eerste bedrijfsproces gaat de olievlek vanzelf verspreiden.
En wat kost dat dan? Onze klanten besparen minimaal 30% tijdwinst in administratieve processen en hebben meer toezicht en controle op hun bedrijfsprocessen. De return of investement (ROI) wordt vaak al bereikt bij 2 manuur per jaar per medewerker.
Wil je ook een archief opzetten, waarbij je data eenvoudig kunt bewaken en analyseren? We laten graag de uitgebreide mogelijkheden zien. Uiteraard vrijblijvend.
Auteur:
Anton Schaerlaeckens
Senior Consultant
In zijn professionele loopbaan van 35 jaar heeft Anton zich gespecialiseerd in implementaties van digitale kwaliteitsmanagementsystemen. Deze informatiesystemen dragen bij aan een foutloze en efficiënte uitvoering van de werkzaamheden. Zijn uitgebreide ervaring in zowel management als (internationale) operationele rollen stelt Anton in staat om zelfs bij complexe organisatiestructuren het digitale transformatieproces effectief te begeleiden.
