Met het automatiseren van administratieve bedrijfsprocessen, verbeter je de productiviteit en investeer je in efficiënter werken. Daarnaast creëer je meer tijd en ruimte voor je medewerkers om zich bezig te houden met meer uitdagende werkzaamheden.
Maar hoe doe je dat?
Digitaliseren en Automatiseren
We beginnen met de vraag ‘wat bedoelen we eigenlijk met automatiseren?’.
Een heldere, bruikbare definitie is: Automatisering is het vervangen van menselijke arbeid door software applicaties. Dit betekent dus dat automatiseren verder gaat dan digitaliseren.
Het gebruik van Excel in plaats van papieren registratielijsten is in veel MKB-organisaties een voorbeeld van digitalisering. De eerste stapjes van automatiseren binnen Excel zijn bijvoorbeeld het gebruik van macro’s of draaitabellen.
Excel heeft echter wel beperkingen als er intensief organisatie breed in 1 bestand moet worden gewerkt. Complexe en uitgebreide Excel files hebben al menig organisaties onaangenaam verrast.
Automatiseren van administratieve bedrijfsprocessen met webservices
Nog een stap verder is het automatisch uitwisselen van data tussen verschillende applicaties. De manier waarmee applicaties communiceren via het wereldwijde web, wordt omschreven als een webservice.
Een productieafdeling importeert bijvoorbeeld automatisch de ordergegevens vanuit ERP in zijn digitale wachtverslag.
Vooral voor medewerkers die weinig kennis hebben van een ERP-systeem en er weinig in werken is dit zeker een praktische optie.
Het maken van een webservice is eenmalig specialistenwerk, maar betaalt zich zeer snel terug.
Automatiseren met slimme digitale formulieren
Bij het automatiseren van bedrijfsprocessen spelen digitale formulieren een belangrijke rol. Door werkstromen te automatiseren krijg je zicht op wat er binnen je organisatie gebeurt, wat de status is van handelingen en wat er nog van wie wordt verwacht. Een dashboard of rapportage maken, wordt daarmee kinderspel.
Koppelingen met derde systemen zoals ERP systemen, Power BI of Office 365,
maken het mogelijk om je werkprocessen verder te digitaliseren en te optimaliseren.
De data is altijd actueel en fouten bij het overnemen van gegevens in de formulieren is door automatisering niet mogelijk.
Ben je benieuwd wat het automatiseren van bedrijfsprocessen kan betekenen voor jouw organisatie?
Lees de verhalen van onze klanten, of maak direct een afspraak.
