De manier van organiseren binnen een bedrijf is belangrijk voor het uiteindelijke resultaat bij een klant. Om constante kwaliteit en leverbetrouwbaarheid te leveren moet de organisatie als een geoliede machine werken. Organisaties die hier niet in staat zijn maken veel onnodige interne kosten. Maar ze hebben ook een grote kans om klanten te verliezen. Daarnaast leidt dit ook vaak tot irritaties en frustraties bij medewerkers die het werk moeten uitvoeren en weer niet verder kunnen. Het vastleggen van de gewenste werkwijze en bijbehorende afspraken in de vorm van gedocumenteerde processen kan dit voorkomen.
Waarom bedrijfsprocessen in kaart brengen?
De manier van samenwerken kan worden beschreven in de bedrijfsprocessen. Het is hier belangrijk dat niet alleen binnen één bedrijfsproces wordt geoptimaliseerd maar dat ook wordt gekeken naar de invloed op andere bedrijfsprocessen. De bedrijfsprocessen zijn dus van elkaar afhankelijk en daarom is het belangrijk een goede blauwdruk van de gehele organisatie hebben. En dat natuurlijk ook alle medewerkers op de hoogte zijn van deze afspraken. Dit voorkomt een hoop verspillingen, tijd en ergernis in de bedrijfsvoering. Het inzicht in de bedrijfsprocessen brengt ook kansen in beeld waar mogelijk in de toekomst nog verder kan worden verbeterd.
Hoe kun je je processen goed in kaart brengen?
Een slimme aanpak om operationele processen goed in kaart te brengen is het SIPOC-model. Het proces wordt weergeven in opeenvolgende activiteiten. Het is belangrijk om je hierbij te richten op het resultaat van de activiteiten. Elke activiteit moet tenslotte wat opleveren want anders is deze nutteloos! Het resultaat van de activiteit zal bovendien altijd weer als input dienen voor een volgende activiteit. Zorg daarom dat het resultaat foutloos is te realiseren en benoem hierbij de verantwoordelijkheden en middelen die je nodig hebt. Het lijkt best een heel gepuzzel maar met de juiste aanpak valt het enorm mee.
Tips om bedrijfsprocessen in kaart te brengen
De ervaring heeft ons geleerd dat een praktisch aanpak heel goed werkt. We zetten daarom graag wat praktische tips voor je op een rijtje:
- Organiseer een Post it sessie met een beperkte groep medewerkers, 3 tot 5 is een mooi werkbaar aantal.
- Zorg dat er kennis uit de praktijk aanwezig is.
- Maak de processen niet te uitgebreid (maximaal 6-8 activiteiten), inzoomen op kritieke activiteiten kan altijd nog.
- Hanteer een 80/20 benadering, probeer niet alle mogelijke scenario’s in het standaard bedrijfsproces te beschrijven.
- Het is bovendien belangrijk dat deze sessies worden begeleid door een professional die het geheel systematisch overziet, de inhoud komt van de deelnemers.
- Beperk de sessie in lengte tot maximaal ½ uur, de meest relevante informatie ligt dan echt wel op tafel.
- Het resultaat kan worden geborgd in een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem en in vervolgsessies worden aangescherpt.
Alles uit je processen halen met LeanForms.
Resultaten uit de activiteiten van bedrijfsprocessen zijn vaak ook een registratie of een rapportage. Veel organisaties schrikken na de initiële inventarisatie van de wildgroei van Excel files, actielijstje en verzameling van werkfiles op het netwerk. Het wordt nog erger als blijkt dat van veel informatiedragers verschillende versies in omloop zijn. Vandaag de dag kun je met een slimme formulieren tool deze chaos eenvoudig voorkomen. Het optimaliseren van de informatiestroom binnen organisatie vereist geen complexe IT-systemen. Naast het digitaliseren van een formulier kun je ook de afhandeling eenvoudig automatiseren. En alle informatie wordt op één plaats bewaard zodat iedereen altijd de actuele en goede informatie tot zijn beschikking heeft.