Bedrijfsprocessen in kaart brengen

Waarom bedrijfsprocessen in kaart brengen essentieel is

Het in kaart brengen van processen is de basis voor verbetering. Het geeft je inzicht in wat er goed gaat, waar knelpunten zitten en hoe je efficiënter kunt werken. 

In dit artikel delen we een praktisch stappenplan en waardevolle tips om je bedrijfsprocessen effectief in kaart te brengen.

Wat zijn bedrijfsprocessen?

Bedrijfsprocessen zijn alle activiteiten en taken binnen een organisatie die bijdragen aan het leveren van producten of diensten. Een efficiënte inrichting en digitalisering van deze processen verbeteren de samenwerking, verhogen de productiviteit en verminderen fouten.

Ze kunnen worden onderverdeeld in drie hoofdcategorieën:

• Primaire processen: De kernactiviteiten die direct bijdragen aan de levering van producten of diensten, zoals orderverwerking, productie, kwaliteitscontrole en klantafhandeling.
• Ondersteunende processen: Taken die nodig zijn om de primaire processen soepel te laten verlopen, zoals HR-administratie, IT-beheer en facilitair management.
• Besturingsprocessen: Processen die gericht zijn op sturing, controle en continue verbetering, zoals strategische planning, risicomanagement, compliance en interne audits.

De bedrijfsprocessen zijn van elkaar afhankelijk en daarom is het belangrijk een goede blauwdruk van de gehele organisatie hebben.

Stappenplan: Hoe kun je bedrijfsprocessen in kaart brengen?

1. Bepaal je doelstellingen
   Wil je tijd besparen, kosten verlagen of de klanttevredenheid verhogen? Een duidelijke focus helpt je prioriteiten te stellen en processen gericht te analyseren.
2. Identificeer je processen
   Maak een overzicht van alle processen binnen je organisatie. Gebruik tools zoals SIPOC–diagrammen: Voor een overzicht van leveranciers, input, processtappen, output en klanten.
3. Analyseer de huidige situatie
   Stel voor elk proces de volgende vragen:

1. • Wie is betrokken bij dit proces?
   • Welke middelen en informatie zijn nodig?
   • Wat zijn de resultaten en hoe worden ze gemeten?

4. Betrek je medewerkers
   Medewerkers die dagelijks met de processen werken, hebben vaak waardevolle inzichten. Vraag hen naar knelpunten, inefficiënties en mogelijke verbeteringen.
5. Stel verbeterpunten vast
   Zoek naar:

1. • Inefficiënties zoals dubbele werkzaamheden of wachttijden.
   • Foutenbronnen die leiden tot vertragingen of extra kosten. Prioriteer de verbeterpunten op basis van hun impact en uitvoerbaarheid.

6. Gebruik softwaretools
   Tools zoals LeanForms maken het eenvoudig om processen te digitaliseren, workflows te stroomlijnen en verbeteringen door te voeren.

Hoewel het lijkt alsof het in kaart brengen van processen tijdrovend is, valt dit met de juiste aanpak reuze mee en levert het veel op in termen van helderheid en efficiëntie.

Tips voor een efficiënte inventarisatie van processen

Uit ervaring weten we dat een praktische aanpak het beste werkt bij het in kaart brengen van bedrijfsprocessen. We zetten daarom graag wat praktische tips voor je op een rijtje:

Het resultaat van deze sessies kan worden vastgelegd in een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem, zoals dat van LeanForms, waarmee processen gemakkelijk geborgd en in toekomstige sessies verder verfijnd kunnen worden.

De toekomst van efficiënt bedrijfsprocesbeheer

Het in kaart brengen van bedrijfsprocessen biedt talrijke voordelen voor organisaties van elke omvang. Het bevordert niet alleen efficiëntie en kostenbesparing maar biedt ook kansen voor verdere innovatie en verbetering. Met LeanForms kunnen bedrijven de digitale transformatie van hun bedrijfsprocessen effectief realiseren, waardoor ze zich optimaal kunnen richten op hun kerntaken en hun klanten beter kunnen bedienen.

Met LeanForms wordt procesoptimalisatie een stuk eenvoudiger, zonder dat er complexe IT-systemen nodig zijn. Door digitalisering kunnen bedrijven het maximale halen uit hun processen, van registraties tot rapportages, en blijven ze altijd voorbereid op nieuwe uitdagingen.