Waarom bedrijfsprocessen in kaart brengen essentieel is

Het in kaart brengen van processen is de basis voor verbetering. Het geeft je inzicht in wat er goed gaat, waar knelpunten zitten, en hoe je efficiënter kunt werken. Zonder een duidelijk overzicht werk je mogelijk dubbel, lopen kosten op, en blijven verbeteringen uit.

In dit artikel delen we een praktisch stappenplan en waardevolle tips om je bedrijfsprocessen effectief in kaart te brengen.

Wat zijn bedrijfsprocessen?

Dit zijn alle activiteiten en taken die nodig zijn om je diensten of producten te leveren. Ze kunnen worden onderverdeeld in:

  • Primaire processen: Zoals productie en dienstverlening.
  • Ondersteunende processen: Zoals HR en IT-beheer.
  • Besturingsprocessen: Zoals strategische planning.

De bedrijfsprocessen zijn van elkaar afhankelijk en daarom is het belangrijk een goede blauwdruk van de gehele organisatie hebben.

Proces optimalisatie

Stappenplan: Hoe kun je bedrijfsprocessen in kaart brengen?

  1. Bepaal je doelstellingen
    Wil je tijd besparen, kosten verlagen of de klanttevredenheid verhogen? Een duidelijke focus helpt je prioriteiten te stellen en processen gericht te analyseren.
  2. Identificeer je processen
    Maak een overzicht van alle processen binnen je organisatie. Gebruik tools zoals SIPOCdiagrammen: Voor een overzicht van leveranciers, input, processtappen, output, en klanten.
  3. Analyseer de huidige situatie
    Stel voor elk proces de volgende vragen:
    • Wie is betrokken bij dit proces?
    • Welke middelen en informatie zijn nodig?
    • Wat zijn de resultaten en hoe worden ze gemeten?
  1. Betrek je medewerkers
    Medewerkers die dagelijks met de processen werken, hebben vaak waardevolle inzichten. Vraag hen naar knelpunten, inefficiënties en mogelijke verbeteringen.
  2. Stel verbeterpunten vast
    Zoek naar:
    • Inefficiënties zoals dubbele werkzaamheden of wachttijden.
    • Foutenbronnen die leiden tot vertragingen of extra kosten. Prioriteer de verbeterpunten op basis van hun impact en uitvoerbaarheid.
  1. Gebruik softwaretools
    Tools zoals LeanForms maken het eenvoudig om processen te digitaliseren, workflows te stroomlijnen en verbeteringen door te voeren.

Hoewel het lijkt alsof het in kaart brengen van processen tijdrovend is, valt dit met de juiste aanpak reuze mee en levert het veel op in termen van helderheid en efficiëntie.

SIPOC

Tips voor een efficiënte inventarisatie van processen

Uit ervaring weten we dat een praktische aanpak het beste werkt bij het in kaart brengen van bedrijfsprocessen. We zetten daarom graag wat praktische tips voor je op een rijtje:

  • Organiseer een brainstormsessie met een kleine groep medewerkers (3 tot 5 personen is een mooi werkbaar aantal) die praktijkervaring hebben met de processen.

  • Houd het eenvoudig: Beschrijf niet meer dan 6 tot 8 activiteiten per proces; je kunt altijd later inzoomen op details.

  • Focus op het kernproces en vermijd het opnemen van zeldzame scenario’s om het overzicht te behouden.

  • Beperk de tijd: Een sessie van 30 minuten blijkt vaak voldoende om de belangrijkste punten naar voren te brengen.

  • Professionele begeleiding: Laat de sessies leiden door een professional die zorgt voor structuur en systematiek; de kennis komt van de deelnemers.

Het resultaat van deze sessies kan worden vastgelegd in een digitaal kwaliteitsmanagementsysteem, zoals dat van LeanForms, waarmee processen gemakkelijk geborgd en in toekomstige sessies verder verfijnd kunnen worden.

De toekomst van efficiënt bedrijfsprocesbeheer

Het in kaart brengen van bedrijfsprocessen biedt talrijke voordelen voor organisaties van elke omvang. Het bevordert niet alleen efficiëntie en kostenbesparing maar biedt ook kansen voor verdere innovatie en verbetering. Met LeanForms kunnen bedrijven de digitale transformatie van hun bedrijfsprocessen effectief realiseren, waardoor ze zich optimaal kunnen richten op hun kerntaken en hun klanten beter kunnen bedienen.

Met LeanForms wordt procesoptimalisatie een stuk eenvoudiger, zonder dat er complexe IT-systemen nodig zijn. Door digitalisering kunnen bedrijven het maximale halen uit hun processen, van registraties tot rapportages, en blijven ze altijd voorbereid op nieuwe uitdagingen.

Verder lezen?

Het in kaart brengen van je bedrijfsprocessen is stap één. De volgende stap is bedrijfsprocessen optimaliseren. Ontdek hoe je dit bereikt en zet vandaag nog de volgende stap richting efficiëntie.

Vraag vrijblijvend een demo aan

Anton Schaerlaeckens

Auteur:
Anton Schaerlaeckens
Senior Consultant

In zijn professionele loopbaan van 35 jaar heeft Anton zich gespecialiseerd in implementaties van digitale kwaliteitsmanagementsystemen. Deze informatiesystemen dragen bij aan een foutloze en efficiënte uitvoering van de werkzaamheden. Zijn uitgebreide ervaring in zowel management als (internationale) operationele rollen stelt Anton in staat om zelfs  bij complexe organisatiestructuren het digitale transformatieproces effectief te begeleiden.