CAPA: Effectieve Implementatie met slimme digitalisering
CAPA en continu verbeteren
In de dagelijkse hectiek maken alle organisaties weleens fouten of krijgen ze onverwachte procesresultaten. Binnen kwaliteitsmanagement spreekt men dan over afwijkingen. In het industriële tijdperk is toen de CAPA methodiek ontwikkelt om deze afwijkingen te corrigeren en zo mogelijk te voorkomen. Met de doorontwikkeling van kwaliteitsmanagement door de jaren heen zijn er inmiddels ook andere visies ontwikkelt. Past de traditionele CAPA nog in de hedendaagse industrie en andere sectoren?
CAPA, het onderscheid tussen acties
CAPA terminologie wordt vaak gebruikt als men afwijkingen in de procesvoering wil elimineren. Met CAPA maakt men een onderscheid tussen corrigerende en preventieve acties. Het doel van de corrigerende maatregel is op korte termijn verdere schade te voorkomen. Met de preventieve acties wordt getracht herhaling van de afwijking in de toekomst te voorkomen. Dus eigenlijk is de preventieve maatregel ook een corrigerende maatregel, alleen op de langere termijn. De interpretaties van beide definities heeft ook tot veel theoretische discussie geleid. En dat voegt weinig toe in de praktijk!
CAPA, de preventieve maatregel uit SO9001:2015 verbannen
De preventieve maatregel wordt binnen de ISO9001:2015 daarom ook niet expliciet meer benoemd. De achterliggende gedachte hierbij is dat men altijd wel een snelle corrigerende actie onderneemt om de schade te beperken. En dat de PDCA-verbetercyclus zorgt voor een goede borging in de toekomst. Het mechanisme van continu verbeteren binnen de PDCA zorgt namelijk automatisch dat men ook de effectiviteit bepaald van de corrigerende maatregel. De focus komt daarmee meer op de corrigerende acties te liggen.
Corrigerende acties slim organiseren en analyseren
Omdat afwijkingen en fouten op veel plaatsen in organisaties voorkomen kunnen worden, is het slim om een generieke aanpak te volgen. Een veiligheidsincident, product- of procesafwijking en een leveranciersklacht zijn in essentie allemaal onverwachte en ongeplande gebeurtenissen die je dus met een vast protocol kunt onderzoeken en elimineren in de toekomst met een goede effectieve maatregel. Het voordeel van een gestandaardiseerde aanpak is dat deze veel gemakkelijker is te implementeren in een organisatie. Bovendien kan je door een gezamenlijk aanpak ook veel beter inzicht krijgen in trends van de werkelijke bron oorzaak in de organisatie. Je analyseert namelijk bedrijf breed met hetzelfde instrument.
Door het gebruik van slimme digitale formulieren kun je je generieke aanpak van het onderzoeken en elimineren van afwijkingen en fouten nog verder verbeteren en stroomlijnen.
Praktijktips CAPA management
CAPA management werkt pas echt als het past bij de werkwijze in de onderneming. Veel organisaties maken gebruik van de mogelijkheid om afwijkingen te classificeren in groot en klein op basis van zelfbenoemde criteria. De grote afwijkingen worden afgewikkeld via een uitgebreid onderzoek waarbij meerdere functies zijn betrokken. De kleinere afwijkingen worden vastgelegd en worden als trend geanalyseerd en indien nodig alsnog opgepakt. Op deze manier worden de grootste verstoringen met prioriteit behandeld maar ook herhalende kleine afwijkingen alsnog geëlimineerd.
Het continu verbeterproces wordt dus bijna vanzelf gevoed. Voor de bewijsvoering en het bepalen van effectiviteit van de maatregel kan natuurlijk bewijsmateriaal als bijlage worden toegevoegd aan de oorspronkelijke melding. Een mooie bijvangst is dat door de digitalisering van de afwijkingsformulieren ook een kennisbank wordt opgebouwd. Met een slimme CAPA aanpak kun je dus echt bijdragen aan het continu verbeterproces in jouw organisatie!
Wil je weten hoe slimme digitale formulieren hierbij kunnen helpen? Vraag een demo aan, of bekijk één van onze klantcases.
