Data analyse kan een waardevol hulpmiddel zijn voor MKB-organisaties om inefficiënties en verspilling in hun bedrijfsprocessen te identificeren en aan te pakken. Door het analyseren van data kunnen bedrijven patronen en trends ontdekken die wijzen op gebieden waar kosten kunnen worden verlaagd, operationele processen kunnen worden gestroomlijnd en de algehele productiviteit kan worden verhoogd. Het is echter opvallend dat data analyse in veel organisaties nog niet de aandacht krijgt die het verdient, waardoor het potentieel niet volledig benut wordt.
Optimaliseer bedrijfsprocessen met data analyse.
Veel ondernemers en organisaties worden vaak geleid door de dagelijkse gang van zaken. Toch vereist effectief kwaliteitsmanagement – of, zoals wij het liever noemen, bedrijfsmanagement – een planmatige aanpak. Een bekend hulpmiddel hiervoor is de PDCA-cirkel, die dient als motor voor continue verbetering. De kunst is om dit praktisch te integreren in de dagelijkse bedrijfsvoering. Met andere woorden, het is belangrijk om regelmatig terug te kijken en te evalueren of de gestelde doelen daadwerkelijk behaald zijn. Hierbij kunnen inefficiënties en verbeterpunten naar voren komen die wellicht over het hoofd gezien worden in de hectiek van alledag. Het is echter van cruciaal belang dat de beschikbare data actueel en van goede kwaliteit is om deze analyse effectief uit te voeren.
Goede data verzamelen doe je zo!
Binnen elk bedrijfsproces wordt veel data geproduceerd. Soms zijn dit tussenresultaten als controlepunten, maar uiteindelijk levert elk bedrijfsproces een meetbaar resultaat op. Het is belangrijk om een goed beleid voor informatiemanagement te hebben, zodat je structuur kunt aanbrengen in het archiveren van deze data. Het mag duidelijk zijn dat Excel-spreadsheets of papieren checklists niet erg handig zijn voor latere data analyse. Door gebruik te maken van digitalisering kan de data echter door de bedrijfsprocessen stromen en centraal opgeslagen worden. Dit hoeft niet per se met een duur en complex IT-systeem te gebeuren. Onze digitale formulieren kunnen geconfigureerd worden zonder enige ICT-kennis, waardoor de kwaliteit van de data bewaakt kan worden en deze centraal beschikbaar is.
Methoden voor data analyse.
Nu de data beschikbaar is, is het belangrijk om een geschikte analysetool te kiezen die past bij de behoeften van jouw MKB-organisatie. Er zijn verschillende tools beschikbaar, variërend van eenvoudige spreadsheetsoftware tot geavanceerde data analyseplatforms zoals Power BI. Het doel is om op elk moment van de dag snel inzicht te krijgen in mogelijke trends en ontwikkelingen. Een voordeel van Power BI is dat het de mogelijkheid biedt om dieper in te gaan op de onderliggende data.
Tot slot…
Data analyse is een iteratief proces. Begin met eenvoudige analyses en breid deze geleidelijk uit naarmate je meer vertrouwd raakt met de gegevens en analysemogelijkheden. Evalueer regelmatig de resultaten en pas je aanpak aan op basis van nieuwe inzichten of veranderende bedrijfsbehoeften. LeanForms is een zeer krachtige tool die bedrijfsprocessen ondersteunt en data centraal opslaat in een database. Met de standaard KPI-spreadsheet exportfunctionaliteit of de Power BI API is de data eenvoudig te analyseren.
