Datamanagement, de sleutel voor succes
Elke dag produceren organisaties enorm veel gegevens. Deze data geeft informatie over de bedrijfsvoering en de resultaten van de bedrijfsprocessen.
Ze worden op verschillende tijdstippen ingevoerd, aangepast en (opnieuw) gebruikt door verschillende medewerkers in een organisatie. Op basis van de beschikbare data worden vervolgens (management)beslissingen genomen.
Het behoeft geen betoog dat de beschikbare informatie niet alleen snel en goed toegankelijk moet zijn, maar ook betrouwbaar.
Datamanagement is meer dan archiveren
Veel organisaties worstelen met het houden van overzicht over al die informatiestromen.
Er zijn papieren lijsten, Excel-sheets en softwareapplicaties, maar vaak geen plannen of middelen om de informatiestromen in goede banen te leiden.
Het gevolg is volle archiefkasten, een doolhof van mapjes op het bedrijfsnetwerk en zelfs persoonlijke dossiers in outlook of op de eigen computer.
Kansen dus voor een efficiëntere bedrijfsvoering en meer winst!
Datamanagement met digitale formulieren
Een simpele oplossing voor dit probleem is een digitaal formulierensysteem met workflow.
Hiermee wordt het eenvoudig om bedrijfsprocessen te digitaliseren en te automatiseren met workflow techniek.
Informatie wordt op eenduidige wijze behandeld, zo nodig aangevuld en opgeslagen op 1 centrale plaats. De data is direct beschikbaar voor actuele rapportages.
Een goed gekozen digitaal formulierensysteem vereist geen specifieke ICT-kennis, verhoogt de efficiency en heeft een zeer korte terugverdientijd.
- Een productiebedrijf verving 6 Excel files in een bedrijfsproces door 1 slim formulier. Het verkorte de jaarlijkse rapportage tijd met 50 dagen. De investering was slechts 10 dagen.
- Een service verlenend bedrijf automatiseerde de servicemeldingen, waardoor betrokken afdelingen direct werden geïnformeerd en de doorlooptijd van de melding, inclusief verwerking in financiële administratie met 80% reduceerde.
- Een bouwbedrijf automatiseerde de VCA-inspectieronden, waarbij ingesloten foto’s meer effect hadden dan volzinnen. De acties waren al bekend bij de uitvoerder voordat de projectleider terug was in de bouwkeet.
Meer lezen over de voordelen en aandachtspunten bij de selectie van een digitale formulieren tool? Download de Whitepaper.
Contact opnemen kan uiteraard ook, we laten graag de mogelijkheden zien.
