In diverse sectoren worden steeds meer digitale formulieren geïntroduceerd. Het voordeel van digitale formulieren is altijd een betere en snellere informatievoorziening binnen de bedrijfsprocessen. De slimme digitale formulieren worden ingezet in bijvoorbeeld de bouw, (maak)industrie, servicebedrijven en administratiekantoren voor onder andere controles, inspecties en serviceaanvragen.
Soms zijn deze formulieren heel specifiek of zelf uniek voor een organisatie, maar er zijn ook een groot aantal generieke formulieren in gebruik.
Waarom zijn er verschillende digitale formulieren?
Digitale formulieren kunnen helpen bij de uitvoering van verschillende bedrijfsprocessen. Met de digitalisering van formulieren kun je taken en acties automatiseren en de data wordt op een uniforme wijze verzameld en opgeslagen.
De inhoud van de digitale formulieren kan afhankelijk zijn van de sector waarin deze wordt gebruikt. Een bouwbedrijf heeft natuurlijk andere bedrijfsprocessen als een productiebedrijf. Daarom is het belangrijk om een formulier zó te kunnen maken dat deze aansluit bij het gewenste proces. Er zijn echter ook veel voorbeelden van digitale formulieren die uitwisselbaar zijn tussen sectoren. Denk bijvoorbeeld aan een urendeclaratieformulier of een incidentenformulier.
Waarom diverse sectoren overstappen op digitale formulieren
De reden voor het overstappen naar digitale formulieren is voor de diverse sectoren gelijk. Men wil weg van de papierstroom om de kwaliteit en efficiëntie van de bedrijfsprocessen te optimaliseren. Geen fouten meer door onleesbare handschriften of half ingevulde formulieren. Of gemakkelijk zoeken in het archief waar geen dubbele exemplaren zijn te vinden. Het digitaliseren van bedrijfsprocessen bespaart enorm veel tijd, maar versnelt ook de doorlooptijdtijden van de bedrijfsprocessen. Bovendien kun je door de inzet van slimme digitale formulieren de medewerkers helpen bij het invullen van het formulier en zelfs de workflow automatisch laten regelen.
Voor welke sectoren zijn deze formulieren beschikbaar?
De digitale formulieren van LeanForms zijn geschikt voor iedere sector. Of je nu werkt in de bouw, industrie of dienstverlening, iedere sector heeft behoefte aan een vorm van registratie van informatie en communicatie binnen een bedrijfsproces.
Op basis van onze ervaring hebben we een groot aantal formulieren templates in onze bibliotheek klaar staan. Maar met onze no-code applicatie pas je deze eenvoudig aan voor jouw organisatie.
Wil je een totaal nieuw digitaal formulier samenstellen? Ook dat kan natuurlijk, met LeanForms digitaliseer je vrijwel elk denkbaar bedrijfsproces.
Met een korte training ben je zo op weg om ‘de digitale formulieren expert’ te worden binnen jouw organisatie. En eerlijk gezegd we zijn soms erg trots op onze klanten, als je ziet wat voor slimme formulieren ze implementeren in hun organisatie!
Digitale formulieren in de bouw
De digitale formulieren in de bouw worden ingezet vanuit verschillende invalshoeken.
Bijvoorbeeld voor het toezicht en de controle op kwaliteit, veiligheid en milieu aspecten.
Denk hierbij aan werkplekinspecties, weekrapporten, VGM-plannen maar ook bijvoorbeeld de goederenontvangst of afvoer van afval. Het mes snijdt hier aan 2 kanten, de bedrijfsprocessen worden beter bewaakt en gecommuniceerd, maar ook worden de registratie eisen aan ISO, VCA en toekomstige WKB ingevuld.
Digitale formulieren in de productiesector
In de productiesector worden veel digitale formulieren ingezet. Dit kan variëren van een inspectieformulier op hygiëne of orde en netheid (5S), kwaliteitscontroles en afwijkingen. Specificatiemanagement, maar ook bijvoorbeeld een ploegenoverdracht formulier. Naast het vastleggen van informatie maakt men ook gebruik van de communicatiemogelijkheden met digitale formulieren. Door de rapportagemogelijkheden is iedereen op de hoogte van de belangrijkste zaken. Eenmaal gestart met digitale formulieren binnen een productiebedrijf zie je vaak de wens om te koppelen met een ERP systeem. Bijvoorbeeld om ordergegevens binnen te halen en in een digitaal formulier te verwerken. Zo maak je optimaal gebruik van de digitale mogelijkheden.
Digitale formulieren in de dienstverlenende sector
Een bekend voorbeeld van digitale formulieren in de dienstverlenende sector is een meldingsformulier. Dit kan gaan over kapotte apparatuur of een klacht over een dienstverlening. Door slimmigheden in te bouwen kan zo’n formulier direct bij de juiste medewerker terecht komen voor afhandeling, maar kunnen ook de bevindingen worden terug gecommuniceerd vie een e-mail, inclusief een opgemaakt PDF-rapport.
Overstappen op de digitale formulieren van LeanForms
Als je overweegt om over te stappen naar de digitale formulieren van LeanForms, dan willen we eerst jouw organisatie en doelstelling beter leren te begrijpen. Met onze kennis en ervaring willen we zeker weten dat het eerste digitale formulier een succes wordt in je organisatie. Het gebruik van digitale formulieren binnen je organisatie zal dan haast vanzelf gaan groeien. Het aantal soorten formulieren wat je wilt digitaliseren speelt namelijke geen rol. Ons transparante prijsmodel is alleen afhankelijk van het aantal gebruikers.
Natuurlijk gebruiken we onze formulieren ook zelf en zijn we bovendien ISO 9001 en ISO 27001 gecertificeerd. En met ons eigen Nederlandse ontwikkelteam zorgen we steeds voor de laatste stand van de techniek en nieuwe functionaliteiten.
Beginnen met digitale formulieren voor jouw sector
Starten met het digitaliseren van jouw formulieren met LeanForms?
Maak eerst een afspraak voor een demo, zodat je zelf kan zien hoe het werkt en wat de mogelijkheden zijn.
Grote kans dat we je aangenaam verrassen over de mogelijkheden!
