Digitalisering bij MKB-organisaties wordt vaak vermeden. Te moeilijk, te kostbaar of “het werkt nu toch ook” zijn veelgehoorde argumenten. Dit is jammer, want juist met de huidige laagdrempelige mogelijkheden kunnen MKB- ondernemingen bedrijfsprocessen veel efficiënter en tegen lagere kosten uitvoeren. Onbekend maakt onbemind en daarom zetten we de voordelen en mogelijkheden op een rij met tips om de digitale transformatie succesvol te implementeren.
Digitalisering maakt beslissingen eenvoudiger
Eén van de belangrijk voordelen van digitaliseren is dat de kwaliteit van de bedrijfsdata aanzienlijk wordt verhoogt. Met kwaliteit bedoelen we de juistheid, maar ook de tijdige beschikbaarheid voor de operationele medewerkers. Digitale systemen kunnen helpen bij de juiste invoer van gegevens, maar kunnen bijvoorbeeld ook de verzamelde gegevens aanbieden voor verwerking in de volgende processtap. Een praktisch voorbeeld is een monteur die een inspectieformulier invult en waarbij het formulier automatisch naar het kantoor wordt verstuurd voor administratieve opvolging. Met dit workflow principe kunnen werkzaamheden dus eenvoudig worden geautomatiseerd en worden doorlooptijden aanzienlijk verkort.
Digitale workflow systemen zijn niet ingewikkeld
Digitale innovatie bij de technologiebedrijven heeft ervoor gezorgd dat men geen IT-expert meer hoeft te zijn om met digitale workflow systemen te werken. Het is zelfs mogelijk om met een no- code softwareapplicatie je eigen bedrijfsprocessen te modelleren en te automatiseren. Een voorbeeld hierbij zijn slimme digitale formulieren die worden ingezet bij inspecties, onderhoudsmeldingen of het kwaliteitscontrole en vrijgave proces. Het grote voordeel hierbij is ook dat je deze vrijwel naar je eigen vertrouwde werkwijze kan inrichten. En er is altijd wel een medewerker te vinden die het leuk vindt om slimme digitale formulieren te bouwen voor zijn collega’s!
Digitalisering wekt weerstand op
Digitale transformatie vereist vaak een verandering van bedrijfscultuur. Het kan uitdagend zijn om medewerkers te betrekken bij en te laten wennen aan nieuwe digitale processen en workflow. Weerstand tegen verandering kan een obstakel vormen, maar dit heeft vaak een reden. Te vaak worden IT-tools over de schutting gegooid, werknemers worden plotseling geconfronteerd met een verandering. En misschien wel met een werkwijze die helemaal niet praktisch is in de praktijk. Het is dus slim om bij het starten met digitalisering van bedrijfsprocessen ook enkele praktijkexperts te betrekken. Zo krijg je het beste resultaat wat past in de organisatie en heb je bovendien direct ambassadeurs voor digitalisering in je organisatie.
Schaalbaarheid en Return of Investment
Het is belangrijk te realiseren dat je met digitaliseren het beste in kleine stapjes kunt beginnen. Neem de tijd om de organisatie mee te nemen en te leren van de eerste ervaringen. Het voordeel van veel applicaties is dat men eenvoudig kan opschalen als de behoefte groeit. Vanuit de ondernemer is dat ook een voordeel omdat je dan ook een beperkte financiële investering nodig hebt om te starten. Overigens zijn de meeste no-code applicaties beschikbaar vanuit de Cloud en zijn de licentiemodellen vaak gebaseerd op abonnementen. Let wel even goed op de voorwaarden van de leverancier. Een softwareleverancier moet goed bereikbaar en transparant over de prijsstelling. Met deze informatie zul je ontdekken dat dat return of Investment van de investering velenmalen zal worden terugverdiend.
Slim digitaliseren verhoogt de veiligheid van bedrijfsgegevens
De digitale innovatie roept vaak vragen op over digitale veiligheid. Vrijwel alle Cloudleveranciers hebben dit goed in orde. Maar is dit ook bij de huidige werkwijze in jouw organisatie? Zijn er geen talloze Excel sheets met een schat aan bedrijfsinformatie op verschillende plaatsen opgeslagen? Worden er geen “gratis” apps gebruikt door werknemers in je organisatie omdat ze dit zo handig vinden? Zo kan het gebeuren dat informatie niet tijdig beschikbaar is of persoonsafhankelijk. Men is vaak verrast als men aan de werknemers vraag welke hulpmiddelen ze toe passen. Het spreekt voor zich dat dit ook risico’s met zich meebrengt. Het inzetten van een generieke digitale tool kan hier een doeltreffende oplossing zijn.
Meer weten over digitalisatie in je onderneming? We helpen je graag op weg!
