Efficiënte bedrijfsprocessen

Efficiënte bedrijfsprocessen zijn belangrijk voor een organisatie. Hierdoor kunnen interne kosten worden geminimaliseerd en wordt de basis gelegd voor een gezonde bedrijfsvoering op langere termijn. Organisaties en ondernemingen die hierin falen maken onnodige kosten, frustreren eigen medewerkers maar kunnen ook leiden tot problemen met levertijden en uiteindelijk ontevreden klanten.

De voordelen van efficiënte bedrijfsprocessen zijn divers. Het eindelijke eindproduct of service aan de eindklant is van voorspelbare kwaliteit. Maar ook hebben de medewerkers een sterke focus hun eigen werkzaamheden Ze worden niet afgeleid door onverwachte problemen en hoeven geen zaken te herstellen. Het is een gegeven dat binnen organisaties 80% van de faalkosten wordt veroorzaakt tijdens de overdrachtsmomenten tussen medewerkers, afdelingen of bedrijfsprocessen. Als hier goede afspraken over worden gemaakt zal dit een enorme verbetering opleveren in de uitvoering van de bedrijfsprocessen. Met als resultaat een goed eindproduct, minimale interne faalkosten en een fijne samenwerking op de werkvloer.

Iedereen wil natuurlijk werken in een organisatie met efficiënte bedrijfsprocessen maar hoe bereik je dat? Realiseer je dat Rome ook niet in één dag is gebouwd maar werk met een simpel stappenplan. Beschrijf het gewenste optimale bedrijfsproces en bepaal welke afspraken en hulpmiddelen je hiervoor nodig hebt om dit te realiseren. Een belangrijk richtlijn hierbij is dat je de 20/80 regel hanteert. Negeer de uitzonderlijk situaties. Die horen niet bij een gestandaardiseerd bedrijfsproces maar moeten via een nader te bepalen wijzigingsproces te worden beheerd. Maar first things first, hoe maak je een start met bedrijfsprocessen efficiënter in te richten. Hieronder vind je een aantal praktische tips.

Een praktische manier om te starten is het beschrijven van bedrijfsproces op basis van SIPOC. Iedere activiteit van een bedrijfsproces moet een specifiek resultaat opleveren.

Het is belangrijk om de minimale eisen van dit resultaat te beschrijven. Denk hierbij aan:

• Wat moet er worden opgeleverd?
• Wanneer moet iets klaar zijn?
• Wie is verantwoordelijk voor de oplevering?
• Welke systemen en werkinstructies worden gebruikt?

De lijst van eisen kan altijd worden aangepast naar de behoefte van de organisatie.

Maar met een goed gedefinieerd resultaat is voor iedereen in de organisatie bekend wat en wanneer men iets kan verwachten. Bovendien is het resultaat bijna altijd een startpunt voor de volgende activiteit. Door deze overdrachtsmomenten te optimaliseren krijg je uiteindelijk een efficiënt bedrijfsproces maar wordt ook de samenhang tussen bedrijfsprocessen geborgd.

Bij het beschrijven van bedrijfsprocessen komt men vaak tot verrassende inzichten. Er wordt bijvoorbeeld nog heel veel gebruik gemaakt van papieren formulieren of excel bestanden die worden ingevuld en rond gestuurd per mail. De kwaliteit van het resultaat is dus nog heel afhankelijk van de persoon. Om efficiëntere processen te bereiken wordt vaak een vorm van procesautomatisering ingezet. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een digitaal formulier met workflowmanagement dat automatisch door de organisatie wordt verdeeld en opgevolgd. Met de huidige no code technologie is dit ook toegankelijk voor MKB-organisaties zonder ICT-afdeling.

Het optimaliseren van bedrijfsprocessen is geen eenmalige activiteit. Door externe veranderingen maar ook door eigen nieuwe inzichten zullen bedrijfsprocessen regelmatig worden aangepast. Het is daarom belangrijk om de actuele situatie goed in beeld te hebben en deze te borgen in een kwaliteitsmanagementsysteem. Daarnaast dient men dit bedrijfsmanagementsysteem voor de medewerkers in de organisatie gemakkelijk toegankelijk te maken zodat het daadwerkelijk wordt gebruikt in geval van twijfel of vragen. Ook hier zijn laagdrempelige digtale systemen beschikbaar die organisaties daadwerkelijk helpen met het efficiënt inrichten en onderhouden van bedrijfsprocessen

Het optimaliseren van bedrijfsprocessen is nooit af. Externe factoren kunnen veranderen maar ook zichtbaar worden door controlepunten op het bedrijfsproces. Een praktische methode is bijvoorbeeld het intern registreren van afwijkingen binnen een bedrijfsproces door de organisatie zelf of het organiseren van periodieke audits. Dit zijn belangrijke bronnen die men kan gebruiken om de bedrijfsprocessen nog verder te optimaliseren. Klachten van klanten zijn overigens ook een bron voor verdere verbetering maar het spreekt voor zich dat je deze beter kunt voorkomen door focus op kwalitatieve efficiëntere bedrijfsprocessen!

Met Leanforms heb je ongekende mogelijkheden om bedrijfsprocessen te digitaliseren, te ondersteunen en de efficiency te verhogen. Met behulp van workflow principes worden gebruikers tot actie aangezet maar ook door het proces geleid. Door slimme functionaliteiten wordt voorkomen dat met foute informatie de organisatie op het verkeerde been wordt gezet De doorlooptijden van bedrijfsprocessen worden verkort en men is minimaal 30 % minder tijd kwijt aan administratieve taken.