Procesoptimalisatie als continu verbeterproces

Procesoptimalisatie is een continu verbeterproces waar nog niet iedere organisatie proactief mee bezig is. Voor de business continuïteit op langere termijn is dit een ongewenste situatie, omdat veranderingen die van invloed kunnen zijn op de bedrijfsvoering steeds vaker, maar ook sneller plaatsvinden.

De veranderingen hoeven niet altijd een negatieve invloed te hebben en kunnen -mits goed en tijdig herkent- ook grote voordelen opleveren ten opzichte van de concurrentie. Het optimaliseren van bedrijfsprocessen is dus voor iedere onderneming van strategisch belang. Maar hoe pak je dit pragmatisch aan en selecteer de juiste werkwijze voor jouworganisatie? In deze blog gaan we daar verder op in.

Kwaliteitstechnieken

Er zijn verschillende methodes om bedrijfsprocessen te analyseren en te optimaliseren. Enkele veel gebruikte zijn Lean Manufacturing, Six Sigma, Total Quality Management en Business Proces Re-Engineering. Bij de keuze is het belangrijk dat de methode aansluit bij je kwaliteitsmanagementsysteem. Alle ISO-normeringen (waaronder ISO9001 en ISO27001) hebben namelijk als eis om kansen en risico’s van de bedrijfsprocessen te inventariseren en waar mogelijk deze continu te verbeteren.

Ook belangrijk is om de geselecteerde kwaliteitstechniek zodanig te implementeren dat deze breed inzetbaar is in de organisatie. Naast de professionals op gebied van kwaliteitsmanagement, is er vaak ook noodzaak voor collega’s van ICT-Beheer of Finance om goed inzicht te hebben in de efficiency en effectiviteit van de bedrijfsprocessen in hun vakgebied. Een gemeenschappelijke methodiek zorgt dat iedereen dezelfde taal spreekt en voorkomt ook tegenstrijdigheden in het eindresultaat.

Proces optimalisatie

Studies naar het optimaliseren van bedrijfsprocessen

Het vakgebied procesoptimalisatie beslaat technische, operationele maar ook organisatie vraagstukken. Zeker bij grote organisaties zijn vaak complexe en onoverzichtelijke informatiestromen actief, waarbij overdrachtsmomenten tussen samenhangende activiteiten en processen niet goed zijn gedefinieerd. Het resultaat is variabele ruis; incidenteel worden fouten gemaakt wat leidt tot de verspillingen in de uitvoering. Dit is een van de redenen waarom wetenschappers steeds op zoek zijn naar oplossingen om dit te voorkomen. Een integratie van 2 kwaliteitsverbeteringsmethoden kan dan cruciaal om het potentieel volledig te benutten. In de studie uitgevoerd door A.J Ravel, “ Analyzing the Lean Six Sigma enabled organizational performance to enhance operational efficiency” is daarom de methodiek Lean Six Sigma gebruikt. Mocht je meer willen weten of leren over Lean Six Sigma dan verwijzen we je graag naar het opleidingscentrum van Symbol.

Bedrijfsinformatie als bron van kennis

Met de snelle technologische ontwikkelingen binnen IT ontstaan er kansen, maar zeker ook risico’s bij het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Als je niet zorgt voor de juiste ondersteunende middelen gaan medewerkers zelf op zoek naar oplossingen. De beroemde verborgen Excel files bevatten cruciale procesinformatie, maar zijn helaas in meerdere versies beschikbaar. Ook het gebruik van talloze “gratis” Apps kan juist het proces meer onzichtbaar maken als gewenst.

Wanneer het IT-landschap wel goed inricht is, dan wordt de bedrijfsinformatie een bron van kennis. Met behulp van Business Intelligence zijn krachtige en slimme dashboard en rapportages beschikbaar, waaruit ‘de enige, juiste waarheid’ is te achterhalen.

Onze tips om processen te optimaliseren in jouw organisatie:

  • Begrijp de huidige staat van je bedrijfsprocessen, breng ze in kaart en identificeer de knelpunten (zoals inefficiënties, wachttijden, fouten, herverwerking en verspilling). Maak een SMART plan op basis van prioriteiten.

  • Implementeer een optimalisatiemethodiek zoals Lean Six Sigma om de knelpunten op te lossen en de efficiënte te verhogen.

  • Minimaliseer het aantal IT-systemen. Synchroniseer bedrijfsdata tussen de systemen met automatische data uitwisseling zoals web-services of een API.

  • Voorkom of vervang maatwerk in IT. Met een no-code workflow management formulieren systeem kunnen heel veel bedrijfsprocessen laagdrempelig worden geautomatiseerd.

Aarzel niet om eens bij de buren te kijken of ons voor een vrijblijvend advies te raadplegen. Onze consultants hebben al meer dan 200 organisaties op weg geholpen. Met onze expertise en innovatieve oplossingen helpen we organisaties hun bedrijfsprocessen te stroomlijnen, verspilling te minimaliseren en waarde te maximaliseren.

“Meten is de eerste stap die leidt tot controle en uiteindelijk tot verbetering. Als je iets niet kunt meten, kun je het niet begrijpen. Als je het niet kunt begrijpen, kun je het niet controleren. Als je het niet kunt controleren, kun je het niet verbeteren.”       – H. James Harrington, auteur en managementmentor​

Anton Schaerlaeckens

Auteur:
Anton Schaerlaeckens
Senior Consultant

In zijn professionele loopbaan van 35 jaar heeft Anton zich gespecialiseerd in implementaties van digitale kwaliteitsmanagementsystemen. Deze informatiesystemen dragen bij aan een foutloze en efficiënte uitvoering van de werkzaamheden. Zijn uitgebreide ervaring in zowel management als (internationale) operationele rollen stelt Anton in staat om zelfs  bij complexe organisatiestructuren het digitale transformatieproces effectief te begeleiden.

Vraag vrijblijvend een demo aan