Hoe kies je de beste audit software?
Audit software ondersteunt het uitvoeren van audits en inspecties op bedrijfsprocessen. Het doel hierbij is om de efficiency binnen organisaties te verbeteren. Met digitale registraties van de resultaten en een automatische opvolging van de bevindingen, zorgt men dat dit ook echt resultaat oplevert. Maar waarom zou je kiezen voor specifieke audit software? Zijn er ook andere mogelijkheden? De keuze is reuze en daarom bekijken we de wensen en eisen vanuit de verschillende invalshoeken.
Wat is de beste audit software?
De beste audit software? Deze vraag is niet gemakkelijk te beantwoorden. Het is mede afhankelijk van de branche, het toepassingsgebied, de ervaring van de auditors en mogelijk ook het gebruikersgemak van de medewerker! Maar het moet ook kosteneffectief zijn of gemakkelijk zijn aan te passen door bijvoorbeeld een aanpassing of uitbreiding van de normen. Daarom kiezen wij voor een oplossing die generiek is maar wel alle functionaliteiten aan boord heeft om de gehele PDCA chylus van audits te ondersteunen. Zowel voor de auditors als de medewerkers.
Een oplossing die ook inzetbaar is voor andere digitale registraties.
Waarom de beste software uitkiezen?
Als je als organisatie tijd investeert in audits wil je er ook maximaal profijt van hebben. Goede audit software kan je hierbij helpen. Met slimme digitale audit formulieren zorg je niet alleen voor een goede administratie van de auditrapporten maar kun je ook de opvolging van de auditbevindingen bewaken. De voorgenomen acties moeten natuurlijk wel worden uitgevoerd en bovendien moeten ze na implementatie worden beoordeeld op effectiviteit. Goede audit software bevat actuele overzichten van de acties, die eenvoudig zijn te herleiden naar de oorspronkelijke audit. Naast het stimuleren van het continue verbeterproces is de software dus ook ondersteunend voor compliance en business continuïteit van de organisatie.
De software voor audit beheersystemen
Alle audit software heeft een aantal generieke functionaliteiten zoals het vastleggen van het verslag, afwijkingen en het uitzetten en bewaken van acties. Het verschil zit met name in de mate waarin het auditproces en definities zijn aan te passen. Denk daarbij aan gestandaardiseerde terminologie voor de branche of norm. Maar vaak is dit voor organisaties in de praktijk veel te uitvoerig of te formeel. Daarnaast is het gebruikte workflow managementsysteem niet aan te passen aan de organisatie of wil men het systeem juist voor een combinatie van uiteenlopende normen gebruiken. Als je met een voor geconfigureerd softwarepakket gaat werken is de kans groot dat het aansluiting mist met je organisatie. Het is daarom aan te bevelen om voor de aanschaf van een speciaal audit softwarepakket goed de wensen en eisen te definiëren, maar ook te kijken of er mogelijk een alternatief generiek digitaal formulierenpakket kan worden ingezet.
De verschillende soorten audit software
Audits zijn er in vele soorten. De insteek van de audit kan verschillen van een ISO-compliance audit door een heus auditteam tot een zelfaudit waarbij medewerkers hun eigen werkomgeving toetsen.
Bij een compliance audit zal tegen de norm worden gekeken en naar het functioneren van bedrijfsprocessen.De inhoud ligt vooraf dus niet zo vast. Maar bij een zelfaudit zie je vaak een vragenlijst die moet worden nagelopen. Deze wordt bijvoorbeeld veel toegepast in industrieën met een hoog risico zoals de chemie of voedselproductiebedrijven.
Vanuit Lean organisaties wordt vaak met een 5S audit formulier gewerkt.
Veel organisaties gebruiken ook combinaties van audits met verschillende opvolgingsroutes binnen de organisatie. Al met al kun je eigenlijk stellen dat een standaard audit softwaresysteem nooit kan voldoen aan alle wensen. Maar een slim generiek digitaal formulieren systeem kan dat wel!
Van start gaan met audit software
Met LeanForms kun je bijna alle bedrijfsprocessen digitaliseren en automatiseren. In de meegeleverde bibliotheek zijn zelfs al verschillende templates beschikbaar.
Maar natuurlijk kun je deze nog meer tweaken naar je eigen organisatie.
Daarnaast zijn er een aantal interessante functionaliteiten eenvoudig toe te voegen:
- Periodiek automatisch opstarten van auditformulieren;
- Analyseren trend van basisoorzaken voor afwijkingen;
- Acties uitzetten naar gebruikers of groepen gebruikers in de organisatie;
- Bijsluiten van bewijs bij afsluiten van actie;
- Informeren teams /afdelingen of actiehouders met gerichte mails.
Maar naast het auditproces kan het systeem ook worden ingezet om andere bedrijfsprocessen te optimaliseren, van incidentenmelding tot ingangscontrole. Of klachten en verzoeken tot wijziging.
Zo wordt het een bedrijfsmanagement systeem wat echt werkt.
Nieuwsgierig geworden?
We laten u graag vrijblijvend een demo zien van de mogelijkheden.
