Hoe werken slimme digitale formulieren?
Slimme digitale formulieren gebruiken… Zijn er domme digitale formulieren dan? Met slim bedoelen we dat je het maximale resultaat voor je organisatie bereikt met de minste inspanning. Slimme digitale formulieren helpen namelijk zowel de gebruiker als de organisatie. De informatie gaat voor je werken. Met meer dan 20 jaar praktijkervaring helpt LeanForms jou en je organisatie snel op weg!
Wat kun je met slimme digitale formulieren?
Digitaliseren van formulieren is een enorme winstpakker op gebied van tijdsbesparing, maar ook op kwaliteit van de informatie en bedrijfsprocessen. Met slimme formulieren kun je namelijk informatie op het juiste tijdstip laten stromen naar de medewerkers voor afhandeling van verschillende bedrijfsprocessen. De informatie wordt bovendien centraal opgeslagen en is beschikbaar voor actuele rapportages. Met slimme digitale formulieren automatiseer je bedrijfsprocessen en zorg je dus ook voor nauwkeurig toezicht op uitvoering van de processen.
Waar moet ik beginnen bij het verwerken van slimme digitale formulieren?
Als je formulieren gaat digitaliseren is een goede voorbereiding belangrijk voor succes. Je gaat samen met de eindgebruikers inventariseren hoe het bedrijfsproces zou moeten verlopen en welke informatie hierbij belangrijk is om te verzamelen. Daarbij kijk je natuurlijk ook naar waar je gebruik kunt maken van slimme functies van het formulieren systeem. Denk bijvoorbeeld aan vaste lijsten of conditionele voorwaarden. Het lijk heel ingewikkeld, maar het is super eenvoudig als je hierbij de spelregels kent. De grootste tijdsbesteding zit dus niet in digitalisering van het formulier maar in de kennis van het bedrijfsproces. Tenminste als je de keuze maakt voor een no-code formulieren tool!
De vervolgstappen voor het verwerken
De kracht bij digitaliseren van formulieren is dat je informatie kunt verrijken tijdens het afwerken van een bedrijfsproces. Na de melding van bijvoorbeeld een afwijking in het productieproces zal een logische stap zijn te onderzoeken waardoor deze afwijking wordt veroorzaakt. Er worden ook mogelijk acties uitgezet om herhaling te voorkomen. Uiteindelijk zullen alle afwijkingsformulieren samen een goed beeld geven van waar het bedrijfsproces nog kan worden verbeterd.
De vervolgstappen en de bijbehorende autorisaties kunnen laagdrempelig worden ingeregeld met een workflow management technologie die in de betere digitale formulieren applicaties beschikbaar is.
Tips voor het soepel verwerken
Het verzamelen van informatie en het efficiënt sturen van bedrijfsprocessen wordt mede bepaald door een slimme opzet van je digitale formulier en de mogelijkheden van je formulieren applicatie. Zo kun je bijvoorbeeld tijdens het afhandelen van bedrijfsprocessen automatisch e-mails verzenden of zelfs een compleet opgemaakt PDF-document. Dit wordt bijvoorbeeld ingezet bij inspectierondes of kwaliteitscertificaten.
Een andere slimmigheid is het gebruik van een flexibele route van het digitale formulier. Op basis van ingevulde velden zal het formulier op een vooraf bepaalde wijze worden afgehandeld. Er zijn nog veel meer trucjes en slimmigheden toe te passen. Want ook wij leren nog steeds van de praktijkcases met digitale formulieren van onze klanten!
Werken met de oplossingen van LeanForms
Wat maakt de slimme formulieren van LeanForms nu zo bijzonder? Alle functionaliteiten zijn bedacht vanuit de praktijk en zijn zonder ingewikkelde IT- taal te gebruiken. Door de korte leercurve kan iedere organisatie zonder ICT-afdeling of ICT professionals toch de digitaliseringsslag maken. Door het generieke karakter van LeanForms is het breed in te zetten bij ondersteuning van bedrijfsprocessen.
Daarnaast wordt de kennis beschikbaar gesteld in een uitgebreide bibliotheek met slimme templates van diverse formulieren.
Mocht je zelf geen medewerkers beschikbaar hebben, dan staan er praktijkgerichte consultants klaar om samen met jou de digitale formulieren in te richten.
Hoe werken de slimme digitale formulieren van Leanforms?
De slimme digitale formulieren van LeanForms worden altijd via een speciale klantenportal aangeboden. De applicatie kan zowel vanuit de Cloud als op een lokale server intern bij de organisatie worden geïnstalleerd. Op verzoek kunnen koppelingen worden gerealiseerd voor data-uitwisseling met andere applicaties (ERP) of rapportagetools zoals PowerBI.
Het benaderen van het portal gaat via de standaard website browsers. De gebruikers zullen altijd via een persoonlijk wachtwoord moeten aanmelden om de formulieren en rapportages te kunnen gebruiken.
Een groot voordeel van LeanForms is dat men geen beperking legt op het aantal soorten formulieren, het aantal ingevulde formulieren en de rapportages.
De licentie is gebaseerd op het aantal persoonlijke gebruikers waarbij organisaties dus stapsgewijs in het digitaliseringsproces kan groeien.
Zelf aan de slag gaan met de hulp van Leanforms?
Heeft deze informatie je interesse gewekt? En wil je nu zelfs eens ervaren wat de slimme digitale formulieren voor de organisatie kunnen betekenen?
Wij laten het graag zien in een vrijblijvende demo. Na aanmelding nemen we persoonlijk contact op om je wensen en verwachtingen concreet te maken.
Misschien gebruiken we je huidige formulier wel om dit binnen LeanForms te demonstreren!
