Kwaliteitsmanagementsysteem opzetten
Ondernemingen krijgen steeds meer te maken met veranderingen binnen hun organisatie. Denk hierbij niet alleen aan middelen zoals leveranciers, grondstoffen en wensen van klanten, maar bijvoorbeeld ook aan verloop in personeel. Als men dit niet goed en tijdig in beeld heeft, loopt men het risico dat de eigen bedrijfsvoering hierdoor wordt verstoord. De gevolgen hiervan kunnen uiteenlopen van frustratie bij medewerkers, verspilling van materialen -en dus onnodige kosten- tot zelfs weglopen van klanten.
Een kwaliteitsmanagementsysteem helpt organisaties om dit te voorkomen en draagt dus bij tot een financieel gezonde onderneming. Bovendien ervaren de medewerkers meer rust en duidelijkheid wat uiteindelijk ook doorwerkt in een positieve werksfeer.
Waarom een kwaliteitsmanagementsysteem opzetten?
De voordelen van een goed werkend kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) is dat het duidelijkheid creëert voor zowel management als de medewerkers. Iedereen weet wat hij moet doen en wat zijn rol is in het grotere geheel. Hierdoor gaan de verschillende functies en afdelingen beter samenwerken. Het resultaat is voorspelbaar in kwaliteit en levertijd. Bovendien worden verspillingen in de uitvoering zo veel mogelijk voorkomen, wat leidt tot een lage kostprijs.
Een ander belangrijk voordeel is dat eventuele afwijkingen ten opzichte van de standaard snel worden opgemerkt en kunnen worden opgepakt.
Een goed kwaliteitsmanagementsysteem borgt bovendien de specifieke organisatie kennis op langere termijn. Dit laatste wordt ook steeds belangrijker in de huidige personeelsmarkt!
Onderdelen van een kwaliteitsmanagementsysteem
Alle kwaliteitsmanagementsystemen zijn opgebouwd uit 2 onderdelen die samen de bekende PDCA-verbetercirkel van Deming vormen.
Het eerste onderdeel is het beschrijven van de organisatie, de zogenaamde blauwdruk.
Vanuit een visie worden een beleid en doelstellingen opgesteld. Om deze te realiseren wordt vervolgens een organisatie ingericht. Denk hierbij aan mensen en middelen maar ook aan een manier van samenwerken om dit te kunnen bereiken. Dit resulteert uiteindelijk in procesbeschrijvingen met de noodzakelijke werkinstructies.
Dit eerste onderdeel is dus behoorlijk statisch en wordt meestal vastgelegd in een kwaliteitshandboek.
Het tweede gedeelte van het KMS is de daadwerkelijke uitvoering. Hierbij is het belangrijk dat men bewaakt dat de beoogde resultaten in de diverse bedrijfsprocessen ook daadwerkelijk worden behaald. In de praktijk betekent dit dat men vaak registraties maakt van (tussen)resultaten. Denk hierbij aan controlemetingen, visuele inspecties of een gewone aantekening. Deze dynamische data is de bron om bijvoorbeeld compliance aan te kunnen tonen met specificaties, maar kan ook worden gebruikt om de processen nog verder te verbeteren.
Het spreekt voor zich dat een kwaliteitssysteem moet passen bij de organisatie en dat complexere sectoren een uitgebreider systeem zullen moeten opzetten. Afhankelijk van de branche kunnen ook specifieke eisen aan het kwaliteitssysteem worden toegevoegd.
Hoe zet je een kwaliteitsmanagementsysteem op?
“Begin with the end in mind” is een goed uitgangspunt als je een kwaliteitsmanagementsysteem in kaart wilt brengen.
Start met een beschrijving van je belangrijkste proces, dit wordt vaak het primaire proces genoemd en hier wordt het geld mee verdiend.
Een goede methode hierbij is een beschrijving te starten op activiteit niveau en deze vervolgens te verfijnen op het gewenste resultaat per activiteit. Een praktische manier hiervoor is het SIPOC-model.
Vul het resultaat vervolgens aan met benodigde beheer aspecten zoals werkinstructies en registraties.
Nadat je het primaire proces hebt beschreven breng je de ondersteunende processen in beeld.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan HR, administratie of onderhoud.
Als dit compleet is heb je een globaal overzicht van je organisatie en kun je de onderlinge relaties gaan leggen.
Het begin is gemaakt, maar we zijn er nog niet!
Tips voor het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem
TIP 1 Maak een plan van aanpak voor het opzetten van een KMS
Een kwaliteitsmanagementsysteem opzetten kost tijd van de organisatie. Probeer een planning op te zetten die realistisch is en deel deze met de organisatie. Onze ervaring is dat de doorlooptijd kan variëren tussen de 3 maanden en 2 jaar, afhankelijk van de complexiteit en grootte van de organisatie.
TIP 2 Betrek de organisatie vanaf dag 0
Ga als kwaliteitsmanager niet als solist aan het werk. Gebruik de kennis en ervaring van de mensen die echt in het proces zelf werken. Zij komen zelf met tips hoe het beter kan in de praktijk. Een tweede voordeel is dat de implementatie veel natuurlijker verloopt, het is hun eigen ‘kindje’.
TIP 3 Denk na over het onderhoud en beheer van je kwaliteitsmanagementsysteem
Een kwaliteitsmanagementsysteem vergt continu aandacht. Als het goed is uitgevoerd werkt het iedere dag voor de medewerker. Zorg dus dat informatie uit het systeem gemakkelijk toegankelijk is en snel aan te passen. Het moet geen extra taak worden!
Er zijn slimme digitale kwaliteitsmanagementsystemen in de markt waarbij registratie met digitale formulieren en workflow verschillende bedrijfsprocessen ondersteunen.
Kwaliteitsmanagementsysteem met LeanForms
Het idee achter LeanForms is geboren uit onze eigen ervaring met kwaliteitsmanagement.
Door een generieke no-code tool te ontwikkelen voor digitale formulieren met workflow, kunnen organisaties zelf de informatievoorziening optimaliseren. Weg met de krankzinnige verzameling van Excel files en maar 1 centrale plaats waar altijd actuele informatie is te vinden.
Met de uitbreiding van de proces module LeanBMS is er compleet digitaal kwaliteitsmanagementsysteem beschikbaar wat echt bijdraagt in de praktijk.
Natuurlijk hebben wij onze organisatie hiermee ook beschreven en zijn we zelfs ook ISO9001 en ISO27001 gecertificeerd.
Wil je meer weten over ons systeem en de mogelijkheden voor ondersteuning bij het inrichten? Vragen staat vrij!
De mens maakt uiteindelijk het verschil.
