ISO-Certificering en gedocumenteerde informatie

Bij ISO-certificering verwijst “gedocumenteerde informatie” naar alle vastgelegde gegevens en documenten die het kwaliteitsmanagementsysteem van een organisatie ondersteunen en aantonen dat wordt voldaan aan de eisen van de relevante ISO-norm, zoals ISO 9001. Maar hoe kunnen we dit op een slimme manier organiseren en naar de praktijk vertalen?

Optimaliseer je organisatie met gedocumenteerde informatie

Gedocumenteerde informatie is van cruciaal belang binnen een kwaliteitsmanagementsysteem om ervoor te zorgen dat processen effectief worden beheerd en uitgevoerd. Door informatie op een slimme manier te delen en te archiveren, kunnen bedrijfsprocessen geoptimaliseerd worden op het gebied van doorlooptijd, efficiëntie en het herkennen van trends voor continue verbetering. Bovendien kan de organisatie aantonen dat zij voldoet aan de normen en eisen van haar klanten.

Het speelveld van gedocumenteerde informatie

Er zijn diverse vormen van gedocumenteerde informatie die vereist zijn voor ISO-certificering. Veelvoorkomende registraties zijn bijvoorbeeld te vinden in een ERP-systeem, maar ook Excel-sheets met overzichten van klachten van klanten of werkinstructies voor praktische toepassingen zijn gebruikelijk. Eén belangrijke eigenschap die al deze informatie moet delen, is eenduidigheid. Verschillende versies van Excel of werkprocedures zijn niet toegestaan, aangezien ze kunnen leiden tot overtredingen en grotere risico’s op fouten en verkeerde beslissingen.

Veel organisaties gebruiken een ERP systeem voor met name financiële en logistieke registraties. Daarnaast beheert de kwaliteitsafdeling meestal een kwaliteitsmanagementsysteem voor documentbeheer (processen en werkinstructies) en gedocumenteerde informatie (resultaten) van bijvoorbeeld audits en afwijkingen. Maar hoe gaan we dan om met de noodzakelijke informatie die in de bedrijfsprocessen op de werkvloer wordt verzameld? Gelukkig zijn er slimme digitale alternatieven voor Excel en actielijstjes.

Het geheim van slim informatiemanagement

Iedere organisatie streeft naar inzicht en controle over de werkzaamheden. Daarom is het belangrijk om informatiemanagement goed op orde te hebben. De mogelijkheden in ERP zijn beperkt, het vangnet met Excel is weliswaar goedkoop maar niet erg effectief in gebruik en kan bovendien leiden tot risico’s en verwarring. Door gebruik van een generieke oplossing met slimme webformulieren kan men enerzijds het aantal softwareapplicaties beperken en anderzijds de overige bedrijfsprocessen eenvoudig digitaliseren en automatiseren. De data wordt opgeslagen op een centrale plaats en is altijd actueel en beschikbaar voor rapportages. En dit allemaal zonder ingewikkelde ICT-codes. Zo gaat gedocumenteerde informatie echt leven binnen de organisatie en draagt het bij tot efficiënt samenwerken.

Praktijkvoorbeelden

Kwaliteitsmanagement is synoniem aan slim bedrijfsmanagement. Optimale bedrijfsprocessen eisen dat gedocumenteerde informatie SMART wordt gedefinieerd (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden), maar het moet ook werkbaar moet zijn in de praktijk. Vergeet dus niet medewerkers hierin te betrekken! En laat je verrassen door hun wensen en voorstellen.

Wat te denken van de uitvoerder op de bouwplaats die zijn blauwe papieren ontvangst bonnen verving door een slim digitaal alternatief, de kwaliteitscontroleur die op basis van meetresultaten direct een CO-rapport genereert, of de operator die zijn reparaties eenvoudig kan aanmelden en de opvolging kan volgen. Met steeds nieuwe toepassingen zien we dagelijks onze klanten profiteren van slimmer informatiemanagement.

Wil je meer weten, bekijk praktijkcases of vraag de Whitepaper aan. Want gedocumenteerde informatie slim organiseren is niet alleen van belang voor ISO-certificering, maar vooral voor het optimaliseren van je eigen organisatie!

Meteen aan de slag? Vraag een demo aan!