Kwaliteitsmanagement software, voegt dat echt waarde toe aan jouw organisatie? Zie je door de bomen het bos niet meer? Met meer dan 30 jaar ervaring in kwaliteitsmanagement hebben wij aardig in beeld wat werkt en wat niet. Maar ook kwaliteitsmanagement is veranderd dus is het belangrijk dat jouw digitale kwaliteitssysteem is meegegroeid.
Digitaal kwaliteitssysteem, ICT of kwaliteit?
Als je over kwaliteitsmanagement software leest gaat het bijna altijd over de kracht van ICT. Terwijl het eigenlijk moet gaan over kwaliteit en daarnaast hoe je dat slim met elkaar organiseert. De definitie van kwaliteit is door onze collega’s van LeanQuality al eens goed verwoord.
Want kwaliteit is waar iedereen blij van wordt. Je collega’s, maar ook je manager, je stakeholders, zoals de overheid, en ja misschien ook de kwaliteitsmanager. Je kunt dus beter spreken over een digitaal bedrijfsmanagementsysteem.
Het begin van kwaliteitssystemen
In de jaren 80/90 werd de industrie overspoeld met de ISO 9001 norm. Om activiteiten en werkzaamheden binnen organisaties te standaardiseren werden werkinstructies en procedures op schrift gesteld. Van de werknemer werd verwacht deze te kennen en er precies naar te handelen. Om misverstanden te voorkomen met ‘illegale’ uitvoeringen werd gebruikt gemaakt van stempeltjes met “gecontroleerd document”. Ook werd zelfs gekleurd papier ingezet.
Opkomst van digitaal kwaliteitssysteem
In de jaren 90 kwam de IT industrie in opkomst. Hierdoor werd de kwaliteitswereld overrompeld met de eerste digitale kwaliteitsmanagement software. Dit waren echter meer documentbeheersystemen. Met flitsende portals als intranet of digitale kwaliteitshandboeken werd de papierstroom langzaam terug gedrongen. Maar het zorgde ook voor onnodige functies en complexiteit. De kwaliteitsmanager en secretariaten moesten voor sommige pakketten zelfs op training.
Evolutie van ISO9001
In de nieuwe versie van ISO9001:2015 zijn een aantal verbeteringen doorgevoerd. Voor documentbeheer vallen een aantal verplichtingen weg. Het kwaliteitshandboek is daarnaast niet langer verplicht. Veel belangrijker is echter de verschuiving van documentbeheer naar procesgericht samenwerken. Het inzicht hebben in je bedrijfsprocessen, de onderlinge samenhang en het proces is hierbij de belangrijkste eis. Documentbeheer wordt hierbij een hulpmiddel in plaats van een doel en het kwaliteitssysteem meer een bedrijfssysteem. Hieruit volgt ook dat gedocumenteerde informatie, het bewijs en resultaat van processen een veel belangrijkere rol hebben. Een modern kwaliteitsmanagement software systeem dient dus deze aspecten eenvoudig te kunnen borgen.
Samengevat: digitale kwaliteitssystemen
Gebruik de procesgerichte aanpak als basis bij de inrichting van je kwaliteitssysteem.
Een van de praktische mogelijkheden is het gebruik van de watervalmodel met SQeME
- Bepaal duidelijk de behoefte van je kwaliteitssysteem, wat wil je bereiken en wie zijn je klanten?
- Zorg dat je flexibiliteit hebt om iedereen op maat te bedienen.
- Zorg voor schaalbaarheid van je systeem, begin eenvoudig en bouw later uit.
- Ook geldt hierbij eerst modelleren en dan pas eventueel automatiseren met digitale web formulieren.
- Denk aan het onderhoud en beheer van je systeem, hier zitten vaak verborgen kosten of onnodige complexiteit
- Systemen die een schil bouwen om Microsoft Office producten (Word/Visio/Excel) of Share Point werken vaak met ingewikkelde onderhuidse protocollen of hyperlinks. De invloed op Microsoft bij veranderingen is klein, dus de afhankelijkheid groot.
Toepassingsmogelijkheden digitale kwaliteitssystemen
Met een digitaal kwaliteitssysteem zorg jij ervoor dat je op een efficiënte manier de kwaliteit kan waarborgen. Dit geldt zowel voor de kwaliteit van je dienst of product als voor je processen. Met een digitaal kwaliteitssysteem kun je informatie makkelijk delen tussen alle lagen binnen het bedrijf. Je kunt daarnaast werkprocessen automatiseren door formulieren te digitaliseren, bijvoorbeeld door kwaliteitscontroles automatisch te laten invullen met het gebruik van slimme formulieren. LeanForms helpt je met de software voor de digitalisering van jou en adviseert over het gebruik van jouw digitale kwaliteitssysteem.
