Kwaliteitsmanager verhoogt efficiency met digitale formulieren in organisaties
Deze reacties komen je vast bekend voor: ‘Ja hoor, weer een nieuwe consultant die gaat zeggen hoe wij moeten werken’ of ‘tuurlijk, weer een nieuw softwarepakket nodig’. En de meest dodelijke: ‘Het gaat nu toch goed?!’.
Aan de andere kant zullen de meeste bedrijven toch zeggen dat ze kwaliteit hoog in het vaandel hebben staan, dat hun klanten het belangrijkst zijn en dat ze hun medewerkers heel erg waarderen.
De kwaliteitsmanager heeft de schone taak om de kwaliteit te verbeteren, de efficiency te verhogen en ervoor te zorgen dat de medewerkers optimaal kunnen presteren.
Dat kost natuurlijk geld, maar veel belangrijker: Het levert geld op, vaak zelfs heel veel geld.
Maar zonder slag of stoot gaat dat allemaal niet. Het management moet het allemaal nog maar eens zien, de medewerkers zitten net zo lekker in hun routine en de directie wil natuurlijk zo snel mogelijk resultaat. De kwaliteitsmanager moet zich dus verplaatsen in de doelgroepen en gaan denken als een ondernemer.
In één keer goed
Dat verspilling geld kost is logisch. Denk daarbij niet alleen aan verspilling van materiaal, maar zeker ook van tijd.
De tijd die een medewerker bijvoorbeeld moet besteden aan het herstellen van een fout die is gemaakt bij een klant, had ook besteed kunnen worden aan nieuwe omzet.
Nu is fouten maken menselijk, maar heel wat fouten kunnen voorkomen worden door goede processen en formulieren waarbij er niet per ongeluk iets vergeten kan worden.
Dat werkt prettiger en is goedkoper.
Een uitspraak uit de praktijk:
“Wij gebruiken 6 verschillende Excel files om ons verladingsproces te ondersteunen. En nog hebben we 4 complete werkdagen nodig om het maandrapport op te stellen”.
De frustratie van de medewerkers is voelbaar, het tijdverlies is meetbaar.
Als verspilling goed in kaart wordt gebracht, met bijvoorbeeld methodes uit LEAN of LEAN Six Sigma, is er niet veel voor nodig om het management te overtuigen van nut en noodzaak van kwaliteitsverbetering.
Als vervolgens de medewerkers worden betrokken bij het verbeteren van de processen is het draagvlak zo goed als zeker en succes dus ook.
Rust in de tent
Bureaus en prikborden vol met lijstjes, post-its met belangrijke codes om het systeem te bedwingen en de stress hangt in de lucht.
Dat is het beeld bij veel bedrijven die werken met systemen die eigenlijk niet inspelen op hun praktijk van alledag.
Kwaliteitssystemen die grommende papieren tijgers zijn geworden en veel te ingewikkeld zijn schieten hun doel voorbij. Een audit is dan een soort ‘Dag des Oordeels’ en de medewerkers voelen vooral veel stress.
Dus, tijd om dat anders aan te pakken!
De informatie kan zo georganiseerd worden dat deze door de organisatie stroomt (LEAN-management) en niet meer onthouden hoeft te worden.
En ja, dan mogen die lijstjes weg!
Medewerkers die ontspannen zijn, werken efficiënter en zijn productiever.
Door medewerkers te betrekken bij het opnieuw organiseren van de informatiestroom maak je optimaal gebruik van hun kennis.
Het eenvoudig beschrijven van de processen met de SIPOC-methodiek helpt om het overzicht terug te krijgen.
Het gevolg van dit alles: rust, meer efficiency en minder verzuim.
Conclusie en tips
De kwaliteitsmanager kan significant bijdragen aan een verbetering van het bedrijfsresultaat. Belangrijk hierbij is dat de kwaliteitsmanager de geïdentificeerde verbetermogelijkheden goed “verkoopt” aan zijn management.
Hierbij dient men in de schoenen durven te gaan staan van het management en het tastbaar te maken met harde feiten, een oplossing en een solide kosten/baten analyse.
Wij zijn erg benieuwd naar jullie ervaringen en nog meer naar jullie succesverhalen!
