Herken je dat je werk vertraagd wordt door verouderde, dubbele of onjuiste informatie? Veel bedrijven worstelen met dit soort vertragingen door inefficiënt informatiemanagement. Onnodige processen, fouten en vertragingen maken het beheren van informatie vaak complexer dan nodig is. Het is van belang om informatie snel beschikbaar te stellen en om ervoor te zorgen dat deze altijd accuraat en bruikbaar is.
Gelukkig biedt Lean een oplossing. Oorspronkelijk ontwikkeld voor productieprocessen, kunnen Lean-principes ook worden toegepast op informatiemanagement om verspilling te elimineren en de kwaliteit van informatie te verbeteren. In deze blog laten we zien hoe Lean-principes en tools, zoals workflowmanagement en Poka Yoke, kunnen bijdragen aan een efficiënter en foutloos informatiemanagementsysteem.
De vijf Lean principes toegepast op informatiemanagement
Lean is gebaseerd op vijf kernprincipes:

We verkennen elk principe met concrete toepassingen in informatiemanagement.
1. Waarde identificeren in informatiemanagement
Het eerste Lean-principe draait om het definiëren van wat waarde toevoegt voor de klant of eindgebruiker. In het geval van informatiemanagement zijn de ‘klanten’ vaak interne gebruikers, zoals afdelingen die toegang nodig hebben tot bepaalde data, of externe stakeholders die afhankelijk zijn van betrouwbare informatie.
Het is belangrijk om te bepalen welke informatie echt nodig is voor de besluitvorming en bedrijfsvoering en wat overbodig is. Dit helpt om de focus te leggen op waardevolle data en processen te vereenvoudigen.
Praktijkvoorbeeld
Een financiële afdeling heeft alleen toegang nodig tot de meest recente cijfers en niet tot een onoverzichtelijke hoeveelheid gedetailleerde historische data. Door alleen die informatie beschikbaar te stellen die relevant is voor de huidige financiële analyse, wordt onnodige data vermeden en krijgen medewerkers sneller toegang tot de benodigde gegevens.
2. De waardestroom in kaart brengen
Het in kaart brengen van de waardestroom (alle stappen in het informatiemanagementproces) helpt om knelpunten en verspilling te identificeren. Dit omvat het analyseren van hoe informatie wordt verzameld, opgeslagen, verspreid en gebruikt.
In informatiemanagement kunnen verspillingselementen zoals:
- Overproductie (onbelangrijke data opslaan)
- Wachten (vertragingen bij het ophalen van gegevens)
- Oververwerking (te veel complexe validaties) en
- Fouten (onjuiste of onvolledige data) worden blootgelegd
Hier komt workflowmanagement van pas als praktisch hulpmiddel.
Praktijkvoorbeeld
Workflowmanagementsystemen helpen om het proces van het verzamelen, verifiëren en verspreiden van informatie te automatiseren en te standaardiseren. Door werkprocessen duidelijk te definiëren, worden overbodige stappen geëlimineerd en krijgt elke gebruiker automatisch de juiste taken toegewezen. Dit zorgt voor een soepele stroom van informatie zonder onderbrekingen.
Stel dat een klantverzoek handmatig door verschillende afdelingen moet worden verwerkt, wat vertragingen en fouten veroorzaakt. Een goed ingericht workflowmanagementsysteem automatiseert dit proces, waarbij elk verzoek automatisch naar de juiste afdeling wordt gestuurd, en statussen real-time worden bijgehouden. Dit verkort de verwerkingstijd en vermindert fouten door handmatige invoer.
3. Flow creëren
Om verspilling te minimaliseren, is het belangrijk om flow te creëren, zodat informatie zonder onderbrekingen of vertragingen door de organisatie stroomt. Het optimaliseren van flow in informatiemanagement betekent dat data soepel, accuraat en op tijd beschikbaar is, zonder dat gebruikers hoeven te wachten of te zoeken.
Praktijkvoorbeeld
Het invoeren van een gestandaardiseerde dataopslag-structuur of het gebruik van een centraal datamanagementsysteem helpt om informatie toegankelijk te maken voor iedereen die het nodig heeft. Dit kan bijvoorbeeld worden bereikt door cloud-oplossingen, die ervoor zorgen dat documenten en data altijd en overal beschikbaar zijn voor de juiste mensen.
4. Pull-systeem implementeren
In plaats van informatie zonder onderscheid te distribueren, draait een pull-systeem om het verstrekken van informatie wanneer deze nodig is. Dit voorkomt dat medewerkers worden overspoeld met irrelevante informatie.
Praktijkvoorbeeld
Een dynamisch rapportagesysteem dat alleen rapporten genereert en verstuurt wanneer een gebruiker daarom vraagt, of wanneer er een specifieke actie nodig is, voorkomt dat medewerkers moeten zoeken naar de juiste informatie. In plaats van constant grote hoeveelheden data te versturen, krijgen gebruikers alleen de gegevens op het moment dat ze deze nodig hebben.
5. Streven naar perfectie: continue verbetering
Het vijfde Lean-principe benadrukt het belang van voortdurende verbetering. Zelfs nadat inefficiënties zijn weggenomen en processen zijn gestroomlijnd, is continu blijven optimaliseren belangrijk. Voor informatiemanagement betekent dit regelmatige audits en het verzamelen van feedback van eindgebruikers om systemen te blijven verbeteren.
Continuous improvement is about removing the things that get in the way of your work. The headaches, the things that slow you down, that’s what continuous improvement is all about.” – Bruce Hamilton
Praktijkvoorbeeld
Om fouten in data te voorkomen, kan een organisatie gebruikmaken van het Lean-concept Poka Yoke, wat staat voor “fouten voorkomen”. Dit principe richt zich op het implementeren van eenvoudige maatregelen om fouten in processen of systemen te vermijden.
In informatiemanagement kan Poka Yoke bijvoorbeeld worden toegepast door het gebruik van:
- Validatieformulieren die automatisch gegevens controleren op juiste invoer voordat deze in het systeem worden opgeslagen.
- Automatische waarschuwingen die verschijnen wanneer verplichte velden leeg zijn of er onlogische informatie is ingevoerd.
Dit helpt om fouten aan de bron te voorkomen en verbetert de kwaliteit van de ingevoerde gegevens aanzienlijk.
Bij een klantinformatiesysteem kan een Poka Yoke-instrument worden ingebouwd dat waarschuwt wanneer een gebruiker een onvolledig of incorrect e-mailadres invoert. Dit voorkomt later fouten in klantcommunicatie en zorgt ervoor dat gegevens vanaf het begin correct zijn.
Samengevat
Het toepassen van Lean-principes op informatiemanagement biedt een krachtige aanpak om verspilling te elimineren, de datakwaliteit te verbeteren en processen te stroomlijnen. Door het gebruik van workflowmanagement wordt de informatiestroom efficiënter en door het toepassen van Poka Yoke-technieken worden fouten in data bij de bron voorkomen. Door deze principes consequent toe te passen, kunnen organisaties niet alleen sneller en efficiënter werken, maar ook de kwaliteit en betrouwbaarheid van hun informatiemanagement verbeteren.
‘Lean denken’ in informatiemanagement leidt tot een systeem dat minder foutgevoelig is, sneller reageert op gebruikersbehoeften en beter aansluit bij de doelstellingen van de organisatie.
Benieuwd hoe LeanForms kan helpen?
Bij LeanForms hebben we met heel veel bedrijven samengewerkt om hun informatiemanagement te optimaliseren door Lean-principes toe te passen. Vraag vandaag nog een vrijblijvende demo aan en ontdek hoe onze oplossingen je bedrijfsprocessen kunnen stroomlijnen. Samen kunnen we de juiste stappen zetten richting een efficiënter en foutloos informatiemanagementsysteem.
Auteur:
Anton Schaerlaeckens
Senior Consultant
In zijn professionele loopbaan van 35 jaar heeft Anton zich gespecialiseerd in implementaties van digitale kwaliteitsmanagementsystemen. Deze informatiesystemen dragen bij aan een foutloze en efficiënte uitvoering van de werkzaamheden. Zijn uitgebreide ervaring in zowel management als (internationale) operationele rollen stelt Anton in staat om zelfs bij complexe organisatiestructuren het digitale transformatieproces effectief te begeleiden.