PDCA, een doelgerichte aanpak om de implementatie van verbeteringen te borgen in iedere organisatie en in elk bedrijfsproces.

PDCA, kwaliteitsmanagement in 4 stappen

De PDCA cyclus is een bekend hulpmiddel voor continu verbeteren, kwaliteitsmanagement en het oplossen van problemen. De cyclus is ontwikkeld door William Edwards Deming en is daarom ook bekend onder de naam ‘Kwaliteitscirkel van Deming’ (SixSigma.nl)

Bij ISO-certificeringen en audits wordt deze cyclus uitgebreid getoetst.  Zo kan worden gekeken of organisaties leren van hun fouten en de bedrijfsvoering continu verbeterd Voor het management is een hoge efficiency van de organisatie en middelen uiteindelijk het doel. Toch worstelen een heleboel organisaties om PDCA succesvol te implementeren. In deze blog gaan we hier verder op in en geven we tips voor een succesvolle PDCA-implementatie.

Het ‘Plan Delay Cancel Apologize’ syndroom

Het goed implementeren van de PDCA-cyclus staat en valt bij goede planning in een organisatie.  Als men zich bewust is van de noodzaak voor continue verbeteren dient men hier ook tijd voor vrij te maken. Een bekende valkuil is dat veel plannen en acties worden geïnitieerd binnen een organisaties zonder ze SMART te benoemen. Maar ook dat er geen ruimte of middelen worden gereserveerd om hieraan te werken. Alsof de zaken benoemen de problemen vanzelf oplost. Het gevolg is dat men zaken uitstelt en de plannen uiteindelijk tussen wal en schip vallen. Totdat de geschiedenis zich herhaalt en herhaalt.

PDCA vereist ook leiderschap

Het spreekt voor zich dat managers zich bewust moeten zijn van hun rol. Het succes van PDCA vereist betrokkenheid en ondersteuning van leidinggevenden. Dit geldt niet alleen voor tijd en middelen maar zeer zeker ook in het bewaken van voortgang en resultaat bij verbetertrajecten. De managers dienen dus een goed overzicht te hebben van alle geplande activiteiten binnen de organisatie. Digitale hulpmiddelen en periodieke overlegstructuren kunnen hierbij enorm helpen maar de mens maakt uiteindelijk het verschil.

Verbeteren is veranderen

Om geen ongewenste bijeffecten bij het doorvoeren van verbeteringen in organisatie en bedrijfsprocessen te veroorzaken dient men veranderingen op een gecontroleerde manier te implementeren. Een goed management of change proces is daarom altijd onderdeel van de PDCA-verbetercyclus. Hierbij is het van belang dat alle betrokkenen tijdig en volledig worden geïnformeerd over de voorgenomen wijziging. Een goede voorlichting leidt tot een goede acceptatie en implementatie van de verandering.

Tips voor PDCA-implementatie

  • Een goede planning en SMART doelstellingen van verbetervoorstellen zijn essentieel. Beperk zeker in het begin het aantal projecten om zeker te stellen dat hiervoor genoeg aandacht en capaciteit beschikbaar is in de organisatie.

  • Digitaliseer het PDCA- proces zo dat alle informatie op één locatie kan worden gecentraliseerd. Hierdoor is men ook in staat om beter overzicht te houden over de voortgang en de uitstaande acties. Een slim digitaal systeem kan het actiemanagement volledig automatiseren. Een bijkomend voordeel van digitalisatie van verbeterprojecten is de opbouw van een digitaal archief. Met een slimme opzet bouwt men een digitaal kennisarchief.

  • Het toepassen van visuele management tools zoals dashboards en infographics kan helpen bij het overzichtelijk presenteren van voortgang en resultaten van verbeterprojecten. Door visueel inzicht te bieden in de status van PDCA-initiatieven, kunnen medewerkers en management snel zien waar ze staan en welke acties nog nodig zijn. Deze aanpak verhoogt de transparantie en betrokkenheid binnen de organisatie.

  • Deel gerealiseerde successen met de medewerkers in de organisatie. Ze zien dan dat er echt wat is gebeurd met een probleem wat ze mogelijk zelf hebben ervaren.

LeanForms kan organisaties ondersteunen bij de implementatie van PDCA door het aanbieden van op maat gemaakte digitale oplossingen die het gehele PDCA-proces automatiseren en centraliseren. Met gebruiksvriendelijke interfaces en uitgebreide rapportagemogelijkheden zorgt LeanForms ervoor dat bedrijven beter overzicht en controle hebben over hun verbeterprojecten.

Meer weten over digitaliseren volgende de PDCA methode? We helpen je graag op weg.

Anton Schaerlaeckens

Auteur:
Anton Schaerlaeckens
Senior Consultant

In zijn professionele loopbaan van 35 jaar heeft Anton zich gespecialiseerd in implementaties van digitale kwaliteitsmanagementsystemen. Deze informatiesystemen dragen bij aan een foutloze en efficiënte uitvoering van de werkzaamheden. Zijn uitgebreide ervaring in zowel management als (internationale) operationele rollen stelt Anton in staat om zelfs  bij complexe organisatiestructuren het digitale transformatieproces effectief te begeleiden.