Prestatie indicatoren, meten is weten
Het geheim van effectieve prestatie indicatoren?
Prestatie indicatoren zijn onmisbaar voor organisaties die sturen op kwaliteit. En kwaliteit kan op vele manieren tot uiting komen. Een goed product, een veilige uitvoering van werkzaamheden, of een goed crediteurenmanagement.
Daarom zijn prestatie indicatoren op diverse niveaus in de organisatie in verschillende vormen aanwezig. Iedereen weet inmiddels dat prestatie indicatoren SMART moeten zijn gedefinieerd. Toch zijn veel prestatie indicatoren in organisaties niet meer dan een noodzakelijk kwaad.
Veel organisaties voelen zich verplicht om indicatoren te gebruiken omdat dit door ISO of zorgverzekeraars vereist wordt. Maar dit werkt bijna nooit goed. Daarom is het belangrijk om de bedoeling achter de indicatoren te achterhalen en slimme oplossingen te vinden.
Prestatie indicatoren en PDCA
Met prestatie indicatoren kunnen de (deel)prestaties binnen een organisatie gemeten worden. Dit geeft inzicht in de effectiviteit en efficiëntie van bedrijfsprocessen. Maar een meting is pas waardevol als er ook actie wordt ondernomen op basis van de resultaten. Dit is de derde (check) en vierde (act) stap van de bekende verbetercirkel van Deming. Veel organisaties negeren deze stappen, maar door deze goed te beheersen, kun je snel inspelen op onvoorziene omstandigheden en kan de bedrijfsvoering continu verbeterd worden.
Eenvoud werkt
Er zijn heel wat valkuilen als het gaat om het kiezen en gebruiken van prestatie indicatoren.
Allereerst moeten prestatie indicatoren eenvoudig te begrijpen zijn. Vermijd daarom vakjargon zoals EBDITA, winst hoef je namelijk niemand uit te leggen. Als winst een belangrijke KPI is voor de organisatie kun je deze ook meer concreet maken voor bedrijfsprocessen of afdelingen.
Verkoopvolumes en marges zijn voorbeelden voor een verkoopafdeling. Een productieafdeling stuurt voor winstdoelstellingen bijvoorbeeld op minimalisatie van uitval van producten. En de financiële administratie zorgt dat facturen op tijd deur uit gaan en worden betaald.
Het beste resultaat wordt behaald als de prestatie indicatoren door de werknemers uit de bedrijfsprocessen zelf worden benoemd. Zij weten namelijk als geen ander hoe hun specifieke bedrijfsproces in de praktijk werkt. En wat dus de belangrijkste meetpunten zijn.
En nu in praktijk brengen!
Als de prestatie indicatoren bekend zijn moeten deze op een slimme manier beschikbaar worden gesteld.
Het liefst zonder handmatige handelingen en in real-time overzichten. Hiermee voorkom je vertraging in opvolging, maar ook dat de organisatie afhankelijk is van een functionaris. Sommige data zal rechtstreeks uit een ERP of machinebesturingssysteem kunnen worden overgenomen.
Toch zijn er ook heel veel bedrijfsprocessen die in Excel actielijsten of op een gezamenlijke netwerk folder worden uitgevoerd.
Het actueel bijwerken, maar ook het gelijktijdig kunnen bewerken door meerdere personen zijn mogelijke risico’s die de kwaliteit van de data negatief kunnen beïnvloeden.
Daarnaast worden deze activiteiten meer als registratieverplichting gezien dan als een noodzakelijk onderdeel uit het des betreffende bedrijfsproces!
Onze oplossing, digitale formulieren met workflow
We hebben een slimme werkwijze ontwikkeld om allerlei ondersteunende bedrijfsprocessen te automatiseren met digitale formulieren met een workflow. Hierdoor wordt het verzamelen van data een resultaat uit de bedrijfsvoering.
Door ingebouwde controles en standaard keuzelijsten, is de kwaliteit van de data bijna foutloos en direct beschikbaar voor rapportages. De prestaties indicatoren zijn hierdoor altijd actueel en te presenteren in een gecontroleerd Excel Dashboard. In samenwerking met onze klanten hebben we ook een grafieken module beschikbaar voor publicatie op PC schermen en videoschermen. En natuurlijk zonder ingewikkelde codes.
Benieuwd hoe dit in je eigen organisatie geïmplementeerd kan worden? We laten het graag zien!
