SMART digitaliseren en de kracht van optimaliseren bij bedrijfsprocessen
‘SMART digitaliseren’, wat bedoelen we daar nu eigenlijk mee? En nog belangrijker, wat zouden we kunnen bereiken met slimme digitalisatie binnen de organisatie? We zetten het uiteen aan de hand van onze interpretatie, praktijkervaringen en voorbeelden bij meer dan 150 organisaties.
Digitaliseren is meer dan papier vervangen
Digitalisatie van bedrijfsprocessen gaat verder als het omzetten van een papieren registratieformulier naar een Word, Excel of Pdf-bestand. De grote verbeterstap realiseer je pas als je de informatie daadwerkelijk voor je laat werken. Dat is pas SMART! De registratie is dan niet het doel op zich, maar een middel. En dat kan heel veel winst in tijd en kwaliteit betekenen. Maar SMART digitaliseren gaat pas echt werken als men de betekenis van SMART goed toepast. De uitgangspunten en betekenis van SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden) zullen we daarom specifieker toelichting, te beginnen met “Specifiek”
Specifiek, digitaliseer gericht
Een goed voorbereid plan is de sleutel voor een succesvolle implementatie bij het doorvoeren van veranderingen. Omschrijf dus eerst hoe het proces intern verloopt en welke informatie wordt verzameld. Grote valkuil hierbij is dat men zo compleet mogelijk wil zijn. Het is beter om de 80/20 regel te hanteren en het digitale proces later in kleine stapjes uit te breiden op grond van de gebruikerservaring. Kortom beperk je tot de minimale informatie die je wilt verzamelen maar zorg dat deze eenduidig wordt vastgelegd. Focus op kwaliteit van data en procesvoering en niet op kwantiteit.
Meten is weten
Verzamelen van informatie met digitale registraties is alleen zinvol met een gericht doel. Met de digitale formulieren van LeanForms kan data worden verzameld die bijvoorbeeld de efficiency van een productieproces meet. Maar ook kan men bijvoorbeeld de afhandelsnelheid van een klachtenproces vastleggen of de data gebruiken voor trendanalyses. De keuze is reuze. Maar misschien wil je eerst wel weten of SMART digitaliseren wel loont. Vraag om onze ROI-calculator en bereken het snel.
Acceptabel, SMART digitaliseren doe je samen
Weerstand als je veranderingen wilt doorvoeren is heel menselijk. Onbekend maak onbemind. Betrek daarom vroegtijdig de betrokken medewerkers als je SMART wilt digitaliseren. Zij kennen namelijk de praktische uitvoering het beste en hebben mogelijk ook nog verbeterpunter om direct mee te nemen. De nieuwe werkwijze zal dan gemakkelijker kunnen worden geïntroduceerd, want de medewerkers zijn gelijk je ambassadeur. Onze ervaring is dat een succesvolle implementatie van slimme digitale formulieren vanzelf weer nieuwe aanvragen vanuit de medewerkers oplevert om ook andere processen aan te pakken. Win-Win!
Realistisch, digitalisering is een reis
Digitaliseren binnen een onderneming is niet iets wat je even erbij doet. En het is ook nooit af door continue veranderingen in de bedrijfsvoering die men in hedendaagse organisaties ziet. Realiseer je dus bij de digitale transformatie dat Rome ook niet in 1 dag is gebouwd. Begin klein en laat de digitalisatie cultuur groeien in je organisatie. Voor een goede acceptatie is het slim om te starten met een proces waarbij je relatief eenvoudig veel voordeel voor de medewerkers kunt realiseren. En maak ook duidelijk dat er tijdens de digitale reis onverwachte hobbels op de weg zullen zijn. Kortom, wees gewoon realistisch in je doelen en projectmanagement. Want alleen ga je misschien sneller maar samen kom je verder!
Tijdgebonden activiteiten en taken en workflow management
Als men taken uitzet binnen een organisatie moeten die natuurlijk tijdig worden opgevolgd, want anders kunnen mogelijke vervolgstappen niet worden gestart. Ongeveer 80% van fouten in organisaties worden veroorzaakt door gebrekkige overdracht van informatie. Het is dus zaak om ook hier de verwachtingen goed af te spreken en deze tijdgebonden eisen vast te leggen in een digitale workflow. Dat klinkt veel moeilijker als dat het daadwerkelijk is. Met de huidige no-code applicaties kun je dit eenvoudig inregelen en wordt informatiemanagement bijna een volledig geautomatiseerd proces.
SMART Digitalisering, dat wil ik ook!
Wil je meer weten wat LeanForms voor je kan betekenen bij SMART digitalisering in jouw organisatie. Wij maken graag tijd vrij voor een inspirerende demo over de mogelijkheden.
