Toepassingen van digitale formulieren zijn er genoeg. En ze voegen echt waarde toe.
Het toepassen digitale formulieren in uw onderneming verhoogt de kwaliteit en levert enorme tijdwinst op. Onze klanten gebruiken de digitale formulieren van LeanForms in veel verschillende bedrijfsprocessen.

Als je eenmaal de kracht een een slim digitaal formulier hebt ontdekt ga je het vanzelf nog meer gebruiken. Want LeanForms zet geen beperkingen op het aantal verschillende soorten formulieren dat u gebruikt.

Laat u inspireren door onderstaande voorbeelden van slimme digitale formulieren.

Wilt het het zelf uitproberen? Vraag een demo aan, of laat een gratis digitaal formulier door ons bouwen.

“Het plannen, uitvoeren, analyseren maar vooral het opvolgen van audits was bij ons altijd enorm tijdrovend. Gelukkig hebben we deze verbeterslag kunnen maken en kan ik mijn tijd nu efficiënter inzetten op andere projecten”

Wij zijn gecertificeerd volgens diverse normen maar hebben ook regelmatig leveranciers of klanten audits. Het is altijd een hele worsteling geweest om overzicht te houden over lopende acties en afspraken. Iedere discipline gebruikte hiervoor zijn eigen formulier maar ook zijn eigen overzichten in Excel. De documenten werden opgeslagen op zowel het netwerk als lokale schijven. Via een leuke blog over een LEAN-administratie zijn we in contact gekomen met LeanForms.

In de demo lieten zij direct de mogelijkheden zien om alle soorten audits in 1 slim formulier te combineren. Door deze harmonisatie konden we onze werkwijze in de gehele organisatie  gelijktrekken en was de actuele status van audits voor iedereen binnen handbereik. Door de slimme actie functionaliteit binnen LeanForms ontvangen actiehouders tijdig herinneringen per mail om hun werk af te ronden. Omdat we voor alle formulieren nu ook dezelfde basisoorzaken gebruiken kun

nen we ook op bedrijfsniveau zien waar we onze aandacht op moeten richten. We hebben met LeanForms inmiddels ook andere processen vereenvoudigd. Zo hebben we voor afwijkingen van klanten en leveranciers ook een gecombineerd formulier in gebruik genomen. De doorlooptijd is hierdoor enorm verbeterd. Daarnaast gebruiken we dezelfde set basisoorzaken zodat we deze direct kunnen vergelijken met bijvoorbeeld de trends bij audits.

Meer weten, neem vrijblijvend contact voor een demo of vrijblijvend gesprek.

Bel direct 0161 – 77 84 42

“Tot vorig jaar maakten we onze declaratieformulieren in Word. Hier konden medewerkers hun parkeerbonnen, kilometers, overnachtingen etc. noteren. Het formulier werd als bijlage gemaild naar hun leidinggevende.”

Soms was niet alles duidelijk ingevuld. Zo hebben we een andere kilometervergoeding voor woon-werkverkeer dan voor klantbezoeken. Regelmatig moest de leidinggevende een mail terugsturen met de vraag om wat voor type kilometerdeclaratie het ging. Na antwoord van de medewerker berekende de leidinggevende het bedrag en stuurde het formulier met begeleidende tekst per mail door naar de financiële administratie.

Onze directie wil maandelijks een rapport ontvangen met de hoogte van uitbetaalde declaraties, verdeeld in type declaraties. Het was best een karwei om dit elke maand boven water te krijgen. Vaak was het overzicht alweer verouderd als we het doorstuurde naar de directie.

Toen een collega-bedrijf vertelde over hun goede ervaring met LeanForms, hebben we contact opgenomen. Declaraties indienen, goedkeuren en uitbetalen. Niet het meest ingewikkelde proces maar het kostte ons veel te veel tijd.
Na een kennismakingsgesprek hadden we een goed beeld van LeanForms. De kosten vielen ons reuze mee. We hoefden niet voor alle medewerkers een account aan te maken, dit scheelt nogal.

Inmiddels werken we een aantal maanden met LeanForms. Medewerkers kunnen bonnen of andere documenten toevoegen als bijlagen. Alles is altijd gemakkelijk terug te vinden. We zijn erg tevreden over de resultaten, de tijdsbesparing en het gemak van LeanForms. In de toekomst zullen we LeanForms voor meerdere doeleinden gaan gebruiken.”

Meer weten, neem vrijblijvend contact voor een demo of vrijblijvend gesprek.

Bel direct 0161 – 77 84 42

“Voor het vereenvoudigen van ons gecertificeerde kwaliteitsmanagementsysteem zijn wij uitstekend geholpen door de experts van Lean Quality. Zij sturen op harmonisatie van bedrijfsprocessen met het oog voor de praktijk. Niet alle situaties moet je technisch willen dicht spijkeren. Zo ook met het management van afwijkingen”

Management of change is erg belangrijk in onze maakindustrie.

Je herkent een afwijkende situatie maar je moet door.

Toch wil je dat de afwijking op een goede manier wordt beoordeeld en eventueel met afwijkende maatregelen wordt uitgevoerd.

En je wilt deze inspanningen ook aantoonbaar hebben voor het geval dat…

Maar wat zijn dan goede criteria om een afwijking te beoordelen en hoe borg je het gehele proces.

Niet met een uitgebreide procedure van 6 kantjes.

Die wordt toch niet gelezen.

Maar als je je niets regelt kost dit de organisatie heel veel geld en ergernis.

Met de expertise van Lean Quality hebben we een voorbeeld uitgewerkt hoe we dit zouden kunnen verbeteren.

Het werk zat hierbij aan de voorkant.

Het in kaart te brengen hoe het proces moest verlopen.

Daarna werd het formulier eenvoudig gedigitaliseerd en geautomatiseerd met LeanForms.

Door de risicobeoordeling in het formulier te verwerken was geen aanvullende instructie meer nodig.

Foutieve invoeren werden voorkomen.

De nieuwe werkwijze is enorm snel geïmplementeerd en we hebben nu altijd een actueel overzicht van afwijkingen.

Maar we hadden ook een leuke bijvangst.

In onze organisatie waren een heleboel ondersteunende bedrijfsprocessen die nu vanuit diverse Excel files werden aangestuurd.

Maar ook hier was de opvolging tijdrovend en niet altijd zoals gewenst.

Met LeanForms hebben we inmiddels ook flinke verbeterslagen gemaakt met de afhandeling van klanten en leveranciersklachten.

Meer weten, neem vrijblijvend contact voor een demo of vrijblijvend gesprek.

Bel direct 0161 – 77 84 42

“Wij waren al jaren op zoek naar een slimmere manier van het vastleggen van besluiten en acties uit vergaderingen. Tijdens een “try before you fly” sessie zijn we op het geïnspireerd door de vele mogelijkheden met LeanForms. Nu gebruiken alle kernteams in onze organisatie het digitale formulier. Naast de tijdwinst is de effectiviteit en kwaliteit van de bijeenkomsten sterk verbeterd.”

Het principe van onze nieuwe vergaderaanpak is eigenlijk heel simpel. Binnen onze organisatie hebben we eerst een overzicht gemaakt van de verschillende soorten vergaderingen inclusief doel en agenda’s. Tot onze verbazing werden diverse onderwerpen in meerdere vergaderingen uitgebreid besproken.  De eerste verbetering was dus dat we het aantal vergaderingen hebben verminderd door de agenda’s beter op elkaar af te stemmen.

Vervolgens heeft elk team zijn vaste agenda opgesteld.  Deze agendapunten zijn vastgelegd in een digitaal formulier zodat er geen onderwerpen worden gemist.  In de vergadering worden per agendapunt direct de besluiten en belangrijkste aandachtspunten genoteerd. Ook kunnen we gelijk een actie uitzetten voor een medewerker of een groep medewerkers. Deze acties worden bewaakt door het systeem en de status is bij de volgende vergadering altijd actueel. Door aangemaakte overzichten kunnen alle betrokken ten alle tijden de notulen teruglezen en wordt de historie goed bewaard.

Het LeanForms registratiesysteem wordt inmiddels ook gebruikt voor ondersteuning van verschillende bedrijfsprocessen. Want ook dat hebben ze goed bekeken bij LeanForms, een generieke oplossing voor een vaste prijs.

Meer weten, neem vrijblijvend contact voor een demo of vrijblijvend gesprek.

Bel direct 0161 – 77 84 42

“Wij waren al jaren op zoek naar een slimmere manier van het vastleggen van besluiten en acties uit vergaderingen. Tijdens een “try before you fly” sessie zijn we op het geïnspireerd door de vele mogelijkheden met LeanForms. Nu gebruiken alle kernteams in onze organisatie het digitale formulier. Naast de tijdwinst is de effectiviteit en kwaliteit van de bijeenkomsten sterk verbeterd.”

Het principe van onze nieuwe vergaderaanpak is eigenlijk heel simpel. Binnen onze organisatie hebben we eerst een overzicht gemaakt van de verschillende soorten vergaderingen inclusief doel en agenda’s. Tot onze verbazing werden diverse onderwerpen in meerdere vergaderingen uitgebreid besproken.  De eerste verbetering was dus dat we het aantal vergaderingen hebben verminderd door de agenda’s beter op elkaar af te stemmen.

Vervolgens heeft elk team zijn vaste agenda opgesteld.  Deze agendapunten zijn vastgelegd in een digitaal formulier zodat er geen onderwerpen worden gemist.  In de vergadering worden per agendapunt direct de besluiten en belangrijkste aandachtspunten genoteerd. Ook kunnen we gelijk een actie uitzetten voor een medewerker of een groep medewerkers. Deze acties worden bewaakt door het systeem en de status is bij de volgende vergadering altijd actueel. Door aangemaakte overzichten kunnen alle betrokken ten alle tijden de notulen teruglezen en wordt de historie goed bewaard.

Het LeanForms registratiesysteem wordt inmiddels ook gebruikt voor ondersteuning van verschillende bedrijfsprocessen. Want ook dat hebben ze goed bekeken bij LeanForms, een generieke oplossing voor een vaste prijs.

Meer weten, neem vrijblijvend contact voor een demo of vrijblijvend gesprek.

Bel direct 0161 – 77 84 42

“Ons bedrijf is VCA gecertificeerd. Dit betekent dat we werkplekinspecties moeten uitvoeren. Een uitvoerder bezoekt de werkplek en noteert per onderwerp of alles in orde is. Als er zaken niet kloppen, moet dit zo snel mogelijk worden opgelost en/of doorgegeven aan de leidinggevende.”

Vanaf de jaren 90 deden we dit op papier. Na het invullen van de werkplekinspectie werden de formulieren verzameld in een map. Bijzonderheden en afwijkingen werden vaak mondeling doorgegeven. Als dit later werd opgelost, zette de desbetreffende persoon een paraaf op het formulier bij het onderdeel afgehandeld. Helaas werd dit soms vergeten. Bij de externe audit leek het dan alsof er niets was gedaan met de geconstateerde bijzonderheid/afwijking. Om dit te voorkomen namen we een week voorafgaand aan de audit vaak de map door van A tot Z. Als er een paraaf was vergeten, werd dit handmatig aangevuld.

We snapten dat dit niet de ideale werkwijze was, maar wisten niet hoe we dit het beste konden aanpakken.

Via LinkedIn kwam een collega op de website van LeanForms terecht. Ze las dat LeanForms ook gebruikt kan worden voor werkplekinspecties, taak risicoanalyses en interne audits. We hebben haar aangemeld voor een Try before you Fly sessie. Na een uitleg over LeanForms maakte de groep een fictief formulier. Na deze sessie hebben we LeanForms gevraagd om langs te komen voor meer informatie. Na een prettig gesprek besloten we LeanForms voor een jaar te proberen.

Zes maanden later was het weer tijd voor de externe audit. Voor het eerst hoefden we niet koortsachtig alle mappen door te bladeren. We wisten dat alles volledig en goed geregeld was en waar we alles konden vinden. Ideaal. Inmiddels hebben we het formulier uitgebreid om de basisoorzaken van de afwijking vast te leggen. We gaan nog even door met verbeteren.”

Meer weten, neem vrijblijvend contact voor een demo of vrijblijvend gesprek.

Bel direct 0161 – 77 84 42

“Met de digitalisering van ons wachtrapport hebben we echt een flinke slag gemaakt. We hebben indirect het gedrag van onze medewerkers gestuurd en veel meer inzicht in de actuelere situatie binnen onze organisatie.  Met de ervaring en kennis vanuit LeanForms hebben we dit snel kunnen implementeren”

Net als veel organisaties die 24 uurdiensten draaien maakte wij gebruik van een schriftelijk overdrachtsboek tussen de verschillende diensten.

Dit zou goed werken als iedereen het op dezelfde manier in zou vullen en een duidelijk handschrift had.

Toch misten wij ook de mogelijkheid om snel zaken terug te kunnen zoeken.

Wij gebruikte LeanForms al voor diverse inspectieformulieren en zijn toen na gaan denken om een digitaal wachtrapport te introduceren.

Samen met een ervaren consultant hebben wij eerst het gewenste proces en de juiste vragen opgesteld.  Een Eyeopener was de uitdaging om alleen relevante informatie te verzamelen.

Geen enkele gebruiker wordt namelijk blij van een hele lange invuloefening.

Door slim gebruik te maken van gestandaardiseerde lijsten, voorwaardelijke regels en een beperkte ingebouwde workflow hebben we nu een heel effectief systeem gebouwd wat de wachtoverdracht enorm ondersteunt.

Iedere opkomende medewerker neemt de voorafgaande dienst over door het toegezonden wachtverslag te definitief of onder voorbehoud te accorderen.

Met de laatste optie zorgen we ervoor dat mogelijke knelpunten bij de overdracht worden geïdentificeerd.

Met de uitgebreide rapportage mogelijkheden hebben we snel inzicht in trends of gebeurtenissen van het laatste 24 uur.

Na enkele maanden hebben we besloten het formulier nog verder te vereenvoudigen door een koppeling met ons ERP-systeem.

De ordergegevens worden zo heel snel en foutloos overgenomen. De volgende verbeterstap zal het wegschrijven worden van gegevens naar ERP waardoor we heel veel ERP-licentiekosten kunnen elimineren.

Grappig om te zien waar een oorspronkelijk simpel inspectie formulier toe kan leiden!

Wij werken binnen onze organisatie vaak met meerdere disciplines gelijktijdig aan een project. Hierbij is het belangrijk dat in verschillende projectfases alle afgesproken thema’s worden afgewerkt en afgemeld. Met een eenvoudig en slim project formulier hebben we nu altijd inzicht in de actuele status en is er altijd een volledig projectdossier.

Wij zijn een multifunctioneel team wat gelijktijdig aan diverse fasen binnen een project werkt.  Alle deelresultaten zorgen samen voor een complete oplevering van de order.  Ondanks een redelijk eenvoudig gestandaardiseerd werkproces ervaarden wij een grote variatie in doorlooptijd. Soms werden incomplete bestellingen uitgeleverd die weer na geleverd moesten worden.

 Waar ging het mis?

Iedere discipline had wel wat hulpmiddelen en programma’s ter beschikking om hun gedeelte van de opdracht te produceren. Soms hele speciale applicaties, maar ook meetinstrumenten met onderliggende databases, een ERP-systeem soms zelfs Excel files op het netwerk. Iedereen afzonderlijk had wel inzicht op de status op zijn stukje met veel detailinformatie maar de helikopterview over de diverse zaken ontbrak. Met mailverkeer werd getracht elkaar op de hoogte te houden van bijzonderheden maar soms werden dus ook zaken gemist. Nog een systeem dus.

In een kennismakingsgesprek net de specialisten van LeanForms werd ons eerlijk duidelijk gemaakt dat de applicatie niet was ontwikkeld als uitgebreide projectmanagement tool.  Al pratende werd wel duidelijk dat

  • We samen konden werken in 1 formulier voor update van de status van diverse fases.
  • Er mogelijkheden waren om definitieve tekeningen en andere belangrijke documenten toe te voegen, alles op 1 plaats dus.
  • We eenvoudig een voortgangsindicator over alle lopende projecten konden visualiseren in de dashboards.
  • Niemand een project kon afsluiten als het prestatie indicator niet op 100 % stond.
  • Er automatisch een e-mail werd verstuurd naar alle belanghebbenden als het project volledig was verwerkt.

En dit was precies wat we zochten, een eenvoudig systeem voor ondersteuning van de werkzaamheden met automatische rapportage van de voortgang.

We hebben nu veel minder last van ruis in communicatie, werken (bijna) foutloos en hebben veel meer inzicht in uitvoering van de projecten.

Het LeanForms registratiesysteem wordt inmiddels ook gebruikt voor ondersteuning van verschillende bedrijfsprocessen.

Want ook dat hebben ze goed bekeken bij LeanForms, een generieke oplossing voor een vaste prijs.

Meer weten, neem vrijblijvend contact voor een demo of vrijblijvend gesprek.

Bel direct 0161 – 77 84 42

Een digitale bezoekersregistratie biedt veel voordelen. Niet alleen komt het professioneler over naar uw bezoekers. Maar ook heeft u sneller overzicht in geval van noodsituaties.

Toch hoeft u geen speciale software te kopen. Zoals gezegd, de digitale formulieren van LeanForms zijn breed inzetbaar.

Het aantonen van genoten opleiding van medewerkers is vaak tijdrovend. Hoe mooi zou het zijn om naast de digitale registratie ook de planning van opleidingen te organiseren?

Het komt erop neer dat je dan een slim digitaal formulier bouwt. Tegelijkertijd heb je dan een planningstool.

Werkplekinspecties zijn belangrijke registraties. Hierdoor worden tijdig onveilige of onhandige situaties opgemerkt, met de bedoeling om ongevallen te voorkomen en slimmer samen te werken.

Bekijk in onze instructie wat de voordelen kunnen zijn van een digitaal registratieformulier.

Vergaderingen, schrijven van notulen en opvolgen van acties. Hoewel organisaties wel regelmatig overleg moeten voeren is de uitvoering vaak zwak.

Kortom, het resultaat is niet efficiënt. Daar staat tegenover dat sommige organisaties het wel slim organiseren. Laat dit voorbeeld eens op je inwerken.

.

.

Digitaal formulier maken

Een digitaal formulier maken is helemaal niet moeilijk met LeanForms. Met het 5 stappenplan kun je heel veel bedrijfsprocessen automatiseren.

Het maken van een digitaal formulier gaat dan heel veel voordeel opleveren. Met digitale checklisten en registratieformulieren krijg je snellere doorlooptijden van bedrijfsprocessen en minder fouten. Maar ook actuele overzichten en rapportages.

Er wordt tot wel 30% werktijd bespaard. En als medewerkers eenmaal het gemak en voordeel zien van een goed gemaakt digitaal formulier willen ze meer.

Vraag vrijblijvend een demo aan