Business continuity management klinkt voor veel ondernemers als een ‘ver van mijn bed show’. Of ze staan er liever niet bij stil. Maar als de bedrijfsactiviteiten moeten stoppen en er geen producten of diensten kunnen worden uitgeleverd kan dit grote invloed hebben op je bestaansrecht als ondernemer. Als de risico’s echter tijdig in kaart worden gebracht kan dit een hoop ellende voorkomen.

Met een ISO 9001 kwaliteitsmanagementsysteem heb je op een slimme manier inzicht in de potentiële verstoringen van je dienstverlening.

 

Belang van continuïteit

Het belang van continuïteit in een bedrijfsvoering is cruciaal voor organisaties die nu, maar ook in de toekomst efficiënt willen werken. Iedere verstoring in de bedrijfsvoering is een verspilling van tijd en/of middelen, maar kan ook de leveringsbetrouwbaarheid naar de klant verlagen. En zelfs tot aanzienlijke reputatieverlies lijden.

De problemen bij de service afwikkeling op Schiphol door gebrek aan personeel is hiervan een recent voorbeeld. Maar ook bijvoorbeeld een gijzeling van de server, waardoor bedrijfsinformatie niet meer toegankelijk is. Organisaties moeten dus periodiek zichzelf de vraag stellen of de risico’s in de huidige bedrijfsvoering voldoende zijn afgedekt. Nu, maar zeker ook in de toekomst. Alleen dan kan men zich voorbereiden op ongewenste gebeurtenissen.

Waaruit bestaat Business continuity management?

Business continuity management is gebaseerd op de algemene principes van kwaliteitsmanagement. Het benadert echter de bedrijfsvoering wel van een hele specifieke invalshoek, namelijk de ‘worst case scenario’s’.
Business continuity management is dus plannen en nadenken over zaken die niet alledaags zijn.

Wat is bijvoorbeeld het effect van wegvallen van elektriciteit in de fabriek, gebruikt men hele speciale onderdelen of zijn deze standaard leverbaar?
Maar ook de werknemer die jouw complexe Excel files beheert kan langdurig ziek worden of zelfs de organisatie verlaten.

Bedrijven moeten deze kritische zaken in het vizier hebben en waar mogelijk een borging verzinnen.

Wat is een Business continuity plan?

Een business continuity plan is een overzicht met mogelijk scenario’s die de bedrijfsvoering ernstig kunnen verstoren en zelfs langdurig stilleggen en de hierbij benodigde acties om te komen tot herstel. Om tot dit overzicht te komen wordt eerst vaak een globale brainstormsessie georganiseerd over mogelijke risico’s in de bedrijfsprocessen. Hiervoor zijn diverse technieken beschikbaar die in de basis allemaal het bekende product van kans en effect kwantitatief beoordelen. Als de risico’s bekend zijn wordt vervolgens bepaald hoe men deze risico’s kan bestrijden als het ‘worst case scenario’ onverhoopt toch optreedt.

Een praktisch voorbeeld van een maatregel bij onze workflow managementapplicatie is het definiëren van een RTO en RPO op een tweede geografische locatie.

Mocht de eerste geografische locatie uit de lucht gaan door bijvoorbeeld een aardbeving, dan zetten wij onze diensten voort vanuit een tweede datacentrum.

Belang van een Business continuity plan

Doordat men vooraf heeft bedacht hoe men dit het beste kan aanpakken kan men snel en effectief ingrijpen.

Natuurlijk moeten de maatregelen wel in verhouding staan met de kosten en het soort geleverde dienst. Een website van de meeste ondernemingen mag best wel even uit de lucht zijn. Het is een ander verhaal als dit bijvoorbeeld de webshop is waar het geld mee wordt verdiend.

Maak het business continuity plan dus op maat voor de onderneming. Maar zorg ook dat deze actueel blijft.
Zeker op gebied van IT wordt hier vaak te gemakkelijk over gedacht.

Een ISO-27001 gecertificeerde software of IT-leverancier is zeker geen garantie, maar is wel een bewijs dat er op een gestructureerde wijze aandacht is voor informatiebeveiliging.

Zorg dat je voorbereid bent

Voorbereiding betekent zorgen dat kritische bedrijfsinformatie altijd beschikbaar is om de bedrijfsprocessen af te werken of actueel inzicht te hebben in de status van verschillende activiteiten.

Een goede inventarisatie van processtromen, informatiebronnen en de gebruikte systemen is dus een basisvereiste.

Met LeanForms kun je heel veel bedrijfsprocessen optimaliseren en standaardiseren, inclusief workflow management en autorisatie op persoonsniveau.
Bovendien wordt de informatie op een centrale beveiligde plaats opgeslagen waarbij back-up en recoveryplannen standaard bij de service is inbegrepen.

Dat is de reden dat veel organisaties in hun IT-landschap LeanForms hebben opgenomen. Als aanvulling op hun ERP maar ook een veiliger en effectiever alternatief voor de vele ongecontroleerde Excel bestanden.