Het is een veelgehoorde opmerking: Lean is leuk voor productieafdelingen waar je fysieke spullen kunt verplaatsen. Daar kun je immers daadwerkelijk “troep” maken, wat de efficiëntie van de afdeling beïnvloedt. Spullen raken kwijt, er ontstaan wachttijden in het magazijn… en daar kan Lean helpen. Maar goed nieuws: ook administratieve processen kunnen sterk profiteren van Lean-methodieken. Een recente ervaring hierover wil ik graag met jullie delen.
De situatie
Bij een productiebedrijf met twintig medewerkers in Nederland, onderdeel van een grotere multinational, geldt de regel dat elke lokale vestiging uiterlijk op de vijfde van de maand haar maandrapportage aanlevert bij het hoofdkantoor. Deze rapportage is echter afhankelijk van gegevens uit verschillende afdelingen, zoals verkoop, logistiek en productie. De lokale organisatie verzamelde deze informatie met allerlei Excel en Word bestanden. Aan het einde van de maand kostte het de boekhoudafdeling maar liefst vier volledige werkdagen om de benodigde data samen te voegen tot een bruikbaar rapport voor het hoofdkantoor!
De verspilling
In overleg met alle betrokkenen hebben we het hele proces van dataverzameling tot maandrapportage in kaart gebracht. Al snel werd duidelijk dat er zes (!) verschillende Excel-bestanden in omloop waren, die vaak grotendeels dezelfde informatie bevatten. Data werd van het ene bestand naar het andere gekopieerd en soms handmatig overgenomen, wat foutgevoelig bleek. Verschillende afdelingen gebruikten bovendien uiteenlopende codes voor dezelfde termen. Door deze onnodige complexiteit ontstonden invoerfouten die soms pas weken later aan het licht kwamen, wat het achterhalen van de oorzaak lastig maakte. Dit hele proces was een duidelijk voorbeeld van verspilling – iets wat Lean juist probeert te elimineren.
De workflow
Na een open en eerlijke analyse van de problemen kregen alle betrokkenen inzicht in elkaars uitdagingen. Dit leidde al snel tot een gezamenlijke wil om het proces structureel te verbeteren. We begonnen met een inventarisatie van de essentiële informatie: wat was er écht nodig om de maandrapportage te ondersteunen? In welke vorm en wanneer? Dit was meteen een nuttige “5S-oefening” (Sorteren, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren en Standhouden): veel invoervelden in de Excel-bestanden bleken onnodig, en we gebruikten een gezamenlijke code-lijst in plaats van meerdere lijsten. De vereenvoudigde Excel-template was geboren… bijna.
Digitale transformatie en informatiemanagement
Hoewel Excel krachtig is, realiseerde het team zich dat het geen Lean-oplossing zou zijn om drie afdelingen gelijktijdig in hetzelfde bestand te laten werken. Dit zou leiden tot wachttijden, telefoontjes om bestanden vrij te geven, en het risico op dataverlies door overschrijvingen – allemaal vormen van verspilling en bronnen van fouten. Het team besloot daarom een digitaal systeem te implementeren waarin elke afdeling zijn gegevens kon invoeren, die automatisch in een database werd opgeslagen en direct beschikbaar was voor de administratie. De digitale transformatie bood hier een echte doorbraak: door processen te digitaliseren en informatielogistiek centraal te stroomlijnen, werd de maandrapportage eenvoudig en foutloos.
De data werd in real-time verwerkt en de boekhouding kon direct feedback geven en eventuele fouten corrigeren. Deze oplossing, waarin informatiemanagement centraal stond, verbeterde niet alleen de nauwkeurigheid van de gegevens maar stimuleerde ook een efficiëntere samenwerking tussen afdelingen.
Het resultaat
Het resultaat was indrukwekkend: de maandrapportage, waar voorheen vier volle werkdagen aan werd besteed en zelfs vakanties op werden afgestemd, was nu binnen twee uur gereed.
Lean administratie
Dit praktijkvoorbeeld laat zien dat Lean-principes ook waardevol zijn binnen administratieve en informatie-intensieve omgevingen. Het idee dat Lean alleen nuttig is voor productie is daarmee achterhaald. Ook informatiestromen kunnen Lean worden gemaakt, door verspilling in werkprocessen en dataoverdracht te elimineren. Door de juiste digitale transformatie en effectieve informatiemanagement principes toe te passen, kunnen administratieve afdelingen hun processen stroomlijnen en aanzienlijk efficiënter werken.
Nog niet overtuigd? Probeer de ‘paperclip-methode’ eens: Volg een informatiestuk dat door verschillende afdelingen heen moet. Ervaar de werkstroom zelf en ontdek wat er verbeterd kan worden. Soms is de oplossing simpel – zoals de vervanging van een nietje door een paperclip – maar door dit soort kleine stappen kan een organisatie grote verbeteringen in efficiëntie en samenwerking realiseren.
Benieuwd hoe Lean-methodieken en digitale transformatie jouw organisatie kunnen helpen? Ontdek het met LeanForms. Vraag nu een demo aan en ervaar zelf hoe wij jouw administratieve processen efficiënter en foutlozer maken.
Lees ook hoe je Lean principes kunt toepassen op informatie management.
Auteur:
Anton Schaerlaeckens
Senior Consultant
In zijn professionele loopbaan van 35 jaar heeft Anton zich gespecialiseerd in implementaties van digitale kwaliteitsmanagementsystemen. Deze informatiesystemen dragen bij aan een foutloze en efficiënte uitvoering van de werkzaamheden. Zijn uitgebreide ervaring in zowel management als (internationale) operationele rollen stelt Anton in staat om zelfs bij complexe organisatiestructuren het digitale transformatieproces effectief te begeleiden.
