Cases

Omdat wij een productiebedrijf in de food zijn, is ons productieproces omgeven met een veelvoud aan registratieverplichtingen. Om hier overzicht in te houden hebben wij ervoor gekozen deze registratieverplichtingen te structureren in LeanForms.

Op onze afdeling werkte wij met ontzettend veel losse formulieren, checklijsten en handleidingen. Vaak ook nog eens afgedrukt op papier. Super onhandig en inefficiënt. Door middel van LeanForms hebben wij al deze losse formulieren, lijsten en handleidingen kunnen digitaliseren.

Voorheen moesten wij deze informatie handmatig uit diverse MS Excel bestanden halen om deze vervolgens over te zetten naar een rapportage. De grafieken van LeanForms bieden ons nu realtime overzicht, dit geeft ons vele voordelen zoals tijdsbesparing en betrouwbaarheid van de data.

Het online formulieren systeem van LeanForms geeft veel voordelen, zowel bij het invoeren via de pc, laptop of smartphone als bij het verwerken van de data. De combinatie LeanProcess met LeanForms heeft gezorgd dat we een laagdrempelig digitaal KMS hebben.

De diverse business units van ASK Romein International hebben de laatste jaren een enorme groei doorgemaakt. Hierdoor ontstond de behoefte om de bedrijfsprocessen en de Quality, Health, Safety and Environment (QHSE) registraties centraal en digitaal beschikbaar te stellen voor alle medewerkers.

Vanwege de vele registraties die nog op papier ingevuld werden, met alle onhandigheden van dien zoals niet ingevulde velden, onleesbare handschriften en dat de registraties niet direct beschikbaar zijn voor de volgende stap in het proces.

LeanForms is gekoppeld met het ERP systeem van Hegin. Met LeanForms kost het veel minder tijd om data te interpreteren, omdat de vooranalyse al geweest is en de data toegankelijk aangeboden wordt. Aanpassingen veel sneller en makkelijker te maken en kost alles veel minder tijd.

Met LeanForms heeft Hemubo veel meer inzicht gekregen in de processen binnen alle productielocaties van het bedrijf.

Zo kon ook een verbetercyclus ingezet worden. De interne data analist maakt vanuit LeanForms overzichten voor de directies. Middels dashboards kan alle data overzichtelijk gepresenteerd worden.

LeanForms werd in eerste instantie binnen de organisatie ingezet om papieren werkstromen te elimineren. Inmiddels gaat het vooral om het optimaliseren van bedrijfsprocessen, waarbij formulieren of registraties nodig zijn en het efficiënter en effectiever inrichten hiervan.

LeanForms wordt breed ingezet bij Bredenoord. Na het implementeren van onder andere een incidenten formulier zal ook een business managementsysteem geïmplementeerd worden. Een aantal formulieren staan nog in de steigers en zullen de bedrijfsprocessen gaan ondersteunen.

VBSC bouwt structuren zoals bruggen, sluisdeuren en hoogbouw; kortom infrastructuur welke publiekelijk toegankelijk is. Dit soort werk vereist veel registraties om de veiligheid van de structuren te kunnen garanderen. Om die registraties gestructureerd te kunnen laten verlopen zijn ze gestart met LeanForms.

Door een wildgroei aan interne papieren formulieren werd het steeds moeilijker en tijdrovender deze te verwerken. Je zag als het ware door de formulieren de formulieren niet meer.

Wij werken nu zo’n anderhalf jaar met LeanForms en inmiddels hebben we LeanForms geïntegreerd in diverse processen.