Digitaal formulier, een heldere kijk op uw informatiestroom

Elke dag produceren organisaties enorm veel gegevens.

En deze data geven nuttige informatie over de resultaten van de bedrijfsprocessen.

Maar deze data  wordt  op verschillende tijdstippen ingevoerd of aangepast.

En mogelijk opnieuw gebruikt door verschillende medewerkers in een organisatie.

Daarom  moet  informatie niet alleen snel en goed toegankelijk moet zijn, maar ook betrouwbaar.

Maar veel organisaties worstelen met het houden van overzicht over al die informatiestromen.

Er zijn papieren lijsten, Excel-sheets en software-applicaties.

Maar vaak geen plannen of middelen om de informatiestromen in goede banen te leiden.

Met als gevolg volle archiefkasten, een doolhof van mapjes op het bedrijfsnetwerk en zelfs persoonlijke dossiers .

Volop kansen dus voor een efficiëntere bedrijfsvoering en meer winst!

Met een slim digitaal formulier wordt het eenvoudig om bedrijfsprocessen te automatiseren met workflowtechniek.

Informatie wordt op eenduidige wijze behandeld en opgeslagen.

En is direct beschikbaar voor actuele rapportages.

Een digitaal formulierensysteem vereist geen specifieke ICT-kennis, verhoogt de efficiency en heeft een zeer korte terugverdientijd.

DIGITALE FORMULIEREN: VAN SIMPEL TOT GEAVANCEERD

Google Formulieren is hét voorbeeld van de eenvoudigste manier van digitale formulieren bouwen.

Een medewerker kan een formulier zelf vormgeven door eenvoudigweg te klikken op icoontjes en deze te slepen (‘drag and drop’).

Het schrijven van code komt hier niet aan te pas.

Dit soort formulierensystemen wordt vaak aangeboden maar mist een essentiële slimme functionaliteit: workflow.

Om maximaal rendement te halen uit digitale formulieren moeten ze vóór je werken.

Een dergelijk formulier kan intelligente dingen doen en daardoor fouten voorkomen.

We noemen dit workflowmanagement.

Een workflow-formulierensysteem regelt het verloop van bijvoorbeeld een klacht, een verlofaanvraag, serviceverzoek of een andere taak.

Door deze in deeltaken op te splitsen in de volgorde waarin ze door de desbetreffende afdelingen worden behandeld en geaccordeerd.
Andere veel gebruikte intelligente functies zijn:

  •  Afhankelijkheden: alleen relevante vragen worden getoond of vervolgvragen zijn gerelateerd aan de voorafgaande vragen
  •  Controle op invoer, zoals op format, minimum/maximum getallen, aantal karakters e.d.;
  •  Flexibele routing: op basis van input in velden gaat het formulier automatisch naar de juiste persoon/afdeling of groep;
  •  Diverse rapportagemogelijkheden;
  •  Actiemanagement: tijdsbewaking op stappen in de route;
  •  Formulieren op mobiele apparaten;
  • Data-uitwisseling met andere applicaties, webservices

TIPS BIJ IMPLEMENTATIE  DIGITAAL  FORMULIER

  • Laat de leverancier een live demo geven en overtuig uzelf van de eenvoud van het samenstellen van formulieren, routes en rapportages.
  • Bij het opstellen van digitale formulieren geldt: ‘begin with the end in mind’. Wat wilt u bereiken met het formulier en welke vragen, workflow, autorisaties en rapportages horen daarbij?
  • De ervaring leert: eerst modelleren, dan pas digitaliseren. Modelleren kost ongeveer 90 procent van de tijd bij het opstellen van een formulier.
  • Begin klein met één digitaal formulier waarvan u zeker weet dat de huidige werkwijze tijdrovend is en/of frustrerend binnen uw organisatie.
  •  Als u begint met digitalisering van bedrijfsprocessen, vergeet dan niet uw organisatie mee te nemen en goed te instrueren.
  • Verzamel eens alle Excel-files of lijstjes binnen uw organisatie voor de diverse bedrijfsprocessen en inventariseer de hoeveelheid verspilling in tijd, duplicaten, zoeken, etc.

Meer weten over de kracht van een digitaal formulier?

Kom eens vrijblijvend proberen op 1 van onze “try before you fly “dagen.

Of laat ons uw formulier omzetten naar een digitaal formulier,

Wij komen graag langs voor een vrijblijvende demo.

Gratis digitaal formulier

Automatiseren kwaliteitsmanagementsystemen en meer winst

Geautomatiseerd kwaliteitssysteem

In bijna iedere organisatie moet alles sneller, efficiënter en nauwkeuriger.

Slim automatiseren van bedrijfsprocessen helpt iedere medewerker in het goed uitvoeren van zijn taken.

Maar als we kijken naar kwaliteitsmanagementsystemen zien we vaak nog arbeidsintensieve activiteiten om een actueel kwaliteitssysteem in de lucht te houden.

Waarom is dat?

En hoe kan een geautomatiseerd kwaliteitssysteem bijdragen aan een efficiënte bedrijfsvoering en meer winst voor een organisatie?

 

 

Het eilandje kwaliteitsmanagement binnen organisaties

In veel organisaties wordt kwaliteitsmanagement niet strategisch ingezet door de bedrijfsleiding.

Het is, om diverse redenen, meer een verplichting. Daarom wordt weinig geïnvesteerd in goede gereedschappen.

Kwaliteitsmanagers en kwaliteit professionals zijn vaak veroordeeld tot zelfgebouwde web portals,

SharePoint portals of een toegewezen netwerkdrive om hun kwaliteitssysteem aan te bieden aan de organisatie.

Met de beste bedoelingen maar vaak heel arbeidsintensief om alle hyperlinkjes, documenten en registraties actueel te houden.

Bovendien het kwaliteit systeem is gedigitaliseerd maar hiermee nog steeds geen onderdeel van de dagelijkse activiteiten in de organisatie.

In feite heeft alleen een digitalisatie slag plaatsgevonden.

kwaliteitsmanager

 

Geautomatiseerd kwaliteitssysteem, waar zit de winst?

Automatiseren gaat veel verder dan digitaliseren. Het helpt de medewerker door bepaalde taken over te nemen.

Zeker nu de nieuwe ISO 9001:2015 zich veel meer richt op bewijsvoering van resultaten van de activiteiten binnen de procesvoering zit hier een enorme kans om het kwaliteitssysteem echt te integreren in het dagelijkse werk.

Zorg dat de medewerker gemakkelijk toegang heeft tot de juiste actuele informatie zodat hij zich kan richten op zijn werk  met snelle  en goede beslissingen.

Get in Control LeanForms

 

 

Voorbeelden van automatiseren kwaliteitsmanagementsystemen in de praktijk

  • Mobiele registraties van inspectieronden op smartphones of I-pads. Acties worden al lopend in de organisaties uitgezet en de opvolging bewaakt
  • Automatisch tijdbewaking en herinneringen van acties bij audits en afwijkingen.
  • Realtime actuele overzichten en KPI-rapporten
  • Koppelingen met andere applicaties zodat eenvoudig de juiste data wordt ingelezen en verwerkt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de inzet van web services waarbij je mogelijk ook nog dure ERP licenties voor gebruikers kunt reduceren
  • Meldingen over defecten of complimenten worden via een formulier op de website zelf ingevuld door de klant waarna ze via het interne kwaliteitsmanagement de organisatie worden ingeleid. Op basis van ingevulde informatie komt deze bij de juiste afdeling of medewerker terecht voor verder afhandeling.

Prestatie indicatoren

 

Op deze manier wordt gaat kwaliteitsmanagement dus echt werken voor uw medewerkers en voor uw organisatie.

 

Digitale formulieren brief

Meer weten?

Neem gerust contact op voor een inspirerend gesprek zodat we samen op zoek kunnen gaan naar directe winst.

Aantoonbaar en zonder investeringen in dure software of langdurige consultancy.

 

Hulp bij kwaliteitsmanagement nodig?

Tijdgebrek, een onafhankelijke derde partij of een sparringspartner die u verder brengt?

Neem contact op met onze collega specialisten van Lean Quality of andere partners.

Prestatie indicatoren

Prestatie indicatoren, meten is weten

Het geheim van effectieve  prestatie indicatoren?

Prestatie indicatoren zijn niet meer weg te denken in organisaties die sturen op kwaliteit.

En kwaliteit kan op vele manieren tot uiting komen in ondernemingen en organisaties.

Een goed product, een veilige uitvoering van werkzaamheden of een goed crediteurenmanagement.

Daarom zijn prestatie indicatoren op diverse niveaus in de organisatie in verschillende vormen aanwezig.

Iedereen weet inmiddels dat prestatie indicatoren SMART moeten zijn gedefinieerd.

Maar toch zijn veel prestatie indicatoren in organisaties niet meer als noodzakelijk kwaad.

Het moet van ISO of soms zelf van de zorgverzekering.

En iets wat moet …. werkt bijna nooit.

Daarom gaan we op zoek naar de bedoeling.

En naar een slimme invulling.

 

Prestatie indicatoren

 

Prestatie indicatoren en PDCA

Prestatie indicatoren meten (deel) prestaties binnen een organisatie.

Zo’n meting geeft inzicht in hoe effectief of efficiënt een bedrijfsproces verloopt.

Maar een meting is niets waard als er niets met de het resultaat wordt gedaan.

Het is in feite de derde (check) en vierde (act) stap van de bekende verbetercirkel van Deming.

Toch zien we dat veel organisatie juist die fases van de PDCA-kring niet benutten.

Maar als je die fases goed beheerst, kun je snel inspelen op onvoorziene omstandigheden en sluipende veranderingen.

En dus ook de bedrijfsvoering continue verbeteren!

Zijn goede prestatie indicatoren dan zo moeilijk te realiseren?

 

Eenvoud werkt

Er zijn heel wat valkuilen met het kiezen en gebruik van prestatie indicatoren.

Allereerst moeten prestatie indicatoren eenvoudig zijn te begrijpen.

Vermijd daarom vakjargon zoals EBDITA, winst hoef je namelijk niemand uit te leggen.

Als winst een belangrijke KPI is voor de organisatie kun je deze ook meer concreet maken voor bedrijfsprocessen of afdelingen.

Verkoopvolumes en marges zijn voorbeelden voor een verkoopafdeling.

Een productieafdeling stuurt voor winstdoelstellingen bijvoorbeeld op minimalisatie uitval van producten.

En de financiële administratie zorgt dat facturen op tijd deur uit gaan en worden betaald.

Het beste resultaat wordt behaald als de prestatie indicatoren door de werknemers uit de bedrijfsprocessen zelf worden benoemd.

Zij weten namelijk als geen ander hoe hun specifieke bedrijfsproces in de praktijk werkt.

En wat dus de belangrijkste meetpunten zijn.

 

En nu in praktijk brengen!

Als de prestatie indicatoren bekend zijn moeten deze op een slimme manier beschikbaar worden gesteld.

Het liefst zonder handmatige handelingen in real time overzichten.

Hiermee voorkom je vertraging in opvolging maar ook dat de organisatie afhankelijk is van een functionaris.

Sommige data zullen rechtstreeks uit een ERP of machinebesturingssysteem kunnen worden overgenomen.

Toch zijn er ook heel veel bedrijfsprocessen die in Excel actielijsten of op een gezamenlijke netwerk folder worden uitgevoerd.

Het actueel bijwerken maar ook het gelijktijdig kunnen bewerken door meerdere personen zijn echter mogelijke risico’s die de kwaliteit van de data negatief kan beïnvloeden.

Daarnaast worden deze activiteiten meer als registratieverplichting zien dan als een noodzakelijk onderdeel uit het des betreffende bedrijfsproces!

 

Onze oplossing

Vandaar dat wij in 2006 al op zoek zijn gegaan naar een werkwijze om allerlei ondersteunende bedrijfsprocessen te automatiseren met digitale formulieren met een workflow.

Hierdoor wordt het data verzamelen een resultaat uit de bedrijfsvoering.

De kwaliteit van de data is door ingebouwde controles en gestandaardiseerde keuzelijsten vrijwel foutloos en direct beschikbaar voor rapportages.

De prestaties indicatoren zijn hierdoor altijd actueel en zijn te presenteren in een gecontroleerd Excel Dashboard.

In samenwerking met onze klanten hebben we inmiddels ook een grafieken module beschikbaar voor publicatie op PC schermen en videoschermen de prestaties.

En natuurlijk zonder ingewikkelde codes, maar dat ben u van ons gewend.

 

Get in Control LeanForms

 

Meer weten

Download onze whitepaper.

Kom naar onze Try en Fly kennis sessies

Nodig ons uit voor een demo , op locatie of on-line.

Gratis een voorbeeld digitaal formulier laten maken.

 

Get in Control en Stay in Control– digitale formulieren

Get in Control, slimmer registreren

 

Dat alles heeft te maken met een goed inzicht en overzicht van al uw bedrijfsprocessen.

Bijvoorbeeld is alle informatie waarop beslissingen worden genomen eenduidig aanwezig.

Get in Control LeanForms

 

Maar ook is deze informatie snel en gemakkelijk toegankelijk?

Immers je wilt ook dat op tijd de vervolgactie wordt uitgevoerd of misschien wel ingegrepen en gecorrigeerd.

Maar hoe doe je dat “Get in Control”?

Uw medewerkers zijn creatief en werken om het bedrijfsproces heen met hulp bestanden in Excel.

Of ze zoeken een oplossing in gebruik van de vele beschikbare “gratis” apps.

Het spreekt voor zich dat dit geen gewenste oplossing is voor een stabiele, veilige en efficiënte bedrijfsvoering.

Kortom, hoe krijgen uw medewerkers de juiste tools om hun werkprocessen goed uit te voeren.

Get things done!

Get in Control vereist een systematische eenvoudige aanpak.

Systematisch om de zaken goed doordacht aan te pakken.

En eenvoud omdat dit de implementatie en acceptatie bij de medewerkers bevorderd.

Get things done betekent een manier van werken definiëren die zorgt dat alleen tijd besteed aan de juiste taken.

Maar ook dat je dat op de slimste manier doet.

Neem daarom eens de tijd om het ideale bedrijfsproces en de gewenste resultaten vast te leggen.

Vervolgens bepaal je welke hulpmiddelen nodig zijn om de taak te ondersteunen, of nog beter het werk uit te laten voeren.

Met de juiste tool automatiseer je tegenwoordig In 5 eenvoudige stappen bijna iedere bedrijfsproces.

En dat zonder moeilijke IT-projecten of dure IT-consultants.

Bovendien zijn de bedrijfsprocessen veel gemakkelijker toegankelijk voor medewerkers.

Ook hier is 5 S-werkplek organisatie een geweldig principe.

 

 

Stay In Control

Get in control, het optuigen van een registratiesysteem voor informatie van bedrijfsprocessen, dat lukt vaak nog wel.  Get in control leanforms

Maar veel organisatie en ondernemingen slagen er niet in de verkregen informatie goed te benutten.

Een gemiste kans want uit een regelmatige analyse van de informatie kunnen waardevolle inzichten ontstaan.

Inzichten die interne bedrijfsprocessen verbeteren en bedrijfsresultaten verhogen.

Zorg dus dat de informatie uit bedrijfsprocessen op een eenvoudige manier altijd actueel en beschikbaar zijn.

Het liefst visueel en met informatie over de trend.

Dan pas gaat de informatie echt voor je werken en wordt het leuk!

 

En nu, Get in Control

Wilt u nog meer weten over informatiemanagement met slimme digitale formulieren, lees dan onze White paper.

De kracht ervaren van digitaliseren van uw papieren registratielijst?  Maak gebruik van onze vrijblijvende service om een voorbeeld uit te werken.

Of een kennismakingsgesprek en demo op locatie, voor goede koffie komen we altijd langs.

Slimmer samenwerken met digitale formulieren LeanForms, what’s in the name?

Tot 30 % tijdwinst en meer kwaliteit zonder LEAN-kennis binnen uw organisatie!

Slimmer samenwerken, maar hoe?

Alleen hoe realiseer je dat in je organisatie?

Zonder grote projecten zodat je winkel openblijft.

Maar ook zonder grote investeringen.

En met het heft in eigen hand,

Slimmer samenwerken

Besluiten en veranderingen zelf snel in kunnen voeren zonder afhankelijk te zijn van derden.

Gewoon slimmer samenwerken.

Dat klinkt goed he!

Dat vonden wij ook in 2006.

In heel veel interne bedrijfsprocessen liep het niet soepel.

Informatie wordt niet goed verwerkt, op tijd doorgegeven aan de collega en op meerdere plaatsen in de organisatie opgeslagen.

Dit veroorzaakte veel fouten en irritatie bij de medewerkers, maar soms ook bij onze klanten of leveranciers.

De internationale IT-afdeling vond het geneuzel, we hadden immers een uitstekend ERP-pakket en SharePoint!

Wij wisten echter beter, veel afdelingen hadden hun toevlucht hadden gezocht tot Excel-ERP.

Van probleem naar kans

Vanuit dit probleem ontwikkelde wij een laagdrempelige oplossing.

Noem het continu verbeteren.

Maar voor ons was het bittere noodzaak om de belangrijke informatiestromen onder controle te hebben.

Gelukkig konden we met hulp een pragmatisch ICT-netwerk contact ons eerste concept systeem bouwen.

Tegenwoordig noemde ze dat een “startup”😊

De “startup” maakte het mogelijk om bedrijfsprocessen te automatiseren zonder ICT-kennis.

Een kleine revolutie die naar meer smaakte.

Zeker toen ook andere organisaties belangstelling toonden.

 

 

Voor de slimmerikken onder ons

Maar wat heeft LEAN nu met LEANFORMS te maken

Heel veel en helemaal niks.

Je kunt met LeanForms veel meer dan een 5S of een audit programma ondersteunen.

Bijna alle ondersteunende bedrijfsprocessen kunnen met LeanForms worden geautomatiseerd.

LEAN is wat ons betreft een synoniem voor slim, efficiënt, toegankelijk.

Alleen dat bekt zo moeilijk!

 

Ook slimmer samenwerken in jouw organisatie?

Wil je net als andere organisatie meer controle over je bedrijfsprocessen, sneller kunnen sturen en meer tijd voor de echte werkzaamheden?

Neem dan snel contact op voor een vrijblijvende kennismaking.

Of maak gebruik van onze service om gratis een digitaal formulier als voorbeeld uit te laten werken.

 

kwaliteitsmanager lost geld

Kwaliteitsmanagers kosten geld !

  Deze reacties komen je vast bekend voor ‘ja hoor, weer een nieuwe consultant die gaat zeggen hoe wij moeten werken’ of ‘tuurlijk, weer een nieuw softwarepakket nodig’ en de meest dodelijke ‘het gaat nou toch goed?!’.   Aan de andere kant zullen de meeste bedrijven toch zeggen dat ze kwaliteit hoog in het vaandel […]

kwaliteitsmanager zonder digitale formulieren

Big data, de (on)zin voor MKB Nederland

Big data, kans of belemmering?

Big data is hot.

Door het combineren van de tsunami aan informatie zouden voor ondernemingen vernieuwende concepten en strategieën in beeld komen.

Die een ongekende voorsprong oplevert ten opzichte van de concurrentie.

Moet of kan daar het MKB Nederland wat mee?

 

Belang van goede informatie

De mens heeft een hekel aan onaangename verrassingen.

Vaak zeggen we dan dat dit volledig onverwacht is.

Maar onverwacht bestaat eigenlijk niet.

Uit onderzoek blijkt vaak dat we de belangrijke signalen of trends hebben gemist.

Ze zaten eenvoudig niet op ons radar en dus worden wij verrast.

Positief door snelle innovaties en mogelijkheden, negatief door bijvoorbeeld incidenten, crisissen etc.

 

Big data is mensenwerk

Big data is een direct gevolg van de netwerk economie waarin we ons nu (gaan) bevinden.

Door koppelen en inzet van diverse (sociale media) komt informatie beschikbaar waarvan we vroeger het bestaan nog niet wisten.

De analyse en interpretatie van big data blijft echter mensenwerk.

Het voorbereidende werk zal ongetwijfeld met technische hulpmiddelen worden uitgevoerd maar de finale conclusie is afhankelijk van de menselijke expertise en …. onderbuik gevoel.

In de zorg vindt bijvoorbeeld continu een discussie plaats over het terugdringen van kosten door gebruik van big data.

Hopelijk wordt hierbij de informatie van de patiënt niet vergeten!

ERP digitale formulieren

Big data voor MKB

Wij geloven dat het principe van big data ook van belang is voor MKB Nederland.

Maar dan wel in aangepaste vorm en in de eigen organisatie.

Veel organisaties verzuipen nu al met het intern organiseren van “big data”.

Denk hierbij aan het gebruik van ERP systemen welke door de IT wereld als oplossing wordt gepresenteerd om organisaties aan te sturen.

Zijn ze gebruiksvriendelijk voor de medewerkers, geven ze pro actief op tijd de juiste informatie aan de medewerker?

Want ook hier maakt de medewerker het verschil om met die informatie iets te doen!

 

MKB Big Data aanvalsplan

Begin eerst maar eens met het laaghangende fruit.

Meten is weten maar dan wel van de juiste dingen, op tijd, op de juiste plaats en real-time.

Dan kun je medewerkers helpen om processen te sturen en de juiste beslissingen te nemen.

Eerst de “kleine” data goed doen, daar zit een enorm verbeterpotentieel voor MKB Nederland.

Weg met die vertragingen in informatie, fouten in aangeleverde data, zoeken naar de juiste informatie.

Wij hebben al veel organisaties geholpen om heel veel geld te besparen en zo de winst te verhogen.

Door bedrijfsprocessen en hun kritische data goed in beeld te krijgen en vervolgens te bewaken en op te sturen.

digitale formulieren

Meer leestips

Zelf ervaren?

Kom kennismaken met de kracht van digitale formulieren en bezoek  vrijblijvend  de “Try before you Fly”. 

Liever een demo op uw locatie?

 

Digitale formulieren binnen productiebedrijven

Digitale formulieren binnen productiebedrijven

“Toen wij zagen hoe de afdeling veiligheid het formulier werkvergunning had gedigitaliseerd zagen wij onmiddellijk meer mogelijkheden in ons productiebedrijf.

Digitale formulieren in productie bedrijven en andere organisaties, zijn vaak losse Excel of Word bestanden als vervanger van handgeschreven formulieren.

Met de digitale formulieren tool van LeanForms laat je informatie werken.

Het formulier volgt de procesgang.

En je hebt altijd actueel inzicht!”

digitale formulieren productie werkvergunning

 

Digitale formulieren productiebedrijven en het ERP

Vaak zie je dat er veel aandacht is binnen productiebedrijven voor planning, logistiek en financiële transactie.

Deze worden bijna altijd ondergebracht in een standaard ERP-pakket.

De stamgegevens worden daar prima bewaard, niks mis mee.

Maar in productiebedrijven gebeurt veel meer.

Allerlei verschillende activiteiten ondersteunen het productieproces.

De kwaliteit wordt gemeten, de resultaten moeten worden bewaard voor analyse.

Of voor kwaliteitsgaranties van de klanten.

Afwijkingen binnen het productieproces, van geleverde materialen door de leveranciers, moeten worden opgevolgd.

Zo ook de mogelijke klantenklachten.

Kortom buiten het ERP wordt een grote verzameling data verzameld en “ergens” opgeslagen.

Met slimme digitale formulieren in productiebedrijven kan een grote efficiency slag worden gemaakt.

 

Een formulier digitaliseren voor productie bedrijven

Belangrijk bij het digitaliseren van formulieren is draagvlak binnen de organisatie.

Zorg dus dat het digitaal formulier de medewerker ontzorgt.

Als voorbereiding voor een goed digitaal formulier gaat men eerst aan tafel.

Wat wil men bereiken met het formulier?

Welke informatie moet worden verzameld.

En wie levert wat aan?

Tot slot, welke overzichten of rapportages wil men beschikbaar hebben.

90 % van de tijd voor het digitaliseren van een formulier is men kwijt aan deze voorbereiding.

Daarna configureer je zonder ICT-kennis vrijwel iedere digitaal formulier van een productie bedrijf.

Formulieren digitaliseren productie

Meer lezen

De administratie versnellen met LEAN  en digitale formulieren

Go with the (work)flow

Workflowmanagement, wat is dat eigenlijk?

Workflowmanagement is de beheersing van de beweging van informatie, vaak met geautomatiseerde middelen.

Workflowmanagement beoogt te regelen dat de juiste informatie, volgens de regels van het bedrijf van de ene afdeling naar de andere afdeling komt.

Go with the flow

Zogenaamde workflow software waarin de bedrijfsprocessen zijn vastgelegd regelen het verloop van een order, klacht of andere taak binnen een bedrijf door deze in deeltaken op te splitsen die in de juiste volgorde door de desbetreffende afdelingen worden behandeld en geaccordeerd.

A flow job, Time flies when you’re having fun

Workflow vervangt dus een heleboel soorten communicaties tussen medewerkers.

De telefoon of een mailtje opstellen is overbodig, de informatie wordt automatisch in een afgesproken format gedeeld.

Bovendien is de status en het traject van een taak zijn eenvoudig op te vragen.

Persoonlijke hulplijstjes zijn overbodig. Klinkt goed toch, je hoeft je nergens meer druk over te maken want je informatie en acties zijn altijd te vinden op 1 plaats.

 Workflow vliegt uit de bocht

Toch hapert de workflow vaak bij veel organisaties.

Bedrijfsprocessen blijken namelijk steeds vaker te veranderen in de tijd en daar zit je dan met je voorgeprogrammeerde workflow.

Natuurlijk komt de ICT man op afspraak langs en past de workflow voor een prijzige factuur aan.

Maar echt slim en effectief is dat niet!

 Lean en workflow software

Toen wij in 2006 ook uit de bocht vlogen met onze softwareleverancier zijn we zelf een project begonnen.

Niet dat we verstand hadden van ingewikkelde codes maar we wisten wel wat we als gebruikers wilde zien.

En we vonden een software ontwikkelaar die vanuit deze gedachte mee wilde denken. Vaak zijn problemen of irritaties dus het begin van een mooie oplossing.

En volgens onze klanten luisteren we nog steeds.

 Go with the “plug and play” leanforms workflow

Anno 2017 hebben al veel organisaties LeanForms ontdekt.

En….zijn jullie de volgende?

Zijn er meer dan 4 medewerkers in je organisatie en gebruik je minstens zoveel Excel lijstjes voor de administratie en acties?

Dan hebben wij een betaalbare oplossing die veel kwaliteit en tijd op gaat leveren. Onze slimme formulieren !

Meer informatie?

Wij komen graag langs voor een interactieve demo.

Of bezoek onze gratis “ Try before you Fly” workshop die we regelmatig organiseren.

Ervaren is de beste overtuiging.

Nog meer lezen of voorbeelden over workflow?

Slimmer organiseren

Slimmer organiseren, voor een gezonde bedrijfsvoering

Slimmer organiseren is geen keuze, het is een noodzaak voor iedere organisatie. Als u tenminste het maximale rendement uit uw organisatie wilt halen. Continue veranderingen in bedrijfsvoering om klanten efficiënter te kunnen bedienen vereisen ook een goed inzicht in de interne informatie. Wat is de status van een klacht, een actie uit een werkoverleg, een verlofaanvraag of een reparatieverzoek. (voor andere voorbeelden zie praktijkvoorbeelden van onze slimme klanten of lees onze blogs) Is deze informatie gemakkelijk te vinden en betrouwbaar? Een Excel ERP systeem lijkt goedkoop en slim maar is dat ook zo? Slimmer organiseren begint met kritisch kijken naar je bedrijfsprocessen. Zijn onderstaande symptomen herkenbaar dan heb je nog mogelijkheden om nog slimmer te organiseren.

Verbeterde kwaliteit en lagere interne kosten liggen binnen handbereik.

Wachten op informatie

Je collega moet informatie aanleveren zodat jij je taak kunt uitvoeren. Ze moet namelijk eerst de telefonische serviceaanvraag in een gezamenlijk bestand kloppen. Daarna belt ze je op of wordt een mail gestuurd om te melden dat je aan de slag kunt. Wel graag even een seintje als je gereed bent want dan kan ze ook weer bij de Excel file. En tussendoor verwachten ze ook dat je de andere werkzaamheden bijhoudt!

Slimmer organiseren zonder fouten

Fouten in een bedrijfsproces zijn irritant maar soms ook onacceptabel, zeker als hier de bedrijfsvoering op wordt gestuurd of als er zaken spelen als aansprakelijkheid. Toch zie je vaak onder tijdsdruk of door gebrek aan parate kennis foute of onvoldoende informatie wordt vastgelegd. Een simpele manier om fouten te voorkomen is het gebruik van poka-yoke, een methode waarin het altijd goed gaat omdat het niet anders kan.

Slimmer organiseren zonder controleren

Controleren van informatie op fouten, hoe inefficiënt kun je bezig zijn? Zou je in deze tijd niet veel beter kunnen gebruiken aan werkzaamheden
waarmee je iets verdient? Automatische rekenvelden, rolmenu’s en in-line controles door een systeem zorgen voor ervoor dat je op de gegevens kunt vertrouwen.

Herverwerking van informatie

De informatie wordt aangeleverd maar net niet in de gewenste vorm. Dus vlug aan de slag in een hulpfile om deze te bewerken en geschikt te maken voor jouw activiteit. Je kunt natuurlijk ook eens gaan overleggen of het niet in 1 keer goed kan. Wat denk je van deze praktijkcase?

Overprocessing, te veel vastleggen

Wat denk je zelf als je een super lange lijst in moet vullen. Zou al deze informatie echt worden gebruikt? Laatst was ik in een ziekenhuis aan het meekijken. Nog niet 25 % van de vragen werd gebruikt! Ik kreeg er bijna een onveilig gevoel van.

Het “slimmer organiseren“ gesprek.

Als bovenstaand bekend voorkomt dan is het tijd voor actie. Neem eens uurtje de tijd om samen met team een registratieproces simpel in kaart te brengen en de benodigde informatie goed te specificeren (wat, wanneer, hoe, benodigde tijd). Je zult dan zelf als team de knelpunten gaan zien. Probeer vervolgens de verborgen kosten te kwantificeren en ga op zoek naar een oplossing die het proces verbetert, geen onnodige kosten maakt en het arbeidsgemak verhoogt. Wil je hulp bij dit proces, contacteer dan de praktische specialisten van Lean Quality

Slimmer organiseren, wist je dat…

  •  LeanForms geschikt is voor alle bedrijfsprocessen.
  • Schaalbaar vanaf 5 gebruikers tot multinational.
  • Terugverdientijd per gebruiker wordt behaald bij 1 uur tijdwinst per jaar.
  • Je niet afhankelijk bent van dure ICT consultants.