Digitale formulieren met workflow 

Wil  jij bedrijfsprocessen automatiseren ?

Gebruik dan digitale formulieren die slim voor je werken.

Want besluiten worden door de digitale processen sneller genomen.

Maar ook wordt de gebruikservaring aanzienlijk verbetert.

Ook heeft  gebruik van gedigitaliseerde formulieren voordelen voor de organisatie zelf.

Want er  wordt een hoop papierwerk bespaard.

Bovendien  is alle data op 1 centrale  plaats terug te vinden.

Digitale formuliren

Profiteer van het gemak

Maar met gedigitaliseerde formulieren kan meer.

Want er zijn ook mogelijkheden om informatie uit te wisselen met andere systemen.

Hiermee voorkom je dubbele handelingen.

Kortom, zo voorkom je fouten !

En bespaart tijd en geld.

workflow

Wilt u meer lezen over  de  vele toepassingen .

Of over aandachtspunten bij aanschaf van systeem voor digitale formulieren

Kijk op onze blog of download onze whitepaper.

Bezoek ons you tube kanaal voor praktijkvoorbeelden

Of vraag een demo aan en laat ons jou formulier digitaliseren.

Gratis digitaal formulier

Automatiseren kwaliteitsmanagementsystemen en meer winst

Geautomatiseerd kwaliteitssysteem

In bijna iedere organisatie moet alles sneller, efficiënter en nauwkeuriger.

Slim automatiseren van bedrijfsprocessen helpt iedere medewerker in het goed uitvoeren van zijn taken.

Maar als we kijken naar kwaliteitsmanagementsystemen zien we vaak nog arbeidsintensieve activiteiten om een actueel kwaliteitssysteem in de lucht te houden.

Waarom is dat?

En hoe kan een geautomatiseerd kwaliteitssysteem bijdragen aan een efficiënte bedrijfsvoering en meer winst voor een organisatie?

 

 

Het eilandje kwaliteitsmanagement binnen organisaties

In veel organisaties wordt kwaliteitsmanagement niet strategisch ingezet door de bedrijfsleiding.

Het is, om diverse redenen, meer een verplichting. Daarom wordt weinig geïnvesteerd in goede gereedschappen.

Kwaliteitsmanagers en kwaliteit professionals zijn vaak veroordeeld tot zelfgebouwde web portals,

SharePoint portals of een toegewezen netwerkdrive om hun kwaliteitssysteem aan te bieden aan de organisatie.

Met de beste bedoelingen maar vaak heel arbeidsintensief om alle hyperlinkjes, documenten en registraties actueel te houden.

Bovendien het kwaliteit systeem is gedigitaliseerd maar hiermee nog steeds geen onderdeel van de dagelijkse activiteiten in de organisatie.

In feite heeft alleen een digitalisatie slag plaatsgevonden.

kwaliteitsmanager

 

Geautomatiseerd kwaliteitssysteem, waar zit de winst?

Automatiseren gaat veel verder dan digitaliseren. Het helpt de medewerker door bepaalde taken over te nemen.

Zeker nu de nieuwe ISO 9001:2015 zich veel meer richt op bewijsvoering van resultaten van de activiteiten binnen de procesvoering zit hier een enorme kans om het kwaliteitssysteem echt te integreren in het dagelijkse werk.

Zorg dat de medewerker gemakkelijk toegang heeft tot de juiste actuele informatie zodat hij zich kan richten op zijn werk  met snelle  en goede beslissingen.

Get in Control LeanForms

 

 

Voorbeelden van automatiseren kwaliteitsmanagementsystemen in de praktijk

  • Mobiele registraties van inspectieronden op smartphones of I-pads. Acties worden al lopend in de organisaties uitgezet en de opvolging bewaakt
  • Automatisch tijdbewaking en herinneringen van acties bij audits en afwijkingen.
  • Realtime actuele overzichten en KPI-rapporten
  • Koppelingen met andere applicaties zodat eenvoudig de juiste data wordt ingelezen en verwerkt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de inzet van web services waarbij je mogelijk ook nog dure ERP licenties voor gebruikers kunt reduceren
  • Meldingen over defecten of complimenten worden via een formulier op de website zelf ingevuld door de klant waarna ze via het interne kwaliteitsmanagement de organisatie worden ingeleid. Op basis van ingevulde informatie komt deze bij de juiste afdeling of medewerker terecht voor verder afhandeling.

Prestatie indicatoren

 

Op deze manier wordt gaat kwaliteitsmanagement dus echt werken voor uw medewerkers en voor uw organisatie.

 

Digitale formulieren brief

Meer weten?

Neem gerust contact op voor een inspirerend gesprek zodat we samen op zoek kunnen gaan naar directe winst.

Aantoonbaar en zonder investeringen in dure software of langdurige consultancy.

 

Hulp bij kwaliteitsmanagement nodig?

Tijdgebrek, een onafhankelijke derde partij of een sparringspartner die u verder brengt?

Neem contact op met onze collega specialisten van Lean Quality of andere partners.

Formulieren app, risico of kans voor uw organisatie?

Het gebruik van apps in de samenleving is een bekend fenomeen.
Medewerkers binnen organisaties maken echter ook regelmatig ook gebruik van “gratis” Apps.
Soms zelfs zonder medeweten van het management en/ of de ICT-afdeling.
Echter betekent dit ook dat organisaties en ondernemingen de technologie van apps zonder risico kunnen gebruiken?
Want er zijn grote verschillen tussen privé en zakelijk gebruik van een app.
Het is daarom goed om als organisatie hierover na te denken en een transparant beleid te voeren.
Aan de hand van een formulieren app lichten we daarom een drietal aspecten toe; behoefte aan een app, de keuze in technologie en natuurlijk privacy en beveiliging.

 

Waarom een formulieren app?

De behoefte aan een formulieren app binnen een organisatie vloeit vaak voor het gemakkelijk kunnen verzamelen van gegevens binnen bedrijfsprocessen.

Logistieke en financiële processen zijn vaak geborgd in een ERP-systeem die nauwelijks of geen ondersteuning geven aan de daadwerkelijke werkprocessen binnen een organisatie.
Medewerkers zoeken dus een oplossing met Excel-overzichten maar ook steeds meer in beschikbare “gratis” Apps.
Los van het feit dat bedrijfsinformatie gaat zwerven op verschillende digitale opslagmedia is deze dus niet verbonden met de beschikbare ICT-systemen en onderliggende data.
Data die verzameld worden met deze apps kunnen dus een eigen leven leiden.
Bovendien zijn de meeste digitale formulieren apps beperkt in functionaliteit en rapportagemogelijkheden.
Een simpel invulformulier voor een enquête of inspectie met een verzameloverzicht van ingevulde formulieren wil meestal nog wel lukken.
Maar wat als je informatie voor je wilt laten werken in een bedrijfsproces en autorisaties wilt toepassen?
Dan kom je niet meer weg met een eenvoudige App maar moet je op zoek naar een intelligenter alternatief.

Technologie voor een formulieren app

De technologie voor apps bestaat al zo’n 10 jaar en we kunnen voorstellen dat je door de bomen het bos niet meer ziet.
De meest simpele apps worden aangeboden als Native app.
Dit zijn platformafhankelijke applicaties voor met name gebruik op de smartphones.
Je vindt een hele verzameling in de stores van Apple of Google.
Naast een beperkte functionaliteit, zeker als formulieren app, is deze speciaal ontwikkeld en moet de App bij elke aanpassing/update opnieuw door het goedkeuringsprotocol van de desbetreffende store.

De nieuwste ontwikkeling echter is PWA wat staat voor progressieve web app.
Heel simpel gezegd is dit een normale webapplicatie die zich ook als App kan gedragen.
Je hebt dus ook gewoon een app icoontje op je smartphone of tablet.
Een PWA is een soort kameleon en past de functionaliteit en weergave automatisch aan op de gebruikte hardware.
Het is dus zowel op desktop als mobile device te gebruiken, maar ook wegvallen of ontbreken van een internetverbinding is geen probleem.
Een ander groot voordeel is dat de doorontwikkeling en versiebeheer van PWA altijd hand in hand gaat met de web versie die op de desktop op kantoren wordt gebruikt.
Het digitale formulier wat op het kantoor wordt aangepast, met het unieke uitgekiende revisiebeheer functionaliteit binnen LeanForms, is zo altijd direct beschikbaar bij iedere gebruiker van het digitale formulieren systeem.
En natuurlijk met dezelfde privacy en beveiligingsmaatregelen als op kantoor.

Privacy en beveiliging

Het spreekt voor zich dat met data van organisaties en ondernemingen voorzichtig moet worden omgegaan.
Daarom is het voor iedere organisatie belangrijk om te weten welke systemen (en apps) worden gebruikt om de informatie te kanaliseren en goed te beheren.
Als je niet weet waar de data worden opgeslagen kun je hier ook niet op vertrouwen!
En dit betekent eigenlijk dat het merendeel van de gratis beschikbare apps taboe is voor commercieel gebruik, tenzij je het risico bewust wilt nemen!
In onze White paper kunt u kennisnemen van een aantal betaalde alternatieven.

Daarentegen zijn er ook technieken beschikbaar die data via apps verzamelen en deze vervolgens op een veilige interne locatie opslaan.
Denk hierbij aan koppelingen met web-services of een PWA-formulier systeem met een beveiligde server.
Door het slim inrichten van de web-services en/ of gebruik te maken van autorisatiestappen in het digitale formulieren systeem kan bovendien een extra validatie stap op de data worden uitgevoerd.
Eventueel kun je data nog aanpassen, afhankelijk van de wensen van de organisatie.
Naast veiligheid kun je dan mogelijk ook nog een kwaliteitsslag maken.
Want als alle data netjes en eenduidig wordt verzameld krijg je prima inzicht in je bedrijfsprocessen.
En dat was toch de bedoeling!

En nieuwsgierig geworden?

Met onze generieke formulieren tool, natuurlijk met PWA Technologie, bieden wij een aantrekkelijke oplossing voor registratie van informatie uit bedrijfsprocessen.
De digitale formulieren met workflow zijn zonder tussenkomst van ICT-experts te configureren in 5 eenvoudige stappen.
Hebt u een papieren registratieformulier wat u graag wilt digitaliseren, maak dan gebruik van onze vrijblijvende aanbieding.
Liever een demo online of op uw locatie, mail direct info@leanforms.com.

 

 

Get in Control en Stay in Control– digitale formulieren

Get in Control, slimmer registreren

 

Dat alles heeft te maken met een goed inzicht en overzicht van al uw bedrijfsprocessen.

Bijvoorbeeld is alle informatie waarop beslissingen worden genomen eenduidig aanwezig.

Get in Control LeanForms

 

Maar ook is deze informatie snel en gemakkelijk toegankelijk?

Immers je wilt ook dat op tijd de vervolgactie wordt uitgevoerd of misschien wel ingegrepen en gecorrigeerd.

Maar hoe doe je dat “Get in Control”?

Uw medewerkers zijn creatief en werken om het bedrijfsproces heen met hulp bestanden in Excel.

Of ze zoeken een oplossing in gebruik van de vele beschikbare “gratis” apps.

Het spreekt voor zich dat dit geen gewenste oplossing is voor een stabiele, veilige en efficiënte bedrijfsvoering.

Kortom, hoe krijgen uw medewerkers de juiste tools om hun werkprocessen goed uit te voeren.

Get things done!

Get in Control vereist een systematische eenvoudige aanpak.

Systematisch om de zaken goed doordacht aan te pakken.

En eenvoud omdat dit de implementatie en acceptatie bij de medewerkers bevorderd.

Get things done betekent een manier van werken definiëren die zorgt dat alleen tijd besteed aan de juiste taken.

Maar ook dat je dat op de slimste manier doet.

Neem daarom eens de tijd om het ideale bedrijfsproces en de gewenste resultaten vast te leggen.

Vervolgens bepaal je welke hulpmiddelen nodig zijn om de taak te ondersteunen, of nog beter het werk uit te laten voeren.

Met de juiste tool automatiseer je tegenwoordig In 5 eenvoudige stappen bijna iedere bedrijfsproces.

En dat zonder moeilijke IT-projecten of dure IT-consultants.

Bovendien zijn de bedrijfsprocessen veel gemakkelijker toegankelijk voor medewerkers.

Ook hier is 5 S-werkplek organisatie een geweldig principe.

 

 

Stay In Control

Get in control, het optuigen van een registratiesysteem voor informatie van bedrijfsprocessen, dat lukt vaak nog wel.  Get in control leanforms

Maar veel organisatie en ondernemingen slagen er niet in de verkregen informatie goed te benutten.

Een gemiste kans want uit een regelmatige analyse van de informatie kunnen waardevolle inzichten ontstaan.

Inzichten die interne bedrijfsprocessen verbeteren en bedrijfsresultaten verhogen.

Zorg dus dat de informatie uit bedrijfsprocessen op een eenvoudige manier altijd actueel en beschikbaar zijn.

Het liefst visueel en met informatie over de trend.

Dan pas gaat de informatie echt voor je werken en wordt het leuk!

 

En nu, Get in Control

Wilt u nog meer weten over informatiemanagement met slimme digitale formulieren, lees dan onze White paper.

De kracht ervaren van digitaliseren van uw papieren registratielijst?  Maak gebruik van onze vrijblijvende service om een voorbeeld uit te werken.

Of een kennismakingsgesprek en demo op locatie, voor goede koffie komen we altijd langs.

Slimmer samenwerken met digitale formulieren LeanForms, what’s in the name?

Tot 30 % tijdwinst en meer kwaliteit zonder LEAN-kennis binnen uw organisatie!

Slimmer samenwerken, maar hoe?

Alleen hoe realiseer je dat in je organisatie?

Zonder grote projecten zodat je winkel openblijft.

Maar ook zonder grote investeringen.

En met het heft in eigen hand,

Slimmer samenwerken

Besluiten en veranderingen zelf snel in kunnen voeren zonder afhankelijk te zijn van derden.

Gewoon slimmer samenwerken.

Dat klinkt goed he!

Dat vonden wij ook in 2006.

In heel veel interne bedrijfsprocessen liep het niet soepel.

Informatie wordt niet goed verwerkt, op tijd doorgegeven aan de collega en op meerdere plaatsen in de organisatie opgeslagen.

Dit veroorzaakte veel fouten en irritatie bij de medewerkers, maar soms ook bij onze klanten of leveranciers.

De internationale IT-afdeling vond het geneuzel, we hadden immers een uitstekend ERP-pakket en SharePoint!

Wij wisten echter beter, veel afdelingen hadden hun toevlucht hadden gezocht tot Excel-ERP.

Van probleem naar kans

Vanuit dit probleem ontwikkelde wij een laagdrempelige oplossing.

Noem het continu verbeteren.

Maar voor ons was het bittere noodzaak om de belangrijke informatiestromen onder controle te hebben.

Gelukkig konden we met hulp een pragmatisch ICT-netwerk contact ons eerste concept systeem bouwen.

Tegenwoordig noemde ze dat een “startup”😊

De “startup” maakte het mogelijk om bedrijfsprocessen te automatiseren zonder ICT-kennis.

Een kleine revolutie die naar meer smaakte.

Zeker toen ook andere organisaties belangstelling toonden.

 

 

Voor de slimmerikken onder ons

Maar wat heeft LEAN nu met LEANFORMS te maken

Heel veel en helemaal niks.

Je kunt met LeanForms veel meer dan een 5S of een audit programma ondersteunen.

Bijna alle ondersteunende bedrijfsprocessen kunnen met LeanForms worden geautomatiseerd.

LEAN is wat ons betreft een synoniem voor slim, efficiënt, toegankelijk.

Alleen dat bekt zo moeilijk!

 

Ook slimmer samenwerken in jouw organisatie?

Wil je net als andere organisatie meer controle over je bedrijfsprocessen, sneller kunnen sturen en meer tijd voor de echte werkzaamheden?

Neem dan snel contact op voor een vrijblijvende kennismaking.

Of maak gebruik van onze service om gratis een digitaal formulier als voorbeeld uit te laten werken.

 

kwaliteitsmanager zonder digitale formulieren

Big data, de (on)zin voor MKB Nederland

Big data, kans of belemmering?

Big data is hot.

Door het combineren van de tsunami aan informatie zouden voor ondernemingen vernieuwende concepten en strategieën in beeld komen.

Die een ongekende voorsprong oplevert ten opzichte van de concurrentie.

Moet of kan daar het MKB Nederland wat mee?

 

Belang van goede informatie

De mens heeft een hekel aan onaangename verrassingen.

Vaak zeggen we dan dat dit volledig onverwacht is.

Maar onverwacht bestaat eigenlijk niet.

Uit onderzoek blijkt vaak dat we de belangrijke signalen of trends hebben gemist.

Ze zaten eenvoudig niet op ons radar en dus worden wij verrast.

Positief door snelle innovaties en mogelijkheden, negatief door bijvoorbeeld incidenten, crisissen etc.

 

Big data is mensenwerk

Big data is een direct gevolg van de netwerk economie waarin we ons nu (gaan) bevinden.

Door koppelen en inzet van diverse (sociale media) komt informatie beschikbaar waarvan we vroeger het bestaan nog niet wisten.

De analyse en interpretatie van big data blijft echter mensenwerk.

Het voorbereidende werk zal ongetwijfeld met technische hulpmiddelen worden uitgevoerd maar de finale conclusie is afhankelijk van de menselijke expertise en …. onderbuik gevoel.

In de zorg vindt bijvoorbeeld continu een discussie plaats over het terugdringen van kosten door gebruik van big data.

Hopelijk wordt hierbij de informatie van de patiënt niet vergeten!

ERP digitale formulieren

Big data voor MKB

Wij geloven dat het principe van big data ook van belang is voor MKB Nederland.

Maar dan wel in aangepaste vorm en in de eigen organisatie.

Veel organisaties verzuipen nu al met het intern organiseren van “big data”.

Denk hierbij aan het gebruik van ERP systemen welke door de IT wereld als oplossing wordt gepresenteerd om organisaties aan te sturen.

Zijn ze gebruiksvriendelijk voor de medewerkers, geven ze pro actief op tijd de juiste informatie aan de medewerker?

Want ook hier maakt de medewerker het verschil om met die informatie iets te doen!

 

MKB Big Data aanvalsplan

Begin eerst maar eens met het laaghangende fruit.

Meten is weten maar dan wel van de juiste dingen, op tijd, op de juiste plaats en real-time.

Dan kun je medewerkers helpen om processen te sturen en de juiste beslissingen te nemen.

Eerst de “kleine” data goed doen, daar zit een enorm verbeterpotentieel voor MKB Nederland.

Weg met die vertragingen in informatie, fouten in aangeleverde data, zoeken naar de juiste informatie.

Wij hebben al veel organisaties geholpen om heel veel geld te besparen en zo de winst te verhogen.

Door bedrijfsprocessen en hun kritische data goed in beeld te krijgen en vervolgens te bewaken en op te sturen.

digitale formulieren

Meer leestips

Zelf ervaren?

Kom kennismaken met de kracht van digitale formulieren en bezoek  vrijblijvend  de “Try before you Fly”. 

Liever een demo op uw locatie?

 

Automatiseren administratieve bedrijfsprocessen MKB

In bijna iedere organisatie moet alles sneller, efficiënter en nauwkeuriger.

Het automatiseren van administratieve bedrijfsprocessen helpt iedere medewerker in het goed uitvoeren van zijn taken.

Maar hoe doe je dat?

Automatiseren van bedrijfsprocessen

We beginnen met de vraag “wat bedoelen we eigenlijk met automatiseren” ?

Een heldere, bruikbare definitie: Automatisering is het vervangen van menselijke arbeid door softwareapplicaties.

Dit betekent dus dat automatiseren verder gaat dan digitaliseren.

Het gebruik van Excel in plaats van papieren registratielijsten is in veel MKB-organisaties is een voorbeeld van digitalisering.

De eerste stapjes van automatiseren binnen Excel is bijvoorbeeld het gebruik van macro’s of draaitabellen.

Excel heeft echter wel beperkingen als er intensief organisatie breed in 1 bestand moet worden gewerkt.

Complexe en uitgebreide Excel files hebben al menig organisaties onaangenaam verrast.

 

 

 

Automatiseren administratieve bedrijfsprocessen met workflow

Workflow management is de beheersing van de beweging van informatie binnen bedrijfsprocessen.

De zogenaamde workflow systemen, regelen het verloop van een order, klacht of andere taak binnen een bedrijf.

Door deze in deeltaken op te splitsen die in de juiste volgorde door de desbetreffende afdelingen/medewerker worden behandeld en geaccordeerd.

De status en het traject van een taak zijn altijd actueel en eenvoudig op te vragen.

Maar nog belangrijker.

Met het  automatiseren van bedrijfsprocessen met workflow wordt tot 30 % werktijd bespaard .

En veel minder fouten gemaakt.

 

Automatiseren administratieve bedrijfsprocessen met web services

Nog een stap verder is het automatisch uitwisselen van data tussen verschillende applicaties.

Een productieafdeling importeert bijvoorbeeld automatisch de ordergegevens vanuit ERP in zijn digitale wachtverslag.

Vooral voor medewerkers die weinig kennis hebben van een ERP-systeem en er weinig in werken is dit zeker een praktische optie.

Het maken van een web service is echter wel eenmalig specialistenwerk maar betaalt zich zeer snel terug.

Slimme digitale formulieren binnen uw organisatie?

Ben u benieuwd en nieuwsgierig wat automatiseren van bedrijfsprocessen kan betekenen voor uw organisatie?

Lees de verhalen van onze klanten maar overtuig vooral uzelf.

Hoe?

Bel voor een afspraak, we komen graag langs voor een vrijblijvende kennismaking

Of schrijf je  in voor een gratis  Try before you Fly sessie die we regelmatig op diverse plaatsen in Nederland houden.

Digitale formulieren binnen productiebedrijven

Digitale formulieren binnen productiebedrijven

“Toen wij zagen hoe de afdeling veiligheid het formulier werkvergunning had gedigitaliseerd zagen wij onmiddellijk meer mogelijkheden in ons productiebedrijf.

Digitale formulieren in productie bedrijven en andere organisaties, zijn vaak losse Excel of Word bestanden als vervanger van handgeschreven formulieren.

Met de digitale formulieren tool van LeanForms laat je informatie werken.

Het formulier volgt de procesgang.

En je hebt altijd actueel inzicht!”

digitale formulieren productie werkvergunning

 

Digitale formulieren productiebedrijven en het ERP

Vaak zie je dat er veel aandacht is binnen productiebedrijven voor planning, logistiek en financiële transactie.

Deze worden bijna altijd ondergebracht in een standaard ERP-pakket.

De stamgegevens worden daar prima bewaard, niks mis mee.

Maar in productiebedrijven gebeurt veel meer.

Allerlei verschillende activiteiten ondersteunen het productieproces.

De kwaliteit wordt gemeten, de resultaten moeten worden bewaard voor analyse.

Of voor kwaliteitsgaranties van de klanten.

Afwijkingen binnen het productieproces, van geleverde materialen door de leveranciers, moeten worden opgevolgd.

Zo ook de mogelijke klantenklachten.

Kortom buiten het ERP wordt een grote verzameling data verzameld en “ergens” opgeslagen.

Met slimme digitale formulieren in productiebedrijven kan een grote efficiency slag worden gemaakt.

 

Een formulier digitaliseren voor productie bedrijven

Belangrijk bij het digitaliseren van formulieren is draagvlak binnen de organisatie.

Zorg dus dat het digitaal formulier de medewerker ontzorgt.

Als voorbereiding voor een goed digitaal formulier gaat men eerst aan tafel.

Wat wil men bereiken met het formulier?

Welke informatie moet worden verzameld.

En wie levert wat aan?

Tot slot, welke overzichten of rapportages wil men beschikbaar hebben.

90 % van de tijd voor het digitaliseren van een formulier is men kwijt aan deze voorbereiding.

Daarna configureer je zonder ICT-kennis vrijwel iedere digitaal formulier van een productie bedrijf.

Formulieren digitaliseren productie

Meer lezen

De administratie versnellen met LEAN  en digitale formulieren

Visualiseren digitale formulieren

Visualiseren digitale formulieren

Visualiseren digitale formulieren- waarom?

Visualiseren van digitale formulieren is een krachtige methode om snel en eenduidig informatie te delen.

Visueel management wordt daarom ook veel toegepast in organisaties die volgens Lean management principes werken.

Een afbeelding of tekening zegt veel meer als een uitgebreide tekst.

De informatie wordt ook sneller door het menselijk brein verwerkt.

En beter onthouden.

Daarom worden gevisualiseerde digitale formulieren veel bij onze klanten toegepast.

 

Digitale formulieren, meer dan een afvinklijst!

Je wilt meer bereiken dan dat medewerkers een lijst afvinken.

Het werk moet gewoon goed worden uitgevoerd.

Met de aftekenlijst als bevestiging.

Maar wat zou het mooi zijn als je ook de methode van inspectie heel duidelijk op het formulier kan vermelden.

De werkinstructie als ware in het formulier ingebouwd.

Dat is wat we bedoelen met visualiseren van digitale formulieren.

QHSE manager

Digitaal formulier montage en inspectie

Daarom moet je maar eens kijken naar dit digitaal formulier wat wordt gebruikt in de bouw.

Afhankelijk van het soort werkzaamheden worden de montagevoorschriften getoond.

De monteur heeft dus altijd de werkinstructie bij op de klus.

Precies op maat en in de vaktaal van je organisatie

Is dat niet slim?

En natuurlijk kan de monteur na de klus een foto toevoegen van het resultaat.

Visualiseren digitale formulieren

Zeker moeilijk te maken?

Wat denk je zelf.

Alle functionaliteiten om slimme digitale formulieren te bouwen vereisen bij LeanForms geen ICT-kennis.

Met gezond boerenverstand en onze unieke tool ben je zo op weg.

Geloof je het niet?

Kom dan kennismaken op 1 van onze “Try before you Fly “dagen, laat gratis een papier formulier digitaliseren of nodig ons op de koffie.

Wij delen graag onze kennis.

 

Leestips

Bezoekersregistraties, zo kan het ook.

Meer weten over praktisch kwaliteitsmanagement met lean.

 

ERP digitale formulieren

ERP en digitale formulieren, een goed bewaard geheim

ERP kosten onbekend !

ERP kosten beheersen binnen een flexibele en dynamische omgeving valt niet mee.

Bovendien worden ERP  kosten van een organisatie niet vaak besproken.

Ze worden gezien als een noodzakelijk kwaad.

Om de informatievoorziening binnen een organisatie te centraliseren.

Toch vormen ERP kosten vaak een aanzienlijke kostenpost voor een onderneming.

In aanschaf, onderhoud maar ook bij continue doorontwikkeling.

Bent u het volgende slachtoffer van ERP software ?

ERP digitale formulieren

 

 

ERP de hamer als nijptang

Ondanks de aanzienlijke ERP kosten zijn gebruikers van ERP systemen vaak niet tevreden.

Vooral de werknemers die sporadisch het systeem moeten gebruiken voor wekelijkse of maandelijkse registraties.

Of in grote organisaties.

Daar worden vaak massieve bedrijfsprocessen vastgelegd in ERP zonder rekening te houden met de kleinere broeders of vestigingen die ook aanwezig zijn.

Veranderingen in deze rigide processen worden vaak uitgebreide projecten.

Als gevolg van overleg, afstemming en uiteindelijk de technische programmering.

De ERP kosten vliegen de pan uit.

 

 

Software blijft een tool hoewel…

Wij mogen regelmatig meekijken in de ERP keuken bij onze klanten.

En doen dit vanwege onze voorliefde voor lean management, zowel vanuit de kant van de ondernemer als van de werknemer.

Een aantal opmerkelijke zaken,

  • Naast het ERP systeem worden diverse aanvullende software systemen gebruikt voor ondersteunende bedrijfsprocessen.
  • Hierbij worden handmatig gegevens uit ERP overgenomen en soms zelfs het eindresultaat in ERP vastgelegd.
  • IT kosten per bedrijfsproces of werknemer zijn niet bekend.

Soms ontbreekt zelf het overzicht van de lijst van de gebruikte  software.

Bovendien is er nauwelijks inzicht hoe vaak de dure software licenties worden gebruikt.

De oplossingen voor de onderneming en dus ook voor de gebruikers worden vaak door IT bepaald.

ERP maar bijvoorbeeld ook SharePoint worden veelvuldig als alleskunner gepresenteerd.

Echter zonder enige onderbouwing van de werkelijke kosten om met maatwerk de functionaliteit werkend te krijgen.

Veel kleine maar voor de gebruikers zo wenselijke aanpassingen worden door de noodzaak van IT specialisten onnodig vertraagd, te duur of helemaal niet uitgevoerd.

 

Eerst modelleren dan automatiseren

Met een goede analyse van standaard ERP en software functionaliteiten kan een hoop geld worden bespaard.

Bovendien kan beter invulling  worden gegeven aan de wensen van de onderneming en werknemer.

De oplossingsrichting die wij  altijd aanbevelen is zo veel mogelijk van maatwerk weg te blijven.

Gebruik de software om zijn kernfunctionaliteiten en ga voor de ontbrekende functionaliteiten op zoek naar een simpele oplossing.

ERP en digitale formulieren, 1+1= 3

Door ondersteunende bedrijfsprocessen zonder te brengen in web formulieren met work flow kan een enorme efficiënte verbeterslag worden gemaakt.

Zeker als je digitale formulieren ook nog data laat uitwisselen met de ERP database.

De voordelen

  • Het aantal dure ERP licenties kan worden geminimaliseerd.
  • De benodigde behandelingstijd neemt sterk af door minder handmatige handelingen
  • De bron data in ERP is altijd actueel en fouten bij overnemen data in formulieren is door automatisering is niet mogelijk.
  • Aanpassingen in ondersteunende bedrijfsprocessen kunnen zonder tussenkomst van IT worden gerealiseerd.
  • Door minimalisatie van aantal software pakketten zijn gebruikers veel meer vertrouwd met applicatie en de onderliggende bedrijfsprocessen

Formulieren digitaliseren

Herkenbaar?

Is bovenstaande problematiek herkenbaar in uw organisatie?

En wilt u graag weten hoe het anders kan ?

Neem vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

Onze kennis en ervaring delen we graag, het levert al snel meer op dan u denkt!

Nuttige links

Digitale bezoekersregistratie

Digitale registraties voor bezoekers

Mogelijk gebruikt u nu nog een papieren inschrijflijst bij de receptie.
Waar alle bezoekers netjes kunnen intekenen.
Ja u hebt dan overzicht.
En ja u voldoet mogelijk aan de eisen van het bedrijfsnoodplan.
Alleen ligt deze lijst op een locatie ver weg van uw werkplek.
En elke seconde telt.
Digitale registraties met onze formulieren lossen dit probleem op.

Voordelen digitale registraties

Het digitaal registreren van bezoekers van uw locatie heeft ook andere voordelen.
Zo kunt u het formulier via uw website digitaal beschikbaar stellen.
Uw gasten kunnen zichzelf vooraf tijdig aanmelden.
En u ontvangt per mail een bevestiging van het bezoek.
Je hebt dus alle tijd om uw gasten te verwelkomen.
Zonder de administratieve rompslomp.

Flexibiliteit met onze digitale formulieren

Maar u kunt ook kiezen om het formulier ter plaatse aan te bieden op een informatiezuil of computer, aan u de keus!
Het digitale bezoekers formulier kunt u naar eigen inzicht inrichten.
Misschien hebt u specifieke vragen of wilt u bedrijfsrichtlijnen communiceren.
Natuurlijk kan het formulier digitaal worden ondertekend.
Ook kan u de aanvrager ook direct een bevestiging en routebeschrijving toesturen.

Alweer nieuwe software?

Speciale software nodig voor een digitaal bezoekers formulier?
Niet als u onze generieke formulieren generator al gebruikt.
Deze is namelijk heel breed inzetbaar voor het automatiseren van uw bedrijfsprocessen.
Hierdoor houdt u grip op uw bedrijfsinformatie tegen een redelijke kostprijs.

Slimme digitale formulieren

Aha u hebt het door.
U kiest voor een slimme oplossing die ook andere knelpunten in uw organisatie kan oplossen.
Door informatie slim door uw organisatie te laten stromen bespaart u enorm veel tijd, verbetert uw kwaliteit van de bedrijfsprocessen en hebt u altijd actueel inzicht over de stand van zaken.
Mogelijk dat u een andere papieren formulier of Excel rapport wilt automatiseren?
Maak dan gebruik van onze gratis mogelijkheden om uw document als voorbeeld uit te werken in onze software.
Of nodig ons uit voor een vrijblijvend gesprek.
Uw hoeft zich niet te schamen als we nog een papieren registratieformulier moeten invullen!

Andere cases

Lean Management in de administratie, 1 digitaal formulier vervangt 6 Excel Files