Wat is LeanForms?
In het kort: Met LeanForms kan je zelf digitale formulieren bouwen. Met slimme digitale formulieren verlopen processen efficiënt, foutloos en automatisch.
Slimme digitale formulieren
Veel mensen denken bij het woord ‘formulier’ aan een vragenlijst of een aanvraagformulier.
Maar met LeanForms kan je meer.
Een paar voorbeelden van digitale formulieren:
Auditbevindingen, afwijkingen, verbetervoorstellen, klachten, incidenten melden, werkvergunningen, Taak Risico Analyses, inspecties, servicemeldingen, verlofaanvragen, declaraties, dagstart, leveranciersbeoordelingen, werkplekinspecties, management of change en projectmanagement.
Geen rocket science
Gebruiksvriendelijk: ook als je geen ICT-achtergrond hebt
Met LeanForms kan je bedrijfsprocessen automatiseren door digitale formulieren te maken. De inhoud van elk formulier bepaal je zelf, tijdens het bouwen. Zelf een formulier bouwen. Dat klinkt moeilijker dat het is. We vinden dat een formulier bouwen gemakkelijk moet zijn, ook als je geen ICT-opleiding hebt gevolgd. Hier hebben we LeanForms dan ook op ingericht. Na een korte maar krachtige training kan je meteen aan de slag. En loop je ergens tegenaan? Dan kan je ons altijd bellen. Korte lijntjes, daar houden we van.
Workflow managementsysteem
LeanForms heeft een ingebouwd workflow managementsysteem. Dit betekent dat de informatie automatisch en op tijd bij de juiste personen terecht komt. Een formulier heeft altijd een doel. Na actie door collega X (bijvoorbeeld een medewerker die een verlofaanvraag indient) moet deze informatie door naar collega Y (ter accordering). Vaak wil het management of directie bepaalde rapportages ontvangen. Zou het niet handig zijn als dit alles automatisch verloopt?
Erg handig inderdaad. En je raadt het al: Dit kan met LeanForms. Bij het bouwen geef je per formulier aan wie de schakels in het proces zijn. LeanForms regelt de rest.
Met LeanForms kan je de stand van zaken van een formulier altijd zien. En dat is handig als collega X onverwacht ziek is. Of als een klant belt wat de status is.
Hieronder een voorbeeld:
Klant belt algemeen telefoonnummer van bedrijf LF en vraagt een offerte aan. Collega Piet vult de gegevens in.
In LeanForms is ingesteld dat een offerteaanvraag eerst naar Administratie gaat voor een 1e check.
Administratie krijgt automatisch een melding dat er een nieuw formulier is ingevuld. Arjan van administratie controleert de aanvraag.
In LeanForms is ingesteld dat afdeling Sales vervolgens aan de slag moet. Binnen 2 dagen moeten de bedragen zijn ingevoerd.
Afdeling Sales krijgt automatisch een melding dat de bedragen ingevoerd kunnen worden.
In LeanForms is ingesteld dat dit binnen 2 dagen ingevuld moet zijn.
Sandra van afdeling Sales vergeet de bedragen in te voeren. Na 2 dagen krijgt ze een automatische reminder.
In LeanForms is ingesteld dat Administratie de offerte pas kan versturen als de bedragen ingevuld zijn.
Administratie krijgt automatisch een melding dat de offerte klaar is en verstuurd kunnen worden naar de klant.
De directie wil elke maand weten hoeveel offertes er zijn verstuurd.
Met 1 klik op de knop kan een rapportage gedraaid worden: altijd real-time.
De voordelen van LeanForms op een rij
- Snel en gemakkelijk digitale formulieren maken
- Geen specifieke IT-kennis nodig
- We zijn transparant en doen niet aan kleine lettertjes
- Route van het formulier automatiseren
- Minder foutgevoelig: men hoeft processtappen niet te onthouden
- Geen losse aanvullend mailtjes meer
- Altijd inzage in de actuele status van een proces
- Automatische herinneringen als iets te lang open staat
- Goed te koppelen aan andere systemen (boekhoudprogramma’s, ERP systemen etc)
- Werkt op computer, tablets én smartphones
Hoe werkt het?
- Think – Wat moet er in het formulier komen? Wat is de gewenste route?
- Build – Maak het formulier, leg de route en de rechten vast
- Report – Maak rapportages en rapportagesjablonen
- Test – Controleer of alles werkt
- Let’s go! – Activeer het formulier!