Covid-19, katalysator voor digitale transformatie

 

Digitale transformatie, kansen en risico’s

Covid-19 heeft de wereld behoorlijk op zijn kop gezet. Ook ondernemingen hebben hier snel op moeten anticiperen Waar mogelijk zijn werknemers tot thuiswerken overgegaan. En net als bij ieder incident, of in dit geval, calamiteit blijken we ook weer veel te kunnen leren. Uit noodzaak worden we gedwongen op een andere manier te werken. Maar hierdoor verbeteren we ook onze werkwijze en bedrijfsprocessen. Ieder nadeel heeft altijd ook een voordeel.

Digitalisering van bedrijfsinformatie

Voor een heleboel organisaties is echter wel duidelijk geworden dat we onvoldoende profiteren van de hedendaagse digitale mogelijkheden. Dit geld zeker niet alleen voor kleinere MKB-organisaties Ook bij grotere organisaties ligt de nadruk vaak alleen bij de grotere softwareapplicaties of netwerkbeheer. Toch wisten de medewerkers al vrij snel hoe men digitaal kon vergaderen met collega’s of klanten. De software tools Teams, Hang-out, Skype zullen naar verwachting ook in de toekomst veel frequenter worden ingezet. Dat scheelt fileleed, bespaart kostbare reistijd en is nog beter voor het milieu ook 🙂 . Maar bij vergaderen houdt het niet op, er moet ook nog worden gewerkt!

Juiste informatie gemakkelijk beschikbaar?

Bij veel organisatie is in deze periode een nieuw probleem zichtbaar geworden. De noodzakelijke informatiebronnen bleken niet gemakkelijk toegankelijk voor medewerkers. Maar gelukkig was er mail, telefoon en die zeer kundige collega om de informatie alsnog te verzamelen. Zo zijn veel Excellijsten en bestanden over en weer geschoten om het werk alsnog te kunnen klaren. Verloren kostbare tijd maar het probleem was eigenlijk nog groter. Cruciale bedrijfsinformatie was aanwezig in verschillende versies en opgeslagen op meerdere locaties Soms zelfs op een persoonlijke laptop of op gratis Apps in de Cloud. Ook in de nabije toekomst kan dit leiden tot onvoldoende beveiliging van bedrijfsinformatie en zelfs tot fouten bij uitvoering van de werkzaamheden. Hebt u voldoende aandacht voor de informatiesystemen in uw organisatie?

Het gat tussen ERP en de operationele medewerker

De vraag die iedere organisatie zich nu moet stellen is of de werknemers de juiste middelen hebben voor het uitvoeren van taken en werkzaamheden. Vaak heeft men voor de financiële en/of logistieke processen wel een ERP-pakket operationeel. Maar er zijn ook tal van andere ondersteunende bedrijfsprocessen waarin informatie wordt verzameld en acties moeten worden opgevolgd. Bijvoorbeeld klachten, inspecties, servicemeldingen. En soms zelfs management rapportages voor sturing en beslissingen. Vrijwel alle ERP -systemen zijn hiervoor standaard niet geschikt Daarom gaan medewerkers op zoek naar alternatieven. Dit is vaak de reden dat zij een toevlucht nemen naar Excel-lijsten of zelfs goedkope, liefst gratis tools die in de Cloud worden aangeboden. Er wordt dus onbewust chaos en onveiligheid gecreëerd binnen uw organisatie. En de oorzaak is het ontbreken van een overkoepelend plan.

Laat informatie veilig en effectiever voor je werken

De digitale oplossing voor slimmer en veiliger omgaan met bedrijfsinformatie vereist een andere benadering. Bedrijfsinformatie is niet bedoeld om het te archiveren en deze pas op te halen als men het nodig heeft.  Binnen een ideaal bedrijfsproces komt informatie vanzelf naar je toe als je het moet verwerken.  Dergelijk systemen, die gebruiken maken van work flow management principes, zijn breed inzetbaar en zorgen automatisch voor een eenduidige opslag van informatie. Afhankelijk van de leverancier zijn ook actuele rapportages beschikbaar om processen bij te sturen of periodiek te beoordelen. En ook niet onbelangrijk, ingewikkelde of uitgebreide ondersteuning door IT-experts is niet nodig. Een handige medewerker bouwt zelf zijn registratietool op een generiek en beveiligd platform.

Onze tips voor digitale transformatie

Inventariseer de nul situatie (het aantal lijsten binnen de organisatie) en doe dit samen met de eindgebruikers. Zo krijgt men een compleet beeld en wordt ook draagvlak gecreëerd voor de toekomstige wijzigingen in werkwijzen.

Begin klein, digitaliseer eerst die bedrijfsprocessen waar u de grootste winst kan behalen. Accepteer dat medewerkers aan nieuwe werkwijze moeten gaan wennen. Alleen gaat sneller, maar samen kom je verder!

Maak gebruik van best practises van andere organisaties of van de beoogde leverancier. De meeste bedrijfsprocessen zijn echt niet uniek. Neem een kijkje in de digitale formulieren bibliotheek.

Nog meer weten?

Nog meer weten over mogelijkheden van digitale transformatie in uw organisatie?

Download dan deze White paper vol met tips en aandachtspunten.

Gaat u liever vrijblijvend in gesprek met onze ervaren bedrijfsmanagers, laat het ons weten!

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.