1 Introductie
Bij het testen heb je te maken met de volgende twee zaken.
- Je wil de hele route zelf kunnen testen incl.de e-mails die hierin zijn opgenomen.
- Je wil geen andere mensen lastigvallen met e-mails en formulieren.
Er is een eenvoudige manier om dit te realiseren.
Zorg dat in de route alle gebruikers bij behandelstappen en emailgeadresseerden zijn gebaseerd op velden uit het formulier. Tijdens het testen kun je dan de betreffende velden aanpassen naar jezelf.
2 Werkwijze
Eenmalig
Maak eenmalig in je eigen LeanForms omgeving een groep “ZZZtest”. Welke naam je precies geeft, maakt niet uit als je er maar voor zorgt dat deze alfabetisch onderaan het overzicht van alle groepen staat. Dit is om te voorkomen dat de groep niet de normale groep vervangt. Hierover later meer. Wanneer iemand gaat testen, voeg je deze gebruiker toe aan deze groep.
Basisstappen
Maak voor iedere behandelaar of emailgeadresseerde in de route een dropdown van type “Groep” of “Persoon van groep”.
- Groep: voor behandelstap van type Groep
- Persoon van groep: voor behandelstap Gebruiker
Kies voor iedere behandelstap bij Bron: ‘Waarde uit formulier’ en wijs de betreffende dropdown toe.
Groep
Voeg aan de groepen die worden getoond in de dropdownlijst de groep ZZZtest toe. Deze komt onderaan de lijst te staan.
Persoon van groep
Voor een dropdown van type Persoon van groep kun je op het moment dat je gaat testen jezelf toevoegen aan de betreffende groep waaruit gekozen wordt en dan bij het invullen van het testformulier jezelf kiezen. Je kunt hiervoor je eigen user gebruiken.
Om te voorkomen dat mensen ‘live’ formulieren op jouw naam zetten (zij zien jouw naam ook in de lijst), kun je ervoor kiezen een testuser te gebruiken voor het testen met een duidelijke naam die aangeeft dat het gaat om een tester. Als je deze gebruiker b.v. ZZZtestgebruiker noemt, dan komt deze bovendien onderaan de dropdownlijst te staan. Het is een eigen keuze of dat gewenst is, maar niet noodzakelijk.
Automatisch gevulde dropdown
Wanneer ‘initieel blanco’ uitstaat wordt een dropdown automatisch gevuld met de eerste waarde van de dropdownlijst. Als er maar 1 item in de lijst staat is dit een handige manier om de vraag te verbergen voor de gebruiker, maar wel te gebruiken in de route. Er zijn 2 mogelijke situaties.
- De behandelaar is altijd een bepaalde rol, zoals QA-manager of HR-manager.
In plaats van deze rol direct toe te kennen in de behandelstap, maken we een dropdown die als standaardwaarde deze rol heeft.
Tip: koppel de dropdown aan de functie (=groep) en niet aan de persoon! - Voorwaardelijke dropdown gebaseerd op een eerdere vraag waarbij iedere voorwaarde maar 1 resultaat heeft.
Voeg aan iedere dropdown de testgroep toe. Let op dat je bij een voorwaardelijke dropdown dit voor iedere voorwaarde moet doen.
Hoofdstuk ‘Behandelaar stappen’
Maak om het overzichtelijk te houden onderaan je formulier een hoofdstuk “Behandelaar stappen”. Plaats hierin alle dropdowns die de gebruiker niet hoeft in te vullen of te zien. Zet rechten op dit hoofdstuk zodat alleen de groep ZZZtest dit hoofdstuk ziet. Iemand die gaat testen moet onderdeel zijn van de groep ZZZtest en dan ziet dan automatisch dit hoofdstuk.
Kies in de eerste stap in de route bij alle behandel-dropdowns de testgroep of testuser. Dan kun je het formulier helemaal door de route sturen met jezelf overal as behandelaar en geadresseerde van e-mails.
Bij dropdowns die verborgen zijn voor de gebruiker is het essentieel dat de naam van de testgroep of testgebruiker alfabetisch onder de normale groep/gebruiker staat om te zorgen dat in de normale formulieren van de actieve versie automatisch de juiste behandelaar wordt gekozen (standaard wordt immer de eerste waarde uit de lijst gekozen).
Actieve versie en revisies
Groepen toevoegen aan een dropdown van type Groep, kan alleen als een formulier in revisie staat.
Je kunt de extra groepen bij verborgen velden sowieso in de actieve versie laten staan, want die ziet niemand. Voor de dropdowns die wel ingevuld moeten worden door de gebruiker is het een eigen keuze of je de testgroepen laat staan. Ons advies is om dit wel te doen. Dan zijn ze altijd beschikbaar, ook voor een test met een actief formulier en hoef je ze niet steeds toe te voegen als je een nieuwe revisie gaat testen en weer te verwijderen voordat je het formulier gaat activeren. Als de namen van de testgroep duidelijk zijn en alfabetisch onderaan staan heeft men daar geen hinder van.
Een testgebruiker aan een groep toevoegen/weghalen die is gekoppeld aan behandeldropdowns van type ‘Persoon van groep’ kan natuurlijk altijd. Hiervoor hoeft het formulier niet gereviseerd te worden.
