1 Introductie
Er bestaat de mogelijkheid om automatisch herinneringen te sturen als de behandeltijd van een stap in de route is verstreken. Indien gewenst kunnen na een aantal van deze herinneringen, ook urgente herinneringen gestuurd worden.
2 Werkwijze
De basis voor het versturen van herinneringsmails is de behandeltijd van een stap. Deze wordt ingesteld bij de eigenschappen van de stap. Het is niet verplicht een behandeltijd in te stellen en alleen nuttig als je gebruikt wit maken van de herinneringsmail.
De “Afhandeltijd” is de periode waarbinnen de stap afgehandeld moet worden. Na het verstrijken van deze afhandeltijd wordt (automatisch) de eerste herinnering gestuurd. Daarna wordt met de opgegeven frequentie bij “Herinneringsinterval” deze herinnering opnieuw gestuurd, zolang de stap niet is afgehandeld.
Urgente herinnering
Het is mogelijk daarnaast een urgente herinnering in te stellen door het betreffende vinkje aan te zetten. Hiermee worden extra velden getoond om deze in te stellen.
De urgente herinnering heeft een meer dwingende tekst (zie Beheer – Email) waarin zichtbaar is in welke stap het formulier staat en wie de betreffende behandelaar is. De urgente mail wordt verstuurd nadat het aantal opgegeven reguliere herinneringen is bereikt.
Als de urgente herinnering na 2 reguliere herinneringen verstuurd moet worden, dan wordt de eerste urgente herinnering gestuurd op het moment van de 3e reguliere herinnering. De reguliere herinnering komt daarmee te vervallen. Daarna wordt deze urgente mail herhaald met de opgegeven frequentie.
De urgente herinnering wordt standaard verstuurd naar de behandelaar, maar het is mogelijk (optioneel) om deze ook te versturen naar een extra groep. Dit wordt vastgelegd bij “Stuur ook naar”. Hierbij kunnen alleen groepen die zijn gedefinieerd bij beheer worden gekozen, gebruikers is niet mogelijk.
3 Aandachtspunten en tips
- Denk kritisch na over het gebruik van automatische (urgente) herinneringen. Hoewel ze nuttig kunnen zijn in sommige situaties, kunnen ze ook irritatie opleveren bij de behandelaar wat een averechts effect heeft.
- Herinneringsmails zijn nuttig als het belang van het tijdig afhandelen van een stap groot is (bv. wettelijke verplichtingen) of als het betreffende proces of behandelaar niet vaak voorkomt.
- Door bij “Stuur ook naar” de leidinggevende te selecteren, krijgt de urgente mail tevens het effect van een escalatie naar boven. Let op dat een dergelijke onpersoonlijke escalatie ook irritatie kan veroorzaken.
