1.6 Beheer datasets

You are here:
< Back

1 Introductie

Met datasets worden via een sleutelveld waarden opgehaald uit een externe lijst. Dit lijkt op de lookup-functie in Excel. Het werken met datasets verhoogt de snelheid van werken als meerdere regels met standaardgegevens moeten worden ingevuld. Bovendien verhoogt het de kwaliteit van de ingevoerde data waardoor een betere rapportage mogelijk is.

2 Werkwijze

De externe lijst dient in Excel te worden aangeleverd en moet voldoen aan onderstaande eisen

  • 1 Tabblad met naam “Data
  • Op de eerste regel staat voor iedere kolom de naam die wordt gebruikt.
  • Eerste kolom bevat het sleutelveld.

 

Toevoegen van dataset

  • Menu “Beheer”– Tabblad “Datasets”
  • Naam; Een zelf te kiezen herkenbare naam voor je dataset.
  • Omschrijving; Een toelichting op je dataset, bijvoorbeeld de bron of datum
  • Type; Kies hier voor Excel (andere keuzen zijn voor koppelingen met andere applicatie-maatwerk)
  • Maximaal aantal record; Kies hier het aantal regels wat direct in beeld wordt geladen. Bij grote bestanden kan dit de snelheid verhogen. Typische waarde is 250.
  • Excel Databestand; Kies “Selecteer”, ga naar de gewenste locatie om de dataset file aan LeanForms toe te voegen.
  • Bevestig de dataset met “Opslaan”
  • Met “Voorbeeld” wordt de dataset getoond zoals hij wordt gepresenteerd aan de eindgebruiker.
  • Met “Verwijderen” kan men een dataset verwijderen en wordt de dataset op passief gezet. Hij is dan niet meer te selecteren bij het bouwen van formulieren. Voor bestaande formulieren met deze dataset verandert er niets.

3 Aandachtspunten en tips

Als datasets in hoge frequentie worden aangepast overweeg dan om een live koppeling te maken met de brongegevens. Informeer naar de mogelijkheden bij LeanForms.