4.3 Gebruik rapport sjablonen

You are here:
< Back

1 Introductie

Rapportsjablonen in LeanForms.

Er zijn 2 soorten rapporten in LeanForms.
• Formulierrapport: een weergave van 1 specifiek formulier.
• Meerformulierenrapport: een set van formulieren waarover gerapporteerd wordt.
In beide gevallen kan een rapportsjabloon gekoppeld worden om opmaak aan je rapport toe te voegen. Eenmaal gekoppeld, zal het rapport met opmaak worden geëxporteerd. Let op! De waarden in het sjabloon moeten nog wel worden bijgewerkt op basis van de nieuwe gegevens op tabblad Data. Vaak zijn dit draaitabellen die bijgewerkt moeten worden. In Excel is in het menu Gegevens de mogelijkheid om alle gegevens in 1 keer bij te werken. Zie onderstaande button.

Het aanmaken van een rapportsjabloon in LeanForms is eenmalig en gebeurt bij Beheer. Wanneer een nieuwe versie van het Excel-sjabloon beschikbaar is, kan deze geüpload worden bij het betreffende rapportsjabloon in LeanForms.

2 Werkwijze

Formulierrapportsjabloon
Bij Formuliereigenschappen onder het kopje Formulierrapport dient een rapportsjabloon gekoppeld te worden. Alleen bij een gekoppeld sjabloon wordt er bij een ingevuld formulier een Export-button getoond. Bij formuliereigenschappen kan tevens worden aangegeven of de export als PDF moet worden getoond.
Om een initiële export te krijgen op basis waarvan je een sjabloon kan maken, zul je een blanco sjabloon moeten koppelen. Dit is een sjabloon met een leeg Excel bestand.

Meerformulieren rapportsjabloon
Bij ieder rapport kan een rapportsjabloon gekoppeld worden. Wanneer er geen sjabloon is gekoppeld kan het resultaat nog steeds geëxporteerd worden, maar dan zonder opmaak. De kolomkoppen bevatten dan de letterlijke tekst van de vragen uit het formulier.

Kenmerken van rapport met sjabloon.
• De gegevens worden geplaatst op het tabblad Data.
• De kolomkoppen op de 1e regel worden overgenomen uit het sjabloon en niet overschreven.
De vraagnamen kunnen dus aangepast worden in het sjabloon.
• Vanaf regel 2 worden alle gegevens op tabblad Data bij de export overschreven.
• Tabblad Data vanaf regel 2 altijd helemaal leeggooien voordat je het sjabloon uploadt!
Als er in het sjabloon 100 regels blijven staan op tabblad Data en de nieuwe export is maar 60 regels, dan worden de eerste 60 formulieren (regel 2-61) overschreven. De resterende 40 regels blijven echter staan. Hierdoor krijg je onjuiste gegevens!

Maken Excel rapportsjablonen
In algemene zin moeten de volgende stappen worden doorlopen.
• Maak een export zonder gekoppeld sjabloon (i.p.v. formulierrapport met een blanco sjabloon).
• Geen wijzigingen doorvoeren aan het tabblad Data.
• Voeg 1 of meerdere tabbladen toe met de gewenste weergave van de gegevens.
• Gooi het tabblad Data leeg en sla het rapportsjabloon op
o Bij een meerformulieren rapport de kopregel laten staan!
o Na leeggooien de draaitabellen niet meer verversen.
• Maak in LeanForms een rapportsjabloon aan bij Beheer en upload het Excel bestand.

Opzet Excel sjabloon
De onderstaande tabbladen zijn in geval van een meerformulieren rapport zeer aan te raden. Met uitzondering van tabblad Print kunnen alle tabbladen worden verborgen voor de gebruiker om het overzichtelijk te houden.

Data (verplicht)
• Exportgegevens uit LeanForms
• Kolomkoppen met de gewenste namen voor de betreffende velden.
DataPlus
• Verwijzing naar tabblad Data en waar nodig aanpassingen doorgevoerd. Basis voor het dashboard.
• Verrijking en correctie exportgegevens
Bijvoorbeeld het bepalen van weeknummer o.b.v. datum of foutieve waardes uit oude formulieren.
• Selectievelden om gebruikers zelf filters te laten zetten voor het dashboard.
Waar/Onwaar kolommen: bepaalt of een formulier wordt meegenomen door filter in draaitabellen toe te voegen met selectieveld=Waar.
Beheer
• Basis voor het verrijken/corrigeren van exportgegevens.
Bijvoorbeeld Was-Wordt tabel van bepaalde waardes in het formulier.
Testdata
• Kopie van tabblad Data voordat deze wordt leeggegooid, zodat altijd testdata bij de hand is.
Pivots
• Een of meerdere draaitabellen die je niet wilt tonen, maar wel nodig hebt voor grafieken.
Print
• Voor de gebruiker zichtbaar tabblad met dashboard en invoervelden.

Impact van een matrix in een formulier
Er kunnen meerdere matrices in een formulier worden opgenomen, maar alleen de eerste wordt meegenomen in de export. Bij een matrix is vooraf niet bekend hoeveel regels er in de matrix opgenomen kunnen worden en dat heeft veel impact op de opmaak van je sjabloon.

Formulierenrapport
De structuur van tabblad Data is als volgt.
Kolom A: Vraagnummer
Kolom B: Vraagnaam
Kolom C: Antwoord op de vraag
Optioneel i.g.v. matrix
Kolom D en verder: opeenvolgende velden uit de matrix
In kolom C staat i.g.v. matrixvraag het Volgnummer
Iedere regel uit de matrix is een regel op het tabblad Data (incl. kopregel met veldnamen).
Voorbeeld op tabblad Data.

Omdat vooraf onduidelijk is hoeveel regels er in de matrix staan, is voor alle daaropvolgende vragen onduidelijk op welke regel deze komen te staan op het tabblad Data.
In bovenstaand voorbeeld betekent dit dat voor de vragen 1.1 t/m 3.1 vast staat op welke regel deze staan en hier kan makkelijk naar verwezen worden. Vraag 4.1 kan echter op regel 9 staan (bij een lege matrix) of bijvoorbeeld regel 15 als er 6 regels in de matrix staan. Vanaf vraag 4.1 zal je met een zoekfunctie moeten bepalen op welke regel het gewenste antwoord staat.
Onderstaand een voorbeeld van een opgemaakte weergave van dit formulier.

Onderliggende formules
Voor de vragen 4.1 en 5.1 geldt dat onbekend is op welke regel ze komen. Met een zoekfunctie (VLOOKUP/VERTIKAAL.ZOEKEN)) wordt gezocht op tabblad Data op welke regel het benodigde vraagnummer staat en de waarde van kolom C opgehaald.

• Als de matrix ook in het sjabloon opgenomen moet worden, plaats deze dan als laatste op de pagina. Dan kun je het maximaal aantal regels door kopiëren dat je verwacht in de matrix.