1.6 Beheer datasets

1 Introductie

Met datasets worden via een sleutelveld waarden opgehaald uit een externe lijst. Dit lijkt op de lookup-functie in Excel. Het werken met datasets verhoogt de snelheid van werken als meerdere regels met standaardgegevens moeten worden ingevuld. Bovendien verhoogt het de kwaliteit van de ingevoerde data waardoor een betere rapportage mogelijk is.

2 Werkwijze

De externe lijst dient in Excel te worden aangeleverd en moet voldoen aan onderstaande eisen

  • 1 Tabblad met naam “Data
  • Op de eerste regel staat voor iedere kolom de naam die wordt gebruikt.
  • Eerste kolom bevat het sleutelveld.

 

Toevoegen van dataset

  • Menu “Beheer”– Tabblad “Datasets”
  • Naam; Een zelf te kiezen herkenbare naam voor je dataset.
  • Omschrijving; Een toelichting op je dataset, bijvoorbeeld de bron of datum
  • Type; Kies hier voor Excel (andere keuzen zijn voor koppelingen met andere applicatie-maatwerk)
  • Maximaal aantal record; Kies hier het aantal regels wat direct in beeld wordt geladen. Bij grote bestanden kan dit de snelheid verhogen. Typische waarde is 250.
  • Excel Databestand; Kies “Selecteer”, ga naar de gewenste locatie om de dataset file aan LeanForms toe te voegen.
  • Bevestig de dataset met “Opslaan”
  • Met “Voorbeeld” wordt de dataset getoond zoals hij wordt gepresenteerd aan de eindgebruiker.
  • Met “Verwijderen” kan men een dataset verwijderen en wordt de dataset op passief gezet. Hij is dan niet meer te selecteren bij het bouwen van formulieren. Voor bestaande formulieren met deze dataset verandert er niets.

3 Aandachtspunten en tips

Als datasets in hoge frequentie worden aangepast overweeg dan om een live koppeling te maken met de brongegevens. Informeer naar de mogelijkheden bij LeanForms.

1.4 Beheer categorieën

1 Introductie

Met categorieën maak je een mappenstructuur voor de formulieren in Weergavemodus voor de gebruikers. Ook zijn categorieën een makkelijke manier om rechten te leggen over een groep formulieren als je deze aan een beperkte groep gebruikers ter beschikking wilt stellen.

2 Werkwijze

De categorie structuur is door een beheerder eenvoudig op te zetten en aan te passen.

 

  • Klik eerst op de button links onderaan in het menu, hierdoor worden alle al aanwezige categorieën voor administrators zichtbaar.
  • Door de muis op het map icoontje te plaatsen verschijnt een hulpmenu aan de rechterzijde van de mapnaam met 2 nieuwe icoontjes.
  • Het linkse icoon (een potlood) wordt gebruikt om de map eigenschappen in te stellen.
  • Het rechter icoon (verticale punten) wordt gebruikt om een nieuwe categorie of een nieuw formulier toe te voegen.
  • Beide icoontjes worden geactiveerd door te klikken met de linkermuisknop.
  • Na klikken op het potlood icoon wordt het scherm met categorie eigenschappen geopend.

 

 

De volgende categoriegegevens kunnen worden ingevuld.

  • Naam de naam van de categorie.
  • Onder categorie; optioneel kun je aangeven onder welke categorie (map) de nieuwe map moet komen (het betreft dan een subcategorie).
  • Rechten: optioneel kunnen kijken/of bewerkingsrechten worden vastgelegd voor gebruikers of gebruikersgroepen.
    •                Selecteer bij “type”, een groep of gebruiker.
    •                Selecteer vervolgens bij “Voorwaarde” de gewenste groep of gebruiker.
    •                Selecteer vervolgens bij “Actie” toestaan of niet toestaan.
    •                Selecteer tot slot bij “Recht” bekijken of beheren.
  • Voeg de voorwaarde toe met behulp van het “plus” teken en vergeet niet op te slaan!

 

Let op

  • Alle formulieren krijgen de rechten van de categorie waar ze toe behoren.
  • Als geen rechten worden toegekend is de categorie voor iedereen zichtbaar.
  • Zonder onderliggende formulieren wordt de categorie niet zichtbaar in de boomstructuur.

 

Wil je de volgorde van het menu veranderen?

Pak het gewenste mapje met de linkermuisknop op in het linker menu en laat het los op de nieuwe plaats.

 

3 Aandachtspunten en tips

Soms is het handig om een hulp Categorie “Test” aan te maken die alleen zichtbaar is voor de administrators.

Hier kun je dan formulieren parkeren die je nog wilt aanpassen.

 

1.2 Beheer gebruikers

1 Introductie

Om te kunnen inloggen in LeanForms heb je een persoonlijk gebruikersnaam nodig.

Er zijn 3 verschillende typen gebruikers binnen LeanForms.

  • User;Voor een gewone gebruiker in het systeem. Deze gebruiker kan afhankelijk van de specifiek toegekende rechten in Weergavemodus formulieren starten, acties afhandelen, processtappen uitvoeren, rapporten opvragen etc.
  • Admin; Voor de applicatiebeheerders van LeanForms. Zij kunnen formulieren, gebruikers en rapporten aanmaken etc.
  • Superuser; Een superuser kan gegevens van een formulier buiten het reguliere proces om aanpassen in de database, ongeacht de rechten die op een bepaald formulier staan. Let op! Een superuser heeft alleen deze speciale rechten en kan verder niets. Maak daarom altijd een speciale gebruiker hiervoor aan die je alleen gebruikt om datacorrecties door te voeren. Verwijder om veiligheidsredenen hierna deze gebruiker.

2 Werkwijze

Navigeer naar gebruikers en voeg vervolgens een nieuwe gebruiker toe met behulp van de blauwe knop “Toevoegen”.

Er opent een pop-up scherm waarin men het gebruikersprofiel kan inrichten.

  • Opslaan;              Het profiel wordt met de laatste wijzigingen opgeslagen.
  • Herstellen;          Een eerder verwijderd gebruikersprofiel wordt opnieuw geactiveerd.
  • Verwijderen;      Het profiel wordt gedeactiveerd maar blijft wel in de database aanwezig. Het kan op een later stadium worden geactiveerd met de herstelfunctie.
  • Annuleren;          Alle uitgevoerde beweringen worden niet doorgevoerd en niet opgeslagen.

 

In het gebruikersprofiel kunnen de volgende eigenschappen worden ingesteld;

  • Naam; de naam die wordt getoond bij acties en processtappen.
  • Loginnaam; de naam waarmee de gebruiker inlogt in LeanForms (samen met wachtwoord).
  • Email; het adres waarnaar alle emailberichten voor deze gebruiker gestuurd worden.
  • Extra info 1; vrij te definiëren veld, bijvoorbeeld de afdeling waar iemand werkt. Deze info kan getoond worden in bijvoorbeeld e-mails.
  • Extra info 2; vergelijkbaar als “Extra info 1”
  • Wachtwoord; wachtwoord om in te loggen in LeanForms.
  • Rol; kies de gewenste Gebruikersrol.
  • Taal: Kies de taal waarin de formulieren worden getoond voor de betreffende gebruiker. Standaard staat er [Engels], maar als deze taal niet is gedefinieerd, moet dit aangepast worden! Zie ook Meertaligheid.
  •  Profielfoto; profielfoto van de gebruiker te selecteren via de knop “Select files”

 

Ook is het mogelijk om de gebruiker toe te wijzen aan groepen.

Bij “Groepen” worden in het linker kader alle nog beschikbare groepen getoond en rechts de groepen waarin de betreffende gebruiker is opgenomen.

  • Toevoegen, na selectie van bewuste groepen kan deze worden toegevoegd  met de button.  In het scherm worden dan de vensters aangepast.
  • Verwijderen, na selectie van bewuste groepen kan deze worden  verwijderd met de button.  In het scherm worden dan de vensters aangepast.

Ook heeft men nog de beschikking over een speciale autorisatie binnen LeanForms met betrekking tot gebruik van het “Berichtensysteem”.

Dit wordt verder toegelicht in  een aparte instructie “Berichtenverkeer”

 

 

 

1.3 Beheer groepen

1 Introductie

Groepen bestaan uit zelf te kiezen verzameling van gebruikers.

Het gebruik van groepen is een zeer krachtig methode om het beheer van gebruikers te vereenvoudigen.

2 Werkwijze

Navigeer naar “Groepen” en voeg vervolgens een nieuwe “Groep” toe met behulp van de blauwe knop “Toevoegen”.

Er opent een pop-up scherm waarin men het groepsprofiel kan inrichten.

  • Opslaan;              Het profiel wordt met de laatste wijzigingen opgeslagen.
  • Herstellen;          Een eerder verwijderd gebruikersprofiel wordt opnieuw geactiveerd.
  • Verwijderen;      Het profiel wordt gedeactiveerd maar blijft wel in de database aanwezig. Het kan op een later stadium worden geactiveerd met de herstelfunctie.
  • Annuleren;          Alle uitgevoerde beweringen worden niet doorgevoerd en niet opgeslagen.

In het groepsprofiel kunnen de volgende eigenschappen worden ingesteld;

  • Naam; de naam van de groep
  • Profielfoto; profielfoto van de “groep” te selecteren via de knop “Select files”

Bij “Groepen” worden in het linker kader alle nog beschikbare “Gebruikers” getoond en rechts de “Gebruikers” die in de betreffende “Groep” zijn opgenomen.

  • Toevoegen na selectie van bewuste “Gebruikers” kan deze worden toegevoegd met de button.  In het scherm worden dan de vensters aangepast. De gebruikers worden automatisch in alfabetische volgorde  gesorteerd.
  • Verwijderen, na selectie van bewuste “Gebruikers” kan deze worden  verwijderd met de button.  In het scherm worden dan de vensters aangepast.
  • Administratieve groep een administratieve groep kan in bijzondere gevallen worden gebruikt bij routes of rechtentoewijzing, maar deze wordt niet getoond in droplijsten met groepen.

3 Aandachtspunten en tips

Ook groepen met slechts 1 persoon worden vaak gebruikt. Bij langdurige afwezigheid of bij vertrek van de persoon uit de organisatie kunnen eenvoudig taken worden overgenomen door de persoon in de desbetreffende groep te vervangen.

Groepen die zijn samengesteld in versie 2 en eerder kunnen nu snel worden gesorteerd op naam. Open de desbetreffende groep en sla deze opnieuw op!

1.1 Beheer Algemeen

1 Introductie

 

Binnen het menu “Beheer” worden onderdelen geconfigureerd voor algemeen gebruik binnen de LeanForms applicatie.

Het menu “Beheer” is alleen toegankelijk voor de gebruikers die als beheerder zijn geautoriseerd.

2 Werkwijze

 

Onder het menu “Beheer “zijn de volgende gaat categorieën beschikbaar

  • Algemeen
  • Gebruikers
  • Groepen
  • Lijsten
  • Datasets
  • E-mail
  • Rapport sjablonen

 

De te klikken op de gewenste categorie navigeert men naar het betreffende onderdeel.

De categorie “Algemeen” wordt gebruikt voor aanpassingen aan

  • Logo
  • Kleurinstelling
  • Taalkeuze standaard systeem
  • Versiebeheer

 

Logo

LeanForms kan worden gepersonaliseerd door een logo te plaatsen.

Dit komt zowel in de ontwerp- als weergavemodus bovenaan het scherm te staan.

Kies de gewenste afbeelding via de knop “Select files”

 

Taalkeuze

De standaard systeemtaal voor LeanForms is Nederlands, Engels is optioneel.

Bij deze keuze worden alle LeanForms labels in de menu’s en tabbladen weergegeven in de Engelse taal.

Let op: Indien men gebruik wil maken van de Engelse taal als tweede taal naast Nederlands dient men ook alle vragen in de formulieren, namen van lijsten/groepen aan te passen

 

Versiebeheer

Onder versiebeheer wordt het operationele versienummer getoond.

Per versienummer wordt een korte opsomming weergegeven van de belangrijkste wijzigingen

1.5 Beheer lijsten

1 Introductie

 

“Lijsten” zijn centraal te beheren gegevens voor drop downlijsten, zoals een klantenlijst.

Een lijst kan in meerdere formulieren worden gebruikt, maar wordt centraal onderhouden.

Werken met een centrale lijst maakt het bovendien mogelijk om zonder een formulier inhoudelijk aan te passen een waarde aan de lijst toe te voegen/verwijderen.

2 Werkwijze

 

Toevoegen lijsten

  • Menu “Beheer” – Tabblad “Lijsten”
  • Klik op “Toevoegen”
  • Geef een duidelijke “Naam” aan de lijst. Zie “Aandachtpunten en tips!
  • Lijsten worden alfabetisch getoond in het overzicht zonder sorteerfunctie.
  • Als “Sorteren” is aangevinkt, worden de items in de lijst alfabetische gesorteerd na het opslaan.
  • Geef eventueel bij “Omschrijving ” een toelichting bij de lijst.
  • Klik op “Opslaan”

 

Wijzigen lijst

  • Menu “Beheer” – Tabblad “Lijsten
  • Klik op de betreffende lijst. ( Let op, er kunnen meerdere bladzijdes zijn)
  • Een aanpassing van de “Naam” wordt dit automatisch overal verwerkt, in nieuw op te starten formulieren, waar deze wordt gebruikt.
  • Pas eventueel de omschrijving aan.
  • Klik op “Opslaan”

Verwijderen lijsten

  • Menu “Beheer” – Tabblad “Lijsten”
  • Klik op de betreffende lijst. Let op, er kunnen meerdere bladzijdes zijn.
  • Klik op “verwijderen”
  • Bij het verwijderen wordt de lijst op passief gezet en is niet meer te selecteren in formulierontwerpen. Voor bestaande formulierontwerpen die deze lijst gebruiken verandert er niets. Er kunnen dus in Weergavemodus nog steeds nieuwe formulieren aangemaakt worden die deze lijst gebruiken.

Toevoegen item aan een lijst

  • Open de te Wijzigen lijst.
  • Definieer bij “Omschrijving” het item dat in de lijst moet komen.
  • Definieer bij “Waarde” eventueel een getal voor het betreffende item, om er mee te kunnen rekenen. Klik op “Toevoegen”. De omschrijving wordt toegevoegd onder aan de lijst met items in het rechter kader.

 

Wijzigen items in de lijst

  • Open de te Wijzigen lijst.
  • Klik op een item in de lijst
  • De “Omschrijving” en “Waarde” van het item wordt links getoond en kan daar aangepast worden.
  • Klik op “”Toevoegen” om de wijziging door te voeren in de lijst.
  • Met de knop “Verwijderen” kun je items verwijderen. Dit item wordt nog wel getoond in historische formulieren, maar niet meer in nieuwe formulieren.

 

Aanpassen volgorde items in de lijst

  • Automatisch op alfabet
  • Vink bij “Algemeen” de optie “Sorteren” aan.
  • Klik op “Opslaan”
  • Na opnieuw openen is de lijst gesorteerd.

 

  • Handmatig
  • Selecteer het item.
  • Met de knoppen “Up” en “Down” kun je het item verplaatsen naar de gewenste plek.

 

 

3 Aandachtspunten en tips

 

Voor een goed beheer van de lijsten is een duidelijk en eenduidige systematiek in naamgeving belangrijk. Denk hier goed over na.

Een veel gebruikte werkwijze is het gebruik van een sprekende titel.

Als een lijst in meerdere formulieren door heel de organisatie wordt gebruikt start dan de naam met bijvoorbeeld “Algemeen”.

Als een lijst voorkomt in meerdere formulieren op 1 afdeling start dan naamgeving met de “afdeling”

Wordt een lijst in 1 specifiek formulier gebruikt start dan de naam met “formuliernaam”