4.5 Grafieken en realtime dashboards

De grafiekenmodule van LeanForms biedt de mogelijkheid om realtime een grafische weergave van de geregistreerde formulieren te tonen.

Er zijn veel mogelijkheden en combinaties te maken. Dit document beschrijft de basisuitgangspunten.

Begrippen

  • Verdeling: de waarden op de X-as van de grafiek, hoe wil je de gegevens groeperen.
  • Meetseries: de gegevens die je in de grafiek wilt uitzetten op de Y-as.
  • Filter (optioneel): bepaalt welke formulieren meegenomen worden in de selectie.
  • Grenswaarden (optioneel): gebied waarin met een kleur aangegeven wordt of de resultaten binnen de beoogde waardes (KPI’s) vallen.
  • Waarneming: een geregistreerde waarde (antwoord) van een vraag zoals ingevuld in een formulier.

Grafieken

Grafiektypen

  • Bar: horizontale balken (X-as komt dan links te staan op de verticale lijn).
  • Kolom: verticale balken.
  • Lijn: de waarnemingen worden met een lijn aan elkaar verbonden
  • Gemengd: combinatie van balken en lijn, zelf te bepalen welke serie hoe wordt weergegeven.
  • Radar: spinnenweb diagram waarbij iedere mogelijke waarneming als een as wordt uitgezet.
  • Taart: cirkel waarbij met taartpunten het aandeel van ieder type waarneming wordt weergegeven. Een volledige cirkel staat voor 100%. Hierbij kan maar 1 meetserie gekozen worden.
  • Vlak: lijndiagram waarbij de ruimte onder de lijn als vlak wordt ingekleurd.
  • Radiale meter: ‘snelheidsmeter’ geeft de stand aan van 1 specifieke waarde.
  • Lineaire meter: ‘thermometer’ geeft de stand aan van 1 specifieke waarde.

 

Het is mogelijk om voor een bestaande grafiek het type te veranderen.

Het effect zal direct in het live voorbeeld getoond worden.

Wanneer er meerdere meetseries zijn gedefinieerd en er wordt gekozen voor type Taart, dan zal alleen de eerste series worden weergegeven.

 

Samenstellen grafiek

Een nieuwe grafiek kan op 2 manieren toegevoegd worden.

  1. Via het tabblad Grafieken in de bewerkmodus van een formulier op tabblad grafieken.
  2. Via het Admin snelmenu van een formulier in de mappenstructuur van formulieren.
    Op deze manier heb je een full screen weergave rechts van de mappenstructuur.

 

Wanneer een eerste grafiek aan een formulier wordt toegevoegd, wordt automatisch een formulier­dashboard aan het betreffende formuliertype toegevoegd.

Alle grafieken worden automatisch aan dit formulierdashboard toegevoegd.

In onderstaand dasboard van formuliertype Reiskostendeclaratie zijn 2 grafieken opgenomen:

Voorbeeld en Voorbeeld2. Links de weergave in de boomstructuur, rechts het dashboard zelf (klikken op dashboard in de mappenstructuur).

 

Verdeling bepalen

Verdeling kan gebaseerd worden op onderstaande mogelijkheden

  • Vragen met voor gedefinieerde antwoorden (dropdown, checkbox of radiobutton).
    Op de X-as worden alle mogelijke voor gedefinieerde opgenomen, ook als een bepaald item nog niet voorkomt in de waarnemingen.
  • Datumveld
    Aanvullend moet de periode waarover je de datum wilt groeperen bepaald worden.
    Bij de keuze voor Week bestaat de X-as uit weeknummers en worden alle formulieren per week samengevoegd voor de betreffende week.

 

Meetserie bepalen

Iedere grafiek bevat 1 of meerdere meetseries. Dit zijn de waarden die je wilt weergeven in je grafiek.

 

  1. Klik op de knop “Nieuwe meetserie”.

  1. Vul vervolgens de getoonde velden in. Na het invullen moet op geklikt worden in de tabel om de gedefinieerde meetserie vast te leggen.

Er kan daarna eventueel een extra meetserie toegevoegd worden.

Iedere gedefinieerde meetserie wordt in de tabel getoond met de titel en de gekozen kleur.

Nieuw in te voeren meetserie Voorbeeld van 2 gedefinieerde meetseries

 

 

 

 

 

Kies bij Titel een korte pakkende naam wat het betreft. Deze titel komt in de legenda te staan.

Alle vragen met voorgedefinieerde antwoorden en numerieke vragen kunnen worden gekozen.

Bij numerieke vragen verdwijnt [Waarden]

Als je hier geen keuze maakt, worden alle mogelijke waarden getoond in de grafiek.

Kies de bewerking: optellen, gemiddelde etc.

Kies de kleur voor de meetserie.

 

 

Wanneer de grafiek van type Gemengd is, dan is er voor iedere meetserie een extra keuzeveld: Serie type.

Hier geef je per meetserie aan welk type het betreft. Je kan hier kiezen uit: Bar, Kolom, Lijn en Vlak.

 

Let er op dat de gekozen meetseries in dezelfde grafiek een vergelijkbare schaal hebben.

De schaal van de Y-as wordt automatisch afgestemd op de hoogste mogelijke waarden.

Als KM’s in de 1000-en loopt en het bedrag is slechts een fractie daarvan, dan zal het bedrag onleesbaar klein worden weergegeven in de grafiek.

Filters instellen

Het is mogelijk (maar niet verplicht) om de te filteren op de formulieren die gebruikt moeten worden in de grafieken.

Zonder filter worden alle aanwezige ingevulde formulieren meegenomen in de grafiek.

Dit is vergelijkbaar met de filter voor rapporten. Er zijn 2 mogelijkheden filters: een periode of een bepaald type.

 

Filteren op een bepaalde periode.

Selecteer het gewenste datumveld.

Kies de gewenste filterperiode, zoals huidige week, laatste maand, laatste X weken

 

 

Filteren op een bepaald type

Klik op nieuwe filter en definieer o.b.v. welke vraag met welke waarde gefilterd moet worden.

Klik zoals gebruikelijk op om het filter op te slaan. Bv. de formulieren van de afdeling Sales.

 

Grenswaarden

Grenswaarden kunnen gebruikt worden om direct visueel zichtbaar te maken wat de gewenste range is waarbinnen de meetserie zich moet bevinden.

Denk hierbij aan vastgestelde KPI’s en de kleuren Groen, Oranje en Rood om aan te geven in welke mate een waarde binnen de beoogde grenzen valt.

Uiteraard is de keuze van de kleuren vrij.

 

Zodra op de knop Nieuwe grenswaarde wordt geklikt, kan rechtstreeks in de tabel de onder- en bovengrens worden ingevuld met de bijbehorende kleur.

Onderstaand een voorbeeld waar 0 t/m 2 de gewenste waarde is.

Van 2 – 5 is niet goed maar toelaatbaar (oranje), groter dan 5 is ontoelaatbaar (rood).

Kies bij de laatste een bovengrens die nooit behaald zal worden, zodat alles groter dan 5 de kleur rood krijgt.

 

Instelling grenswaarden                                                                       Weergave grafiek

 

 

 

 

 

 

 

 

Het is bij de kleur van de grenswaarde mogelijk de transparantie in te stellen, zodat de weergave van de grenswaarden niet te overheersend is.

Dit gebeurt met de onderste schuif in het keuzescherm.

Standaard staat deze helemaal rechts, dat betekent geen transparantie.

Helemaal naar links is volledig transparant.

 

 

 

Dashboards

Een dashboard is een verzameling van grafieken. Er zijn 2 type dashboards.

  1. Formulierdashboard
    Alle grafieken bij een bepaald formuliertype worden automatisch toegevoegd aan het formulier­dashboard. Als er geen grafieken zijn bij een formuliertype, dan is er ook geen formulierdashboard.
  2. Samengesteld dashboard

 

Onder iedere categorie kan een samengesteld dashboard worden aangemaakt via het Admin snelmenu.

Hierin kan naar wens iedere grafiek opgenomen worden, ongeacht bij welk formulier ze horen.

Een mogelijke werkwijze is om één categorie Dashboards aan te maken en hier alle samengestelde dashboards op te nemen.

Uiteraard zijn andere werkwijzen ook mogelijk.

 

Definiëren samengesteld dashboard

Om een grafiek toe te voegen aan een samengesteld dashboard, klik in het dashboard op de links getoonde  icoon.

Alle nog niet toegevoegde grafieken worden getoond. Klik in de lijst de gewenste grafiek aan om die toe te voegen.

Om een grafiek uit het samengestelde dashboard te verwijderen, ga met je muis over de rechterbovenhoek van de grafiek.

Door te klikken op het snelmenu dat verschijnt, wordt de optie [Verwijderen] getoond.

 

Carrousel

Een Carrousel is een verzameling dashboards die achtereenvolgens getoond worden met een interval van 45 seconden per dashboard.

Ieder samengesteld dashboard kan worden toegevoegd aan een carrousel.

Een formulierdashboard kan niet worden toegevoegd aan een carrousel.

  • Om een dashboard op te nemen in de carrousel dient bij het dashboard ontwerp het vinkje [Toevoegen aan carrousel] aangezet te worden.
  • Om de carrousel te starten, klik je in een willekeurig dashboard op de knop Carrousel.

4.4 Snel zoeken in overzichten met behoud van tijdelijke filters

Door gebruik te maken van de filters boven de overzichten kan men snel naar een specifieker kleiner overzicht.
Soms wil men echter ook een formulier openen, bekijken en terugkeren naar het gefilterde overzicht zonder opnieuw de filters in te stellen.
Maak dan gebruik van de slimme rechtermuis functie.
Hierbij kan men het formulier in een ander venster of ander tabblad openen.

4.3 Gebruik rapport sjablonen

1 Introductie

Rapportsjablonen in LeanForms.

Er zijn 2 soorten rapporten in LeanForms.
• Formulierrapport: een weergave van 1 specifiek formulier.
• Meerformulierenrapport: een set van formulieren waarover gerapporteerd wordt.
In beide gevallen kan een rapportsjabloon gekoppeld worden om opmaak aan je rapport toe te voegen. Eenmaal gekoppeld, zal het rapport met opmaak worden geëxporteerd. Let op! De waarden in het sjabloon moeten nog wel worden bijgewerkt op basis van de nieuwe gegevens op tabblad Data. Vaak zijn dit draaitabellen die bijgewerkt moeten worden. In Excel is in het menu Gegevens de mogelijkheid om alle gegevens in 1 keer bij te werken. Zie onderstaande button.

Het aanmaken van een rapportsjabloon in LeanForms is eenmalig en gebeurt bij Beheer. Wanneer een nieuwe versie van het Excel-sjabloon beschikbaar is, kan deze geüpload worden bij het betreffende rapportsjabloon in LeanForms.

2 Werkwijze

Formulierrapportsjabloon
Bij Formuliereigenschappen onder het kopje Formulierrapport dient een rapportsjabloon gekoppeld te worden. Alleen bij een gekoppeld sjabloon wordt er bij een ingevuld formulier een Export-button getoond. Bij formuliereigenschappen kan tevens worden aangegeven of de export als PDF moet worden getoond.
Om een initiële export te krijgen op basis waarvan je een sjabloon kan maken, zul je een blanco sjabloon moeten koppelen. Dit is een sjabloon met een leeg Excel bestand.

Meerformulieren rapportsjabloon
Bij ieder rapport kan een rapportsjabloon gekoppeld worden. Wanneer er geen sjabloon is gekoppeld kan het resultaat nog steeds geëxporteerd worden, maar dan zonder opmaak. De kolomkoppen bevatten dan de letterlijke tekst van de vragen uit het formulier.

Kenmerken van rapport met sjabloon.
• De gegevens worden geplaatst op het tabblad Data.
• De kolomkoppen op de 1e regel worden overgenomen uit het sjabloon en niet overschreven.
De vraagnamen kunnen dus aangepast worden in het sjabloon.
• Vanaf regel 2 worden alle gegevens op tabblad Data bij de export overschreven.
• Tabblad Data vanaf regel 2 altijd helemaal leeggooien voordat je het sjabloon uploadt!
Als er in het sjabloon 100 regels blijven staan op tabblad Data en de nieuwe export is maar 60 regels, dan worden de eerste 60 formulieren (regel 2-61) overschreven. De resterende 40 regels blijven echter staan. Hierdoor krijg je onjuiste gegevens!

Maken Excel rapportsjablonen
In algemene zin moeten de volgende stappen worden doorlopen.
• Maak een export zonder gekoppeld sjabloon (i.p.v. formulierrapport met een blanco sjabloon).
• Geen wijzigingen doorvoeren aan het tabblad Data.
• Voeg 1 of meerdere tabbladen toe met de gewenste weergave van de gegevens.
• Gooi het tabblad Data leeg en sla het rapportsjabloon op
o Bij een meerformulieren rapport de kopregel laten staan!
o Na leeggooien de draaitabellen niet meer verversen.
• Maak in LeanForms een rapportsjabloon aan bij Beheer en upload het Excel bestand.

Opzet Excel sjabloon
De onderstaande tabbladen zijn in geval van een meerformulieren rapport zeer aan te raden. Met uitzondering van tabblad Print kunnen alle tabbladen worden verborgen voor de gebruiker om het overzichtelijk te houden.

Data (verplicht)
• Exportgegevens uit LeanForms
• Kolomkoppen met de gewenste namen voor de betreffende velden.
DataPlus
• Verwijzing naar tabblad Data en waar nodig aanpassingen doorgevoerd. Basis voor het dashboard.
• Verrijking en correctie exportgegevens
Bijvoorbeeld het bepalen van weeknummer o.b.v. datum of foutieve waardes uit oude formulieren.
• Selectievelden om gebruikers zelf filters te laten zetten voor het dashboard.
Waar/Onwaar kolommen: bepaalt of een formulier wordt meegenomen door filter in draaitabellen toe te voegen met selectieveld=Waar.
Beheer
• Basis voor het verrijken/corrigeren van exportgegevens.
Bijvoorbeeld Was-Wordt tabel van bepaalde waardes in het formulier.
Testdata
• Kopie van tabblad Data voordat deze wordt leeggegooid, zodat altijd testdata bij de hand is.
Pivots
• Een of meerdere draaitabellen die je niet wilt tonen, maar wel nodig hebt voor grafieken.
Print
• Voor de gebruiker zichtbaar tabblad met dashboard en invoervelden.

Impact van een matrix in een formulier
Er kunnen meerdere matrices in een formulier worden opgenomen, maar alleen de eerste wordt meegenomen in de export. Bij een matrix is vooraf niet bekend hoeveel regels er in de matrix opgenomen kunnen worden en dat heeft veel impact op de opmaak van je sjabloon.

Formulierenrapport
De structuur van tabblad Data is als volgt.
Kolom A: Vraagnummer
Kolom B: Vraagnaam
Kolom C: Antwoord op de vraag
Optioneel i.g.v. matrix
Kolom D en verder: opeenvolgende velden uit de matrix
In kolom C staat i.g.v. matrixvraag het Volgnummer
Iedere regel uit de matrix is een regel op het tabblad Data (incl. kopregel met veldnamen).
Voorbeeld op tabblad Data.

Omdat vooraf onduidelijk is hoeveel regels er in de matrix staan, is voor alle daaropvolgende vragen onduidelijk op welke regel deze komen te staan op het tabblad Data.
In bovenstaand voorbeeld betekent dit dat voor de vragen 1.1 t/m 3.1 vast staat op welke regel deze staan en hier kan makkelijk naar verwezen worden. Vraag 4.1 kan echter op regel 9 staan (bij een lege matrix) of bijvoorbeeld regel 15 als er 6 regels in de matrix staan. Vanaf vraag 4.1 zal je met een zoekfunctie moeten bepalen op welke regel het gewenste antwoord staat.
Onderstaand een voorbeeld van een opgemaakte weergave van dit formulier.

Onderliggende formules
Voor de vragen 4.1 en 5.1 geldt dat onbekend is op welke regel ze komen. Met een zoekfunctie (VLOOKUP/VERTIKAAL.ZOEKEN)) wordt gezocht op tabblad Data op welke regel het benodigde vraagnummer staat en de waarde van kolom C opgehaald.

• Als de matrix ook in het sjabloon opgenomen moet worden, plaats deze dan als laatste op de pagina. Dan kun je het maximaal aantal regels door kopiëren dat je verwacht in de matrix.

4.2 Formulier rapport-export opmaken

1 Introductie

Soms is het handig of noodzakelijk om van een ingevuld digitaal formulier een nette hard copy of Excel/pdf-bestand te maken.

Voor het maken van een formulier rapport is een Excel rapportsjabloon nodig.

Het rapportsjabloon definieert de opmaak van het betreffende rapport.

 

2 Werkwijze

Maak een leeg blanco bestand aan binnen Excel.

  •                Hernoem “blad 1” naar “Data”
  •                Sla de file op onder de naam “BlancoExport”
  •                Voeg de file toe aan LeanForms via “Beheer”, “Rapport Sjablonen”

Koppel vervolgens het sjabloon “Blanco Export” met het formulier via “Formulier > ” eigenschappen.

Aan de gebruikerszijde kan nu het formulier worden geopend.

Aan de bovenzijde is nu de button zichtbaar “Export naar Excel”.

De vragen en antwoorden worden hiermee automatisch naar Excel geëxporteerd.

Hernoem de filenaam “Excel Export” naar een geschikte nieuwe sjabloonnaam.

Voeg een nieuw werkblad toe en benoem deze bijvoorbeeld als “Rapport.

Maak vervolgens in dit werkblad de gewenste opmaak van je formulier.

De data worden met de gebruikelijke functionaliteit binnen Excel overgenomen van het werkblad “data”.

Indien men tevreden is met de opmaak (denk ook aan print instellingen) dan dient men het bestand als volgt op te slaan

  •               Verwijder alle data op werkblad “Data”.
  •               Sla het bestand vervolgens op.

Voeg dit nieuwe sjabloon toe aan LeanForms en koppel dit aan het bewuste formulier (je vervangt dus het blanco sjabloon).

Geef eventueel aan of je de export als pdf-bestand wilt.

Het formulierrapport is nu gereed voor de eindgebruiker.

 

3 Aandachtspunten en tips

 

Er kunnen ook macro’s in het Excel bestand worden meegegeven. Deze worden pas geopend nadat je het bestand hebt gedownload en ze handmatig hebt ingeschakeld.

Afbeeldingen en foto’s kunnen ook in een formulierrapport worden opgenomen. Zie hiervoor “5.1 Specials”

 

 

 

 

4.1 Aanmaken Rapportage

1 Introductie

Per formulier bestaat de mogelijkheid om één of meerdere persoonlijke rapportages te maken.

Deze rapporten kunnen in tegenstelling tot het zoekrapport verder opgemaakt worden naar persoonlijke wensen.

Ze worden gebruikt voor maandrapportages, managementrapportages etc.

 

2 Werkwijze

  • Selecteer een formulier en navigeer naar “Rapporten”.
  • Vul de “Algemene Gegevens” in
    • “Naam´: Duidelijke omschrijving van het rapport
    • “Sjabloon”; Selecteer het rapport sjabloon dat je wilt gebruiken.
    • Alleen formulieren in de route; Aanvinken als alleen formulieren die nog niet zijn afgehandeld meegenomen moeten worden.
    • “Acties op rapport”; Aanvinken als acties bij een vraag ook opgenomen moeten worden.

  • Definieer indien gewenst één of meerdere filters om een beperkte selectie te maken van alle formulieren die meegenomen moeten worden in het betreffende rapport.
    • Kies het “Onderdeel” waaruit je een vraag wilt gebruiken voor de filter
    • Kies de vraag waar de te tonen formulieren van afhankelijk zijn.
    • Kies de operator: op welke wijze is het veld afhankelijk.
      • = (gelijk aan)
      • <> (ongelijk aan)
      • >= (groter of gelijk aan)
      • <= (kleiner of gelijk aan)
      • > (groter dan)
      • < (kleiner dan)
      • contains (bevat)
    • Geef de waarde (tekst of cijfer) waar het veld aan moet voldoen.
    • Klik op “+ “
      De gedefinieerde voorwaarde wordt getoond in de lijst onder de voorwaardedefinitie.

  • Vragen, hier wordt gedefinieerd welke vragen van het formulier op het rapport worden meegenomen.
    • “Vraag”; Selecteer gewenste part (1e dropdownlijst) en gewenste vraag (2e dropdownlijst)
    • “Toon op rapport”: Vraag wordt getoond op het scherm als het rapport wordt opgevraagd.
    • “Exporteer”:Vraag wordt meegenomen in de export van het rapport.
    • “Standaard sorteerveld”; Vraag wordt gebruikt voor sortering van formulieren, kies voor:
      • Oplopend
      • Aflopend
    • Klik op “X”
      De gekozen vraag wordt in het kader rechts toegevoegd.

Aanpassen vragen in rapport

  • Klik op de vraag in het rechter kader en met de knoppen en kan de volgorde aangepast worden.
    • Dubbelklik op de betreffende vraag
      • Links worden de bijbehorende kenmerken getoond
      • Links kunnen deze kenmerken aangepast worden
    • Klik op “+” om de wijzigingen op te slaan.
    • Klik op “Verwijderen” om de vraag uit het rapport te verwijderen.

 

3 Aandachtspunten en tips

Met het filter voor de datum zijn meerdere mogelijkheden mogelijk

 

“>”         datum tussen vandaag en vandaag + x dagen -> komende x dagen

“<”         datum tussen vandaag – x dagen en vandaag -> de afgelopen x dagen

“>=”       datum vanaf vandaag – x dagen -> alles vanaf vandaag – x dagen

“<=”       datum vanaf vandaag + x dagen > alles vanaf vandaag + x dagen